3.3. Thực hiện và kiểm soát chiến lược nguồn nhân lực của công ty
3.3.1. Vai trò và nhiệm vụ các phòng ban
3.3.1.1. Đối với Ban giám đốc
Nâng cao năng lực đội ngũ quản trị điều hành cấp cao của công ty
Mỗi người lãnh đạo quản lý có vai trị và trách nhiệm trong việc xây dựng, thực hiện thành công các mục tiêu chiến lược của Cơng ty. Muốn có đội ngũ nhân lực có chất lượng thì phải có lực lượng quản lý nhân lực có chất lượng phù hợp. Đây là điều kiện bắt buộc với tất cả các doanh nghiệp. Nhân lực và quản lý nhân lực có quan hệ nhân quả với nhau, nhân nào thì quả nấy (nhân lực
là quả cịn quản lý nhân lực là nhân), cán bộ quản lý nhân lực giỏi, có trình độ, có năng lực thì mới có nhân lực có chất lượng tốt và ngược lại.
Trước hết, nhà quản lý phải hiểu rõ vai trị và trách nhiệm của mình trong đào tạo và phát triển con người thông qua:
- Thể hiện tinh thần làm chủ trong việc tuyển dụng, phát triển, giữ chân và quản lý hiệu quả công việc của bản thân và CBCNV cấp dưới.
- Chịu trách nhiệm cho những tiêu chí đo lường chủ chốt về yếu tố con người và chất lượng của môi trường làm việc.
- Thể hiện rõ ràng vị thế và trách nhiệm của người lãnh đạo trong các vấn đề liên quan đến con người.
Sau đó, để đảm bảo thực hiện thành công mục tiêu sứ mệnh mà cơng ty đặt ra, địi hỏi đội ngũ quản trị điều hành phải có năng lực quản lý và lãnh đạo, năng lực nắm bắt thị trường ... Đội ngũ lãnh đạo công ty cần phải được đào tạo, cập nhật kiến thức quản trị doanh nghiệp, các kiến thức liên quan để có tầm nhìn chiến lược, cách quản trị dựa trên hiệu quả công việc.
Về quản lý và lãnh đạo trong giai đoạn 2016-2020, một số vấn đề ưu tiên cần được thực hiện:
- Xây dựng kế hoạch đào tạo kiến thức Quản trị doanh nghiệp, Lãnh đạo và quản lý cho đội ngũ lãnh đạo công ty bao gồm Ban giám đốc, các trưởng, phó phịng.
- Xây dựng chương trình bồi dưỡng và phát triển thế hệ lãnh đạo mới bao gồm các trưởng, phó phịng, các nhân viên giỏi của các phịng.
Nhiệm vụ
Thực hiện và kiểm sốt các việc quan trọng khác của công ty như chiến lược kinh doanh; Quy trình quản lý dựa trên hiệu quả cơng việc bao gồm đánh giá nhân viên hàng năm. Cụ thể:
- Ban giám đốc theo dõi và điều hành việc thực hiện các mục tiêu chiến lược về nhân sự trong tồn cơng ty.
- Giám đốc các bộ phận sản xuất kinh doanh: quản lý, chỉ đạo thực hiện các mục tiêu về nhân sự trong bộ phận quản lý của mình.
3.3.1.2. Phịng Hành chính nhân sự
Phịng HCNS là đầu mối chính tham mưu cho ban Giám đốc trong tồn bộ q trình thực hiện chiến lược nguồn nhân lực của công ty đến năm 2020. Đồng
thời tương tác hỗ trợ các phịng, ban khác khi họ có u cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự trong các vai trò sau:
Vai trò tư vấn: Trong vai trò này, bộ phận HCNS được coi như những người tư vấn nội bộ, thu thập thơng tin, phân tích các vấn đề nhằm thiết kế các giải pháp, đưa ra sự trợ giúp và hướng dẫn đối với những người quản lý bộ phận khác để giải quyết các vấn đề về nguồn nhân lực trong tổ chức. Chẳng hạn, cán bộ quản lý nguồn nhân lực đưa ra những lời tư vấn về biên chế, đánh giá thực hiện công việc, các chương trình đào tạo và thiết kế lại cơng việc. Trong những tình huống như vậy, phịng HCNS cung cấp đầu vào để các cán bộ quản lý trực tuyến ra các quyết định.
Vai trò phục vụ: Trong vai trò này, các nhân viên HCNS thực hiện các hoạt động mà việc thực hiện các hoạt động đó bởi một bộ phận tập trung sẽ có hiệu quả hơn so với các nỗ lực độc lập của một vài đơn vị khác nhau. Những hoạt động này là những hoạt động phục vụ trực tiếp cho các cán bộ quản lý trực tuyến hay các bộ phận chức năng khác trong tổ chức ví dụ như tuyển mộ, đào tạo định hướng, ghi chép hồ sơ, thực hiện các báo cáo về nhân sự.
Vai trò kiểm tra: Phòng HCNS được yêu cầu kiểm tra những chính sách và chức năng quan trọng trong nội bộ tổ chức. Để thực hiện vai trò này, phòng nguồn nhân lực xây dựng các chính sách và các thủ tục (quy chế) và giám sát sự thực hiện chúng. Khi thực hiện vai trò này, các thành viên của bộ phận HCNS được coi là những người đại diện hoặc người được uỷ quyền của quản lý cấp cao. Do yêu cầu của luật pháp (ở nước ta là Bộ luật Lao động), vai trò kiểm tra ngày càng trở nên quan trọng trong các lĩnh vực như an toàn, tuyển dụng, quan hệ lao động và thù lao lao động.
