Sơ đồ 4. Phƣơng pháp chi phí mục tiêu ở Toyota đƣợc trình bày bởi Sakurai
- Ba giai đoạn thực hiện phương pháp chi phí mục tiêu là: Xác định mục tiêu theo các bộ phận sản phẩm sản xuất, tổ chức thực hiện các mục tiêu chi phí đã xác định, đánh giá kết quả.
* Xác định mục tiêu theo các bộ phận sản phẩm sản xuất
Chi phí mục tiêu phải được xác định theo từng bộ phận cấu thành sản phẩm. Việc xác định chi phí cho các thành phần này phải dựa vào mức độ quan trọng khác nhau về vai trò của các thành phần đối với sản phẩm, và từ đó xác định tỷ lệ chi phí của từng thành phần trong tổng số chi phí của sản phẩm theo tỷ lệ thuận với mức độ quan trọng của nó. Lấy ví dụ sản phẩm đồng hồ báo thức làm minh họa. Nhà quản trị phải xem xét tầm quan trọng ( thông qua cho điểm ) của mỗi một trong các ưu tiên sau để quyết định phân bổ chi phí : tính chính xác, mẫu mã, hoạt động n lặng, chng báo thức, độ bền vững.
* Tổ chức thực hiện các mục tiêu chi phí đã xác định
Giai đoạn đầu liên quan đến q trình phân tích. Giai đoạn thứ hai này liên quan đến tổ chức thực hiện. Q trình thực hiện chi phí sản xuất cần phải phát hiện
những thành phần của sản phẩm có chi phí q cao so với tầm quan trọng được xác định ở bước thứ nhất. Quá trình sản xuất những bộ phận này phải được điều chỉnh, áp dụng các nguyên tắc và phương pháp quản lý nghiêm ngặt để giảm chi phí sản xuất. Bên cạnh đó, ở giai đoạn này cũng cần phát hiện các thành phần của sản phẩm có chi phí q thấp so với tầm quan trọng của nó. Việc sản xuất các thành phần này cũng được điều chỉnh cho phù hợp với tầm quan trọng của nó trong sản phẩm sản xuất.
* Đánh giá kết quả
Thực hiện q trình sản xuất theo phương pháp chi phí mục tiêu có thể dẫn đến một trong ba trường hợp sau:
- Chi phí thực tế đạt đến chi phí trần: cần phải dừng lại các hoạt động ở giai đoạnh hai vì sản phẩm sản xuất không mang lại lợi nhuận.
- Chưa đạt đến chi phí trần nhưng đạt đến chi phí mục tiêu : trong trường hợp này, cần xem xét lại giai đoạn một và giai đoạn hai. Phải xem xét kỹ quá trình phác họa sản phẩm đã hợp lý chưa hoặc xem xét lại các bước trong giai đoạn sản xuất để giảm chi phí. Ví dụ các phương pháp có thể được vận dụng ở giai đoạn sản xuất nhăm làm cho chi phí thực tế nhỏ hơn chi phí mục tiêu.
+ Kế hoạch hóa tốt hơn q trình chế tạo sản phẩm; + Lựa chọn đầu tư hợp lý;
+ Lựa chọn công nghệ phù hợp mang lại hiệu suất cao;
+ Vận dụng hệ thống sản xuất “ kịp thời “ ( Just – in time ) để loại trừ các chi phí phát sinh do chờ đợi các yếu tố sản xuất, chờ đợi một giai đoạn nào đó hoặc do dự trữ quá cao.
+ Hệ thống quản trị chất lượng tổng thể để tránh lãng phí chi phí.
