2.2. Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng container xuất nhập khẩu bằng đường
2.2.1. Thực tế quy trình giao nhận hàng container xuất nhập khẩu bằng đường
khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Vật tư Du lịch
2.2.1. Thực tế quy trình giao nhận hàng container xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Vật tư Du lịch đường biển tại Công ty Cổ phần Vật tư Du lịch
2.2.1.1. Đối với hàng container xuất khẩu
Quy trình giao nhận hàng cont xuất khẩu được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Nhận hàng hóa + Hợp đồng lưu khoan (Booking note)
Người gửi hàng và Công ty sẽ phải thỏa thuận về các phương thức và địa điểm nhận hàng. Người gửi hàng hay người xuất khẩu có thể trực tiếp mang hàng đến nơi nhận hàng bằng phương tiện vận chuyển cuả mình hay sử dụng vận chuyển nội địa của Cơng ty. Cơng ty có một đội xe tải chun dụng cho vận chuyển nội địa trước khi vào chặng vận tải chính.
Sau khi người giao nhận nhận hàng thì hàng hóa đã thuộc trách nhiệm của người giao nhận.
Công ty nhận thông tin từ khách hàng về Bill of Lading do hãng tàu bên nhập cấp.
Thủ tục mượn cont rỗng: Công ty nhận chi tiết mà khách hàng gửi đến: tên hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng cont, loại cont (20’,40’, cont lạnh hay cont khơ), đóng hàng tại kho hay bãi.
Sau đó, nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu yêu cầu book cont. Hãng tàu xem xét, nếu chấp nhận thì hãng tàu sẽ fax lại cho cơng ty 1 booking note trên đó ghi:
- Số booking - Tên chủ hàng - Loại hàng - Số lượng cont
- Tên tàu, số chuyến - Ngày tàu chạy - Closing time
- Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)
- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…
Nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra booking đó, nếu có sai sót thì phải báo cho hãng tàu sửa ngay. Sau đó cầm booking đến văn phịng đại diện của hãng tàu để đổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” và đại lý sẽ cấp seal ứng với cont. Sau khi đã có lệnh cấp cont rỗng và seal, nhân viên giao nhận sẽ xuống phịng thương vụ để đóng tiền, tại đây nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu “Đã thu tiền” và cấp cho nhân viên hai biên lai giao nhận.
Nhân viên giao nhận cầm một biên lai cùng với lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ cảng nhờ họ hạ cont xuống cho mình. Biên lai cịn lại nhân viên giao nhận nộp cho phòng chạy điện để chạy điện cho cont sau khi đóng hàng xong. Sau khi hạ cont, nhân viên giao nhận liên hệ điều xe đến chở cont về kho để đóng hàng.
Bước 2: Thơng quan hàng xuất khẩu
Khai báo Hải quan ( Mở tờ khai Hải Quan )
Trước khi đến cơ quan hải quan làm thủ tục công ty phải khai báo hải quan qua mạng, người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai, nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, trong trường hợp thực hiện hải quan điện tử, người khai hải quan được khai và gửi hồ sơ hải quan thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của hải quan.
Người khai hải quan khai đầy đủ, chính xác, rõ ràng về tên và mã hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, chất lượng, xuất xứ, đơn giá, trị giá hải quan, các loại thuế suất và các tiêu chí khác quy định tại tờ khai hải quan. Tự tính để xác định số thuế, các khoản thu khác phải nộp cho ngân sách nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã khai
Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thơng tin về hàng hóa mà cơng ty thu thập được, nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS để truyền số hiệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Hình 2.3: Phần mềm ECUS 5 Khai báo hải quan điện tử
Phân luồng hàng hóa có 3 luồng:
- Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Cán bộ Hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “Đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
- Luồng vàng: miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “Đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
- Luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá. Ở mức này hàng hố có thể bị kiểm tra 5%, 10%, 100%, tùy vào tỷ lệ kiểm hóa của lãnh đạo chi cục. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú
vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan:
Để đăng kí tờ khai, nhân viên giao nhận cần lập bộ hồ sơ hải quan bao gồm: - Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
- Tờ khai hải quan điện tử : 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
- Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có nhiều loại hàng hóa) : 2 bản chính
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) : 1 bản chính
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice): 1 bản chính hoặc 1 bản sao
- Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu hoặc hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật)
Nếu xét thấy cần thiết, Tổ chức cấp C/O có thể yêu cầu người đề nghị cấp C/O cung cấp thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu như: tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu; hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phụ liệu trong nước; mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu và các chứng từ khác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu.
=> Để làm thủ tục cấp C/O nhân viên giao nhận cầm bộ hồ sơ đến tại địa chỉ: Lầu 1, Trung tâm hỗ trợ xúc tiến thương mại – đầu tư, đường Võ Thị Sáu, Q1, Tp.HCM. Tại đây nhân viên giao nhận đóng số thứ tự vào phía trên góc phải của mỗi C/O, kế đến nhập số tỷ xích vào máy tính theo số thứ tự đã đánh, sau đó đem hồ sơ này nộp vào bộ phận tiếp nhận C/O.
