2.2. Thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam
2.2.2. Cách thức quản lý chi phí
Do chưa nhận thức rõ ràng về quản lý chi phí cũng như chưa quan tâm đúng mức đến các cách nhận diện chi phí khác, nên ở nhiều cơng ty cổ phần có quy mơ vừa và nhỏ chủ yếu quản lý chi phí theo từng khoản mục chi phí như cách phân loại chi phí của Bộ tài chính ( Theo kết quả điều tra cá nhân thì 100% số cơng ty cổ phẩn được hỏi đều quản lý chi phí theo các yếu tố chi phí). Việc quản lý chi phí
theo từng phịng ban hay bộ phận thường khơng được sử dụng, vì vậy việc đánh giá thành tích, hiệu quả hoạt động cũng như phân định trách nhiệm cho từng phòng ban, bộ phận đối với những chi phí phát sinh là rất hạn chế. Ngoài ra, do chỉ chú trọng đến theo dõi chi phí phát sinh theo chức năng và yếu tố, nên khi có nhiều phương án kinh doanh để lựa chọn, doanh nghieepjkhoong tính đến chi phí cơ hội của các phương án một cách kỹ càng điều này có thể dẫn đến sự lựa chọn khơng chính xác.
Trong doanh nghiệp việc theo dõi kiểm soát chi phí được thực hiện ở bộ phận kế tốn tài chính. Các con số về chi phí đưa ra đã được phân tích nhưng việc tìm ra ngun nhân chính cho sự phát sinh chi phí đó lại gặp rất nhiều khó khăn bởi hệ thống quản lý chi phí chưa được thiết lập một cách đồng bộ, cơng tác kế toán nội bộ chưa được quan tâm. Vì vậy các biện pháp để quản lý chi phí gần như không được sử dụng. Cụ thể:
a. Việc tuân thủ định mức và dự tốn chi phí
Việc xây dựng và sử dụng hệ thống định mức cũng như dự tốn chi phí đã góp phần khơng nhỏ vào việc tăng cường quản lý chi phí. Song cơng tác xây dựng, quản lý và sử dụng định mức chi phí, dự tốn chi phí hiện nay ( theo đánh giá của ThS. Nguyễn Thị Lãnh trên trang web : www.tapchiketoan.com ) các doanh nghiệp chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Hệ thống định mức và dự toán chưa đầy đủ và đồng bộ. Thực tế ít có doanh nghiệp đã xây dụng được hệ thống định mức, dự tốn chi phí tiêu chuẩn hồn thiện, nhất là về lượng và đơn giá tiêu chuẩn. Đối với các yếu tố chi phí sản xuất chung thì đa số các doanh nghiệp chưa xây dựng.
Một số doanh nghiệp đã lập dự toán cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình nhưng chưa thật tốt và khơng đem lại nhiều hiệu quả. Các dự tốn ngân sách muốn chính xác thì ngay từ bước đầu tiên nó phải được xây dựng dựa trên các mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Song các mục tiêu của những doanh nghiệp này mới chỉ chung chung, chưa cụ thể. Kết quả là dự tốn đem lại hiệu quả khơng cao.
Một số doanh nghiệp khách thì đã lập dự tốn song các bộ phận chức năng khác lại không theo dõi thực hiện và khơng giao cho phịng kế toán ghi chép, hệ
thống hóa thơng tin theo các chỉ tiêu dự toán đã lập trong kế hoạch. Vì vậy việc đánh giá tình hình thực tế cũng như hiệu quả của hoạt động đã được lập dự tốn gặp rất nhiều khó khăn.
Việc xây dựng quản lý và sử dụng định mức, dự toán thực tế ở các doanh nghiệp chủ yếu được thực hiện kiêm nhiệm bởi các nhân việ từ các phịng ban, mà những người này khơng gắn liền trách nhiệm cá nhân trong việc dự toán ngân sách doanh nghiệp nên các báo cáo dự toán ngân sách khơng có độ chính xác cao và thường không khả thi. Đặc biệt là chưa có sự tham gia hiệu quả của bộ phận kế tốn.
