CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TUYỂN DỤNGNHÂN SỰ
2.3. Thực trạng công tác tuyển dụng tại ngân hàng TMCP Sacombank
Bảng 2.7. Số liệu tuyển dụng của Sacombankgiai đoạn 2014 - 2016.
(nguồn: phòng nhân sự)
Từ năm 2015, do hệ quả sáp nhập với ngân hàng Phương Nam khiến tổng số nhân sự làm việc tại Sacombank tăng mạnh, cơ cấu nhân sự bị xáo trộn, ngân hàng hạn chế tuyển dụng nhân sự mới nên số lượng tuyển dụng của Sacombank giảm so với năm 2014 (giảm 95 người) do đang trong quá trình sắp xếp lại nhân sự để đi vào hoạt động thống nhất giữa hai ngân hàng sau sáp nhập, đến năm 2016 số lượng nhân viên tuyển mới đã tăng trở lại (tăng 232 người) do cơ cấu nhân sự đã ổn định hơn.
2.3.1. Công tác tuyển mộ
Trước khi lập hoạch tuyển mộ chi tiết, Phòng tuyển dụng phối hợp với các đơn vị liên quan xác nhận lại nhu cầu tuyển dụng thực tế. Nếu thống nhất vị trí tuyển dụng là chưa cần thiết thì có thể thay thế bằng cách mở rộng công việc như giao thêm nhiệm vụ hoặc đào tạo lại. Nếu thấy cần thiết thì phịng tuyển dụng và bộ phận nhân sự tại các chi nhánh lên kế hoạch tuyển mộ chi tiết. Trước khi tiến hành tuyển mộ, Sacombank cũng có các giải pháp thay thế tuyển mộ, các giải pháp được áp dụng là tăng khối lượng công việc trên một người và sử dụng nguồn nhân lực là các thực tập sinh.
- Một người sẽ đảm nhận thêm công việc của vị trí cịn trống. Ví dụ như: Thơng thường một phịng giao dịch bình thường của Sacombank sẽ gồm 02 nhân viên giao dịch, nếu một người xin nghỉ làm thì trong quá trình đợi người bổ sung lấp vào vị trí ấy, người cịn lại sẽ phải thực hiện hết phần việc của người xin nghỉ, như vậy khối lượng công việc sẽ tăng gấp đôi. Tuy nhiên biện pháp này chỉ là tạm thời và thường áp dụng với phòng giao dịch với khối lượng công việc trung bình ít so với mặt bằng
ĐĂNG KY NHU CẢU TUYÊN DỤNG - PERSONEL REQUISITION FORM Đơn vị/Department/Division/Branch
Địa điểm làm việc/Location Vị trí cơng việc/ Job Title Số nguời cần tuyển/ No. of vacancy Phịng/ ban trực thuộc/ Section Ngày dự kiến bắt đầu làm việc/ Expected date to start Mơ tả cơng việc/ Brief job descrip tion Báo cáo cho/ Report to u cầu tuyển dụng/ Job requirement s Lý do tuyển dụng/ recruitment purposes
Xác nhận của truởng đơn vị/Head of department’s confirmation
Phê duyệt của khối
QTNNL
Phê duyệt của Tổng giám đốc
40
chung khối lượng công việc tại Sacombank. Phòng nhân sự sẽ sắp xếp luân chuyển nhân sự ở các phòng/chi nhánh khác xuống hỗ trợ cho phòng đang thiếu người.
- Sử dụng nguồn lực là thực tập sinh: Mỗi năm trên toàn quốc, Sacombank tuyển được gần 1000 bạn thực tập viên tiềm năng phân bổ cho các chi nhánh/phịng giao dịch trên tồn hệ thống. Tuy nhiên, nguồn nhân lực là thực tập sinh do chưa qua đào tạo và trải nghiệm thực tế nên không thể vào công việc ln được, hình thức làm việc của các thực tập sinh mang tính chất hỗ trợ cho các nhân viên tại Sacombank là nhiều hơn. Nhưng bên cạnh đó cũng giúp giảm bớt áp lực khối lượng công việc trên một nhân viên.
