STT Quy tắc mua hàng Số người
chọn
Tỷ lệ %
1 Mua hàng của nhiều NCC 0 0
2 Luôn giữ thế chủ động trước NCC 0 0
3 Đảm bảo sự hợp lý tương quan quyền lợi giữa các bên 0 0
4 Tất cả các phương án trên 8 100
Nhận xét: 100% các ý kiến đều cho rằng đã thực hiện đầy đủ các nguyên tắc
đảm bảo mua hàng có hiệu quả trong cơng ty. Việc thực hiện các nguyên tắc này trong mua hàng nếu được áp dụng một cách thường xuyên và hiệu quả thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung, cơng tác mua hàng nói riêng.
3.3.1.9. Khó khăn trở ngại lớn nhất trong mua hàng của cơng ty.
Biểu dồ 3.3: Những khó khăn lớn nhất hiện nay của doanh nghiệp trong mua hàng
62.50% 25% 25% 37.50% 50% 25% 0.00% 20.00% 40.00% 60.00% 80.00%
Nguồn vốn Giá cả Đối thủ cạnh tranh
Chất lượng sản phẩm
Thời hạn giao hàng
Nhân viên mua hàng
Nhận xét: Nhìn vào biểu đồ ta thấy khó khăn lớn nhất mà doanh nghiệp gặp phải hiện nay là khó khăn về nguồn vốn với 62,5% số phiếu điều tra và th ời h ạn giao hàng 50% số phiếu điều tra. Tiếp đến là yếu tố chất lượng sản phẩm cũng chiếm đ ến 37,5% số phiếu trắc nghiệm. Ba yếu tố còn lại là giá cả, đối thủ cạnh tranh và nhân viên mua hàng đều là những khó khăn hiện nay của doanh nghiệp với 25% số phiếu bình chọn.
3.3.1.10. Những đề xuất của công ty trong việc nâng cao công tác tổ chức mua hàng tại công ty mua hàng tại công ty
Một số ý kiến đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH được nhân viên trong công ty đề xuất như sau: Công ty cần chú trọng nâng cao nguồn vốn, khả năng tài chính cho cơng tác mua hàng. Nghiên cứu thị trường và khách hàng để xây dựng kế hoạch mua hàng cho phù hợp, cải thiện và tăng cường bộ máy quản lý, nâng cao năng lực, trình đ ộ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ và nhân viên. Đồng thời nên phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau nhất là phòng kinh doanh, phòng vật tư- XNK, phòng kỹ thuật…
3.3.2. Tổng hợp kết quả phỏng vấn chuyên gia về công tác tổ chức mua hàng của công ty hàng của công ty
- Phỏng vấn ông Nguyễn Văn Nam- giám đốc vật tư:
❖ Phương pháp mua hàng của doanh nghiệp là mua hàng theo nhu cầu. Tùy
theo tình hình kinh doanh của doanh nghiệp ở mỗi thời điểm khác nhau để xác định kế hoạch hàng hóa mua cho phù hợp.
❖ Cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: Hiện nay cơng ty có khá nhiều
nhà cung cấp, việc duy trì mối quan hệ có uy tín với các nhà cung cấp vẫn được doanh nghiệp quan tâm và làm tốt hơn nữa. Nhà cung cấp chính của doanh nghiệp là các hãng Siemen, hãng Schneider, hãng ABB, hãng Areva, hãng Elste r và một số nhà cung cấp khác đó là hãng Sel, hãng LS’, hãng Toshiba, Nam Thành…Do có mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống như vậy nên công ty khơng mất nhiều thời gian cơng sức, chi phí cho việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp trong mỗi lần mua hàng cũng như gặp ít khó khăn hơn trong cơng tác tìm kiếm và lựa chọn.
Tuy nhiên khi hàng hóa trên thị trường khan hiếm thì các nhà cung cấp vẫn có gây khó dễ đối với doanh nghiệp. Do trình độ quản lý cũng như đội ngũ nhân viên mua hàng của doanh nghiệp vẫn cịn có những hạn chế nên đã gây ra những tổn thất nhất định cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp đang đưa ra nhiều giải pháp như thường xuyên chủ động quan tâm đến nhà cung ứng, không tập trung mua hàng của một số nhà cung ứng mà cần biết xem xét những nhà cung ứng khác để chủ động lựa chọn hàng hóa khi có tình trạng khan hiếm hàng hóa. Đồng thời doanh nghiệp cũng thường xuyên đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên mua hàng.