Nhân viên giao nhận sẽ chờ cán bộ kiểm tra, sau đó cán bộ trả lại người giao nhận gồm:
- Tờ khai
- Phiếu xác nhận đã làm thủ tục Hải quan
- Phụ lục tờ khai
- Phiếu nhận/trả C/O có chữ ký của cán bộ kiểm tra.
Thông thường nếu nộp hồ sơ vào buổi sáng thì chiều có thể nhận C/O hoặc hẹn sau 1 ngày đến đóng lệ phí và nhận C/O.
Làm thủ tục hải quan tại cảng:
Sau khi mở tờ khai xong thì nhân viên giao nhận in tờ khai hải quan điện tử (2 bản). Sau đó mang bộ hồ sơ đến nộp cho cơ quan Hải quan. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ ngồi chờ trong khi cán bộ hải quan sẽ xem xét bộ hồ sơ. Nếu thiếu chứng từ hoặc không hợp lệ, Hải quan sẽ trả lại bộ hồ sơ để bổ sung và sửa chữa thích hợp. Nếu đã hợp lệ thì Hải quan sẽ dựa trên bộ hồ sơ và hệ thống máy tính cấp số tự động để kiểm tra và quản lý. Sau đó, hồ sơ sẽ được trình cho lãnh đạo chi cục phân kiểm.
- Khi kiểm hóa, nhân viên giao nhận sẽ cầm phiếu tiếp nhận tờ khai và biên lai lệ phí hải quan đến bộ phận đăng ký kiểm hóa để cán bộ kiểm hóa vào sổ.
- Nhân viên giao nhận phải theo dõi bảng phân công tờ khai để biết cán bộ nào kiểm hóa hàng mình, tìm vị trí của container (tại máy tính đặt ở thương vụ cảng)
- Liên hệ với cán bộ kiểm hóa và cùng xuống vị trí container (nếu container được xếp chồng lên cao thì phải thuê xe gắp container trong cảng hạ container xuống)
- Cắt seal hãng tàu, mở ra cho hải quan kiểm hóa kiểm tra hàng (theo tỷ lệ đã phân). Cán bộ hải quan sẽ lấy bất kỳ mẫu hàng ở bất kỳ kiện nào để kiểm tra. Việc kiểm tra hàng xuất được thực hiện bởi hai cán bộ hải quan và đại diện công ty.
- Nếu hàng đúng khai báo, cán bộ hải quan tiến hành niêm phong container bằng 1 seal của hải quan và 1 seal của hãng tàu (liên hệ với hãng tàu để nhận seal mới). Sau đó cán bộ hải quan sẽ nhập kết quả kiểm tra vào hệ thống, in phiếu kết quả kiểm tra hàng hoá đưa cho người giao nhận và 2 cán bộ kiểm hố ký tên và đóng dấu xác nhận “Đã làm thủ tục hải quan” rồi chuyển cho bộ phận phúc tập nhập máy cuối cùng chuyển sang bộ phận trả tờ khai.
- Trên thực tế, thơng thường hàng xuất khẩu ít xảy ra trường hợp kiểm hố vì theo quy định của Luật Hải quan, thơng tư số 32/2003/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành là hàng hố xuất khẩu sẽ được miễn kiểm tra thực tế khi chủ hàng có q trình 1 năm xuất khẩu khơng bị xử lý vi phạm hành chính về hải quan và tại thời điểm làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu. Những doanh nghiệp mới hoạt động xuất khẩu trong thời gian ngắn, chưa đủ thời gian để xem xét quá trình chấp hành pháp luật thì hải quan thực hiện việc kiểm tra thực tế hàng hoá một số lần đầu xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật hải quan thì những lần sau sẽ được miễn kiểm tra thực tế hàng hoá.
Trả tờ khai:
- Sau khi hoàn thành khâu mở tờ khai và kiểm hóa (nếu có), nhân viên giao nhận mua tem dán vào tờ khai và đóng lệ phí 30.000VNĐ
- Mang liên báo soát của biên lai lệ phí đến bộ phận trả tờ khai xuất trình để nhận lại tờ khai “Bản lưu người khai hải quan” đã đóng dấu hồn thành thủ tục
- Ký nhận vào sổ hải quan trả tờ khai. Sau đó mang tờ khai xuống hải quan giám sát để thanh lý tờ khai.
- Sau khi hải quan trả lại tờ khai có dấu mộc, sau đó xuống văn phòng đội giám sát để thanh lí tờ khai
- Nộp tờ khai gốc cùng với tờ khai photo
- Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số cont/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc
- Cán bộ hải qua sẽ tiến hành kiểm tra, sau khi kiểm tra xong họ sẽ đóng dấu mộc “ Hàng đã qua khu vực giám sát “ và trả lại tờ khai gốc.
Bước 4: Vào sổ tàu
Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi vào tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.