Nhóm tuyển dụng:
- Phối hợp với các phịng ban trong cơng ty để lập kế hoạch nguồn nhân lực: theo dõi thơng tin nhân lực tồn cơng ty, đưa ra bảng mơ tả cơng việc chuẩn hóa cho từng vị trí nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
- Tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng.
- Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty.
- Kết hợp cùng các phòng ban khác tổ chức tuyển dụng những vị trí thiếu cho cơng ty. Nếu các phòng ban cần thêm nhân sự khi đề xuất với phòng nhân
sự, phòng nhân sự sẽ đăng tuyển trên web, báo và tổ chức giới thiệu việc làm để tìm kiếm.
- Dựa vào chủ trương và kế hoạch cơng ty đề ra, ví dụ như quý 3 và quý 4 công ty mở hệ thống kinh doanh mới, nhóm tuyển dụng sẽ tính tốn cơng ty mới cần bao nhiêu nhân sự, tổng công ty cần bao nhiêu nhân sự? Phân bổ nhân viên vào công việc và về các địa điểm thích hợp với họ. Phân chia chức danh và tính lương cho các nhân viên. Đệ trình bản thảo lập kế hoạch cho Hội đồng cổ đông xét duyệt trước khi đưa vào thực hiện.
Nhóm đào tạo và phát triển nhân lực
- Phòng HCNS hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc.
- Xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn hướng phát triển, đào tạo theo yêu cầu công ty.
- Xây dựng, quyết định chương trình đào tạo cho người lao động tại doanh nghiệp phát triển nghề nghiệp của họ.
- Phát triển tổ chức và hỗ trợ các nhân sự có triển vọng hoạch định lộ trình cơng danh của họ cùng với sự phát triển của tổ chức nhằm xây dựng đội ngũ lãnh đạo kế cận và giữ chân nhân tài.
Nhóm duy trì nguồn nhân lực
Đánh giá kết quả cơng việc của nhân viên, khen thưởng, trả công cho họ. Ngồi ra, phịng nhân sự phải cùng với các trưởng phịng ban khác bố trí, thun chuyển, đề bạt, quản lý q trình thơi việc… Hướng dẫn, tư vấn cho các bộ phận khác về chính sách nhân sự của cơng ty và giữ nhiệm vụ đơn đốc các bộ phận khác thực hiện.
Phịng HCNS là cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động, tư vấn cho người lao động; xây dựng mối quan hệ lao động; nghiên cứu, hệ thống các thông tin về nguồn nhân lực. Xây dựng kết cấu tổ chức cơng ty vững mạnh.
3.3.1.3. Các phịng ban khác
Phịng Kinh doanh
Phịng kinh doanh là bộ phận tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc giúp đưa ra các mục tiêu phát triển kinh doanh như nghiên cứu và mở rộng các dịch vụ sản phẩm, phát triển thị trường, mối quan hệ khách hàng… phát triển các lĩnh vực, ngành nghề mới cho công ty trong tương lai. Các chiến lược, kế hoạch
kinh doanh là những căn cứ quan trọng cho việc xây dựng và chỉ đạo thực hiện thành công chiến lược nguồn nhân lực của công ty.
Nhiệm vụ của phòng kinh doanh trong việc thực hiện chiến lược NNL: - Phối hợp xây dựng cơ cấu tổ chức, phát triển nguồn nhân lực của phòng phù hợp
với chiến lược phát triển nguồn nhân lực của công ty.
- Yêu cầu phòng HCNS hỗ trợ về các hoạt động hành chính, nhân sự, truyền thơng để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ của phịng. (ví dụ: phịng kinh doanh cần tuyển thêm Nhân viên Marketing để hỗ trợ cho bộ phận Kinh doanh trong thời gian tới nhằm mở rộng quy mô và lĩnh vực kinh doanh, lúc này cần có đề xuất yêu cầu phòng HCNS hỗ trợ).
Phòng Kế tốn
Phịng kế tốn chịu trách nhiệm quản lý cơng tác tài chính kế tốn, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó tham mưu và đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị nguồn lực và quyết định kinh tế, tài chính của cơng ty.
Phịng Kỹ thuật
Phịng kỹ thuật có chức năng tham mưu cho Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc về công tác kỹ thuật. Đối với việc tuyển dụng cán bộ cơng nhân kỹ thuật, phịng kỹ thuật có vai trị quan trọng trong việc xây dựng yêu cầu công việc đối với các loại lao động. Việc này giúp cho quá trình tuyển dụng trở nên đơn giản, chính xác và đạt hiệu quả nhân lực chất lượng cao. Đồng thời phịng kỹ thuật cũng có nhiệm vụ đánh giá năng lực người lao động thơng qua q trình và kết quả làm việc.
Các phòng ban liên quan khác
Các phòng ban cịn lại có nhiệm vụ thực hiện những kế hoạch và mục tiêu về nhân lực mà công ty đề ra đồng thời hỗ trợ phịng HCNS khi có u cầu.