2.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần Vật tư Du lịch
2.1.4. Ngành nghề kinh doanh công ty
Bảng 2.1: Một số ngành nghề kinh doanh của Công ty
STT Tên ngành
1 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu 2 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng 3 Bán buôn kim loại và quặng kim loại
4 Bán bn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 5 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông 6 Dịch vụ giao nhận
7 Điều hành tour du lịch
(Nguồn: Phịng Hành chính)
2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ của Cơng ty và các phịng ban 2.1.5.1. Nguồn lực của Công ty
Tồn thể Cơng ty gồm cán bộ kinh doanh và quản lý trên 100 người (trên 95% tốt nghiệp đại học trong đó 90% là trường đại học Ngoại Thương). Các trưởng phòng của các phịng kinh doanh đều là những người có bề dày kinh nghiệm, chính vì vậy mà nghiệp vụ xuất nhập khẩu của Cơng ty nói chung và các phịng nói riêng rất vững. Nên các hợp đồng của Công ty được ký kết thực hiện trôi chảy, hiếm khi bị xảy ra tranh chấp khiếu nại và uy tín cơng ty được nâng cao.
2.1.5.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
Xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu, máy móc để phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong và ngoài nước.
Nhận xuất nhập khẩu uỷ thác, làm đại lý, môi giới mua bán các mặt hàng trong danh mục hàng hoá được phép xuất nhập khẩu của nhà nước cho tổ chức trong và ngoài nước theo quy định của nhà nước.
Tổ chức sản xuất, gia công hàng xuất nhập khẩu, liên doanh liên kết hợp tác đầu tư sản xuất, tiêu thụ sản phẩm với các tổ chức trong và ngoài nước.
Dựa vào nhu cầu của thị trường quốc tế và khai thác sử dụng các phương thức mua bán thích hợp với các Cơng ty nước ngồi và cơ sở sản xuất trong nước để lập kế hoạch bổ sung ngoài chỉ tiêu, pháp lệnh của Nhà nước nhằm tăng nguồn hàng xuất nhập khẩu.
Chủ động giao dịch với các cơ quan trong và ngoài nước để ký hợp đồng kinh tế, dịch vụ với các đơn vị vận tải, bảo hiểm về hàng hoá xuất nhập khẩu, trên cơ sở chỉ tiêu của Nhà nước và của Bộ trong danh mục hàng hoá xuất nhập khẩu theo các chế độ, thể lệ Nhà nước và pháp luật quốc tế. Kết hợp chặt chẽ các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước để tìm hiểu, nghiên cứu thị trường và sắp xếp, xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi, tổ chức việc tiếp nhận, vận chuyển an toàn, giảm tối đa tỷ lệ hao hụt hàng hố.
Nghiên cứu tình hình sản phẩm, giá cả trên thị trường thế giới, tình hình lưu thơng các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh để có các biện pháp tranh thủ về giá vật tư, thiết bị cần thiết cho sinh hoạt, sản xuất. Tham dự các cuộc đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế với các cơ quan có quan hệ bn bán trong lĩnh vực nghiệp vụ có liên quan. Thực hiện các cam kết trong hoạt động mua bán ngoại thương và các hoạt động có liên quan đến cơng tác xuất nhập khẩu của Công ty.
2.1.5.3. Chức năng nhiệm vụ của các phịng ban ở Cơng ty
Ban giám đốc: Gồm giám đốc và Phó Giám Đốc
Giám đốc: là người đứng đầu công ty. Giám đốc tổ chức điều hành mọi hoạt
động của công ty theo chế độ thủ trưởng, đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật.
Phó giám đốc: Phó giám đốc được phân công phụ trách một hoặc một số
lĩnh vực cơng tác và chịu trách nhiệm trước giám đốc. Phó giám đốc có quyền thay mặt giám đốc điều hành cơng việc khi giám đốc vắng mặt.
Phịng tổng hợp đối ngọai: giúp ban giám đốc và phòng nghiệp vụ xuất
nhập khẩu nghiên cứu tình hình kinh tế, giá cả trên thị trường thế giới cũng như trong nước, những biến động trên thị trường để cùng đề xuất các đối sách thích ứng với từng thị trường tại từng thời điểm. Đồng thời cũng đưa ra các góp ý và chỉnh sửa cho các phương án và hợp đồng của các nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu trước khi trình cho giám đốc duyệt.
Phịng hành chính quản trị : có chức năng điều hành toàn bộ hoạt động
chung của Công ty, các hoạt động cơng đồn và đồn thể, quản lý về văn thư lưu trữ, điện thoại, fax, telex, văn phòng phẩm…
Phòng kế tốn tài chính: có chức năng đề xuất cho giám đốc về việc lập kế
hoạch và kiểm tra việc thực hiện
kế hoạch tài chính của các phịng kinh doanh, quản lý tài chính kế tốn, bảo tồn và phát triển vốn của cơng ty, thanh quyết tốn các đơn hàng xuất nhập khẩu .