Vào văn phịng đội vơ sổ tàu, nộp tờ khai gốc và Booking note
Nhân viên giao nhận kí 2 phiếu xác nhận, đội vơ sổ tàu giữ 1 liên, liên còn lại nhân viên giữ
ư : Phải vào sổ tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng rớt lại
không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan và phải dời vào chuyến tàu kế tiếp trong thời gian sớm nhất để kịp giao hàng cho khách hàng. Trường hợp này làm sai lệch Bill đã quy định, trễ ngày tàu đến và có ảnh hưởng đến hợp đồng.
Đến đây công việc giao hàng cho hãng tàu đã kết thúc.
Bước 5: Phát hành vận đơn
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ cấp cho Công ty vận đơn chủ (Master Bill of Lading) và Công ty cấp cho khách hàng vận đơn thứ cấp (House Bill of Lading).
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng.
Khi đã có thơng tin đầy đủ và những chứng từ liên quan đến lô hàng xuất khẩu như packing list, commercial invoice… bộ phận chứng từ sẽ tiến hành cấp
House Bill cho khách hàng. Trên House Bill sẽ bao gồm những chi tiết như số vận đơn, người gửi hàng, người nhận hàng, số seal, số container…
Đồng thời tiến hành gửi email tồn bộ thơng tin liên quan đó, có đính k m chi tiết làm Master Bill cho đại lý hãng tàu. Chi tiết làm Bill of Lading phải được thể hiện bằng tiếng anh theo quy tắc thương mại quốc tế và nội dung của Master Bill cũng tương tự như House Bill. Dựa trên chi tiết làm Bill of lading mà Công ty đã gửi, hãng tàu tiến hành hoàn tất Master Bill và gửi cho Công ty kiểm tra Bill of lading nháp trước khi in ra Master Bill gốc.
Bước 6: Quyết toán với khách hàng
Sau khi hồn thành xong thủ tục thơng quan và vào sổ, người giao nhận phải kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trả chứng từ cho khách hàng và công ty cũng lưu lại 1 bộ. Đồng thời, k m theo đó là 1 bản giấy báo nợ ( 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho cơng ty), trên đó gồm: các khoản phí mà cơng ty đã nộp cho khách hàng có hố đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác… Sau đó, giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với giấy báo nợ quyết toán với khách hàng.
2.2.1.2. Đối với hàng container nhập khẩu
Hình 2.4: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)
Ký kết hợp đồng dịch vụ (1) CÔNG TY (4)Mở tờ khai KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN CHỨNG TỪ (1)Nhận và kiểm tra chứng từ (2)Nhận lệnh giao hàng
(3)Khai báo hải quan điện tử
BỘ PHẬN GIAO NHẬN
(5) Làm thủ tục hải quan
(6) Kiểm hóa
(7) Nhận lại tờ khai
(8) In phiếu EIR
(9) Nhận hàng và thanh lí hải quan cổng cổng
(10) Quyết tốn với khách hàng
Trước khi bắt đầu quy trình thì Cơng ty sẽ làm việc và ký kết hợp đồng dịch vụ với đối tác về việc nhập hàng. Tùy trường hợp có thể Cơng ty là người trực tiếp mua hoặc sẽ là đại diện làm dịch vụ làm thủ tục nhận lô hàng cho Công ty đối tác.
Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
Trước khi hàng đến thì người giao nhận phải liên hệ với người nhận hàng hoặc đại lý của mình ở nước ngồi để được cung cấp các thông tin cần thiết về lô hàng, bao gồm:
- Hợp đồng mua bán ngoại thương ( Sale Contract ) – 1 bản sao - Hóa đơn thương mại (Commerical Invoice ) – 1 bản sao - Phiếu đóng gói hàng hóa ( Packing List ) – 1 bản sao - Vận đơn đường biển ( Bill of Lading ) – 1 bản sao - Giấy thông báo hàng đến ( Arrival Notice ) – 1 sao - Giấy giới thiệu của công ty.
ư : Khi nhận được bộ chứng từ nhân viên Bộ phận chứng từ cần kiểm tra
thật kỹ lưỡng nội dung các chứng từ có trùng khớp với nhau khơng để giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác. Khi phát hiện bộ chứng từ có vấn đề cần liên hệ ngay với khách hàng để kịp thời sửa chữa. Đôi khi khách hàng gửi quá nhiều chứng từ, người giao nhận chỉ cần lấy những chứng từ quan trọng để tiến hành những khâu tiếp theo.
Bước 2: Nhận lệnh giao hàng (Deliver Order)
Sau khi có Thơng báo Hàng đến nhân viên giao nhận sẽ mang BL gốc, Giấy thông báo hàng đến và Giấy giới thiệu của Công ty đến hãng tàu Hãng tàu xin Lệnh Giao Hàng (Delivery Order).
Khi đến hãng tàu nhân viên giao nhận sẽ xuất trình tại Bộ phận hàng nhập. Đóng các khoản phí để nhận Lệnh giao hàng (D/O) tại Bộ phận thu ngân: