2.5 .Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của DNTM
2.5.1 .Môi trường bên trong doanh nghiệp
✓ Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty: Chiến lược kinh doanh giúp
DN thấy rõ được hướng đi, kế hoạch, mục đích của DN, giúp cho DN nắm bắt được cơ hội và tạo được lợi thế cạnh tranh, nhìn rõ thách thức để tìm giải pháp tháo gỡ. Nếu DN đưa ra chiến lược kinh doanh đúng đắn thì sẽ tạo thuận lợi cho cơng tác tổ chức mua hàng của DN.
✓ Chính sách sản phẩm: Một chính sách sản phẩm hợp lý sẽ đem lại hiệu quả
kinh doanh cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể phát triển thành cơng hay khơng là nhờ vào chính sách sản phẩm của mình. Chính sách sản phẩm cho ta thấy cơ cấu sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hướng ưu tiên trong việc mua mặt hàng nào, bán hàng mặt hàng nào, số lượng, chất lượng sản phẩm ra sao.
✓ Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật: Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là
vật chất kỹ thuật đầy đủ, sẽ thuận lợi và đảm bảo cho hoạt động mua hàng và dự trữ tốt của doanh nghiệp và ngược lại
✓ Khả năng tài chính của DN: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh của DN đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố cơ bản quan trọng ảnh hưởng đến công tác mua hàng của DNTM. Nếu khả năng tài trợ tài chính cho hoạt động mua hàng kịp thời đầy đủ thì hoạt động mua hàng được tiến hành một cách nhanh chóng, thuận lợi. Nếu khả năng huy động vốn cho hoạt động mua hàng cịn hạn chế, DN có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
✓ Nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Trình độ của đội ngũ nhân viên trong
cơng tác tổ chức mua hàng ảnh hưởng khối lượng, chất lượng và chi phí mua hàng.. Nhân viên mua hàng giỏi phải là những người có hiểu biết sâu rộng về hàng hóa mà mình được giao, nắm bắt được mục tiêu chiến lược kinh doanh, có khả năng phân tích những ảnh hưởng của thị trường, có kinh nghiệm, nắm bắt được chính sách kinh tế, pháp luật của nhà nước về mặt hàng được giao. Vì vậy trong cơng tác tổ chức mua hàng thì nhà quản trị phải lựa chọn đúng người, đúng năng lực chuyên môn để đảm bảo mua hàng hiệu quả trong kinh doanh.
2.5.2. Mơi trường bên ngồi doanh nghiệp.
✓ Nhà cung cấp: là nhân tố quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp có liên tục và có hiệu quả hay khơng. Nếu như NCC của doanh nghiệp mà thực hiện đúng như chính sách mà cơng ty đưa ra thì điều đó sẽ tạo mối quan hệ lâu bên giữa hai bên. Nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp một cách tốt nhất thì sẽ là yếu tố có ảnh hưởng tốt đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và ngược lại.
✓ Đối thủ cạnh tranh: đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng gặp phải đối
thủ cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh kìm hãm và gây tổn thất đến hoạt động kinh doanh của công ty, mặt khác đối thủ cạnh tranh cũng là động lực thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển. Trong lĩnh vực mua hàng cũng vậy, doanh nghiệp ln phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường mua thường là sự cạnh tranh về giá nên DN phải thường xuyên quan tâm đến các chính sách giá của NCC và của đối thủ cạnh tranh để đưa ra mức giá mà NCC có thể chấp nhận được.
✓ Nhu cầu thị trường và khách hàng: đây là một trong những nhân tố quyết đ ịnh
đến số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa mà DN mua vào. Do đó, một sự thay đổi về nhu cầu khách hàng, thị trường tiêu thụ sẽ ảnh hường đến công tác hoạch định và tổ chức các khâu trong quản trị mua hàng. Vì vậy các doanh nghiệp cần ph ải thăm dò th ị hiếu của khách hàng để có thể đưa ra những chính sách mua hàng có hiệu quả nhất.