❖ Công tác thương lượng với nhà cung cấp: Việc thương lượng với nhà cung
thoại và qua email. Khi tiến hành thương lượng với nhà cung cấp thì nội dung chủ yếu là thương lượng và đàm phán về mẫu mã, chủng loại, thông số kỹ thuật, giá cả, chất lượng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh tốn, điều kiện bảo hành…
❖ Cơng tác giao nhận hàng và thanh tốn tiền mua hàng: Cơng tác giao nhận
hàng được diễn ra tại kho của cơng ty, tại đó sẽ có nhân viên mua hàng tiến hành nhận hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa nhận về, thơng thường nhân viên mua hàng của công ty là nhân viên của phòng kỹ thuật, phòng cung ứng và nhân viên phòng kinh doanh còn việc ký hợp đồng là do trưởng phòng kinh doanh.
Đồng thời đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngồi thì thơng thường doanh nghiệp thường thanh tốn theo phương thức tín dụng chứng từ LC, với ngân hàng đại diện là ngân hàng VIB Bank chi nhánh Cầu Giấy. Cịn hàng hóa mua trong nước thì thanh tốn theo hình thức trả trực tiếp.
Khi tiến hành giao nhận hàng và thanh tốn tiền hàng thì doanh nghiệp thường gặp phải một số khó khăn như: khó khăn về hàng hóa nhận về có thể bị sai xót, khơng đúng như trong hợp đồng, hóa đơn thanh tốn tiền hàng đơi khi vẫn có sự nhầm lẫn…Khi đó doanh nghiệp thường xuyên phải chủ động trong việc thúc giục nhà cung cấp giao hàng trước khi thời hạn giao hàng đến, điều này đã làm cho nhà cung ứng quan tâm nhiều hơn đến vấn đề cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp.
❖ Đánh giá công tác mua hàng:
Hiện nay doanh nghiệp đã và đang áp dụng quy trình làm việc theo tiêu chu ẩn ISO 9001- 2000, mọi thủ tục và cơng việc đều áp dụng theo quy trình trong hồ sơ tài liệu của cơng ty. Do đó sau khi mua hàng về, bao giờ doanh nghiệp cũng tiến hành đánh giá công tác mua hàng, đánh giá kết quả hàng mua cũng như quy trình mua hàng xem đã đạt được gì, chưa đạt được cái gì? Việc tiến hành đánh giá này được trưởng phòng cung ứng và trưởng phòng kinh doanh tiến hành đánh giá. Tuy nhiên việc đánh giá công tác mua hàng mới chỉ dừng lại ở đánh giá những thông tin và chỉ tiêu cơ bản.
- Phỏng vấn ông Nguyễn Hồng Hải- Giám đốc kinh doanh:
❖ Triển vọng mua hàng của công ty trong thời gian tới:
Năm 2010 là năm diễn ra nhiều sự kiện trọng đại cũng như là năm nền kinh tế nước nhà có nhiều cơ hội phát triển tốt. Cùng với thương hiệu của EDH đang ngày một lớn mạnh, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để phát triển. Hiện nay có nhiều khách hàng đã đặt hàng trước với doanh nghiệp, lượng khách hàng cũng như đơn đặt hàng là khá lớn. “Ba tháng đầu năm mà lượng khách hàng đặt hàng với doanh nghiệp của chúng tôi đã tương ứng với lượng đơn đặt hàng của 6 tháng cuối năm 2009. Một số khách hàng truyền thống cịn tăng gấp đơi đơn đặt hàng như Nhà Máy nước Đà Nẵng, Trạm Xi Măng Hòa Phát, Điện Lực Hà Nội… Do đó cơng ty đã và đang có những kế hoạch mua hàng phù hợp. Do đó nhu cầu mua hàng của năm 2010 đã được chúng tôi xác định là khá lớn”.
