Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại DIC Corp
3.2.2. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luân chuyển, xử lý chứng từ kế toán là một khâu quan trọng, quyết định đến chất lƣợng thông tin của kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán mà DIC Corp đã và đang áp dụng tại TCT theo hƣớng dẫn của TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chắnh ban hành nhằm thu nhận thông tin từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Việc sử dụng các chứng từ theo hƣớng dẫn của TT 200/2014/TT-BTC đảm bảo đƣợc các quy định của Nhà nƣớc về nội dung và tắnh trung thực. Song DIC Corp vẫn cần tiếp tục nghiên cứu hồn thiện để chuẩn hóa hệ thống chứng từ đã và đang sử dụng, đảm bảo tắnh khách quan, trung thực, minh bạch của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phát hiện và ngăn ngừa tiêu cực trong quản lý kinh tế.
Theo đó DIC Corp cần có các quy định cụ thể về các yếu tố của chứng từ nhƣ là chữ ký của những ngƣời có trách nhiệm liên quan đƣợc quy định trong Điều lệ công ty. Các quy định cần tuân thủ nghiêm ngặt, không bỏ qua bất cứ khâu nào.
Hiện tƣợng bỏ qua các khâu của quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn hiện cịn đang tồn tại ở DIC Corp, đặc biệt là hồ sơ thanh toán của các nhà thầu, các nhà cung cấp... Điều này dẫn đến việc nếu kế toán phần hành xác nhận sai hoặc móc ngoặc với ngƣời đề nghị thì sẽ gây tổn thất cho TCT. Tuy nhiên đến thời điểm hiện tại chƣa có tổn thất nào xảy ra.
DIC Corp cần có quy định về bộ phận lập chứng từ, thủ tục và phƣơng pháp lập chứng từ. Đồng thời quy định rõ bộ phận kiểm tra, tiếp nhận và luân chuyển chứng từ. Đặc biệt lƣu ý tới các chứng từ liên quan đến thanh toán tiền mặt, tiền chuyển khoản, nếu khơng tn thủ đúng quy định thì kế tốn trƣởng khơng duyệt chi.
Nội dung của tất cả các chứng từ hạn chế viết tắt để tránh làm mất đi tắnh rõ ràng, chắnh xác của chứng từ kế toán. Khi phát sinh chi tiền hay thu tiền, kế toán cần căn cứ vào các giấy tờ đi kèm nhƣ giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh tốn tiền tạm ứng (u cầu nhân viên có u cầu cung cấp). Kiểm tra nếu đúng thì kế tốn căn cứ vào đó sẽ lập phiếu chi nếu phải chi thêm hoặc ngƣợc lại sẽ lập phiếu thu nếu tiền tạm ứng thừa.
Quá trình luân chuyển chứng từ trong TCT cần đƣợc quy định chặt chẽ hơn, nên có hình thức xử phạt đối với những bộ phận cố ý hoặc vô ý (thƣờng xuyên) làm sai nguyên tắc trong luân chuyển chứng từ. Kế toán trƣởng cần kiểm tra, đơn đốc thƣờng xun để sai sót đƣợc hạn chế. Chứng từ kế toán phải đƣợc kiểm soát ngay từ khâu đầu tiên để phát hiện sai sót hoặc khơng hợp lệ và có phƣơng án xử lý ngay. Việc lƣu trữ chứng từ cần đƣợc quan tâm hơn nữa (do diện tắch phịng kế
tốn nhỏ, chứng từ thƣờng bị đặt chồng lên nhau ở các giá kê nhiều tầng nên việc
ẩm mốc sẽ thƣờng gặp phải). Do đó TCT cần trang bị nhiều hơn nữa các tủ đựng, giá đỡ, vật phẩm hỗ trợ công tác lƣu trữ chứng từ. Cần đảm bảo công tác phịng chống cháy nổ vì chừng từ bằng giấy dễ gây hỏa hoạn.
Nếu kết thúc quá trình lƣu trữ theo quy định của nhà nƣớc, TCT cần bố trắ họp để tiêu hủy chứng từ đó.
TCT nên thực hiện vận dụng hƣớng dẫn của TT 200/2014/TT-BTC, xây dựng và mã hóa các đối tƣợng theo dõi trong danh mục tài khoản, trên cơ sở quy định phân loại ngay từ ban đầu thành tài sản ngắn hạn hay dài hạn; Nợ phải trả ngắn hạn hay dài hạnẦ Nhƣ vậy cuối kỳ, kế toán dễ dàng kiểm soát.
DIC Corp nên triển khai sử dụng chứng từ điện tử trong cơng tác kế tốn nhiều hơn, đặc biệt lƣu ý phát hành chứng từ điện tử sử dụng nội bộ. Do đặc điểm Tổng cơng ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con và các BQL dự án trên địa bàn các tỉnh, trải dài từ Nam ra Bắc trên phạm vi cả nƣớc và tiến tới phát triển cả ra nƣớc ngoài, việc vận dụng chứng từ điện tử trong q trình SXKD và cơng tác kế toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều, linh hoạt về thời gian kiểm duyệt, không bị lỡ cơ hội, hạn chế đƣợc chi phắ chuyển phát đặc biệt với lƣợng lớn sổ sách kế toán xây dựng,và hồ sơ dự án...