✓ Cơng nghệ: Tốc độ phát triển công nghệ làm thay đổi sản phẩm, tác động
đến nhu cầu của người tiêu dùng, do đó ảnh hưởng đến nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Khi công nghệ khoa học kỹ thuật hiện đại thì doanh nghiệp có nhiều điều kiện cũng như thuận lợi hơn trong các khâu tổ chức mua hàng, việc mua hàng diễn ra nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí hơn.
✓ Cơ quan quản lý nhà nước: Các doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động dưới
sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động theo các chính sách, quy định, hiến pháp và luật pháp. Do đó, các doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong việc nắm bắt tình hình những thay đổi nhất là các doanh nghiệp liên quan đến xuất nhập kh ẩu, vì khi đó hoạt động kinh doanh liên quan đến các quy định luật pháp của mỗi nước một khác nhau. Nếu các doanh nghiệp thương mại không chú ý và nắm vững thì có thể ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
✓ Các nhân tố khác: tỷ giá hối đối, thị trường tài chính, các chính sách tài
khóa, điều kiện tự nhiên, văn hóa, phong tục tập quán...ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp.
Trên đây là cơ sở lý luận về công tác tổ chức mua hàng tiếp cận trên các góc độ khác nhau đối với các doanh nghiệp nói chung, cũng như nhìn nhận một số nhân tố mơi trường có khả năng ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng của các doanh nghiệp. Để có cách nhìn thực tế hơn tại các doanh nghiệp thương mại hiện nay ở Việt Nam đã thành công và hạn chế như thế nào trong công tác tổ chức mua hàng, tác giả tiến hành lựa chọn nghiên cứu thực trạng tại cơng ty EDH làm ví dụ.
CHƯƠNG 3
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ EDH 3.1. Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề.
3.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu.
3.1.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.
Khi tiến hành thu thập các dữ liệu sơ cấp tại doanh nghiệp thực tập thì tác giả tiến hành lập các phiếu điều tra trắc nghiệm và phiếu phỏng vấn đến nhân viên trong công ty.
✓ Phiếu điều tra trắc nghiệm:
- Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế khoảng từ 8- 10 câu, mỗi câu có nhiều phương án trả lời khác nhau, giúp cho người được hỏi có câu trả lời phù hợp nhất về thực trạng công tác mua hàng của doanh nghiệp.
- Việc thu thập các dữ liệu từ phiếu điều tra trắc nghiệm nhằm giúp tác giả thu thập được các thơng tin chung nhất có liên quan đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp.
- Cách thức tiến hành:
+ Bước 1: Lập phiếu điều tra trắc nghiệm chủ yếu các câu hỏi tập trung vào công tác mua hàng của doanh nghiệp như công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp, cơng tác tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng của doanh nghiệp…. Với mỗi câu hỏi là có nhiều đáp án trả lời và có các hình thức lựa chọn, cách chọn đáp án có thể là tích dấu hoặc khoanh trịn đáp án cần chọn.
+ Bước 2: Tiến hành phát phiếu điều tra trắc nghiệm đến các cán bộ nhân viên trong công ty, những người được phát phiếu bao gồm: Giám đốc kinh doanh công ty- Nguyễn Hồng Hải, nhân viên kinh doanh Nguyễn Thị Trang, giám đốc vật tư, xuất nhập khẩu– Nguyễn Văn Nam, nhân viên phòng vật tư- Vũ Quốc Đạt, nhân viên phịng kỹ thuật- Trần Đình Mạnh, nhân viên kinh doanh Đàm Văn Tùng, nhân viên xuất nhập khẩu Nguyễn Đức Thọ, chuyên viên dự án Hồng Văn Việt sau đó hướng dẫn mọi người điền thơng tin vào phiếu điều tra và hẹn ngày thu lại kết quả điều tra.