Phòng tổ chức cán bộ: có chức năng tham mưu cho giám đốc về việc tổ
chức bộ máy, sắp xếp đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ kinh doanh.
Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Phòng 1: Các vật liệu, thiết bị lắp đặt dùng trong xây dựng
Phòng 2: Dịch vụ du lịch, xuất khẩu lao động, vận chuyển khách du lịch.
Phòng 3: Trang thiết bị máy móc về điện tử, cáp và dây điện, thiết bị chiếu sáng, máy ảnh, máy quay phim...
Phòng 4: Kinh doanh Kim loại và quặng kim loại
Phịng 5: Kinh doanh máy móc, thiết bị lớn dùng trong sản xuất
Phòng 6: Kinh doanh các mặt hàng khác chưa được phân vào đâu
Phịng kho vận: Có chức năng quản lý hàng hố xuất nhập khẩu của cơng ty đồng thời đảm bảo các điều kiện để bảo quản hàng hố tốt nhất, ngồi ra cịn có
chức năng kinh doanh như một phịng kinh doanh xuất nhập khẩu và mặt hàng đa dạng có trong danh mục các mặt hàng nhà nước cho phép kinh doanh.
2.1.6. Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu của Công ty giai đoạn 2013-2015 Công ty giai đoạn 2013-2015
Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu của Công ty
giai đoạn năm 2013-2015
Đơn vị: VNĐ
(Nguồn:Phòng Kinh doanh)
Năm 2013 2014 2015 2014/2013 2015/2014 Tổng doanh thu 22.238.520.416 21.523.450.209 23.693.200.620 96,78% 110,08% Chi phí 14.226.410.286 14.069.700.230 15.908.235.100 98,89% 113,06% Lợi nhuận trước thuế 8.012.110.130 7.453.749.979 8.784.965.520 130.49% 117,85% Thuế thu nhập doanh nghiệp 719.412.385 613.437.494 946.241.380 85,26% 154,25% Lợi nhuận sau thuế 7.292.697.728 6.840.312.485 7.838.724.140 93.79% 114,59%
Hình 2.2: Biểu đồ về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
giai đoạn 2013-2015
Đơn vị: Tỉ đồng
(Nguồn: Phòng Kinh doanh)
Qua bảng về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2013- 2015 cho thấy lợi nhuận năm 2015 đạt cao nhất với trị giá 8,7 tỉ và lợi nhuận năm 2014 thấp nhất tương ứng 7,4 tỉ đồng. Điều này cho thấy trong năm 2015 cơng ty có những bước phát triển tốt nhưng năm 2014 thì kinh doanh chưa hiệu quả.
Năm 2014 lợi nhuận giảm so với năm 2013, trong đó lợi nhuận trước thuế giảm 0,6 tỉ đồng tương ứng với tỷ lệ giảm là 93,03%. Nguyên nhân lợi nhuận giảm là do hai nhân tố:
- Doanh thu năm 2014 giảm so với năm 2013 là 0,7 tỉ đồng tương ứng tỷ lệ giảm là 96,78% đã làm cho lợi nhuận công ty giảm. Nguyên nhân là do công ty chịu sự ảnh hưởng bởi sự bất ổn của thị trường kinh tế, sức cạnh tranh cao trong thị trường khiến công ty bị dao động
- Chi phí năm 2014 giảm so với năm 2013 là 0,2 tỉ đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm là 98,89%. Nguyên nhân là do năm 2014 công ty đã tiết kiệm chi phí bằng cách tận dụng những cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại có để đáp ứng nhu cầu của
khách hàng mà khơng đầu tư nhiều vào máy móc thiết bị mới, đồng thời nhu cầu khách hàng giảm nên dẫn đến chi phí cũng giảm.
Tuy nhiên do doanh thu giảm khá nhiều so với chi phí nên lợi nhuận thu được đạt không cao, điều này chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2014 không hiệu quả. Mặc dù vào thời điểm khủng hoảng, doanh thu có sụt giảm nhưng công ty đã biết cắt giảm các chi phí khơng thật cần thiết.
Năm 2015 lợi nhuận tăng cao so với năm 2014, tăng 1,3 tỉ đồng tương ứng tỷ lệ tăng là 117,85%. Nguyên nhân lợi nhuận tăng là do hai yếu tố sau:
- Doanh thu năm 2015 tăng so với năm 2014 là 2,1 tỉ đồng tương ứng tỷ lệ tăng là 110,08%. Điều này làm cho lợi nhuận của công ty tăng. Nguyên nhân của việc tăng này là do tình hình kinh tế thị trường đã có hướng khơi phục trở lại, nhu cầu khách hàng đã tăng lên nên công ty đã gia tăng dịch vụ của mình.
- Chi phí năm 2015 tăng so với năm 2014 là 1,9 tỉ đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 113,06%. Chi phí tăng là do nhu cầu về dịch vụ giao nhận của cơng ty đang tăng dần.