❖ Phương hướng nâng cao chất lượng công tác mua hàng của doanh nghiệp trong thời gian tới:
“Trong thời gian tới do triển vọng mua hàng của khách là khá lớn, công tác mua hàng của doanh nghiệp cịn gặp khá nhiều khó khăn, nên do đó cơng ty cần phải có những phương hướng để nâng cao chất lượng công tác mua hàng. Công ty cần thực hiện sát sao hơn quy trình mua hàng của cơng ty, chủ động hơn trong cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, nâng cao hơn nữa chun mơn, kiến thức cho nhân viên mua hàng…”
Ngồi ra công tác xây dựng kế hoạch mua hàng cần được xây dựng một cách khoa học, cụ thể, chi tiết cho hàng hóa và phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng tháng phải xây dựng kế hoạch mua hàng cho doanh nghiệp để chủ động hơn về nguồn hàng, công tác tổ chức mua…
3.4. Kết quả phân tích các dữ liệu thứ cấp
3.4.1. Tình hình mua hàng các thiết bị điện của cơng ty theo các mặt hàng Bảng 3.8: Kết quả mua hàng theo mặt hàng các thiết bị điện từ năm 2007- 2009
Đơn vị: Triệu đồng
Tên thiết bị Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch 2008/ 2007 Chênh lệch 2009/ 2008 ST % ST %
Thiết bị điện cao thế 20.876 25.976 27.987 5.100 124,4 2.011 107,7 Thiết bị điện trung thế 14.373 18.356 16.283 3.983 127,7 (2.073) 88,71 Thiết bị điện hạ thế 12.847 18.652 15.377 5.805 145,18 (3.275) 82,44 Công tơ điện tử đa giá 4.822 9.367 13.837 4.545 194,25 4470 147,7 Thiết bị lẻ cho tủ điều
khiển và bảo vệ 5.288 8.424 5.792 3.136 159,3 (2.632) 68,76 Rơle kỹ thuật số 6.427 9.654 11.656 3.227 150,2 2.002 120,7
Tổng 64.633 90.429 90.932 25.796 139,9 503 100,6
Nguồn: Phòng vật tư- XNK – Công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật EDH.
Qua bảng tổng kết mua hàng ta thấy: tình hình mua hàng của công ty thay đổi tăng lên qua các năm. Năm 2008 tỷ trọng mua hàng các mặt hàng tăng lên 139,9% so với năm 2007. Năm 2008 là năm có nhiều biến động khó khăn cho cả nền kinh tế thế giới và cả cơng ty EDH, nhưng tình hình mua hàng của cơng ty vẫn tăng cao. Đó cũng là kết quả đáng mừng của công ty, phản ánh hoạt động bán hàng cũng đạt kết quả tốt. Tỷ trọng của công tơ điện tử đa giá và thiết bị lẻ cho tủ điều khiển bảo vệ tăng lên nhiều hơn so với năm 2007. Công tơ điện tử đa giá tăng 194,25% tương ứng tăng 4.545 triệu đồng, thiết bị lẻ cho tủ điều khiển và bảo vệ tăng 159,3% tương ứng tăng 4470 triệu đồng. Tăng thấp nhất là thiết bị điện cao thế, tăng 124,4% tương ứng tăng 2011 triệu đồng. Năm 2008 doanh nghiệp đã khai thác được các hợp đồng với khách hàng truyền thống như Siemen Việt Nam, Franco Pacific, Siemen Indonesia,
Enerbansa…và các khách hàng là các công ty VN mới vào thị trường tủ điều khiển và bảo vệ nên lượng hàng nhập của chúng ta có sự thay đổi một cách đáng kể.
Năm 2009 tỷ trọng mua hàng các thiết bị điện của tồn cơng ty tăng lên 100,6%, tương ứng tăng 503 triệu đồng so với năm 2008. Tuy nhiên số lượng các thiết bị điện trung thế, thiết bị điện hạ thế, thiết bị lẻ cho tủ điều khiển bảo vệ đều giảm xuống khá nhiều so với năm 2008. Thiết bị lẻ cho tủ điều khiển và bảo vệ giảm xu ống chỉ cịn 68,76% so với năm 2008. Tiếp đó là các sản phẩm thiết bị điện hạ thế cũng giảm xuống 17,56%. Riêng thiết bị cao thế, công tơ điện tử đa giá và rơ le kỹ thuật số tăng lên, do chính sách sản phẩm của cơng ty có nghiêng về kinh doanh các sản phẩm này nhiều hơn. Cũng như có sự điều chỉnh của thị trường, nhu cầu của khách hàng v ề các sản phẩm này tăng cao nên các mặt hàng của doanh nghiệp nhập vào có sự thay đổi. Đồng thời do thị trường Truyền Tải của công ty giảm mạnh đối với sản phẩm tủ điều khiển và bảo vệ, nhiều gói thầu khơng trúng do giá cao hơn một số đối thủ khác, có một số khách hàng truyền thống của chúng ta đã chia sẻ thị trường cho các nhà thầu phụ khác. Do đó nhu cầu về những mặt hàng này của chúng ta đã bị ảnh hưởng.
3.4.2. Thực trạng tổ chức thực hiện công tác mua hàng và đánh giá công tác mua hàng
3.4.2.1. Thực trạng tổ chức thực hiện công tác mua hàng tại công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Cơng Nghệ EDH.
