2.5 .Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của DNTM
2.5.2 .Môi trường bên ngoài doanh nghiệp
3.3. Kết quả điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn chuyên gia về công tác tổ chức mua
3.3.1.2. Các hình thức mua hàng của cơng ty:
Bảng 3.3: Các hình thức mua hàng của cơng ty
STT Các hình thức mua hàng Số người
chọn
Tỷ lệ %
1 Mua hàng theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng mua bán 8 100 2 Mua hàng không theo hợp đồng mua bán hàng hóa 0 0
3 Mua qua đại lý 0 0
4 Nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gửi 0 0 5 Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng 3 37,5
6 Gia cơng hàng hóa 0 0
7 Tự sản xuất 5 62,5
8 Ý kiến khác 0 0
Ta thấy: Theo ý kiến của người được phỏng vấn thì với tình hình hoạt động
sản xuất kinh doanh như hiện nay cơng ty nên mua hàng theo hình thức đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa chiếm 100% số phiếu phát ra. 62,5% thì cho rằng cơng ty nên tiến hành tự sản xuất. Và 37,5% thì cho rằng cơng ty nên mua hàng theo hình thức liên doanh liên kết tạo nguồn hàng. Trên thực tế cơng ty khơng chỉ có các hoạt động thương mại mà lĩnh vực hoạt động chính cịn có thiết kế sản xuất máy móc và thiết bị điện, thiết kế sản xuất, gia công, lắp ráp sửa chữa các sản phẩm cơ khí, điện nên hình thức tự sản xuất và liên doanh liên kết tạo nguồn hàng cũng là những cách tạo nguồn hàng tốt cho doanh nghiệp.
3.3.1.3. Nguồn thơng tin tìm kiếm NCC
Bảng 3.4: Các nguồn thơng tin tìm kiếm NCC
STT Nguồn thơng tin Số người
lựa chọn
Tỷ lệ (%)
1 Các mối quan hệ với các NCC truyền thống 8 100 2 Các thông tin về nhà cung cấp được lưu trữ tại hồ sơ công ty 8 100
3 Các thư chào hàng của nhà cung cấp 6 75
4 Hội chợ triển lãm và giới thiệu sản phẩm 3 37,5
5 Hồ sơ dự thầu của các NCC 7 87,5
6 Báo, tạp chí… 2 25
7 Vơ tuyến truyền hình, đài, mạng internet 7 87,5
8 Qua người quen giới thiệu 3 37,5
9 Đại diện NCC đi giới thiệu sản phẩm 5 62,5
Nhận xét: Cơng ty chủ yếu tìm kiếm nhà cung cấp để mua hàng dựa trên các mối
quan hệ truyền thống với nhà cung cấp, và các thông tin được lưu trữ tại doanh nghiệp với số phiếu tối đa là 8/8 phiếu. Đứng thứ hai là nguồn thông tin từ hồ sơ dự thầu của NCC và
vơ tuyến truyền hình, internet… Chỉ có 25% cho rằng doanh nghiệp lựa ch ọn trên cơ s ở báo, tạp chí…Như vậy doanh nghiệp đã kết hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau đ ể lựa chọn cho doanh nghiệp mình những nhà cung ứng tốt nhất.
3.3.1.4. Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
Biểu đồ 3.1: Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
0 1 2 3 4 5 6 7 Chất lượng của sản phẩm Thời hạn giao hàng Giá thành hàng mua Khả năng kỹ thuật của NCC Khả năng sản xuất của NCC Khả năng tài chính của NCC Dịch vụ sau bán và bảo trì Độ quan trọng số 1 Độ quan trọng số 2 Độ quan trọng số 3 Độ quan trọng số 4 Độ quan trọng số 5
Nhận xét: Nhìn vào biểu đồ ta thấy: Tiêu chuẩn nào cũng cần thiết đối với việc lựa chọn NCC. Riêng chất lượng của NCC, thời hạn giao hàng, và dịch vụ sau bán là những tiêu chuẩn có độ quan trọng số 1 nhiều nhất đối với doanh nghiệp khi lựa chọn nhà cung cấp. Chất lượng NCC có năm phiếu bình chọn cho độ quan trọng số 1, hai phiếu bình chọn độ quan trọng thứ 2, và chỉ có một phiếu bình chọn độ quan trọng thứ 3. Thời hạn giao hàng và dịch vụ sau bán đều là những yếu tố có độ quan trọng số 1 chiếm 6/8 phiếu
