Nhóm chức năng này chú trọng về vấn đề về số lƣợng nhân viên chun mơn, có trình độ, năng lực và phẩm chất đảm bảo đáp ứng cho công việc của tổ chức.
1.2.1.1. Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đƣa ra các chính sách và thực hiện các chƣơng trình, hoạt động bảo đảm cho tổ chức có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc đạt năng suất, chất lƣợng và hiệu quả cao [2].
Mục đích của hoạch định nguồn nhân lực: Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và đảm bảosự phát triển liên tục của nó; Đảm bảo có khảnăng cần thiết để thực hiện các mục tiêu của tổ chức; Phối hợp các hoạt động nguồn nhân lực với các mục tiêu của tổ chức; Tăng năng suất của tổ chức.
* Thơng thƣờng q trình hoạch định nguồn nhân lực đƣợc thực hiện theo các bƣớc sau:
- Bước 1: Phân tích mơi trƣờng, xác định mục tiêu và chiến lƣợc phát triển.
- Bước 2: Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực.
- Bước 3: Dự báo khối lƣợng công việc (mục tiêu kế hoạch dài hạn, trung
hạn) hoặc xác định khối lƣợng cơng việc và tiến hành phân tích cơng việc (đối với các mục tiêu kế hoạch ngắn hạn).
- Bước 4: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực (với các mục tiêu kế hoạch trung hạn, dài hạn) hoặc xác định nhu cầu nguồn nhân lực (đối với cácmục tiêu kế hoạch ngắn hạn).
- Bước 5: Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, khả năng điều chỉnh và đề ra các chính sách, kế hoạch, chƣơng trình thực hiện giúp tổ chức thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.
- Bước 6: Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chƣơng trình quản trị nguồn nhân lực.
- Bước 7:Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện.
Sơ đồ 1.1: Quá trình hoạch định nguồn nhân lực
Nguồn: Trần kim Dung (2013) Quản trị nguồn nhân lực (Human Resource management), tái bản lần thứ 8, NXB Tổng hợp TP Hồ Chính Minh.
* Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực:
Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực nhằm xác định đƣợc các điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị. Quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức vừa có tính chất hệ thống, vừa có tính chất q trình.
Về phƣơng diện hệ thống, quản trị nguồn nhân lực của một tổ chức gồm các yếu tố nguồn nhân lực: Số lƣợng, trình độ, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm, khả năng hoàn thành nhiệm vụ; Cơ cấu tổ chức: lọai hình tổ chức, phân cơng chức năng quyền hạn giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; Các chính sách tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, khen thƣởng,...
Về phƣơng diện quá trình, quản trị nguồn nhân lực là tổng hợp các quá trình thu hút, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Việc phân tích quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp đòi hỏi phải đặt các yếu tố của hệ thống và quá trình họat động quản trị nguồn nhân lực vào trong mơi trƣờng làm việc Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện Phân tích mơi trƣờng, xác định mục tiêu, lựa chọn chiến lƣợc Dự báo/phân tích cơng việc Dự báo/ xác định nhu cầu nhân lực Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực Phân tích cung cầu, khả năng điều chỉnh Chính sách Kế họach/ chƣơng trình Thực hiện: -Thu hút - Đào tạo và phát triển - Trả cơng và kích thích - Quan hệ lao động
cụ thể với các yếu tố: công việc, phong cách lãnh đạo, các giá trị văn hóa, tinh thần trong doanh nghiệp.
Hiệu quả quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp thƣờng đƣợc thể hiện qua các chỉ tiêu: năng suất lao động, giá trị gia tăng bình qn đầu ngƣời, chi phí lao động, mức độ sử dụng quỹ thời gian lao động, hiệu quả sử dụng thiết bị, tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên, mức độ thỏa mãn của nhân viên đối với công việc, mức độ vắng mặt, ý thức thực hiện kỷ luật,...
* Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực:
Thƣờng áp dụng cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn và đƣợc thực hiện trên cơ sở của các dự báo về cung - cầu nhân lực. Nhu cầu nguồn nhân lực thƣờng phụ thuộc vào các yếu tố: khối lƣợng cơng việc phải thực hiện; trình độ trang bị kỹ thuật và khả năng thay đổi về công nghệ kỹ thuật; sự thay đổi về tổ chức hành chính làm nâng cao năng suất lao động nhƣ áp dụng nhóm chất lƣợng, nhóm tự quản, luân
phiên thay đổi công việc,… cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu của công việc; khả năng nâng cao chất lƣợng nhân viên; tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên; yêu cầu nâng cao chất lƣợng sản phẩm dịch vụ; khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể thu hút lao động lành nghề trên thị trƣờng lao động.
Một số phƣơng pháp dự báo nguồn nhân lực:
- Phƣơng pháp định lƣợng: Dựa vào các số liệu thu thập, báo cáo cụ thể, đƣợc sử dụng rộng rãi trong thực tế nhƣng có hạn chế là dựa quá nhiều vào dữ liệu quá khứ và chỉ phù hợp với những đơn vị có mơi trƣờng kinh doanh lớn, ổn định.
- Phƣơng pháp định tính: Dựa vào ý kiến của các chuyên gia thông qua việc
thảo luận và dự báo nhu cầu nhân viên trên cơ sở đánh giá, phân tích ảnh hƣởng của các yếu tố mơi trƣờng và khả năng thích ứng của đơn vị; hoặc kết hợp với các cơng cụ kỹ thuật để các chun gia có thể tự do lựa chọn các kết quả dự báo khác nhau và không bị chi phối bởi quyết định của những ngƣời khác [1].
1.2.1.2. Phân tích cơng việc
Là q trình nghiên cứu những nội dung công việc đang và sẽ thực hiện nhằm xác định điều kiện tiến hành các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện cơng việc [1].
Để phân tích cơng viêc cần xây dựng đƣợc bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc. Qua phân tích cơng việc có thể cung cấp các thông tin về những yêu cầu đặc điểm của công việc nhƣ các hành động nào cần đƣợc tiến hành thực hiện, thực hiện nhƣ thế nào, các mối quan hệ với cấp trên và đồng nghiệp trong thực hiện cơng việc.
Phân tích cơng việc là cơng cụ hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Q trình phân tích cơng việc thƣờng không giống nhau, theo Dessler chủ yếu thực hiện theo 6 bƣớc:
-Xác định mục đích của phân tích cơng việc, từ đó xác định các hình thức
thu nhập thơng tin phân tích cơng việc hợp lý nhất.
-Thu thập các thơng tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ qui trình cơng nghệ và bảng mơtả cơng việc cũ.
-Chọn lựa các phần việc đặc trƣng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích cơng việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các cơng việc tƣơng tự nhƣ nhaụ
-Áp dụng các phƣơng pháp khác nhau để thu thập thơng tin phân tích cơng
việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thơng tin cần thu thập, tùy theo loại hình cơng việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phƣơng pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc sau: phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát.
-Kiểm tra xác minh tính chính xác của thơng tin đã thu thập thông qua các nhân viên hoặc lãnh đạo có trách nhiệm giám sát cơng việc đó.
-Xây dựng bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Các phƣơng pháp thu thập thông tin phân tích cơng việc thƣờng áp dụng:
phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát tại nơi làm việc, sử dụng nhật ký ngày làm việc
[1].
Phân tích cơng việc là q trình thu thập các thơng tin liên quan đến cơng việc một cách có hệ thống, đƣợc tiến hành nhằm để xác định các điều kiện, các nhiệm vụ thuộc phạm vi cơng việc đó và các kỹ năng, năng lực quyền hạn, trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện cơng việc đó một cách tốt nhất. Lợi ích của phân tích cơng việc nhƣ sau:
Sơ đồ 1.2: Lợi ích phân tích cơng việc
Nguồn: Trần Kim dung (2013), Quản trị nguồn nhân lực (Human Resource
management), tái bản lần thứ 8, NXB Tổng hợp TP Hồ Chính Minh.
