1.1 .Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
1.2. Cơ sở lý luận về công tácquản lý hệ thống thông tin quản lý vốn đầu tư
1.2.3. Nội dung hồn thiện cơng tácquản lý hệ thống thông tin quản lý vốn
1.2.3.1.Kế hoạch hồn thiện hệ thống quản lý thơng tin quản lý vốn đầu tư phát triển
Việc hồn thiện cơng tác quản lý hệ thống thông tin trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp đều căn cứ trên luật Công nghệ thông tin và công nghiệp công nghệ thơng tin. Kế hoạch hồn thiện cơng tác quản lý hệ thống thông tin trong các tổ chức công phải được xác lập trên các nội dung cơ bản sau:
Một là: Phải có chủ trương của cơ quan, doanh nghiệp về xây dựng
công tác quản lý hệ thống thông tin đáp ứng yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh, xác định được nguồn nhân lực, nguồn kinh phí cũng như các nội dung để xây dựng hệ thống bằng các văn bản, quy định cụ thể để làm cơ sở cho công tác tổ chức thực hiện
Hai là: Xây dựng đề án hồn thiện hệ thống cơng nghệ thơng tin: Đây
là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác triển khai công tác quản lý hệ thống thông tin của doanh nghiệp cơ sở. Trong đề án xây dựng rõ các
Về nội dung công tác quản lý hệ thống thơng tin có thể căn cứ vào
theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra. Bao gồm công tác quản lý hệ
thống thông tin xử lý giao dịch ( Transactional Information System ): Đây là hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sản xuất phù hợp với đầu ra của doanh nghiệp. Vì thế hệ thống cịn có tên gọi là hệ thống tác nghiệp.Công tác quản lý hệ thống thông tin quản lý ( Management Information System): Là hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý .Công tác quản lý hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định quản lý (Managerial Decision Support System): Hệ thống này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin của các giám đốc. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định sẽ phải trợ giúp cho mọi giai đoạn của quá trình ra quyết định bao gồm các thiết bị trợ giúp hiệu quả và giúp cho việc truy nhập d liệu đồng thời làm mới chúng cũng như trợ giúp mối liên hệ gi a nh ng người ra quyết định.Hệ thống chuyên gia ( Expert System ): hay cịn gọi là hệ thống cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo .Cơng tác quản lý hệ thống thơng tin tạo lập cạnh tranh ISCA : Ngồi việc trợ giúp các hoạt động quản lý bên trong các tổ chức hệ thống này cịn có thể được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Hoặc theo bộ phận chức năng nghiệp vụ bao gồm công tác quản lý hệ thống thơng tin tài chính, cơng tác quản lý hệ thống thơng tin Marketing,
công tác quản lý hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực, công tác quản lý hệ thống thông tin quản lý sản xuất, công tác quản lý hệ thống thơng tin văn phịng .
Về kinh phí: Xác lập nguồn kinh phí được trách từ nguồn nào để có
thể triển khai thực hiện đề án, trong đó xác định rõ kinh phí cho các khâu mục cơ sở vật chất, phương tiện, máy móc, kinh phí hỗ trợ cơng tác đào tạo, công tác thông tin tuyên truyền.
Về nhân lực: Lựa chọn đội ngũ nhân lực có trình độ để tham gia xây
dựng hệ thống, thường xuyên đào tạo và bổ sung kiến thức về công tác quản lý hệ thống thơng tin, trong đó chú trọng đến cơng tác quản lý hệ thống thông tin hiện đại để đáp ứng được yêu cầu trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ.
Ba là: Xây dựng kế hoạch chi tiết cho việc phát triển công tác quản lý hệ
thống thơng tin trong đó chú trọng việc xác định nội dung cụ thể, phân chia các giai đoạn để tổ chức thực hiện; xây dựng kế hoạch kinh phí để đáp ứng yêu cầu của các giai đoạn trong q trình tổ chức thực hiện; phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho từng đối tượng tham gia vận hành hệ thống; kế hoạch tập huấn đội ngũ cán bộ cán bộ công nhân viên, người lao động trong quá trình sử dụng.