+ Bước 3: Tiến hành thu thập lại 8 phiếu điều tra đã phát ra
✓ Phiếu phỏng vấn:
- Mục đích: Khi tiến hành thu thập thông tin theo phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm chúng ta sẽ khơng có điều kiện để tìm hiểu được các thông tin một cách cụ thể, nhiều thông tin chưa được đề cập đến, cũng như thông tin thể hiện trên bảng
hỏi chưa được rõ ràng.Vì vậy cần tiến hành phương pháp chuyên gia để thu thập cụ thể và sâu sắc hơn những nội dung, thông tin cần nghiên cứu mà trong phiếu điều tra chưa phản ánh hết.
- Nội dung phỏng vấn khoảng từ 10- 15 câu hỏi cụ thể hóa nội dung cơng tác tổ chức mua hàng.
- Cách thức tiến hành:
+ Bước 1: Lập bảng câu hỏi phỏng vấn, những câu hỏi phỏng vấn chính chủ yếu xung quanh nội dung về công tác mua hàng của doanh nghiệp, các câu hỏi phải nhấn mạnh và nêu bật lên được thực trạng hiện nay trong công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp cũng như kế hoạch mua hàng trong tương lai của doanh nghiệp.
+ Bước 2: Lên kế hoạch hẹn phỏng vấn
+ Bước 3: Tiến hành phỏng vấn giám đốc kinh doanh- Ông Nguyễn Hồng Hải, giám đốc vật tư, xuất nhập khẩu- Ơng Nguyễn Văn Nam và ghi lại các thơng tin cần thiết khi phỏng vấn.
3.1.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.
- Các dữ liệu thứ cấp được chọn làm dữ liệu để nghiên cứu tại công ty là các dữ liệu từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của tồn cơng ty trong 3 năm, báo cáo tổng kết các năm, báo cáo tổng kết tình hình mua hàng và đặt hàng của công ty, kế hoạch mua hàng trong thời gian tới của cơng ty, bảng cân đối kế tốn, báo cáo tài chính, hồ sơ ISO của cơng ty…
- Mục đích: Việc nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp nhằm phân tích, nhận xét, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm các số liệu liên quan đ ến hoạt động mua hàng trong thời gian vừa qua cũng như kế hoạch mua hàng trong thời gian tương lai của công ty, các dữ liệu liên quan đến cơ cấu tổ chức, lĩnh vực kinh doanh…
3.1.2. Phương pháp xử lý, phân tích dữ liệu.
3.1.2.1. Phương pháp xử lý phân tích dữ liệu sơ cấp.
✓ Phương pháp phiếu điều tra: Tiến hành phân tích xem tổng số phiếu thu về
đối chiếu với tổng số phiếu phát ra, tiến hành tổng hợp và phân tích các kết quả mà phiếu điều tra nhận được. Mỗi phương án xem có bao nhiêu người lựa chọn, từ đó đưa ra các nhận xét về kết quả điều tra.
✓ Phương pháp phỏng vấn: Phân tích những nhận xét, nhận định và đánh giá
của các chuyên gia về vấn đề phỏng vấn, từ đó rút ra các kết luận chung về tình hình tổ chức công tác mua hàng tại công ty cổ phần phát triển kỹ thuật công nghệ EDH.
3.1.2.2. Phương pháp xử lý phân tích dữ liệu thứ cấp.
✓ Phương pháp so sánh: phương pháp so sánh, đối chiếu, phân tích giữa các
sánh có thể tiến hành so sánh theo cặp, để đối chiếu xem giữa các bộ phận, lĩnh vực khác nhau thì khác nhau như thế nào. Khi tiến hành phương pháp này thường là để so sánh số liệu giữa các năm với nhau, năm sau so với năm trước xem tình hình tăng giảm các chỉ tiêu như thế nào, ví dụ về chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, kết quả hoạt động mua hàng qua các năm…
✓ Phương pháp phân tích tổng hợp: Tiến hành đánh giá một cách tổng quát
nhất các dữ liệu thứ cấp thu thập được sau đó tiến hành tổng hợp lại để rút ra các k ết luận cần thiết cho việc viết luận văn.
3.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện ở công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH.
3.2.1. Tổng quan tình hình cơng tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện ở công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH. công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH.