Để có những căn cứ và cơ sở cho việc lập dự toán và làm tiêu chuẩn kiểm tra đánh giá hiệu quả hoạt động, quản lý chi phí trong quá trình thực hiện so với kế hoạch thì việc xây dựng và vận dụng các định mức chi phí là một trong những nền tảng để vận dụng các phương pháp quản lý chi phí hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầu về thông tin và sự biến đổi không ngừng của môi trường kinh doanh trong việc ra quyết định của nhà quản trị.
Có thể nói, xây dựng định mức chi phí và lập dự tốn ngân sách là một trong những công cụ hữu hiệu để lập kế hoạch chi phí hợp lý, một bước của quy trình quản lý chi phí, nhưng lại khơng được các công ty cổ phần nhỏ và vừa quan tâm thích đáng. Điều này càng chứng tỏ nhận thức về quản lý chi phí của nhiều nhà quản lý cịn khá hạn chế, cách thức quản lý chi phí cịn đơn giản.
b. Việc thực hiện quản lý chi phí qua các trung tâm quản lý chi phí
Phải chăng các cơng ty có quy mơ nhỏ và vừa, các hoạt động cịn ít và khơng quá phức tạp nên chưa cần thiết lập các trung tâm quản lý chi phí? Chính vì vậy khi có sự tăng đọt biến ở một khản mục chi phí nào đó, doanh nghiệp tìm mọi cách cắt giảm nhưng khó có thể tìm ra nguyên nhân phát sinh cũng như tìm ra bộ phần phòng ban nào phải chịu trách nhiệm cho sự phát sinh chi phí đó. Khi khơng phát hiện ra nguyên nhân thật sự cho sự phát sinh chi phí thì việc cát giảm nó thật vơ ích và khơng thể đem lại hiệu quả lâu dài. Thậm chí có thể khiến cho doanh nghiệp mất lợi nhuận vì cắt giảm chi phí khơng gắn với mục tiêu tăng trưởng, và vì đoi khi sự gia tăng chi phí lại là có ảnh hưởng tích cực khi đó là những chi phí tốt.
Cũng có khá nhiều cơng ty không xây dựng các trung tâm quản lý chi phí, nhưng quản lý chi phó tương đối tốt vì ý thức tiết kiệm chi phí của mỗi nhân viên trong công ty rất cao. Tuy nhiêu khi quy mo doanh nghiệp mở rộng, các hoạt động phức tạp và đa dạng hơn nếu chỉ quản lý chung các khoản mục chi phí như hiện nay thì việc đánh giá hoạt động ở từng bộ phận , phòng ban hầu như khơng thực hiện được và vì vậy thật khó có thể quản lý chi phí tốt được.
Việc xây dựng trung tâm chi phí sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn rất nhiều trong cơng tác tập hợp và kiểm sốt các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp. Thế nhưng vấn đề này cũng chưa được nhiều sự quan tâm từ phí các cơng ty cổ phần nhỏ và vừa.
c. Việc áp dụng các phương pháp quản lý chi phí hiện đại ( phương pháp ABC, phương pháp chi phí mục tiêu)
Các cơng ty cổ phần Việt Nam có quy mơ nhỏ và vừa, các phương pháp kế tốn chi phí hiện đại như ABC, phương pháp chi phí mục tiêu đều chưa được áp dụng thậm chí nhiều nhân viên cịn chưa được trang bị kiến thức này vì các lý do sau:
Loại hình cơng ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp mới ở Việt Nam và mới chỉ thực sự bắt đầu phát triển trong vài năm gần đây để phù hợp với xu thế hội nhập thế giới nên quy mô công ty chủ yếu ở mức nhỏ và vừa ( khoảng 80% tổng số cơng ty cổ phần có quy mơ nhỏ và vừa ), và số lượng cơng ty làm ăn thật sự có hiệu quả cao đã niêm yết trên thị trường chứng khoán chiếm số lượng nhỏ trong tổng số công ty đang hoạt động. Do vật hầy như các công ty này chủ yếu quản lý chi phí theo yếu tố, bởi theo phương pháp này họ tận dụng sẵn việc phân loại chi phí theo yêu cầu của Bộ tài chính, và rất đơn giản.
