2.2.3.2 .Các căn cứ để lập kế hoạch của Bưu điện tỉnh Yên bái
2.2.3.3. Trình tự lập kế hoạch của Bưu điện tỉnh Yên bái
Theo tinh thần chung trong công tác lập kế hoạch là kế hoạch phải xuất phát từ cơ sở, cơ sở là các đơn vị trực thuộc trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Các bộ phận chức năng xây dựng các kế hoạch tác nghiệp trong phạm vi tồn đơn vị. Phịng Kế hoạch - Đầu tƣ là đơn vị tổng hợp, cân đối để xây dựng lên kế hoạch tổng thể cho toàn đơn vị.
Qua bảng tổng hợp phiếu hỏi cán bộ làm công tác kế hoạch tại Bƣu điện
tỉnh Yên Bái (phần phụ lục) ta thấy nhận thức chung về công tác lập kế hoạch:
- Xuất phát của cơng tác lập kế hoạch: Nhìn chung, nhận thức về xuất phát dẫn đến công tác lập kế hoạch chƣa thống nhất và không xuất phát từ sự cần thiết của quản lý đơn vị. Điều này thể hiện ở chỉ tiêu 1.1 đến 1.3. Cụ thể: 66,7% trƣởng phòng chức năng, 80% trƣởng đơn vị trực thuộc,75% chuyên viên làm công tác kế hoạch cho rằng lập kế hoạch khi có sự chỉ đạo từ cấp trên; 100% lãnh đạo và bộ phận còn lại cho rằng lập kế hoạch xuất phát từ sự cần thiết của quản lý và sự chỉ đạo của quản lý đơn vị - đây là nhận định đúng đắn về công tác lập kế hoạch trong điều kiện cụ thể tại Bƣu điện Yên Bái nhƣng có tỷ lệ quá thấp và đơn vị coi là cơ sở trong q trình lập kế hoạch có tỷ lệ thấp nhất 20%.
- Nhận thức về mục đích của cơng tác lập kế hoạch chƣa đầy đủ. Thể hiện ở chỉ tiêu 2.1 và 2.2. Cụ thể: 100% nhà quản trị cấp 2 và 87,5% chuyên viên cho rằng lập kế hoạch chỉ là việc tìm ra những việc cần làm cho đơn vị trong kỳ kế hoạch.
Từ định hƣớng và nhận thức chung, lập kế hoạch tại bƣu điện Yên Bái thực hiện qua các bƣớc sau:
* Bước 1: Lập kế hoạch ở cấp cơ sở
- Từ nhận thức về mục đích của cơng tác lập kế hoạch là xác định những việc phải làm trong kỳ kế hoạch (100% trƣởng các đơn vị trực thuộc nhận định) nên những việc cần làm xuất phát từ khả năng sản xuất của mỗi đơn vị có đến đâu.
- Phƣơng pháp chính sử dụng xây dựng kế hoạch là phƣơng pháp cân đối liên hoàn, 100% trƣởng đơn vị trực thuộc và chuyên viên kế hoạch sử dụng phƣơng pháp này.
- Cách xác định chỉ tiêu kế hoạch: Với phƣơng pháp cân đối, chỉ tiêu kế hoạch đƣợc xây dựng bằng cách cân đối giữa năng lực sản xuất với nhu cầu thị trƣờng.
Căn cứ xác định chỉ tiêu kế hoạch không đƣợc thống nhất và chƣa gắn với thị trƣờng. Cụ thể: 60% trƣởng các đơn vị trực thuộc căn cứ vào kết quả phân tích việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của kỳ trƣớc và năng lực sản xuất kinh doanh để xác định chỉ tiêu kế hoạch, 40% trƣởng các đơn vị trực thuộc và 100% chuyên viên làm công tác kế hoạch ở bộ phận này căn cứ kết quả thực hiện của các chỉ tiêu trong quá khứ.
+ Năng lực sản xuất đƣợc xác định bằng hệ thống định mức kỹ thuật và kinh nghiệm của ngƣời lập kế hoạch.
+ Nhu cầu thị trƣờng đƣợc xác định chủ yếu bằng kinh nghiệm thực tế
của ngƣời lập kế hoạch, thể hiện nghiên cứu việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch quá khứ.
- Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch: 100% cán bộ làm công tác kế hoạch sử dụng máy tính để lập kế hoạch, sử dụng máy tính để đánh máy và tính tốn một số chỉ tiêu đơn giản trong quá trình xác định các chỉ tiêu kế hoạch.
- Trong quá trình xây dựng phƣơng án kế hoạch, 100% các đơn vị trực thuộc chỉ xây dựng một kế hoạch duy nhất.
Vậy qua bƣớc này, dự kiến kế hoạch kinh doanh của các đơn vị trực thuộc đƣợc hình thành và làm cơ sở cho bƣớc tiếp theo.
* Bước 2: Tổng hợp kế hoạch kinh doanh
Phòng Kế hoạch – Đầu tƣ là đơn vị xây dựng kế hoạch kinh doanh tổng hợp. Để xây dựng kế hoạch kinh doanh tổng hợp, phòng Kế hoạch - Đầu tƣ dựa vào:
- Kết quả nghiên cứu, phân tích mơi trƣờng kinh doanh và kết quả dự báo trên phạm vi toàn địa bàn kinh doanh;
- Dự kiến kế hoạch kinh doanh của các đơn vị trực thuộc (đây là căn cứ chính).
Nhìn chung, chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh là chỉ tiêu tổng hợp của các đơn vị trực thuộc, xong sẽ có sự điều chỉnh cho phù hợp với kết quả nghiên cứu, phân tích thị trƣờng.
Kết quả của bƣớc này là dự kiến kế hoạch kinh doanh tổng thể, đó là cơ sở để thực hiện các bƣớc tiếp theo.
* Bước 3: Xây dựng các kế hoạch chức năng
- Bản kế hoạch tổng thể là một căn cứ quan trọng để lập các kế hoạch chức năng. Chẳng hạn, khi lập kế hoạch nguồn nhân lực cần chú ý đến tốc độ tăng của lợi nhuận, lợi nhuận tăng trên 10% thì nguồn nhân lực đƣợc phép tăng tối đa 5%; lập kế hoạch phát triển mạng lƣới dựa vào các chỉ tiêu sản lƣợng;...
- Phƣơng pháp chính sử dụng xây dựng kế hoạch là phƣơng pháp cân đối liên hoàn, 00% trƣởng đơn vị chức năng và chuyên viên kế hoạch sử dụng phƣơng pháp này.
- Cách xác định chỉ tiêu kế hoạch: Với phƣơng pháp cân đối, chỉ tiêu kế hoạch đƣợc xây dựng bằng cách cân đối giữa năng lực sản xuất với chỉ tiêu dự kiến kế hoạch kinh doanh tổng hợp.
- Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch: 100% cán bộ làm công tác kế hoạch sử dụng máy tính để lập kế hoạch, sử dụng máy tính để đánh máy và tính tốn một số chỉ tiêu đơn giản trong quá trình xác định các chỉ tiêu kế hoạch.
- Trong quá trình xây dựng phƣơng án kế hoạch, 50% cán bộ kế hoạch thuộc các bộ phận này xây dựng nhiều phƣơng án và tiến hành đánh giá các
phƣơng án để chọn ra phƣơng án kế hoạch tối ƣu; 50% chỉ xây dựng một kế hoạch duy nhất.
Vậy qua bƣớc này, dự kiến kế hoạch chức năng đƣợc hình thành, đó là các kế hoạch hỗ trợ thực hiện kế hoạch kinh doanh tổng thể.
* Bước 4: Duyệt kế hoạch
Dự kiến kế hoạch sản xuất kinh doanh tổng hợp, kế hoạch tác nghiệp sẽ đƣợc Ban giám đốc chịu trách nhiệm dà sốt, hiệu chỉnh và ban hành văn bản, đó là những quyết định các hoạt động của đơn vị trong một khoảng thời gian nhất định trong tƣơng lai.
Trong tiến hành dà sốt, ban giám đốc sử dụng phƣơng pháp phân tích các yếu tố động, xây dựng một số phƣơng án khác và dựa vào kết quả trƣng cầu ý kiến để xác định phƣơng án kế hoạch cuối cùng.
Kết quả của quá trình lập kế hoạch là bản kế hoạch chung trong tồn đơn vị và nó đƣợc trình bày dƣới dạng hệ thống các chỉ tiêu kinh tế.