1.3. Qui trình kế hoạch hố trong doanh nghiệp
1.3.1.4. Trình tự lập kế hoạch của doanh nghiệp
Lập kế hoạch là bƣớc đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình kế hoạch hố. Nó địi hỏi nhà quản trị phải xác định các mục tiêu một cách có ý thức, có căn cứ và đƣa ra các quyết định trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng. Lập kế hoạch phải tuân thủ theo một quy trình với các bƣớc đi cụ thể.
- Bƣớc 1: Nhận thức cơ hội trên cơ sở xem xét đánh giá môi trƣờng bên
doanh nghiệp, đƣa ra các thành phần có ý nghĩa thực tế đối với doanh nghiệp, thu thập và phân tích thơng tin về thành phần này; tìm hiểu các cơ hội có thể có trong tƣơng lai và xem xét một cách toàn diện, rõ ràng, biết đƣợc doanh nghiệp đang đứng ở đâu trên cơ sở điểm mạnh và điểm yếu của mình. Hiểu rõ tại sao doanh nghiệp phải giải quyết những điều không chắc chắn và biết hy vọng thu đƣợc gì. Việc đƣa ra các mục tiêu thực hiện của doanh nghiệp trong thời kỳ kế hoạch phụ thuộc vào những phân tích này.
- Bƣớc 2: Thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu cho toàn doanh nghiệp và cho các đơn vị cấp dƣới. Các mục tiêu sẽ xác định kết quả cần thu đƣợc và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm, nơi nào cần phải đƣợc chú trọng ƣu tiên và cái gì cần hồn thành bằng một hệ thống các chiến lƣợc, các chính sách, các thủ tục, các ngân quỹ, các chƣơng trình.
- Bƣớc 3: Xây dựng kế hoạch tổng thể
Doanh nghiệp so sánh các nhiệm vụ, mục tiêu với kết quả nghiên cứu về mơi trƣờng bên trong và bên ngồi. Xác định sự khác biệt giữa chúng và bằng việc sử dụng những phƣơng pháp phân tích đƣa ra các phƣơng án kế hoạch khác nhau. Lập kế hoạch tổng thể phác thảo hình ảnh tƣơng lai của doanh nghiệp trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau và các năng lực có thể khai thác. Bƣớc này gồm những khâu cụ thể:
+ Xác định các phƣơng án kế hoạch: Xác định các phƣơng án hợp lý, tìm ra phƣơng án có nhiều triển vọng nhất.
+ Đánh giá các phƣơng án lựa chọn: Sau khi tìm đƣợc các phƣơng án có triển vọng nhất cần tiến hành đánh giá và xem xét điểm mạnh và điểm yếu của từng phƣơng án dựa trên cơ sở định lƣợng các chỉ tiêu của từng phƣơng án; có phƣơng án mang lợi nhuận ít hơn những cũng ít rủi ro hơn; một phƣơng án khác lại có thể thích hợp với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp …
+ Lựa chọn phƣơng án cho kế hoạch: Đây là khâu mang tính quyết định đến việc cho ra đời bản kế hoạch. Việc quyết định một trong số các phƣơng án kế hoạch phụ thuộc vào những ƣu tiên về mục tiêu cần thực hiện trong thời kỳ kế hoạch. Trong quá trình lựa chọn phƣơng án cũng cần phải lƣu ý đến những phƣơng án dự phòng và những phƣơng án phụ để sử dụng trong những trƣờng hợp cần thiết.