Có thể nói phương pháp chi phí mục tiêu mang lại nhiều lợi ích cho hệ thống quản trị chi phí. Điều này đã được thực tế các công ty sản xuất của Nhật chứng minh bằng sự thành cơng của mình trên thị trường. Và tính ưu việt của nó cũng đã được thừa nhận trên thế giới vì đó là một cơng cụ khích lệ và tạo thuận lợi cho việc liên kết giữa các bộ phận của quy trình chế tạo. Rất nhiều nước cơng nghiệp phát triển cao như Mỹ, Canada đang áp dụng phương pháp này.
d. Phương pháp kế tốn chi phí dựa trên hoạt động – ABC( Activity based costing)
Cùng với phương pháp chi phí mục tiêu, kế tốn chỉ dựa trên hoạt động cũng là một trong những phương pháp hiện đại được áp dụng nhiều ở các nước phát triển. Phương pháp này không chỉ đơn thuần thay thế cho các phương pháp kế tốn chi phí truyền thống mà nó cịn là một công cụ giúp các nhà quản trị quản lý chi phí một cách hiệu quả, đưa ra các quyết định đúng đắn dựa trên các thơng tin về chi phí chính xác và kịp thời mà nó cung cấp.
- Phƣơng pháp ABC có thể đƣợc trình bày nhƣ sau:
- Các bƣớc thực hiện của phƣơng pháp ABC:
Thứ nhất, nghiên cứu các hoạt động tạo ra chi phí tại mỗi trung tâm chi phí,
lập danh sách các hoạt động khác nhau. Sau đó, chi phí tại mỗi trung tâm sẽ được phân bổ cho mỗi hoạt động có quan hệ tực tiếp với hoạt động được phân bổ.
Thứ hai, trong từng loại hoạt động, cần xác định các tiêu chuẩn đo lường sự
thay đổi của mức sử dụng chi phí. Các tiêu chuẩn này được xem là tiêu chuẩn phân bổ chi phí cho mỗi loại sản phẩm, dịch vụ hay các đối tượng chịu chi phí. Các tiêu chuẩn thường sử dụng để phân bổ là: số giờ lao động trực tiếp của công nhân, tiền lương công nhân trực tiếp, số đơn đặt hàng, số đơn vị vận chuyển, …
Thứ ba, các hoạt động có cùng tiêu chuẩn phân bổ phải được tập hợp tiếp
tục vào một “ trung tâm phân nhóm “ . Tùy theo tính chất kỹ thuật của sản phẩm, dịch vụ hay đối tượng chịu chi phí mà tiếp tục phân thành các nhóm nhỏ để tính giá thành.
Như vậy, có thể nói rằng, phương pháp ABC có thể biến một chi phí gián tiếp thành một chi phí trực tiếp với một đối tượng tạo lập chi phí xác định. Việc lựa chọn các hoạt động và tiêu chuẩn phân bổ chi phí hợp lý giúp các nhà quản trị
doanh nghiệp có được những báo cáo về giá thành sản phẩm, dịch vụ với độ tin cậy cao hơn nhiều so với phương pháp truyền thống.
Phương pháp kế tốn chi phí dựa trên các hoạt động đã cải tiến các hệ thống xác định chi phí của một doanh nghiệp, đó là:
- Phương pháp xác định chi phí này làm thay đổi căn cứ để phân bổ các chi phí chung cho các sản phẩm. Hay nói đúng hơn là thay vì các chi phí được phân bổ theo lao động trực tiếp thì chúng được phân bổ theo các phần của nhân tố nguyên nhân được dùng cho sản phẩm hoặc cơng việc địi hỏi.
- Phương pháp xác định này làm thay đổi bản chất rất nhiều loại chi phí sản xuất chung ở chỗ là những chi phí này được xem là có bản chất gián tiếp nhưng nay được gắn với các hoạt động riêng biệt và do vậy được tính trực tiếp vào từng sản phẩm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bên cạnh đó, phương pháp ABC cịn có rất nhiều ưu điểm:
- Theo mơ hình ABC, chi phí được tập hợp theo các hoạt động, tức là chi phí đã được tập hợp theo nguồn phát sinh chi phí. Cụ thể, các thơng tin do ABC cung cấp cho phép nhà quản lý có thể thấy rõ mối liên hệ giữa ba yếu tố: chi phí phát sinh – mức độ hoạt động – mức độ đóng góp vào sản phẩm. Việc hiểu rõ mối liên hệ này sẽ làm giúp quản lý chi phí hiệu quả mà vẫn nâng cao giá trị doanh nghiệp. Theo đó, một sự tăng chi phí sẽ khơng phải là khơng tốt nếu như lợi ích tăng thêm cao hơn chi phí tăng thêm, và do đó tạo ra giá trị tăng thêm. Việc hiểu rõ quá trình và nguyên nhân phát sinh chi phí tạo điều kiện thuận lợi chi công tác quản lý, kiểm sốt chi phí và chỉ có nhận thức được ngun nhân gây chi phí thì mới có các biện pháp phù hợp để tác động vào nguồn gốc của sự phát sinh chi phí nhằm quản lý, kiểm sốt chi phí một cách hiệu quả.
