1.1. Cỏc loại dữ kiện:
1.1.1. Dữ kiện dạng chuỗi (Text):
- Phải được bắt đầu bằng cỏc chữ cỏi từ A đến Z hoặc cỏc ký tự: , hay " hay Λ hay \,
- Dạng thể hiện: Căn thẳng bờn trỏi,
- Chiều dài của chuỗi lớn hơn độ rộng của cột thỡ chuỗi hiện đầy đủ (nếu ụ bờn phải chưa cú dữ kiện); hiện một phần ( nếu ụ bờn phải cú dữ kiện), khi đú chỉ cần nới rộng ụ là hiện đủ chuỗi.
1.1.2. Dữ kiện dạng số:
- Bắt đầu bởi một số từ 0 đến 9 hoặc cỏc kớ tự: +; - ; ( ; ) ; . ; $ - Dạng thể hiện: Căn thẳng về bờn phải,
- Chiều dài của số lớn hơn chiều rộng của cột thỡ Excel sẽ hiển thị cỏc dấu # # # trong ụ, khi đú chỉ cần nới rộng ụ là hiện đủ số.
- Chỳ ý: Chuỗi khụng cú giỏ trị tớnh toỏn.
- Dựng dấu "." Để phõn cỏch phần nguyờn và phần thập phõn (cú thể là dấu "," nếu bạn đó đổi trong hệ thống.
- Khi số nhập vào ụ cú chứa cỏc dấu + ; - ; / hoặc nhiều hơn 1 dấu chấm thập phõn thỡ Excel sẽ tự động chuyển sang dạng chuỗi (Text).
1.1.3. Dữ kiện dạng cụng thức:
- phải được bắt đầu bởi dấu = hay dấu +.
- Dạng thể hiện: cho kết quả của cụng thức trong ụ hay một thụng bỏo lỗi, - Thành phần của cụng thức cú thể gồm: số, chuỗi (phải được để trong
dấu ""), toạ độ ụ, tờn vựng, tờn bảng tớnh, cỏc loại hàm, cỏc toỏn tử [+, -, * (nhõn), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm)].
- Độ ưu tiờn của cỏc toỏn tử lần lượt là: ( ), ^, nhõn/chia, cộng/trừ.
- Khi trong phạm vị cần tớnh toỏn cú chuỗi thỡ Excel sẽ thụng bỏo lỗi: # Value !
1.1.4. Dữ kiện dạng ngày, giờ:
Khi mới cài đặt ngày của mỏy tyớnh cú dạng: thỏng/ngày/năm.Muốn chuyển thành ngày/thỏng năm phải đổi trong hệ thống.
- Cỏch nhập:
dd/mm/yyyy Ngày/thỏng/năm (cỏch nhập hay dựng nhất).
m/d/yyyy thỏng/ngày/năm.
d-mmm-yyyy ngày/thỏng/năm (1-Jan-2007).
m/d/yyyy h:mm thỏng/ngày/năm giờ:phỳt.
h:mm:ss giờ:phỳt:giõy.
- Cú thể thực hiện cỏc phộp tớnh trờn ngày, giờ.
- Khi nhập khụng đỳng thỡ Excel chuyển sang dạng chuỗi và khi đú khụng tớnh toỏn được.
1.2.1. Nhập dữ kiện vào một ụ:
- Di chuyển ụ hiện hành đến ụ cần nhập dữ kiện, - Nhập dữ kiện đỳng dạng thức,
- Gừ Enter hoặc dựng cỏc phớm ,,, hoặc dựng trỏ chuột để chuyển ụ hiện hành sang ụ khỏc.
Chỳ ý:
Chiều dài tối đa trong ụ là 255 ký tự.
Khi nhập dữ kiện vào những ụ đó cú dữ kiện thỡ Excel sẽ tự động đố lờn dữ liệu cũ.
1.2.2. Nhập cựng một dữ kiện vào nhiều ụ: - Chọn cỏc ụ cần nhập cựng một dữ kiện, - Nhập dữ kiện vào một ụ,
- Nhấn và giữ phớm Ctrl gừ phớm Enter.