Nhìn chung năm 2015 tình hình kinh doanh của công ty đã dần có hướng phát triển tốt hơn năm 2014, cơng ty cũng đã có những biện pháp kích thích, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh về nhiều mặt. Qua đó ta thấy tốc độ tăng của doanh thu cao hơn tốc độ tăng của chi phí. Vì vậy lợi nhuận của cơng ty đạt hiệu quả cao hơn mong đợi.
2.2. Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng container xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Vật tư Du lịch khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Vật tư Du lịch
2.2.1. Thực tế quy trình giao nhận hàng container xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Vật tư Du lịch đường biển tại Công ty Cổ phần Vật tư Du lịch
2.2.1.1. Đối với hàng container xuất khẩu
Quy trình giao nhận hàng cont xuất khẩu được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Nhận hàng hóa + Hợp đồng lưu khoan (Booking note)
Người gửi hàng và Công ty sẽ phải thỏa thuận về các phương thức và địa điểm nhận hàng. Người gửi hàng hay người xuất khẩu có thể trực tiếp mang hàng đến nơi nhận hàng bằng phương tiện vận chuyển cuả mình hay sử dụng vận chuyển nội địa của Công ty. Cơng ty có một đội xe tải chun dụng cho vận chuyển nội địa trước khi vào chặng vận tải chính.
Sau khi người giao nhận nhận hàng thì hàng hóa đã thuộc trách nhiệm của người giao nhận.
Công ty nhận thông tin từ khách hàng về Bill of Lading do hãng tàu bên nhập cấp.
Thủ tục mượn cont rỗng: Công ty nhận chi tiết mà khách hàng gửi đến: tên hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng cont, loại cont (20’,40’, cont lạnh hay cont khơ), đóng hàng tại kho hay bãi.
Sau đó, nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu yêu cầu book cont. Hãng tàu xem xét, nếu chấp nhận thì hãng tàu sẽ fax lại cho công ty 1 booking note trên đó ghi:
- Số booking - Tên chủ hàng - Loại hàng - Số lượng cont
- Tên tàu, số chuyến - Ngày tàu chạy - Closing time
- Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)
- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…
Nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra booking đó, nếu có sai sót thì phải báo cho hãng tàu sửa ngay. Sau đó cầm booking đến văn phòng đại diện của hãng tàu để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” và đại lý sẽ cấp seal ứng với cont. Sau khi đã có lệnh cấp cont rỗng và seal, nhân viên giao nhận sẽ xuống phịng thương vụ để đóng tiền, tại đây nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu “Đã thu tiền” và cấp cho nhân viên hai biên lai giao nhận.
Nhân viên giao nhận cầm một biên lai cùng với lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ cảng nhờ họ hạ cont xuống cho mình. Biên lai còn lại nhân viên giao nhận nộp cho phòng chạy điện để chạy điện cho cont sau khi đóng hàng xong. Sau khi hạ cont, nhân viên giao nhận liên hệ điều xe đến chở cont về kho để đóng hàng.
Bước 2: Thơng quan hàng xuất khẩu
Khai báo Hải quan ( Mở tờ khai Hải Quan )
Trước khi đến cơ quan hải quan làm thủ tục công ty phải khai báo hải quan qua mạng, người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai, nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, trong trường hợp thực hiện hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và gửi hồ sơ hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của hải quan.
Người khai hải quan khai đầy đủ, chính xác, rõ ràng về tên và mã hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, chất lượng, xuất xứ, đơn giá, trị giá hải quan, các loại thuế suất và các tiêu chí khác quy định tại tờ khai hải quan. Tự tính để xác định số thuế, các khoản thu khác phải nộp cho ngân sách nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã khai
Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thông tin về hàng hóa mà cơng ty thu thập được, nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS để truyền số hiệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Hình 2.3: Phần mềm ECUS 5 Khai báo hải quan điện tử
Phân luồng hàng hóa có 3 luồng:
- Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Cán bộ Hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “Đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
- Luồng vàng: miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “Đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
- Luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá. Ở mức này hàng hố có thể bị kiểm tra 5%, 10%, 100%, tùy vào tỷ lệ kiểm hóa của lãnh đạo chi cục. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú
vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan:
Để đăng kí tờ khai, nhân viên giao nhận cần lập bộ hồ sơ hải quan bao gồm: - Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
- Tờ khai hải quan điện tử : 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
- Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có nhiều loại hàng hóa) : 2 bản chính
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) : 1 bản chính
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice): 1 bản chính hoặc 1 bản sao
- Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu hoặc hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật)
Nếu xét thấy cần thiết, Tổ chức cấp C/O có thể yêu cầu người đề nghị cấp C/O cung cấp thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu như: tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu; hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phụ liệu trong nước; mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu và các chứng từ khác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu.
=> Để làm thủ tục cấp C/O nhân viên giao nhận cầm bộ hồ sơ đến tại địa chỉ: Lầu 1, Trung tâm hỗ trợ xúc tiến thương mại – đầu tư, đường Võ Thị Sáu, Q1, Tp.HCM. Tại đây nhân viên giao nhận đóng số thứ tự vào phía trên góc phải của