3.3.1.5. Kỹ năng cần thiết đối với nhân viên mua hàng.
Bảng 3.5: Các kỹ năng cần thiết đối với nhân viên bán hàng
STT Các kỹ năng Số người chọn Cần thiết Độ quan trọng là 1 Độ quan trọng là 2 Độ quan trọng là 3 Độ quan trọng là 4
1 Kỹ năng giao tiếp 8 8 0 0 0
2 Kỹ năng đàm phán 8 8 0 0 0
3 Kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh 8 5 2 1 0 4 Kỹ năng làm việc theo nhóm 3 1 0 0 2 5 Thu thập và xử lý thông tin 6 2 2 0 2 6 Tiếng Anh chuẩn TOEIC từ 450 điểm 6 3 0 1 2 7 Khai thác thông tin trên internet 4 1 1 1 1 8 Thành thạo tin học văn phòng 4 1 1 1 1 9 Kỹ năng kiểm tra chất lượng hàng hóa 8 8 0 0 0 10 Kỹ năng giải quyết vấn đề 7 5 1 1 0
Nhận xét: Theo phiếu điều tra thì tất cả các kỹ năng đều cần thiết đối với nhân viên mua hàng. Các kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh, kỹ năng kiểm tra chất lượng hàng hóa đều có 100% số phiếu cho rằng có độ quan trọng số một. Tiếp theo là kỹ năng giải quyết vấn đề, chiếm 7/ 8 số phiếu, và 5 phiếu cho rằng kỹ năng này có độ quan trọng số 1.
3.3.1.6. Yếu tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của công ty.
Bảng 3.6: Nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của công ty
STT Nhân tố ảnh hưởng Cần thiết Độ quan trọng số 1 Độ quan trọng số 2 Độ quan trọng số 3
I. Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
1 Kinh tế 3 1 2 0
2 Tự nhiên 3 1 1 1
3 Công nghệ 6 3 1 2
4 Cơ quan quản lý nhà nước 5 2 1 2
5 Văn hóa- xã hội 4 1 2 1
6 Khách hàng 7 4 2 1
7 Nhà cung cấp 8 4 2 2
8 Đối thủ cạnh tranh 6 2 1 3
9 Trung gian thương mại 6 3 1 2
II.Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
1 Khả năng tài chính của doanh nghiệp 7 4 2 1 2 Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của DN 8 6 1 1 3 Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hóa 8 7 0 1
4 Nguồn nhân lực của DN 8 6 1 1
5 Chính sách sản phẩm của DN 7 3 2 2
6 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật 8 4 2 2
Nhận xét: Tất cả các nhân tố mơi trường bên ngồi và cả môi trường bên trong của doanh nghiệp đều ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Riêng các nhân tố nhà cung cấp, mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghi ệp, k ế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hóa, nguồn nhân lực, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật đều chiếm 100% ý kiến cho rằng ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của công ty. Với 7/8 số ý kiến cho rằng kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hóa có ảnh hưởng lớn nh ất đ ến tình hình mua hàng của cơng ty. Tiếp đó là yếu tố mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp có 6/8 số ý kiến cho rằng có độ quan trọng số một.
3.3.1.7. Hình thức đánh giá cơng tác mua hàng.
25%
75%
Hình thức đánh giá
Sau mỗi kỳ kinh doanh Sau mỗi lần mua hàng Cả 2 phương án Phương án khác
Biểu đồ 3.2: Các hình thức đánh giá cơng tác mua hàng của cơng ty
Nhìn vào biểu đồ ta thấy có 75% cho rằng doanh nghiệp đánh giá cơng tác tổ chức mua hàng sau mỗi lần mua hàng, còn 25% ý kiến cho rằng đánh giá công tác mua hàng sau kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy việc đánh giá công tác tổ chức mua hàng như vậy được thực hiện khá thường xuyên.
3.3.1.8. Quy tắc mua hàng của công ty.
Bảng 3.7: Các quy tắc mua hàng của công ty
STT Quy tắc mua hàng Số người
chọn
Tỷ lệ %
1 Mua hàng của nhiều NCC 0 0
2 Luôn giữ thế chủ động trước NCC 0 0
3 Đảm bảo sự hợp lý tương quan quyền lợi giữa các bên 0 0
4 Tất cả các phương án trên 8 100
Nhận xét: 100% các ý kiến đều cho rằng đã thực hiện đầy đủ các nguyên tắc
đảm bảo mua hàng có hiệu quả trong cơng ty. Việc thực hiện các nguyên tắc này trong mua hàng nếu được áp dụng một cách thường xuyên và hiệu quả thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung, cơng tác mua hàng nói riêng.