Quy trình tuyển mộ:
Sơ đồ 2.2.Quy trình tuyển mộ tại Sacombank
(nguồn: phòng nhân sự)
2.3.1.1. Xác định nhu cầu:
Nhu cầu nhân sự được xác định dựa trên kế hoạch kinh doanh. Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh được giao, hằng năm các đơn vị trên toàn hệ thống Sacombank lập kế hoạch nhân sự của mình gửi về phịng tuyển dụng trước 31/10 hằng năm theo mẫu:
SV Vũ Thị Điểm - K16 QTDNB
41
phòng nhân sự Sacombank sẽ xác định cần tuyển mộ bao nhiêu nguời cho vị trí cần tuyển. Tỷ lệ sàng lọc sẽ giúp cho Ngân hàng quyết định điều này. Tỷ lệ sàng lọc đuợc Sacombank xây dựng dựa trên các tiêu chí nhu sau:
- Trình độ văn hóa, trình độ chun môn: Thơng thuờng thì u cầu với ứng viên là tốt nghiệp các truờng Đại học khối kinh tế, kỹ thuật trở lên; mỗi vị trí lại nêu rõ yêu cầu ứng viên có chun mơn gì. Ví dụ, các vị trí làm những công việc đơn giản nhu: nhân viên quỹ, lái xe, bảo vệ thì chỉ yêu cầu tốt nghiệp trung cấp hoặc trung học phổ thông. Cơ sở của tiêu thức về trình độ văn hóa, chuyên môn là do đặc thù của vị trí cơng việc, các nhiệm vụ chính mơ tả trong bản mô tả công việc. (chi tiết nội dung đuợc thể hiện ở phụ lục)
- Kinh nghiệm: Nhiều vị trí tại Sacombank địi hỏi kinh nghiệm của ứng viên. Ví dụ nhu nhân viên thẩm định dự án, nhân viên định giá bất động sản.. .địi hỏi phải có ít nhất trên 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực có liên quan.
- Các phẩm chất cần thiết của nguời xin việc phù hợp với các tiêu thức sàng lọc nhu khả năng giao tiếp, trình độ tiếng Anh (với yêu cầu số điểm TOEIC hay IELTS tối thiểu cho từng vị trí), trình độ tin học,.
Duới đây là ví dụ về tỷ lệ sàng lọc đối với vị trí nhân viên phịng tín dụng 4/2014
Bảng 2.9. Tỷ lệ sàng lọc đối với vị trí nhân viên phịng tín dụng 4/2014
• Tỷ lệ sàng lọc giữa nguời nộp hồ sơ với số nguời đến làm bài thi là 1.5/1
(nguồn: phòng nhân sự)
Phòng tuyển dụng xem xét và tổng hợp kế hoạch nhân sự của các đơn vị, xác định nhu cầu nhân sự của toàn hệ thống trong năm kế hoạch và xây dựng dự thảo kế hoạch nhân sự của cả hệ thống năm kế hoạch. Dự thảo kế hoạch nhân sự sau khi đuợc Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt sẽ đuợc chính thức trình lên Hội đồng quản trị phê duyệt. Sau đó, Tổng giám đốc ra quyết định thơng báo định biên nhân sự của tồn hệ thống năm kế hoạch và ủy quyền cho Giám đốc nhân sự thông báo chi tiết cho các đơn vị liên quan.
2.3.1.2. Xác định tỷ lệ sàng lọc
Sau khi có đuợc định biên nhân sự, Phịng tuyển dụng và bộ phận nhân sự tại các chi nhánh vùng phối hợp lập kế hoạch tuyển mộ chi tiết. Trong hoạt động tuyển mộ,
SV Vũ Thị Điểm - K16 QTDNB
• Tỷ lệ giữa nguời dự thi với số nguời đuợc giám đốc phỏng vấn là 1.5/1
• Tỷ lệ nguời đuợc phỏng vấn lần cuối với nguời đuợc tuyển là 2/1
thế thì nguồn tuyển nội bộ sẽ rất thích hợp, giúp quá trình tuyển dụng cho vị trí đang trống diễn ra nhanh chóng, kịp thời.
Đối với nguồn tuyển nội bộ, Sacombank đã sử dụng các phuơng pháp sau:
- Phuơng pháp thu hút thông qua sự giới thiệu, đề bạt của nhân viên trong ngân hàng,
từ đó cán bộ tuyển dụng sẽ có đuợc danh sách ứng viên có những tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu tuyển dụng và lựa chọn đuợc ứng viên phù hợp nhất một cách nhanh chóng.
- Phuơng pháp thu hút thơng qua bản thông báo tuyển mộ:
43
Như vậy tỷ lệ chung cho cả quá trình là 1/13, tức là để tuyển một vị trí nhân viên phịng tín dụng thì cần tuyển mộ được 13 người. Ở công tác sàng lọc hồ sơ đã loại đi một số lượng thí sinh và vòng thi test là vòng loại đi nhiều ứng viên nhất. Và Sacombank rất chú trọng đến cơ hội có việc làm cơng bằng cho người lao động, điều này được thể hiện rất rõ ràng qua việc không thiên vị, định kiến khi tuyển mộ chỉ tập trung tìm kiếm ứng viên đáp ứng được yêu cầu đặt ra của vị trí cần tuyển dụng.