Sơ đồ 3.2: Quy trình tổ chức mua hàng của cơng ty: Bước 1: Tập hợp nhu cầu mua
Căn cứ vào các hợp đồng, đơn đặt hàng, các thỏa thuận đã thống nhất, ký với khách hàng thì trưởng đơn vị hoặc chủ nhiệm cơng trình chỉ định người lập u cầu, trưởng đơn vị xem xét kiểm tra kỹ trước khi trình Giám đốc phê duyệt. Nhu cầu đặt mua được PKD tập hợp lại theo mẫu quy định của công ty. Việc tổng hợp nhu cầu của doanh nghiệp bao gồm mẫu tập hợp cho nhu cầu mua của doanh nghiệp dùng cho bán ra và nhu cầu cho tiêu dùng nội bộ. Công ty chỉ định người lập đơn hàng đ ặt mua hàng. Nếu mua hàng ngồi nước thì dùng mẫu đơn đặt hàng tiếng anh, mua hàng trong nước dùng đơn đặt hàng tiếng Việt. Trưởng đơn vị xem xét trước khi chuyển lên Giám Đốc xác nhận đơn hàng.
Bước 2: Xác nhận đặt mua: phòng kinh doanh chuyển đơn hàng sau khi
đã thực hiện bước 1 lên trình giám đốc duyệt. Nếu khơng đồng ý thì kiểm tra, sửa lại, nếu đồng ý thì ký duyệt. Mua hàng Nhập kho Lưu hồ sơ Khách hàng đặt hàng Xác nhận đặt mua Tập hợp nhu cầu mua
Bước 3: Mua hàng:Việc mua hàng lúc này được tiến hành theo các bước:
- Tìm kiếm nhà cung cấp - Lựa chọn nhà cung cấp - Thương lượng và đặt hàng
- Giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng
✓ Cơng tác tìm kiếm nhà cung cấp
Cơng ty EDH là nhà cung cấp thiết bị điện và sản xuất các loại tủ điện, trạm điện sử dụng thiết bị của các nhà sản xuất hàng đầu thế giới. Hơn 10 năm qu a, hàng hóa và sản phẩm của Cơng ty đã phục vụ cho nhiều ngành và trong nhiều lĩnh vực tại Việt Nam. Khi mua hàng các thiết bị điện phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp thường tiến hành mua hàng của những nhà cung cấp truyền thống. Đối với những mặt hàng mới kinh doanh, hoặc những mặt hàng mà nhà cung cấp hiện tại khơng có khả năng đáp ứng được tối đa nhu cầu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp tìm kiếm nhà cung cấp mới.
- Đối với những mặt hàng kinh doanh truyền thống mua của nhà cung cấp truyền thống thì doanh nghiệp tiến hành phân loại nhà cung cấp theo nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ và dựa trên các nguồn thơng tin tìm kiếm nhà cung cấp để tiến hành mua hàng cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.
+ Phân loại nhà cung cấp: Trong công tác mua hàng các thiết bị điện của mình, cơng ty EDH đã tiến hành phân loại nhà cung cấp theo giá trị hàng mua, công ty phân loại thành nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ.
Bảng 3.9: Kết quả mua hàng theo nhà cung cấp
Đơn vị: triệu đồng Tên hãng 2007 2008 2009 2008/2007 2009/2008 ST % ST % I. Nhà cung cấp chính Hãng SIEMEN 11.543 19.439 19.400 7.896 168,41 (39) 99,8 Hãng SCHNEIDER 10.211 13.903 12.257 3.692 136,16 (1.646) 88,16 Hãng ABB 10.438 13.473 14.543 3.035 129,07 1.070 107,9 Hãng AREVA 6.321 8.380 7.398 2.059 132,57 (982) 88,28 Hãng ELSTER 6.098 6.827 8.358 729 111,95 1.531 122,4 II. Nhà cung cấp phụ Hãng SEL 5.500 5.895 6.228 395 107,18 333 105,6 Hãng LS’ 4.597 4.957 5.233 360 107,83 276 105,5 Hãng TOSHIBA 3.640 3.920 2.226 280 107,7 (1,694) 56,78 Hãng KRAUS & NAIMER 2.403 4.987 3.535 2.584 207,5 (1,452) 70,88 Hãng REVALCO 2.963 5.397 5.988 2.434 182,15 591 110,95 Hãng khác 919 3.251 5.766 2.332 353,75 2,515 177,36
Tổng 64.633 90.429 90.932 25.796 139,9 503 100,55
Năm 2008 tỷ lệ mua hàng của doanh nghiệp so với năm 2007 đạt 139,9%. Nhưng đến năm 2009 so với năm 2008 thì chỉ đạt 100,55%. Tỷ trọng của từng nhà cung cấp cũng thay đổi. Nhất là tỷ trọng của những nhà cung cấp chính năm 2009 so với năm 2008 có thay đổi. Năm 2009, một số nhà cung cấp chính như hãng SCHNEIDER, hãng AREVA giảm xuống dưới 90% so với năm 2008 nhường chỗ