Tra cứu thụng tin theo điều kiện là một chức năng mạnh của phần mềm quản lý cỏn bộ, nú cú thể tỡm ra số lượng và đến cỏc đối tượng mà người khai thỏc cơ sở dữ liệu (CSDL) muốn tỡm. Muốn thực hiện tốt chức năng này vấn đề cơ bản là bạn phải đặt cõu hỏi đỳng. Muốn vậy phải phõn biệt được khi nào dựng toỏn tử “và”, khi nào dựng toỏn tử “hoặc” và bố trớ cỏc dấu mở ngoặc “(“ và cỏc dấu đúng ngoặc “)” hợp lý:
Dựng toỏn tử “và”: khi hai hay nhiều điều kiện đồng thời phải thoả món.
Dựng toỏn tử “hoặc” khi trong một số điều kiện chỉ cần ớt nhất một điều kiện thoả món là được.
3. Tra cứu thụng tin cỏ nhõn (điều kiện tỡm kiếm nằm ở một trong hai trang sơ yếu)
- Từ cửa sổ chớnh của chương trỡnh kớch chuột vào được cửa sổ:
- Kớch chuột vào
- Ghi cõu hỏi tỡm kiếm bằng cỏch:
Kớch chuột vào để chọn điều kiện tỡm kiếm,
Kớch chuột vào để chọn toỏn tử so sỏnh,
Kớch chuột vào hộp trắng thứ ba (bờn phải toỏn tử so sỏnh để chọn hoặc nhập điều kiện so sỏnh,
Kớch chuột vào nỳt để đưa vào cõu hỏi tỡm kiếm,
(Tiếp tục làm 4 bước trờn với tất cả cỏc điều kiện tỡm kiếm).
- Kớch chuột vào nỳt được cửa sổ thụng bỏo số lượng bản ghi thoả món điều kiện tỡm kiếm:
- Kớch chuột vào nỳt được cửa sổ danh sỏch những người thoả món điều kiện tỡm kiếm:
- Nếu muốn in ra thỡ kớch chuột vào nỳt
- Nếu muốn biết nhiều thụng tin về những người thoả món điều kiện tỡm kiếm hóy kớch chuột vào nỳt . Khi trớch sang Excel cú thể trớch bất cứ dữ liệu nào của cỏc đối tượng thoả món điều kiện tỡm kiếm (xem mục 2 chương 8 phần thứ sỏu)
Thớ dụ: Tỡm những người của khối trực thuộc năm 2007 đến tuổi nghỉ hưu.
Ta thấy cú 2 điều kiện là A và B: A: là những người của khối trực thuộc B: năm 2007 đến tuổi nghỉ hưu
Hai điều kiện này đồng thời phải xảy ra nờn cõu hỏi tỡm kiếm phải là A và B
Nhưng B lại cú 2 trường hợp:
B1: Nam đến tuổi nghỉ hưu năm 2007 (tức là sinh năm 1947) B2: Nữ đến tuổi nghỉ hưu năm 2007 (tức là sinh năm 1952)
B1 xảy ra cũng được, B2 xảy ra cũng được do đú cõu hỏi bõy giờ là A và (B1 hoặc B2)
Ta lại thấy B1 cú hai điều kiện đồng thời phải thoả món là: B11 (nam) và B12 (sinh năm 1947). Tức là B1= B11 và B12
Đồng thời B2 cũng cú hai điều kiện đồng thời phải thoả món là B21 (nữ) và B22 (sinh năm 1952). Tức là B2=B21 và B22
Thay vào ta cú cõu hỏi tỡm kiếm là: Avà((B11vàB12)hoặc(B21vàB22)) Như vậy cõu hỏi tỡm kiếm là:
Đơn vị quản lý ==Trực thuộc Sở GD&ĐT và ( ( Giới tớnh == Nam và Năm sinh==1947 ) Hoặc ( Giới tớnh == Nữ và Năm sinh== 1952 ) )
í nghĩa của cỏc nỳt như sau:
để chốn một điều kiện vừa lập lờn trờn điều kiện được chọn trong cõu hỏi
, , , để chốn cỏc ký tự trong nỳt lờn trờn điều kiện được chọn trong cõu hỏi hoặc dưới điều kiện vừa được thờm.
Để đúng ngoặc cuối
để xoỏ điều kiện được chọn trong cõu hỏi để xoỏ toàn bộ cõu hỏi
4. Tra cứu thụng tin cỏ nhõn (điều kiện tỡm kiếm khụng nằm trong hai trang sơ yếu)
Thớ dụ: Tỡm những người đến tuổi nghỉ hưu năm 2007 đó cú thời gian phục vụ trong quõn đội
- Trước hết tỡm những người đến tuổi nghỉ hưu năm 2007 (đó nờu trờn), - Sau khi mỏy tớnh đưa ra danh sỏch những người thoả món điều kiện
tỡm kiếm kớch chuột vào nỳt ,
- Kớch chuột vào ,
- Kớch chuột vào chọn
- Chọn điều kiện tỡm kiếm ,
- Điều kiện tỡm kiếm là [QT Tham gia LLVT]Ngày nhập ngũ >= 22/12/1944 - Kớch chuột vào nỳt ,