3.2.3. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do BTC ban hành, DIC Corp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tắnh chất hoạt động cũng nhƣ đặc điệm SXKD và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế tốn phù hợp để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho TCT.
Theo tác giả, tổ chức hệ thống tài khoản tốt cần căn cứ vào các khoản mục tài chắnh thuộc các yếu tố báo cáo tài chắnh có thể mở các tài khoản kế tốn thành nhiều cấp tùy thuộc vào mức độ cụ thể của đối tƣợng kế toán. Để tránh nhầm lẫn và thuận tiện, khi ghi ch p kế tốn cần căn cứ vào thơng tin đã phản ảnh trên chứng từ để tiến hành lập định khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại TCT theo chế độ kế toán DN
ban hành kèm theo TT200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014. TCT đã xây dựng hệ thống tài khoản thống nhất, tuy nhiên việc áp dụng không triệt để các loại tài khoản dẫn đến việc chƣa phản ánh đúng ngiệp vụ kinh tế phát sinh. Để hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản, xuất phát từ những yêu cầu quản lƣ của TCT, cần bổ sung và thay đổi hệ thống tài khoản của mình nhƣ sau:
Nhóm tài khoản công nợ phải thu và công nợ phải trả là tài khoản 131 Ộphải thu khách hàngỢ, tài khoản 331 Ộphải trả cho ngƣời bánỢ, mặc dù DIC Corp đã hạch
cấp 4 là Ộ1311- Phải thu khách hàng - ngắn hạnỢ, Ộ1312 - Phải thu khách hàng - dài hạnỢ. Nhƣng chƣa phân loại rõ chi tiết KH đã tạm ứng và còn phải thu đối với tài khoản 131. Với tài khoản 331, cũng chƣa phân loại rõ chi tiết đã tạm ứng cho ngƣời bán và còn phải trả. Trong hạch tốn chi tiết này, ngồi việc theo dõi chi tiết công nợ theo mã khách hàng kế tốn có thể mở thêm chi tiết tài khoản Ộ13111-Phải thu khách hàngỢ; Ộ13122 - khách hàng ứng trƣớcỢ; và tài khoản Ộ33111- Phải trả cho ngƣời bánỢ Ộ33122 - Tạm ứng cho ngƣời bánỢ. Nhƣ vậy sẽ thuận lợi hơn nhiều trong việc theo dõi công nợ, đặc biệt là luồng tiền và số cơng nợ lớn và thƣờng có chu kỳ k o dài do đặc điểm SXKD của TCT. Đặc biệt cũng đồng thời theo dõi xem việc thực hiện nghĩa vụ tài chắnh của các hợp đồng kinh tế có đúng theo quy định trong hợp đồng đã đƣợc ký kết hay khơng.
Kế tốn cũng cần tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó địi hoặc có khả năng khơng thu hồi đƣợc, để có căn cứ xác định số trắch lập dự phịng phải thu khó địi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu khơng địi đƣợc.
Để cung cấp thơng tin kế tốn một cách khoa học vŕ hợp lý, DIC Corp nên lựa chọn, thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết thống nhất phù hợp với yêu cầu quản lý theo các yếu tố doanh thu, chi phắ, công nợẦPhải thống nhất danh mục kho vật tƣ, hàng hóa, quy định mã hóa để tránh xảy ra nhầm lẫn mã vật tƣ. Hiện nay, phần mềm kế toán BRAVO mà DIC Corp đang sử dụng cho ph p kế toán hạch toán chi tiết theo từng tiểu khoản, từng vụ việc cũng nhƣ từng địa điểm phát sinh.
Cần quy định nguyên tắc mở tài khoản cấp 4, cấp 5 chi tiết đối tƣợng, phải có nguyên tắc cụ thể và đƣợc thể hiện bằng văn bản lƣu hành nội bộ để các kế toán
viên trong Ban Tài chắnh - kế toán và các kế toán tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc
cũng có thể tuân thủ theo và thuận lợi trong cơng tác hạch tốn, kiểm tra ch o. Tổ chức xây dựng danh mục hệ thống tài khoản chi tiết bao gồm nhiều cấp quản lý chi tiết các đối tƣợng cần phải quản lý. Việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cần căn cứ vào:
- Yêu cầu quản trị chi phắ, giá thành, doanh thu, kết quả của TCT
- Trình độ cán bộ quản lý của DIC Corp, cũng nhƣ mức độ trang bị các phƣơng tiện kỹ thuật tắnh toán ghi ch p và xử lý thơng tin
-u cầu khai báo thêm, sửa chữa, xóaẦ một cách linh hoạt phù hợp.