Mục tiêu cụ thể của phân tích cơng việc là xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
- Bảng mô tả công việc: Là liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ
trong công việc, điều kiện làm việc, kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn khi thực công việc. Qua đó cho chúng ta thấy đƣợc nội dung của công việc và quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện cơng việc.
Phân tích cơng việc Bảng tiêu chuẩn cơng việc Bảng mô tả công việc Trả công khen thƣởng Đào tạo, huấn luyện Đánh giá nhân viên Xác định giá trị công việc Tuyển dụng, chọn lựa
- Bảng tiêu chuẩn công việc: Là liệt kê những yêu cầu về năng lực nhƣ trình độ học vấn, trình độ chun mơn, kỹ năng, kinh nghiệm trong thực hiện công việc, và các yêu cầu tiêu chuẩn khác,...(tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình,...).
1.2.1.3.Quá trình tuyển dụng
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút những ngƣời đƣợc coi là có đủ năng lực, tình nguyện ứng tuyển vào vị trí cần tuyển dụng của doanh nghiệp. Hoạt động tuyển dụng trong doanh nghiệp chủ yếu từ 02 nguồn chính là từ bên trong nội bộ doanh nghiệp và từ bên ngoàị
Nguồn ứng viên từ trong nội bộ: Đƣợc thực hiện công khai, với các tiêu chuẩn rõ ràng đối với tất cả các ứng viên từ bên trong doanh nghiệp. Đây là hình thức tuyển dụng có nhiều ƣu điểm so với việc tuyển ứng viên từ bên ngoài nhƣ: nhân viên đã đƣợc thử thách về lòng trung thành, thái độ làm việc và tinh thần trách nhiệm, dễ kiểm sốt và ít bỏ việc; có sẵn kinh nghiệm làm việc, mau thích nghi với điều kiện làm việc mới, hiểu đƣợc mục tiêu của doanh nghiệp; tạo sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, thơng qua tuyển dụng nội bộ sẽ kích thích nhân viên làm việc tốt hơn, sáng tạo hơn, nhiệt tình, tận tâm hơn và hiệu suất cao hơn.
Tuy nhiên, việc tuyển nhân viên trực tiếp từ những ngƣời đang làm việc cũng có một số hạn chế nhƣ: tuyển theo kiểu thăng chức nội bộ có thể gây hiện tƣợng chây ỳ, khơng sáng tạo do phong cách làm việc của ngƣời giữ vị trí lãnh đạo trƣớc đây dễ bị rập khn lại; có thể sẽ hình thành nhóm “những ứng viên khơng thành
công”, họ là những ngƣời không đƣợc tuyển chọn vào một chức vụ nào đó nên từ đó có tâm lý khơng phục, bất hợp tác với lãnh đạo, dễ chia bè phái, hiệu quả công việc giảm.
Nguồn ứng viên từ bên ngồi: Theo các hình thức quảng cáo, tuyển thông qua trung tâm dịch vụ giới thiệu việc làm, tuyển sinh viên mới tốt nghiệp,… Khi
chuẩn bị tuyển dụng cần phải dự báo tình hình kinh tế, điều kiện thị trƣờng địa phƣơng và điều kiện thị trƣờng nghề nghiệp, tỷ lệ lao động thất nghiệp ngày càng cao thì nguồn cung cấp ứng viên càng nhiều và doanh nghiệp càng dễ tuyển nhân
viên. Cần lƣu ý về khả năng của thị trƣờng trong việc cung cấp lao động cho một số ngành nghề đặc biệt hoặc cần tay nghề caọ
Việc tuyển dụng nhân viên mang ý nghĩa hết sức quan trọng và là yếu tố có thể ảnh hƣởng lâu dài đến tổ chức. Trong q trình tuyển dụng có 5 yếu tố có thể hạn chế khả năng tuyển dụng đƣợc ứng viên giỏi nhƣ sau:
-Công việc không hấp dẫn: Những công việc thu nhập không cao, nhàm chán, ít cơ hội thăng tiến, nhiều rủi ro, vị trí xã hội thấp,…sẽ khó thu hút đƣợc ứng viên giỏi dù thị trƣờng lao động thất nghiệp nhiềụ
-Doanh nghiệp không hấp dẫn: Một số đơn vị có loại hình kinh doanh, tên gọi, thành phần kinh tế, qui mơ tổ chức, uy tín, triển vọng,…khơng tạo nên sự hấp dẫn trên thị trƣờng, nhận diện thƣơng hiệu thấp, ứng viên khơng chú ý hoặc có nhận thức, đánh giá thấp nên mặc dù công việc hấp dẫn cũng khó có khả năng thu hút đƣợc ứng viên.