3.3.1.9. Khó khăn trở ngại lớn nhất trong mua hàng của cơng ty.
Biểu dồ 3.3: Những khó khăn lớn nhất hiện nay của doanh nghiệp trong mua hàng
62.50% 25% 25% 37.50% 50% 25% 0.00% 20.00% 40.00% 60.00% 80.00%
Nguồn vốn Giá cả Đối thủ cạnh tranh
Chất lượng sản phẩm
Thời hạn giao hàng
Nhân viên mua hàng
Nhận xét: Nhìn vào biểu đồ ta thấy khó khăn lớn nhất mà doanh nghiệp gặp phải hiện nay là khó khăn về nguồn vốn với 62,5% số phiếu điều tra và th ời h ạn giao hàng 50% số phiếu điều tra. Tiếp đến là yếu tố chất lượng sản phẩm cũng chiếm đ ến 37,5% số phiếu trắc nghiệm. Ba yếu tố còn lại là giá cả, đối thủ cạnh tranh và nhân viên mua hàng đều là những khó khăn hiện nay của doanh nghiệp với 25% số phiếu bình chọn.
3.3.1.10. Những đề xuất của công ty trong việc nâng cao công tác tổ chức mua hàng tại công ty mua hàng tại công ty
Một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH được nhân viên trong công ty đề xuất như sau: Công ty cần chú trọng nâng cao nguồn vốn, khả năng tài chính cho cơng tác mua hàng. Nghiên cứu thị trường và khách hàng để xây dựng kế hoạch mua hàng cho phù hợp, cải thiện và tăng cường bộ máy quản lý, nâng cao năng lực, trình đ ộ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ và nhân viên. Đồng thời nên phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau nhất là phòng kinh doanh, phòng vật tư- XNK, phòng kỹ thuật…
3.3.2. Tổng hợp kết quả phỏng vấn chuyên gia về công tác tổ chức mua hàng của công ty hàng của công ty
- Phỏng vấn ông Nguyễn Văn Nam- giám đốc vật tư:
❖ Phương pháp mua hàng của doanh nghiệp là mua hàng theo nhu cầu. Tùy
theo tình hình kinh doanh của doanh nghiệp ở mỗi thời điểm khác nhau để xác định kế hoạch hàng hóa mua cho phù hợp.
❖ Cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: Hiện nay cơng ty có khá nhiều
nhà cung cấp, việc duy trì mối quan hệ có uy tín với các nhà cung cấp vẫn được doanh nghiệp quan tâm và làm tốt hơn nữa. Nhà cung cấp chính của doanh nghiệp là các hãng Siemen, hãng Schneider, hãng ABB, hãng Areva, hãng Elste r và một số nhà cung cấp khác đó là hãng Sel, hãng LS’, hãng Toshiba, Nam Thành…Do có mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống như vậy nên công ty không mất nhiều thời gian cơng sức, chi phí cho việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp trong mỗi lần mua hàng cũng như gặp ít khó khăn hơn trong cơng tác tìm kiếm và lựa chọn.
Tuy nhiên khi hàng hóa trên thị trường khan hiếm thì các nhà cung cấp vẫn có gây khó dễ đối với doanh nghiệp. Do trình độ quản lý cũng như đội ngũ nhân viên mua hàng của doanh nghiệp vẫn cịn có những hạn chế nên đã gây ra những tổn thất nhất định cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp đang đưa ra nhiều giải pháp như thường xuyên chủ động quan tâm đến nhà cung ứng, không tập trung mua hàng của một số nhà cung ứng mà cần biết xem xét những nhà cung ứng khác để chủ động lựa chọn hàng hóa khi có tình trạng khan hiếm hàng hóa. Đồng thời doanh nghiệp cũng thường xuyên đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên mua hàng.
❖ Công tác thương lượng với nhà cung cấp: Việc thương lượng với nhà cung
thoại và qua email. Khi tiến hành thương lượng với nhà cung cấp thì nội dung chủ yếu là thương lượng và đàm phán về mẫu mã, chủng loại, thông số kỹ thuật, giá cả, chất lượng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh tốn, điều kiện bảo hành…
❖ Cơng tác giao nhận hàng và thanh tốn tiền mua hàng: Cơng tác giao nhận
hàng được diễn ra tại kho của cơng ty, tại đó sẽ có nhân viên mua hàng tiến hành nhận hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa nhận về, thơng thường nhân viên mua hàng của công ty là nhân viên của phòng kỹ thuật, phòng cung ứng và nhân viên phòng kinh doanh còn việc ký hợp đồng là do trưởng phòng kinh doanh.