- Vận dụng mơ hình này, doanh nghiệp có sự linh hoạt trong việc sử dụng các tiêu chuẩn phân bổ chi phí cho sản phẩm được xây dựng trên cơ sở phân tích chi tiết mối quan hệ nhân quả giữa chi phí phát sinh cho từng hoạt động và mức độ tham gia của từng hoạt động vào quá trình sản xuất và kinh doanh sản phẩm, thay vì chỉ sử dụng một tiêu thức phân bổ ( ví dụ chi phí nhân cơng trực tiếp ) như phương pháp truyền thống. Các tiêu thức phân bổ do đó phản ánh chính xác hơn mức độ
tiêu hao nguồn lực thực tế của từng sản phẩm. Theo đó, ABC sẽ giúp các nhà quản lý tránh được những quyết định sai lầm do sử dụng thơng tin khơng chính xác.
- ABC cịn cung cấp thơng tin chi tiết về cơ cấu chi phí của từng sản phẩm, giúp cho nhà quản lý chó thể linh hoạt hơn trong việc lập kế hoạch ngân sách cũng như điều chỉnh các chính sách, chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp trong điều kiện thị trường luôn biến động.
- Mơ hình ABC đã làm thay đổi cách quan niệm về chi phí sản xuất chung. Mỗi yếu tố chi phí sản xuất chung, theo truyền thống được coi là các khoản chi phí gián tiếp thì bây giờ lại liên quan trực tiếp đến từng hoạt động cụ thể và do đó có thể quy nạp thẳng cho từng loại sản phẩm cụ thể.
- Để xây dựng được hệ thống các tiêu thức phân bổ chi phí, yêu cầu đầu tiên là phải xác định được toàn bộ các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Bước thứ hai, doanh nghiệp cần xác định mức chi phí cho mỗi hoạt động trong từng kỳ. Cuối cùng, mức đóng góp của từng hoạt động vào từng sản phẩm được xác định. Với những thông tin chi tiết như vậy, các nhà quản lý có thể dễ dàng phân loại các hoạt động trong doanh nghiệp theo các nhóm: các hoạt động có mức đóng góp cao vào giá trị sản phẩm các hoạt động có mức đóng góp thấp, và các hoạt động khơng đóng góp, thậm chí là nhân tố cản trở q trình sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở hiểu rõ tầm quan trọng của các hoạt động, nhà quản lý có thể đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bằng cách loại bỏ những hoạt động khơng có đóng góp vào giá trị sản phẩm, tổ chức lại các hoạt động này. Ngay đối với các hoạt động có mức đóng góp cao, ABC cũng cung cấp thơng tin phát sinh chi phí, nguyên nhân phát sinh chi phí cho các hoạt động, qua đó tạo cơ hội cắt giảm chi phí kinh doanh. Cần lưu ý việc cắt giảm chi phí kinh doanh ở đây được xét trên phạm vi tổng thể. Tức là nhà quản lý có thể tăng chi phí cho một hoạt động cụ thể nào đó nhằm nâng cao mức đóng góp của hoạt động đó vào q trình sản xuất kinh doanh, qua đó giảm giá thành sản phẩm.