-Chính sách cán bộ của doanh nghiệp: Những doanh nghiệp có văn hóa làm việc theo kiểu cũ, ln trung thành với chính sách thăng tiến, đề bạt nội bộ, không quan tâm nhiều đến hiệu suất làm việc cũng làm hạn chế số lƣợng ứng viên giỏi đƣợc tuyển dụng.
-Những chính sách qui định của nhà nƣớc: Doanh nghiệp bị ảnh hƣởng nhiều bởi các qui định của nhà nƣớc nhƣ hộ khẩu thƣờng trú, mức lƣơng, xuất thân
nhân viên,…cũng có thể làm hạn chế khả năng thu hút lao động giỏị
-Khả năng tài chính của doanh nghiệp: Thực tế nếu doanh nghiệp có khả năng tài chính kém tất nhiên sẽ làm giảm lòng tin về một tƣơng lai làm việc lâu dài, cơ hội phát triển đối với nhân viên và khả năng khó tuyển chọn đƣợc nhân viên tốt là tất yếu [1].
Qui trình tuyển dụng thƣờng đƣợc tiến hành theo 09 bƣớc:
Sơ đồ 1.3: Qui trình tuyển dụngnguồn nhân lực
Nguồn: Trần Kim dung (2013), Quản trị nguồn nhân lực (Human Resource management), tái bản lần thứ 8, NXB Tổng hợp TP Hồ Chính Minh.
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ số lƣợng, thành phần, quyền hạn , trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng. Nghiên cứu các văn bản pháp luật có liên
Chuẩn bị tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
Phỏng vấn sơ bộ Kiểm tra, trắc nghiệm
Phỏng vấn lần hai Xác minh điều tra
Khám sức khỏe Ra quyết định tuyển dụng
quan; Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn: tiêu chuẩn chung, tiêu chuẩn của từng bộ phận và tiêu chuẩn của từng cá nhân.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng.
Thông qua các kênh thu hút nguồn ứng viên từ nội bộ và bên ngồị Các hình
thức thơng báo tuyển dụng thƣờng áp dụng nhƣ: quảng cáo trên báo, đài, tivi; thông báo tại cơ quan, doanh nghiệp,…
Nội dung thông báo ngắn gọn, nhƣng rõ ràng, chi tiết và đầy đủ thông tin cơ bản cho ứng viên.
Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
Thông qua việc nghiên cứu hồ sơ để ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên nhƣ trình độ học vấn, trình độ chun mơn, tay nghề, kinh nghiệm, điểm mạnh, điểm yếu cũng nhƣ nguyện vọng và tình trạng sức khỏe của ứng viên nhằm loại bớt số ứng viên không đạt tiêu chuẩn. Nghiên cứu hồ sơ nhằm loại bớt những ứng viên hồn tồn khơng đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn công việc.
Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ
Nhằm loại bỏ các ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõhơn các ứng
viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chƣa phát hiện đƣợc.
Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm.
Nhằm đánh giá về kiến thức cơ bản, khả năng thực hành, tay nghề, trí thơng
minh, trí nhớ, mức độ khéo léo,…Để chọnra ứng viên xuất sắc nhất.
Bước 6: Phỏng vấn lần 2
Nhằm tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phƣơng diện nhƣ kiến thức, trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, năng lực, các đặc điểm cá nhân nhƣ tính cách, khí chất, khả năng hòa đồngvà những phẩm chất cá nhân phù hợp với vị trí, cơng việc của tổ chức.
Bước 7: Xác minh điều trạ