1.2.3.2. Tổ chức hồn thiện quản lý hệ thống thơng tin trong quản lý vốn đầu tư
Có ba nhân tố khác nhau tạo nên mọi cơng tác quản lý hệ thống thơng tin nói chung, cơng tác quản lý hệ thống thông tin quản lý vốn đầu tư nói riêng, đó là:
- Quản lý đầu vào;
- Quản lý cơ sở d liệu và và các kỹ thuật xử lý có liên quan;
Hình 1.3: Nội dung cơng tác quản lý hệ thống thơng tin
Nguồn: Giáo trình Kiến thức cơ bản về cơng tác quản lý hệ thống thông tin ThS. Nguyễn Văn Hưng -TS. Hoàng Quang Tuyến. a)Quản lý đầu vào:
Hoạt động đầu tiên liên quan đến công tác quản lý hệ thống thông tin là thu thập d liệu trợ giúp cho quá trình ra quyết định. Sau khi xác định cẩn thận nh ng d liệu cần cho việc lên kế hoạch và hoạt động của công tác quản lý hệ thống thông tin quản lý vốn đầu tư và phát triển, ta có thể có được nh ng d liệu này từ nhiều nguồn khác nhau, đáng kể là từ khách hàng, từ hồ sơ của cơng ty, từ báo chí và từ cơng tác quản lý.
Thông qua các đơn vị thực hiện dự án nh ng d liệu quan trọng về tình hình sử dụng vốn đầu tư phát triển hiện nay thực hiện như thế nào, tổ chức thực hiện ra sao? Hiệu quả đồng vốn như thế nào. Số lượng người được thu hưởng từ nguồn vốn đó là nh ng d liệu quan trọng cho đầu vào của hệ thống.
Đối với đầu vào của công tác quản lý hệ thống thông tin cần xác định rõ các nội dung như sau
Giám sát đầu tƣ :Dự án đã thực hiện báo cáo giám sát, đánh giá đầu
tư;Dự án đã thực hiện kiểm tra;Dự án đã thực hiện đánh giá dự án đầu tư; Dự án không thực hiện báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư
Tình hình đấu thầu:Gói thầu đã tổ chức lựa chọn nhà thầu (Chỉ định
thầu, Đấu thầu hạn chế, Đấu thầu rộng rãi)Gói thầu có vi phạm thủ tục đấu
thầu được phát hiện (Đấu thầu không đúng qui định, Ký hợp đồng khơng đúng qui định)
Khó khăn vƣớng mắc: Do thủ tục đầu tư, Do cơng tác giải phóng
mặt bằng, Do năng lực của chủ đầu tư, ban quản lý dự án và các nhà thầu, Do bố trí vốn khơng kịp thời, Do các nguyên nhân khác
Điều chỉnh thông tin: Điều chỉnh mục tiêu, quy mô đầu tư, điều
chỉnh vốn đầu tư, điều chỉnh tiến độ đầu tư, dự án phải ngừng thực hiện vì các lý do khác nhau
Vi phạm: Dự án có vi phạm về thủ tục đầu tư được phát hiện trong
kỳ, Vi phạm quy định về quản lý chất lượng được phát hiện trong kỳ, Dự án có thất thốt, lãng phí được phát hiện ( sau khi thanh tra, kiểm tra, kiểm toán, quyết toán) Tổng vốn đầu tư của các dự án có thất thốt, lãng phí bị phát
hiện
Để có được nh ng thơng số trên cần khai thác các bản báo cáo về tình hình sử dụng vốn đầu tư, phát triển. Ngồi ra cịn có thể khai thác từ nh ng d liệu báo chí từ nh ng nguồn bên ngoài là một nguồn d liệu khác nh ng d liệu có sẵn trong các bản nghiên cứu.
Việc quản lý đầu vào của công tác quản lý hệ thống thơng tin đóng vai trị quan trọng trong cơng tác quản lý vốn đầu tư phát triển. Khi thơng tin đầu vào có giá trị, chuẩn xác sẽ làm cơ sở để các tổ chức có liên quan có thể tổ chức, triển khai thực hiện trên cở d liệu đầu vào đã được kiểm chứng.
b)Quản lý cơ sở dữ liệu:
Việc biến đổi d liệu thành thơng tin và trình bày lại ở dạng có ích cho việc ra quyết định và liên hệ thông tin với các phương thức hỗ trợ việc ra quyết định thường được gọi là phần trung tâm của một công tác quản lý hệ thống thông tin. Quản trị cơ sở d liệu liên quan đến việc lựa chọn d liệu lưu tr và truy cập, lựa chọn nh ng phương pháp phân tích để tổng hợp và lựa chọn thực hiện chu trình xử lý d liệu cơ bản nào. (Ví dụ: mơ hình cơ sở d
liệu phân cấp, mơ hình cơ sở d liệu mạng, mơ hình cơ sở d liệu quan hệ, mơ hình d liệu hướng đối tượng... ) (hình 1.4).
PHỊNG
NHÂN VIÊN
PH VI CỤ Ệ
D ÁNỰ
THI T BẾ Ị
Hình 1.4: Mơ hình cơ sở dữ liệu mạng
Nguồn: Giáo trình Kiến thức cơ bản về cơng tác quản lý hệ thống thông tin ThS. Nguyễn Văn Hưng -TS. Hoàng Quang Tuyến.
Vấn đề quan tâm đầu tiên trong việc thiết kế cơ sở d liệu sau khi xác định nội dung cơ sở d liệu là quyết định d liệu nào nên được lưu tr trong các "bản sao cứng", trong máy tính để truy cập nhanh và nh ng d liệu nào không nên lưu tr ở bất kỳ cơ sở thơng thường nào. Việc lưu tr d liệu có thể rất tốn kém và việc quyết định lưu tr ở bất cứ dạng nào nên căn cứ vào:
(1) Tầm quan trọng của thông tin đối với việc ra quyết định của nhà quản trị chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp;
(2) Tốc độ thơng tin cần truy cập nhanh chóng;
(3) Tần xuất truy cập;
(4) Nh ng cố gắng cần để xử lý thông tin thành dạng cần dùng. Nh ng thông tin cần cho việc hoạch định chiến lược không yêu cầu sẵn sàng hay truy cập thường xuyên. Ngược lại nh ng thông tin cần cho việc hoạch định hoạt động cần yêu cầu phải sẵn sàng và truy cập thường xuyên. Một thư ký vận tải xem lại cước phí vận chuyển trong bộ nhớ máy tính hoặc người đại diện theo dịch vụ của khách hàng kiểm tra tình trạng của đơn hàng thơng qua hệ thống
đánh dấu và theo dõi của của công ty sẽ lợi dụng nh ng lưu tr cơ sở này và khả năng truy cập của công tác quản lý hệ thống thông tin.
Khi xây dựng cơ sở d liệu cần tuân thủ một số nguyên tắc sau đây (Hình 1.5)
Hình 1.5. Nguyên tắc xây dựng cơ sở dữ liệu
Nguồn: Tài liệu bài giảng “Công tác quản lý hệ thống thông tin quản lý” – TS Phan Thục Anh.
Xử lý d liệu là một trong nh ng yếu tố lâu đời và phổ biến nhất của một công tác quản lý hệ thống thơng tin. Khi máy tính lần đầu tiên được giới thiệu trong lĩnh vực kinh doanh thì mục đích của nó là giảm thiểu thời gian tính tốn hóa đơn cho hàng nghìn khách hàng và chuẩn bị các bản ghi kế toán. Bây giờ, việc chuẩn bị đơn hàng mua, vận đơn và hóa đơn vận chuyển là nh ng hoạt động xử lý d liệu phổ biến để giúp đỡ nhà quản lý hoạch định và kiểm sốt dồng chảy ngun vật liệu. Các hoạt động xử lý d liệu là việc chuyển đổi một cách đơn giản và dễ hiểu nh ng d liệu cho các tập tin thành một số dạng thơng dụng hơn.
Phân tích d liệu là một ứng dụng tiên tiến và hiện đại nhất của công tác quản lý hệ thống thơng tin. Hệ thống có thể chứa đựng các mơ hình tốn học, thống kê phổ biến và đặc thù đối với việc giải quyết vấn đề chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Nh ng mơ hình này chuyển đổi thông tin thành các giải pháp hỗ trợ cho việc ra quyết định.
c) Quản lý đầu ra:
Yếu tố cuối cùng của công tác quản lý hệ thống thông tin là bộ phận đầu ra. Đó là phương thức giao tiếp với người sử dụng trong hệ thống. Đầu ra thường gồm một số dạng và được chuyển đổi thành một số mẫu. Thứ nhất, đầu ra rõ ràng nhất là một số mẫu báo cáo như: - Báo cáo tóm lược về chi phí hoặc d liệu thống kê hoạt động;
- Báo cáo về tình trạng giải ngân vốn đầu tư;
-Báo cáo bên ngoài đánh giá hoạt động kế hoạch với hoạt động thực tế; Thứ hai, đầu ra có thể có dạng các tài liệu in sẵn.
Thứ ba, đầu ra có thể là các kết quả phân tích d liệu từ các mơ hình tốn học và thống kê.
Đầu vào, khả năng quản trị cơ sở d liệu và đầu ra các các nhân tố chủ yếu của công tác quản lý hệ thống thơng tin. Ngồi việc tăng khả năng xử lý d liệu, mục tiêu cơ bản của hệ thống là cung cấp công cụ hỗ trợ ra quyết định trong công tác lập kế hoạch và điều hành công tác quản lý hệ thống thông tin quản lý vốn đầu tư và phát triển (Hình 1.6).
