2.5 .Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của DNTM
2.5.2 .Môi trường bên ngoài doanh nghiệp
3.3. Kết quả điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn chuyên gia về công tác tổ chức mua
3.3.2. Tổng hợp kết quả phỏng vấn chuyên gia về công tác tổ chức mua hàng của
hàng của công ty
- Phỏng vấn ông Nguyễn Văn Nam- giám đốc vật tư:
❖ Phương pháp mua hàng của doanh nghiệp là mua hàng theo nhu cầu. Tùy
theo tình hình kinh doanh của doanh nghiệp ở mỗi thời điểm khác nhau để xác định kế hoạch hàng hóa mua cho phù hợp.
❖ Cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: Hiện nay cơng ty có khá nhiều
nhà cung cấp, việc duy trì mối quan hệ có uy tín với các nhà cung cấp vẫn được doanh nghiệp quan tâm và làm tốt hơn nữa. Nhà cung cấp chính của doanh nghiệp là các hãng Siemen, hãng Schneider, hãng ABB, hãng Areva, hãng Elste r và một số nhà cung cấp khác đó là hãng Sel, hãng LS’, hãng Toshiba, Nam Thành…Do có mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống như vậy nên công ty khơng mất nhiều thời gian cơng sức, chi phí cho việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp trong mỗi lần mua hàng cũng như gặp ít khó khăn hơn trong cơng tác tìm kiếm và lựa chọn.
Tuy nhiên khi hàng hóa trên thị trường khan hiếm thì các nhà cung cấp vẫn có gây khó dễ đối với doanh nghiệp. Do trình độ quản lý cũng như đội ngũ nhân viên mua hàng của doanh nghiệp vẫn cịn có những hạn chế nên đã gây ra những tổn thất nhất định cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp đang đưa ra nhiều giải pháp như thường xuyên chủ động quan tâm đến nhà cung ứng, không tập trung mua hàng của một số nhà cung ứng mà cần biết xem xét những nhà cung ứng khác để chủ động lựa chọn hàng hóa khi có tình trạng khan hiếm hàng hóa. Đồng thời doanh nghiệp cũng thường xuyên đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên mua hàng.
❖ Công tác thương lượng với nhà cung cấp: Việc thương lượng với nhà cung
thoại và qua email. Khi tiến hành thương lượng với nhà cung cấp thì nội dung chủ yếu là thương lượng và đàm phán về mẫu mã, chủng loại, thông số kỹ thuật, giá cả, chất lượng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh tốn, điều kiện bảo hành…
❖ Cơng tác giao nhận hàng và thanh tốn tiền mua hàng: Cơng tác giao nhận
hàng được diễn ra tại kho của cơng ty, tại đó sẽ có nhân viên mua hàng tiến hành nhận hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa nhận về, thơng thường nhân viên mua hàng của công ty là nhân viên của phòng kỹ thuật, phòng cung ứng và nhân viên phòng kinh doanh còn việc ký hợp đồng là do trưởng phòng kinh doanh.
Đồng thời đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngồi thì thơng thường doanh nghiệp thường thanh tốn theo phương thức tín dụng chứng từ LC, với ngân hàng đại diện là ngân hàng VIB Bank chi nhánh Cầu Giấy. Cịn hàng hóa mua trong nước thì thanh tốn theo hình thức trả trực tiếp.
Khi tiến hành giao nhận hàng và thanh tốn tiền hàng thì doanh nghiệp thường gặp phải một số khó khăn như: khó khăn về hàng hóa nhận về có thể bị sai xót, khơng đúng như trong hợp đồng, hóa đơn thanh tốn tiền hàng đơi khi vẫn có sự nhầm lẫn…Khi đó doanh nghiệp thường xuyên phải chủ động trong việc thúc giục nhà cung cấp giao hàng trước khi thời hạn giao hàng đến, điều này đã làm cho nhà cung ứng quan tâm nhiều hơn đến vấn đề cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp.
❖ Đánh giá công tác mua hàng:
Hiện nay doanh nghiệp đã và đang áp dụng quy trình làm việc theo tiêu chu ẩn ISO 9001- 2000, mọi thủ tục và cơng việc đều áp dụng theo quy trình trong hồ sơ tài liệu của cơng ty. Do đó sau khi mua hàng về, bao giờ doanh nghiệp cũng tiến hành đánh giá công tác mua hàng, đánh giá kết quả hàng mua cũng như quy trình mua hàng xem đã đạt được gì, chưa đạt được cái gì? Việc tiến hành đánh giá này được trưởng phòng cung ứng và trưởng phòng kinh doanh tiến hành đánh giá. Tuy nhiên việc đánh giá công tác mua hàng mới chỉ dừng lại ở đánh giá những thông tin và chỉ tiêu cơ bản.
- Phỏng vấn ông Nguyễn Hồng Hải- Giám đốc kinh doanh:
❖ Triển vọng mua hàng của công ty trong thời gian tới:
Năm 2010 là năm diễn ra nhiều sự kiện trọng đại cũng như là năm nền kinh tế nước nhà có nhiều cơ hội phát triển tốt. Cùng với thương hiệu của EDH đang ngày một lớn mạnh, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để phát triển. Hiện nay có nhiều khách hàng đã đặt hàng trước với doanh nghiệp, lượng khách hàng cũng như đơn đặt hàng là khá lớn. “Ba tháng đầu năm mà lượng khách hàng đặt hàng với doanh nghiệp của chúng tôi đã tương ứng với lượng đơn đặt hàng của 6 tháng cuối năm 2009. Một số khách hàng truyền thống cịn tăng gấp đơi đơn đặt hàng như Nhà Máy nước Đà Nẵng, Trạm Xi Măng Hòa Phát, Điện Lực Hà Nội… Do đó cơng ty đã và đang có những kế hoạch mua hàng phù hợp. Do đó nhu cầu mua hàng của năm 2010 đã được chúng tôi xác định là khá lớn”.
❖ Phương hướng nâng cao chất lượng công tác mua hàng của doanh nghiệp trong thời gian tới:
“Trong thời gian tới do triển vọng mua hàng của khách là khá lớn, công tác mua hàng của doanh nghiệp cịn gặp khá nhiều khó khăn, nên do đó cơng ty cần phải có những phương hướng để nâng cao chất lượng công tác mua hàng. Công ty cần thực hiện sát sao hơn quy trình mua hàng của cơng ty, chủ động hơn trong cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, nâng cao hơn nữa chun mơn, kiến thức cho nhân viên mua hàng…”
Ngồi ra công tác xây dựng kế hoạch mua hàng cần được xây dựng một cách khoa học, cụ thể, chi tiết cho hàng hóa và phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng tháng phải xây dựng kế hoạch mua hàng cho doanh nghiệp để chủ động hơn về nguồn hàng, công tác tổ chức mua…