- Bƣớc 4: Xác định các chƣơng trình, dự án. Đây là các phân hệ của kế hoạch tổng thể. Các chƣơng trình thƣờng xác định sự phát triển của một trong các mặt hoạt động quan trọng của đơn vị kinh tế nhƣ: chƣơng trình hồn thiện cơng nghệ, chƣơng trình kiểm tra chất lƣợng sản phẩm, chƣơng trình tính tốn dự trữ… cịn các dự án thƣờng định hƣớng đến một mặt hoạt động cụ thể hơn nhƣ dự án phát triển thị trƣờng, đổi mới sản phẩm… Thơng thƣờng một chƣơng trình ít đứng riêng một mình, nó thƣờng là bộ phận của hệ thống phức tạp các chƣơng trình, phụ thuộc vào một số chƣơng trình và ảnh hƣởng tới một số chƣơng trình khác. Dù là chƣơng trình lớn hay chƣơng trình bộ phận thì nội dung của việc xây dựng các chƣơng trình đều bao gồm: xác định các mục tiêu, nhiệm vụ; các bƣớc tiến hành; các nguồn lực cần sử dụng và các yếu tố khác cần thiết để tiến hành chƣờng trình hành động cho trƣớc; những yêu cầu về ngân sách cần thiết. Các dự án thƣờng đƣợc xác định một cách chi tiết hơn chƣơng trình, nó bao gồm các thong số về tài chính và kỹ thuật, các tiến độ thực hiện, tổ chức huy động và sử dụng nguồn lực, hiệu quả kinh tế tài chính.
- Bƣớc 5: Lập hệ thống các kế hoạch chức năng (kế hoạch bộ phận) và ngân sách.
Mục tiêu của các kế hoạch kinh doanh thƣờng hƣớng tới là: Đáp ứng đòi hỏi của thị trƣờng; nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh, quản lý một cách có hiệu quả hơn các nguồn lực; Đảm bảo thực hiện chiến lƣợc kinh
doanh đã chọn, cụ thể là: thực hiện các mục tiêu chiến lƣợc, kiểm soát quá trình triển khai chiến lƣợc. Để thực hiện đƣợc những mục tiêu đó, kế hoạch tổng thể cần phải đƣợc cụ thể hoá bằng hệ thống các kế hoạch chức năng, xem nhƣ đó là các kế hoạch bộ phận để chỉ đạo và điều hành sản xuất kinh doanh. Hệ thống các kế hoạch chức năng bao gồm: kế hoạch sản xuất sản phẩm, phát triển nhân sự, triển sản phẩm mới; kế hoạch mua sắm thiết bị; nguyên vật liệu; kế hoạch kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing; ...
Sau khi các kế hoạch bộ phận đƣợc xây dựng xong cần lƣợng hoá chúng dƣới dạng tiền tệ các dự đoán về mua sắm các yếu tố sản xuất, phục vụ bán hàng, nhu cầu vốn,... gọi là lập ngân sách. Ngân sách nói chung của DN biểu thị tổng tồn bộ thu nhập và chi phí, lợi nhuận hay số dƣ tổng hợp và các khoản mục cân đối chính nhƣ chi tiêu tiền mặt hay chi phí đầu tƣ. Ngồi ngân sách chung mỗi bộ phận hay chƣơng trình của doanh nghiệp cũng cần soạn lập
ngân sách riêng của mình.
Các kế hoạch chức năng và ngân sách trên thực tế có mối quan hệ mật thiết với nhau và cần phải thống nhất trong quá trình xây dựng nhằm đảm bảo sự phối hợp đồng bộ và có hiệu quả giữa các chức năng trong doanh nghiệp .
Trong nền kinh tế thị trƣờng, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành công của các kế hoạch doanh nghiệp cũng nhƣ việc thực hiện mục tiêu chiến lƣợc, do vậy, kế hoạch marketing sẽ là trung tâm và cơ sở của mọi kế hoạch tác nghiệp khác. Ngân sách sẽ trở thành một phƣơng tiện để kết hợp các kế hoạch chức năng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lƣờng sự tăng tiến của kế hoạch.
- Bƣớc 6: Đánh giá, hiệu chỉnh các pha của kế hoạch. Đây có thể coi là bƣớc thẩm định cuối cùng trƣớc khi cho ra một văn bản kế hoạch. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cùng với các nhà chuyên môn kế hoạch cũng nhƣ chức
năng khác, có thể sử dụng thêm đội ngũ chuyên gia, tƣ vấn kiểm tra lại các mục tiêu, chỉ tiêu, các kế hoạch chức năng, ngân sách, các chính sách…, phân định kế hoạch theo các pha có liên quan đến tổ chức thực hiện kế hoạch, trên cơ sở đó tiến hành các phê duyệt cần thiết để chuẩn bị chuyển giao nội dung kế hoạch cho các cấp thực hiện.