2.3.1.3. Lập kế hoạch tuyển mộ
Kế hoạch tuyển mộ chi tiết cần được xem xét trên các khía cạnh sau:
a, Phân tích, mơ tả cơng việc:
Phịng tuyển dụng rà sốt xem các vị trí cần tuyển đã có bản mơ tả cơng việc chưa, nếu chưa có thì các đơn vị liên quan cần phối hợp với phòng tuyển dụng xây dựng tài liệu này. Tiến hành phân tích cơng việc mà cụ thể là bản mơ tả cơng việc chính là tài liệu cơ sở là căn cứ để tiến hành tuyển mộ, đưa ra các yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng và yêu cầu thực hiện cơng việc với ứng viên từ đó so sánh với năng lực bản thân để đưa ra quyết định ứng tuyển. (chi tiết nội dung bản mô tả công việc được thể hiện ở phụ lục 2)
b, Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ:
Để tuyển mộ được đủ số lượng ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển dụng, Sacombank đã cân nhắc vị trí cơng việc nào nên lấy người bên trong tổ chức và vị trí nào nên sử dụng người từ bên ngoài, sinh viên mới ra trường. Từ đó bộ phận nhân sự sẽ dùng phương pháp tuyển dụng cho phù hợp.
❖ Nguồn ứng viên từ nội bộ Sacombank: là những người hiện đang làm việc cho
Sacombank và họ có thể ln chuyển vị trí cơng việc.
Khi phát sinh nhu cầu nhân sự, tùy theo mục đích, nhiệm vụ của từng giai đoạn hoặc định hướng phát triển hoạt động kinh doanh, Ngân hàng sẽ quyết định sử dụng nguồn tuyển nội bộ hay bên ngồi hoặc có thể kết hợp cả hai nguồn. Khi có nhu cầu luân chuyển nhân sự từ vị trí này sang vị trí khác, cán bộ tuyển dụng sẽ lựa chọn nguồn nội bộ. Đối với nguồn tuyển nội bộ các vị trí tuyển dụng thường là các vị trí quản lý. Ngồi ra, khi thiếu hụt về nhân sự phát sinh và chưa có nhân sự bổ sung thay
SV Vũ Thị Điểm - K16 QTDNB
Ngân hàng qua thông báo về các vị trí cần tuyển dụng đến tất cả các nhân viên, những thông báo này đuợc đua ra nói rõ về vị trí cơng việc cần tuyển, nhiệm vụ công việc, yêu cầu trình độ cần tuyển để mọi cá nhân nhân viên trong ngân hàng đuợc biết. Những cá nhân này tự thấy bản thân có khả năng đáp ứng đuợc yêu cầu công việc sẽ nộp đơn ứng tuyển vào những vị trí đó. Từ đây, trách nhiệm của phòng tuyển dụng là dựa vào danh sách những nguời ứng tuyển sẽ lựa chọn ra những ứng viên đáp ứng đầy đủ và tốt nhất những yêu cầu công việc đã đề ra. Thông báo tuyển mộ đuợc gửi tới các phòng ban và cho cán bộ toàn ngân hàng nắm đuợc. Ví dụ để tuyển mộ cho chức danh truởng phòng nhân sự tại Chi nhánh; phòng nhân sự đuợc sự ủy quyền của Ban giám đốc đua ra một thông báo gồm các nội dung nhu sau tới các phòng ban:
Đề nghị truởng các phịng/ban trên tồn hệ thống truyền đạt cho nhân viên của mình về nhu cầu đang tìm kiếm cán bộ cho chức danh:
TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ TẠI CHI NHÁNH. Yêu cầu:
- Làm việc tại Sacombank trên 3 năm
- Có cống hiến đáng kể cho sự phát triển của Ngân hàng và đã đuợc ghi nhận.
- Đạt thành tích trong q trình cơng tác.
- Có năng lực lãnh đạo.
Nhân viên nào thấy mình có đủ khả năng phù hợp với yêu cầu vị trí, làm đơn và nộp tại phịng Nhân sự. Sau đó phịng nhân sự sẽ thu thập đơn và trình lên Tổng giám đốc quyết định.
Họ tên nhân viên________
Mã số Năm
sinh Chức danh Kỹ năng
1 Phạm Thị
Thùy Trang 10768 1991 GDV quỹ TN Học viện ngân hàng, làmviệc tại Sacombank từ
06/2015. Khả năng làm việc độc lập, hòa đồng, giao tiếp tốt
ɪ Nguyễn Thị
Thùy Linh
14863 1987 GDV quỹ TN Học viện ngân hàng, làm
việc tại Sacombank từ
08/2012. Năng động, sáng tạo trong cơng việc, có nhiều kinh nghiệm làm việc, giao tiếp tốt. Tiếng Anh thành thạo._________
~ ĩ ~
Cao Thị Lợi 15992 1986 GDV quỹ TN Đại học kinh doanh &
Công nghệ Hà Nội, làm việc tại Sacombank từ 06/2010. Hịa đồng, nhiệt tình, sáng tạo, giao tiếp tốt_________________
SV Vũ Thị Điểm - K16 QTDNB
45
Bản thông báo tuyển mộ chỉ được gửi qua các trưởng phịng ban sau đó các trưởng phòng ban sẽ gửi bằng mail nội bộ tới các nhân viên của mình.