Đồng thời đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngồi thì thơng thường doanh nghiệp thường thanh tốn theo phương thức tín dụng chứng từ LC, với ngân hàng đại diện là ngân hàng VIB Bank chi nhánh Cầu Giấy. Cịn hàng hóa mua trong nước thì thanh tốn theo hình thức trả trực tiếp.
Khi tiến hành giao nhận hàng và thanh tốn tiền hàng thì doanh nghiệp thường gặp phải một số khó khăn như: khó khăn về hàng hóa nhận về có thể bị sai xót, khơng đúng như trong hợp đồng, hóa đơn thanh tốn tiền hàng đơi khi vẫn có sự nhầm lẫn…Khi đó doanh nghiệp thường xuyên phải chủ động trong việc thúc giục nhà cung cấp giao hàng trước khi thời hạn giao hàng đến, điều này đã làm cho nhà cung ứng quan tâm nhiều hơn đến vấn đề cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp.
❖ Đánh giá công tác mua hàng:
Hiện nay doanh nghiệp đã và đang áp dụng quy trình làm việc theo tiêu chu ẩn ISO 9001- 2000, mọi thủ tục và cơng việc đều áp dụng theo quy trình trong hồ sơ tài liệu của cơng ty. Do đó sau khi mua hàng về, bao giờ doanh nghiệp cũng tiến hành đánh giá công tác mua hàng, đánh giá kết quả hàng mua cũng như quy trình mua hàng xem đã đạt được gì, chưa đạt được cái gì? Việc tiến hành đánh giá này được trưởng phịng cung ứng và trưởng phòng kinh doanh tiến hành đánh giá. Tuy nhiên việc đánh giá công tác mua hàng mới chỉ dừng lại ở đánh giá những thông tin và chỉ tiêu cơ bản.
- Phỏng vấn ông Nguyễn Hồng Hải- Giám đốc kinh doanh:
❖ Triển vọng mua hàng của công ty trong thời gian tới:
Năm 2010 là năm diễn ra nhiều sự kiện trọng đại cũng như là năm nền kinh tế nước nhà có nhiều cơ hội phát triển tốt. Cùng với thương hiệu của EDH đang ngày một lớn mạnh, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để phát triển. Hiện nay có nhiều khách hàng đã đặt hàng trước với doanh nghiệp, lượng khách hàng cũng như đơn đặt hàng là khá lớn. “Ba tháng đầu năm mà lượng khách hàng đặt hàng với doanh nghiệp của chúng tôi đã tương ứng với lượng đơn đặt hàng của 6 tháng cuối năm 2009. Một số khách hàng truyền thống cịn tăng gấp đơi đơn đặt hàng như Nhà Máy nước Đà Nẵng, Trạm Xi Măng Hòa Phát, Điện Lực Hà Nội… Do đó cơng ty đã và đang có những kế hoạch mua hàng phù hợp. Do đó nhu cầu mua hàng của năm 2010 đã được chúng tôi xác định là khá lớn”.
❖ Phương hướng nâng cao chất lượng công tác mua hàng của doanh nghiệp trong thời gian tới:
“Trong thời gian tới do triển vọng mua hàng của khách là khá lớn, công tác mua hàng của doanh nghiệp cịn gặp khá nhiều khó khăn, nên do đó cơng ty cần phải có những phương hướng để nâng cao chất lượng công tác mua hàng. Công ty cần thực hiện sát sao hơn quy trình mua hàng của cơng ty, chủ động hơn trong cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, nâng cao hơn nữa chuyên mơn, kiến thức cho nhân viên mua hàng…”
Ngồi ra công tác xây dựng kế hoạch mua hàng cần được xây dựng một cách khoa học, cụ thể, chi tiết cho hàng hóa và phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng tháng phải xây dựng kế hoạch mua hàng cho doanh nghiệp để chủ động hơn về nguồn hàng, công tác tổ chức mua…
3.4. Kết quả phân tích các dữ liệu thứ cấp
3.4.1. Tình hình mua hàng các thiết bị điện của cơng ty theo các mặt hàng Bảng 3.8: Kết quả mua hàng theo mặt hàng các thiết bị điện từ năm 2007- 2009