2.2. Thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam
2.2.1. Nhận thức về chi phí và tầm quan trọng của quản lý chi phí trong
động kinh doanh
Trong sự biến động không ngừng của môi trường kinh doanh cùng với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc ra quyết định của mỗi nhà quản trị càng phải thận trọng và trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Để có được những quyết định đúng đắn thì việc thu thập được những thơng tin chính xác kịp thời đóng vai trị thật sự quan trọng. Trong công tác quản lý thì những thơng tin về chi phí từ bộ phận quản lý chi phí của doanh nghiệp là những thơng tin trọng tâm phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị.
a. Cơng tác nhận diện chi phí
Để có những thơng tin chi phí làm cơ sở cho việc tổng hợp, phân tích, lập báo cáo sử dụng cho mục đích quản trị như trên thì u cầu đầu tiên là doanh nghiệp phải phân biệt rõ ràng và nhận diện đúng các cách phân loại chi phí.
Hay nói cách khác nhận diện, phân tích các hoạt động phát sinh ra chi phí là mấu chốt để quản lý chi phí.
a.1. Nhận diện chi phí theo chức năng và yếu tố chi phí
Nhìn chung, cách phân loại hiện nay ở các doanh nghiệp cổ phần chủ yếu theo hai cách: phân loại chi phí theo chức năng và phân loại chi phí theo yếu tố dựa trên quy định chung của Nhà nước, các doanh nghiệp hạch tốn chi phí phát sinh theo các khoản mục chi phí này rất đầy đủ và chính xác. Các cơng ty cổ phần đều nhận diện chi phí theo cách phân loại này. Song hiểu chi phí và chỉ đơn thuần phân loại chi phí theo cách này mới chỉ đáp ứng tốt yêu cầu pháp lý.
a.2. Nhận diện chi phí theo cách phân loại khác
Các cách nhận diện chi phí khác phục vụ trực tiếp cho việc quản lý chi phí và phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp chưa được coi trọng và thực hiện ở doanh nghiệp như: phân loại chi phí theo cách ứng xử, phân loại chi phí thành chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được… Việc nhìn nhận chi phí dưới góc độ khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp phản ứng tốt hơn với những biến động của chi phí và thích ứng với thị trường. Nếu không thực sự hiểu về chi phí theo nhiều chiều khác nhau rất có thể doanh nghiệp sẽ khơng lường hết được những chi phí có khả năng phát sinh và kiểm sốt chúng trong quá trình hoạt động.
Mặc dù các phương pháp phân loại chi phí như trên khơng mới mẻ nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều chưa quan tâm đúng mức. Chỉ có 5% trong số các doanh nghiệp nói rằng ngồi cách nhận diện chi phí theo chức năng và yếu tố thì họ cũng có cân nhắc đến các chi phí cơ hội khi thực hiện các quyết định đầu tư. Điều này chứng tỏ mức độ quan tâm, đầu tư vào hệ thống kế toán nội bộ ở doanh nghiệp chưa cao, chưa thấy được hết tầm quan trọng của việc ứng dụng các thông tin của các cách phân loại chi phí trong việc thiết lập các báo cáo cung cấp thơng tin cho q trình ra quyết định ở doanh nghiệp.5
b. Nhận thức tầm quan trọng của quản lý chi phí
Qua kết quả điều tra 20 cơng ty cổ phần có quy mơ nhỏ ( kết quả điều tra của cá nhân em ) thì có tới 80% các cơng ty này vẫn chưa nhận thức hết được tầm quan trọng của cơng tác quản lý chi phí. Chính vì vậy mà các quyết định của người quản lý đưa ra chưa thật hiệu quả.
b.1. Quản lý chi phí giúp các doanh nghiệp xác định chính xác giá thành sản phẩm và cắt giảm chi phí.
Nhiều doanh nghiệp đánh đồng việc quản lý chi phí với chức năng kết tốn chi phí của bộ phận kế tốn. Khoảng 55% số cơng ty được hỏi trả lời quản lý chi phí chỉ có tác dụng duy nhất là xác định giá thành sản phẩm, dịch vụ. Kết quả là khơng quản lý được các khoản mục chi phí một cách chặt chẽ, chỉ biết được tổng mức chi phí phát sinh sau mỗi kỳ tăng lên hay giảm xuống và những nguyên nhân cho sự
5
phát sinh thì khơng rõ ràng. Do vậy có rất nhiều khoản chi phí bất hợp lý phát sinh mà doanh nghiệp khơng hề biết. Và vì thế mà việc xác định giá thành cũng không thực sự chính xác. Khoảng 32% số doanh nghiệp được hỏi thì cho rằng quản lý chi phí khơng chỉ giúp xác định chính xác giá thành mà cịn giúp cắt giảm chi phí. ( Theo kết quả điều tra cá nhân). Điều này chứng tỏ đội ngũ kế tốn ở các cơng ty cổ phần nhỏ và vừa chưa được đào tạo thật sự chuyên sâu.
Nếu không sớm nhận thức hết tầm quan trọng của quản lý chi phí thì chắc chắn việc kinh doanh của một cơng ty rất dễ thua lỗ, nếu khơng thì cơng ty đó sẽ chỉ dậm chân tại chỗ trong khi những công ty khác đang chạy về phía trước.
b.2. Quản lý chi phí giúp doanh nghiệp đánh giá tốt hơn thành tích của các bộ phần phòng ban, nâng cao năng lực cạnh tranh
Chỉ khoảng 13% số công ty cổ phần có quy mơ nhỏ và vừa được hỏi cho rằng quản lý chi phí có vai trò thật sự quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp( theo kết quả điều tra cá nhân ). Ngồi việc xác định giá thành chính xác, tránh sự lãng phí trong doanh nghiệp, quản lý chi phí cịn là một cơng cụ đắc lực để đánh giá hiệu quả, hiệu năng của các bộ phận phòng ban, giúp doanh nghiệp chủ động về vốn cho các quyết định đầu tư trong tương lai.
Có thể nói loại hình cơng ty cổ phần rất phù hợp với xu thế phát triển hiện nay, và với việc Nhà nước đang ngày càng tạo hành lang pháp lý thuận lợi cho loại hình doanh nghiệp này phát triển, vì thế số lượng cơng ty cổ phần tăng lên nhanh chóng, nhưng chất lượng hoạt động chưa thật tốt. Ở nhiều cơng ty cổ phần có quy mơ nhỏ thì ngay cả Giám đốc cho đến các nhân viên cũng chưa được đào tạo sâu về quản lý chi phí, hiểu về quản lý chi phí cịn đơn giản. Do vậy không nhận thức hết được tầm quan trọng của quản lý chi phí trong hoạt động của doanh nghiệp.