- Phương pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong: “Danh mục các kỹ năng”. Danh mục các kỹ năng ở ngân hàng Sacombank được phòng quản trị nhân sự lập và lưu giữ. Danh mục này gồm tất cả các nhân viên trên toàn hệ thống với những kỹ năng, phẩm chất nổi bật, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc, kinh nghiệm nghề nghiệp. Danh mục này cũng thường xuyên được cập nhật. Khi có một vị trí cơng việc nào địi hỏi các kỹ năng đặc biệt thì ngân hàng sử dụng phương pháp này.
Vào tháng 8/2016 khi vị trí giao dịch viên tại Chi nhánh Thanh Trì khuyết thiếu cần bổ sung ngay, phương pháp tuyển mộ được ban tổng giám đốc và phòng quản trị nhân sự quyết định lựa chọn là căn cứ vào thông tin trong " Danh mục các kỹ năng". Ví dụ trích bảng danh mục các kỹ năng của các nhân viên tại phòng quản trị nhân sự Sacombank.
46
Các thông tin trong danh mục các kỹ năng được lấy từ hồ sơ xin việc, được cập nhật trong q trình cơng tác của nhân viên. Bảng danh mục này tạo thuận lợi cho việc tuyển mộ nguồn bên trong tổ chức. Từ ví dụ nêu trên cho thấy việc lưu giữ các kỹ năng tại phòng nhân sự được chú ý, các kỹ năng, các thông tin về khả năng đặc biệt nổi trội. Và tuyển mộ bằng phương pháp này diễn ra thuận lợi vì sau khi xem xét tất cả các yếu tố ban giám đốc quyết định chọn nhân viên “Nguyễn Thị Thùy Linh” vào vị trí giao dịch viên do nhận thấy nhân viên này có đầy đủ các kỹ năng, kinh nghiệm và tố chất phù hợp với công việc.
Phương pháp tuyển nội bộ giúp đạt hiệu quả cao vì ứng viên đều là người làm việc trong ngân hàng, họ là những người có kinh nghiệm, hiểu biết rõ về ngân hàng và là những người được tin tưởng. Phương pháp này tạo động lực, tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên, từ đó sẽ làm cho nhân viên cống hiến và phấn đấu làm việc nhiều hơn. Nhược điểm: Tại Sacombank 99% cán bộ đều được quy họach từ nhân viên/chuyên viên, nghĩa là gần như với các vị trí quản lý cấp cao gần như chỉ tuyển bằng nguồn nội bộ như vậy Sacombank sẽ bỏ lỡ rất nhiều các ứng viên tiềm năng khác ở bên ngoài. Tuyển nhiều nguồn nội bộ có thể làm cho phong cách làm việc tại Sacombank sẽ ít có sự đổi mới, hiện tượng chai lì, xơ cứng.
❖ Nguồn ứng viên bên ngoài doanh nghiệp bao gồm: học sinh, sinh viên sắp ra
trường, nhân viên đơn vị khác có nhu cầu chuyển cơng tác, ứng viên tự do có mong muốn làm việc tại Sacombank...
Cán bộ tuyển dụng cũng nhận ra khi mà sự bố trí và sắp xếp cơng việc là hợp lý, cơ cấu nhân sự đang ổn định thì sự luân chuyển nhân sự lại gây nên sự xáo trộn cơ cấu lao động của Ngân hàng. Bên cạnh đó khơng phải lúc nào ln chuyển nhân sự cũng đáp ứng được nhu cầu đặt ra và đơi khi cịn bị ảnh hưởng bởi ý kiến chủ quan của cán bộ, nhân viên trong Ngân hàng trong việc đề bạt, giới thiệu cá nhân vào vị trí cần
47
tuyển mộ. Từ những bất lợi của nguồn tuyển nội bộ, lúc này cán bộ tuyển dụng sẽ lựa chọn nguồn bên ngoài.
Đối với nguồn bên ngoài, Sacombank đã sử dụng các phuơng pháp sau:
- Cũng nhu nguồn nội bộ, Sacombank cũng uu tiên thu hút những ứng viên ứng cử thông qua sự giới thiệu của những nhân viên trong Ngân hàng, đặc biệt là đối với vị trí bảo vệ, nhân viên quỹ và lái xe, vì đây là những vị trí địi hỏi sự an toàn, độ tin cậy cao và những nguời thực sự có thể tin tuởng song cơng việc khơng u cầu phức tạp,