Mơi trường D li u đ u vàoữ ệ ầ Các ho t đ ng c s d li uạ ộ ơ ở ữ ệ 1. L u tr d li u:ư ữ ữ ệ - Thu th pậ - Truy n tinề - Duy trì h sồ ơ 2. Bi n đ i d li u:ế ổ ữ ệ - Nh ng ho t đ ng x lýữ ạ ộ ử - D li u c b nữ ệ ơ ả - Phân tích d li u (s d ng cácữ ệ ử ụ kỹ thu t tốn và th ng kê).ậ ố
Thơng tin đ u raầ
Nhà Qu n lýả
Hình 1.6. Sơ đồ tổng quan về công tác quản lý hệ thống thông tin
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Xét ở trạng thái tĩnh, công tác quản lý hệ thống thông tin quản lý vốn đầu tư và phát triển cịn có thể chia ra thành 5 yếu tố cấu thành, đó là: Thiết bị tin học (Máy tính, các thiết bị, đường truyền, phần cứng...); các chương trình (phần mềm); d liệu; thủ tục, quy trình; và con người. Có nh ng nhân tố có sẵn, nhưng cũng có nh ng nhân tố phải thiết lập. Có nh ng nhân tố thuộc về cơng cụ, nhưng cũng có nh ng nhân tố thuộc về nguồn lực, và d liệu chính là nhân tố cầu nối gi a chúng (Hình 1.7)
Hình 1.7. Các yếu tố cấu thành công tác quản lý hệ thống thông tin
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Để phát triển một công tác quản lý hệ thống thông tin đáp ứng tốt yêu cầu quản lý vốn đầu tư phát triển cần nắm chắc một số nội dung cơ bản, đó là: Phương pháp luận phát triển hệ thống, bao hàm các hoạt động phát triển công tác quản lý hệ thống thông tin và trình tự thực hiện chúng; Các phương pháp, cơng nghệ và công cụ được sử dụng; Tổ chức và quản lý q trình phát triển một cơng tác quản lý hệ thống thơng tin. Q trình phát triển hệ thống cần chú
ý về sự tiến hố của cơng nghệ cách tiếp cận phát triển hệ thống, bao gồm: tiếp cận định hướng tiến trình; tiếp cận định hướng d liệu; tiếp cận định hướng cầu trúc; tiếp cận định hướng đối tượng. Vòng đời phát triển của một hệ thống bắt đầu từ khởi tạo và lập kế hoạch dự án; Phân tích hệ thống; Thiết kế hệ thống; triển khai hệ thống; và cuối cùng là vận hành, vận hành, duy trì hệ thống. (Hình 1.8)
Hình 1.8. Quy trình phát triển thơng tin
Nguồn: Giáo trình cơng tác quản lý hệ thống thông tin quản lý, TS Phạm Thị Thanh Hồng (Chủ biên), NXB Bách khoa - Hà Nội, năm 2010 1.2.3.3.Kiểm tra, giám sát
Công tác kiểm tra giám sát gi vai trị quan trọng trong q trình xây dựng cơng tác quản lý hệ thống thông tin quản lý vốn. Trong công tác kiểm tra giám sát thực hiện theo các nội dung cơ bản sau:
- Giám sát quá trình triển khai, thực hiện của các bộ phận tác nghiệp theo kế hoạch được phê duyệt. Trong đó chú trọng việc giám sát tiến độ thực hiện, nội dung, quá trình mua sắm các trang thiết bị, vật tư theo đúng quy định của pháp luật.
- Kiểm tra tiến độ ứng dụng của hệ thống trong tất cá các tổ chức chịu tác động của công tác quản lý hệ thống thông tin quản lý trên các phương diện cơ sở hạ tầng có đáp ứng được yêu cầu khi triển khai công tác quản lý hệ thống thông tin hiện đại hay không; kiểm tra nguồn lực con người có đáp ứng được yêu cầu khi ứng dụng công nghệ thông tin mới; kiếm tra công tác chỉ đạo, quyết liệt của cấp dưới trong quá trình triển khai cơng tác quản lý hệ thống thơng tin.
- Quy trình kiểm tra:
1. Xác định nội dung kiểm tra giám sát
2.Xây dựng kế hoạch kiểm tra giám sát 3.Tổ chức kiểm tra giám sát
4. Thông báo kết luận kiểm tra, giám sát
Cơng tác kiểm tra, giám sát có vai trị quan trọng trong quản lý, kết quả kiểm tra giám sát giúp cho nhà quản lý có nh ng nhận định, đánh giá và từ