3.2.4. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống sổ kế toán
DIC Corp cần xây dựng hệ thống sổ kế toán đảm bảo tuân thủ các quy định của chế độ kế toán và phù hợp với yêu cầu quản lý của TCT. Công tác quản lý sổ sách phải đƣợc thực hiện một cách khoa học tạo điều kiện cho công tác lƣu trữ, kiểm tra khi cần thiết.
TCT cần quy định bằng văn bản về việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ, sửa chữa và điều chỉnh sổ kế toán theo đúng quy định của Nhà nƣớc. Sổ kế toán phải đƣợc lƣu trữ và quản lý chặt chẽ, bộ phận, cá nhân đƣợc phân công lƣu trữ phải chịu trách nhiệm với tài liệu đƣợc giao quản lý.
Sổ kế tốn đƣợc in từ phần mềm kế tốn thì phải đảm bảo đầy đủ nội dung và mẫu biểu theo quy định của Nhà nƣớc. Khi có thay đổi về chế độ kế tốn và
chắnh sách tài chắnh thì kế tốn phải liên hệ kỹ thuật phần mềm cập nhật thông tin,
liên hệ với bên cung cấp dịch vụ phần mềm để điều chỉnh, nâng cấp, sửa đổi lại phần mềm cho phù hợp.
Kế toán khi cập nhật chứng từ vào máy, cần kiểm tra chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ, tránh xảy ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn ảnh hƣởng đến báo cáo sau này. Các sổ sau khi đƣợc in ra phải đƣợc đóng quyển, sắp xếp theo thứ tự tăng dần, đƣợc bổ sung đầy đủ chữ ký của ngƣời lập biểu, kế toán trƣởng, Tổng giám đốc TCT.
DIC Corp hiện nay đã sử dụng đồng bộ phần mềm kế toán BRAVO vào việc hạch toán ghi sổ tuy nhiên vẫn chƣa khai thác đƣợc hết các tắnh năng của phần mềm và đơi lúc vẫn có những phát sinh phản ánh chƣa đúng nghiệp vụ. Do đó, để tăng chun mơn hố cho đơn vị nên bồi dƣỡng, hƣớng dẫn thêm cho kế toán viên áp dụng phần mềm kế toán vào việc hạch tốn, ghi ch p.
Hình thức kế tốn trên phần mềm áp dụng tại DIC Corp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Có đủ các sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán.
- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ kế
toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hƣớng dẫn thi hành Luật Kế tốn và của thơng tƣ theo quy định.
Hiện nay TCT mới theo dõi chi tiết tài khoản 642 "Chi phắ quản lý doanh nghiệp" theo từng lĩnh vực chứ chƣa lập sổ chi tiết theo dõi từng chi phắ tiếp khách là bao nhiêu, chi phắ cho nhân viên quản lý là bao nhiêu...Để thuận lợi cho việc đánh giá, TCT nên mở sổ theo dõi chi tiết tài khoản trên.
Hệ thống sổ kế toán hiện nay áp dụng tại DIC Corp là hình thức Nhật ký chung, việc sử dụng các loại sổ, trình tự ghi sổ, phƣơng pháp ghi ch p các loại sổ kế toán đã tuân thủ theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 do Bộ Tài chắnh ban hành.
Về cơ bản các sổ kế toán đƣợc kế toán theo dõi và áp dụng trong DIC Corp bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên hiện tại việc kiểm tra số liệu và ký sổ kế tốn của kế tốn trƣởng cịn một số hạn chế nhƣ kế toán chƣa ký hết các sổ kế toán đã đƣa vào kho lƣu trữ, hoặc chỉ ký nháy vào các sổ, khi có quyết tốn thuế hay thanh tra mới soát x t lại, nhƣ vậy rất dễ xảy ra sai xót và mất thời gian sốt x t. Kế toán trƣởng cần ký bổ sung ngay vào các sổ trƣớc khi cho vào kho lƣu trữ để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.
Căn cứ vào biểu mẫu, sổ kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, DIC Corp nên lựa chọn, bổ sung một số mẫu phù hợp với đặc điểm kinh doanh và tình hình quản lý của mình. Vắ dụ: TCT nên bổ sung sổ theo dõi tình hình cơng nợ phải thu theo dõi về từng đối tƣợng khách hàng, số đã thanh toán, số đã tạm ứng và số cịn phải thu về trong kỳ; sổ theo dõi tình hình cơng nợ phải trả với nhà cung cấp. Qua việc xây dựng các sổ này sẽ giúp cho lãnh đạo TCT giám sát đƣợc tắnh hiệu quả trong việc sử dụng tiền vốn, từ đó có các biện pháp thắch hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tốt hơn.
Cần tuân thủ tuyệt đối quy trình ghi sổ kế tốn theo đúng hình thức kế tốn nhật ký chung kết hợp với hình thức phần mềm kế tốn BRAVO trên máy vi tắnh.
Kế toán các bộ phận cần phải tn thủ đúng quy trình kế tốn đã xây dựng theo từng phần hành, khơng đƣợc bỏ sót hay loại trừ bất kì bƣớc nào trong chu trình xử lý dữ liệu chung.