3.2.1.1. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật công nghệ EDH khởi nghiệp ngày 15 tháng 7 năm 1995 với cái tên ban đầu là Cơng ty TNHH Hồng Hà I, trụ sở chính ở 342 Bà Triệu Hà Nội, vốn điều lệ là 1,2 tỷ đồng và số lao động là 06 người. Từ đó đến nay cơng ty liên tiếp đạt được những thành công trong sản xuất kinh doanh, nâng cao khả năng tài chính cũng như vị thế trên thị trường, tạo sự tin tưởng cho các đối tác kinh doanh.
Năm 1998 công ty đạt doanh số trên một triệu đô la Mỹ, là năm đầu tiên tham gia thực hiện từ thiết kế, cung cấp thiết bị đến sản xuất tủ điện và lắp đặt cho một d ự án có ý nghĩa kinh tế và chính trị lớn: hệ thống cung cấp điện của 04 máy biến áp 1000 KVA và 2 máy phát điện 750 KVA của Đài truyền hình Việt Nam, đồng thời số lao động tăng lên là 23 người.
Năm 2000 công ty đổi tên thành Công Ty Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH. Và đây là lần đầu tiên công ty thực hiện các hợp đồng cung cấp các thiết bị điện, hợp đồng xây lắp có giá trị lớn trên 3 tỷ đồng. Đồng thời cơng ty cũng có hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001: 1994 trong thiết kế, sản xuất, lắp đặt và thương mại dịch vụ cho hệ thống tủ và trạm điện do tổ chức cấp chứng nhận là AFAQASCERT (Cộng hòa Pháp).
Sau nhiều năm liên tiếp công ty không ngừng nỗ lực phấn đấu, tăng trưởng và phát triển, công ty cũng không ngừng tăng vốn điều lệ theo thời gian, đến năm 2008 vốn điều lệ của công ty đã lên đến 126 tỷ đồng và ngày 10 tháng 4 năm 2007 công ty TNHH Phát Triển Kỹ Thuật Cơng Nghệ EDH được chính thức chuyển đổi thành
Công ty Cổ Phần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH. Hòa cùng xu hướng hội nhập của đất nước, công ty ngày càng mở rộng quan hệ với thị trường thông qua việc tham gia các Hội Chợ triển lãm, gia nhập Phịng Thương Mại và Cơng Nghiệp Việt Nam (VCCI). Hiện nay cơng ty có trụ sở chính ở số 1, dãy 13B, khu đô thị mới Trung Yên, phố Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
3.2.1.2. Lĩnh vực hoạt động chính của cơng ty.
- Mua bán các máy móc, sản phẩm cơ khí, thiết bị điện và vật liệu xây dựng( trừ sắt, thép, xi măng, clinke).
- Thiết kế sản xuất máy móc và thiết bị điện
- Thiết kế, sản xuất, gia công, lắp ráp sửa chữa các sản phẩm cơ khí, điện - Thiết kế đường dây và trạm biến áp đến 110KV đối với cơng trình điện năng - Tư vấn đầu tư, lập dự tốn các cơng trình điện (khơng bao gồm tư vấn pháp luật) - Đầu tư xây dựng các cơng trình điện
- Xây dựng cơng trình điện đến 110KV
- Lắp đặt trang thiết bị cho các cơng trình xây dựng - Các hoạt động hỗ trợ cho vận tải hàng hóa
- Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các sản phẩm cơng ty kinh doanh - Xuất nhập khẩu các sản phẩm công ty kinh doanh
3.2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty
✓ Chức năng: Sản xuất và kinh doanh các thiết bị điện, xây dựng các cơng
trình điện, dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng các sản phẩm kinh doanh.
✓ Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Thực hiện các nghĩa vụ về thuế, bảo hiểm, an toàn- vệ sinh lao động, bảo vệ môi trường, các nghĩa vụ công đồn và các nghĩa vụ khác. Đóng góp vào sự phát triển và hội nhập sâu rộng của nền kinh tế đất nước