Phương pháp ABC và phương pháp chi phí mục tiêu là hai phương pháp hiện đại được áp dụng rất nhiều ở các nước tu bản phát triển, và hiện nay ngay cả Trung Quốc cũng đang ứng dụng phương pháp này. Tuy nhiên các phương pháp này khá phức tạp vì địi hỏi có những điều kiện cần thiết như tự động hóa tương đối cao, tốn nhiều cơng sức, … nhưng ở Việt Nam điều kiện về công nghệ là khá hạn chế, đặc biệt với các cơng ty nhỏ và vừa thì càng trở nên khó khăn.
Nguồn nhân lực thì chưa được đào tạo chuyên sâu về những phương pháp này nên nếu áp dụng thì khả năng thành cơng là rất khó.
95% số công ty được khảo sát đánh giá rằng các biện pháp quản lý chi phí mà họ đang áp dụng ( chủ yếu là quản lý chi phí theo yếu tố) là phù hợp với quy mô của cơng ty vì khơng q phức tạp và dễ áp dụng. Tuy nhiên các doanh nghiệp cũng phải thừa nhận rằng phương pháp này chưa thật hiệu quả, vì những thơng tin có được từ phương pháp này chỉ mới cung cấp những thông tin chung chung bằng những con số, hay nói cách khác phương pháp này mới chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà thôi.
Vậy tại sao các doanh nghiệp không nghĩ tới việc chuyển sang áp dụng một phương pháp mới hiệu quả hơn? Nhiều cơng ty thì cho rằng, hiện nay quy mơ của cơng ty cịn nhỏ, các chi phí phát sinh khơng nhiều vì vậy việc quản lý theo phương pháp hiện tại vẫn đem lại hiệu quả tương đối. Có những cơng ty khác nhận thấy những phương pháp mới như ABC, phương pháp chi phí mục tiêu đem lại rất nhiều giá trị cho công ty khi áp dụng. Tuy nhiên điều khiến các doanh nghiệp băn khoăn và lo lắng nhất là họ chưa được trang bị thật sự kỹ càng về các phương pháp này. Hơn nữa phương pháp này đòi hỏi cơ cấu lại tổ chức, đầu tư vào phần mềm và phần cứng, thiết bị thu thập dữ liệu và địi hỏi có nguồn nhân lực có kỹ năng và được đào tạo chuyên sâu. Đặc biệt là khi bản thân các nhân viên kế toán trong doanh nghiệp chưa thật sự hiểu thấu đáo về các phương pháp này trong khi phương pháp lại khá phức tạp. Mặc dù phương pháp ABC, phương pháp chi phí mục tiêu đã được sử dụng thành cơng trong rất nhiều cơng ty lớn, nhưng nó lại khơng đảm bảo việc hồn vốn trong một thời gian ngắn do những đầu tư ban đầu để thu thập được dữ liệu đầy đủ và chính xác cho việc xác định các tiêu thức phân bổ cho từng hoạt động, sản phẩm là khá lớn. Có lẽ vì những lý do đó mà các cơng ty cổ phần nhỏ và vừa ở Việt Nam cho rằng việc áp dụng các phương pháp quản lý chi phí mới là quá mạo hiểm.
Như vậy có thể thấy việc xây dựng các biện pháp phù hợp với các doanh nghiệp để quản lý chi phí một cách hiệu quả ở các công ty cổ phần nhỏ và vừa ở Việt Nam chưa được quan tâm. Phương pháp quản lsy ở các cơng ty này cịn đơn giản và mới chỉ đảm bảo một nội dung trong quản lý chi phí, đó là hạch tốn chi phí
phát sinh đầy đủ. Cịn việc phân tích đánh giá chi phí để hiểu bản chất của sự biến động chi phí cịn rất hạn chế.