Ngày nay, trong một nền kinh tế thị trường phát triển, một xu hướng khá phổ biến là việc các doanh nghiệp không cịn tự mình thực hiện tồn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh nữa mà chỉ tập trung vào một số khâu có hiệu quả nhất. Các
cơng đoạn khác sẽ được th ngồi ( outsource ). Ví dụ, “ năm 2005 hãng sản xuất máy bay Airbus công bố outsource 70% các cơng đoạn trong q trình sản xuất máy bay”. Để ra quyết định outsource, các doanh nghiệp cần có các thơng tin chi tiết về tồn bộ các hoạt động của mình, chi phí cho từng hoạt động, vai trị của từng hoạt động trong toàn bộ q trình sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó các nhà quản lú có thể xác định được các hoạt ddoongoj nào khơng thể th ngồi vì lú do bảo mật công nghệ hoặc đó là các hoạt động có tính chất sống cịn nên doanh nghiệp phải luôn chủ động kiểm sốt, các hoạt động doanh nghiệp có lợi thế so sánh nên tự thực hiện sẽ hiệu quả hơn thuê ngoài, và các hoạt động th ngồi sẽ hiệu quả hơn. Có thể thấy rằng phương pháp ABC cung cấp tồn bộ các thơng tin này với mức độ tin cậy cao hơn nhiều so với phương pháp truyền thống.
Cuối cùng, việc áp dụng phương pháp ABC cịn góp phần hỗ trợ hoạt động marketing trong việc xác định cơ cấu sản phẩm cũng như chính sách giá. Đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều mặt hàng thì việc đàm phán với khách hàng hay xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng địi hỏi phải có thơng tin chi tiết về giá thành cũng như cơ cấu chi phí của từng sản phẩm, qua đó có thể xác định các mức giá tối ưu cho các đơn hàng khác nhau với cơ cấu sản phẩm khác nhau. Nắm được các thơng tin chi tiết và chính xác về chi phí cho các sản phẩm cịn giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc cải tiến sản phẩm của mình nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường bằng cách đưa thêm vào sản phẩm những giá trị gia tăng trong điều kiện chi phí cịn cho phép. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể chủ động xây dựng chiến lược marketing để định hướng nhu cầu khách hàng vào các mặt hàng có lợi nhuận cao, thay thế cho các mặt hàng mà doanh nghiệp khơng có lợi thế.
Tính ưu việt của ABC so với phương pháp truyền thống không chỉ ở việc cung cấp thông tin về giá thành sản phẩm chính xác hơn, mà hơn thế nữa ABC cịn cung cấp thơng tin hữu ích cho cơng tác quản lý doanh nghiệp. Cụ thể, các thông tin do ABC cung cấp giúp doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn chi phí sản xuất kinh doanh, ra quyết định outsource, xây dựng hệ thống đánh giá và quản lý nhân sự phù hợp, hỗ trợ xây dựng chính sách giá, xác định cơ cấu sản phẩm. chiến lược marketing.
Tuy nhiên, phương pháp ABC khá phức tạp và tốn nhiều công sức hơn phương pháp truyền thống. Song, với khoa học công nghệ thông tin phát triển như hiện nay đã làm giảm nhiều thời gian, công sức cho việc áp dụng phương pháp này. Do vậy, phương pháp kế thốn chi phí dựa trên hoạt động sẽ là tất yếu để các nhà quản trị doanh nghiệp vận dụng.
Một lần nữa có thể khẳng định rằng các phương pháp hiện đại như chi phí mục tiêu, phương pháp ABC , mặc dù có phức tạp nhưng những ưu việt của các phương pháp này mang lại có giá trị thật lớn trong hệ thống quản lý chi phí của mỗi doanh nghiệp. Nó khơng chỉ cung cấp những thơng tin về mức chi phí mà cịn cung cấp cho các nhà quản lý đầy đủ thông tin về quá trình và ngun nhân phát sinh chi phí đem lại hiệu quả cao trong quản lý chi phí ở mỗi doanh nghiệp. Từ đó khơng ngừng nâng cao giá trị doanh nghiệp.
Tóm lại chương I đã trình bày khái niệm và các cách phân loại chi phí để có thể nhận diện chi phí một cách tốt nhất trong việc quản lý. Đồng thời đề cập đến các biện pháp quản lý chi phí đã được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng và đem lại hiệu quả. Một doanh nghiệp có thể đồng thời áp dụng các biện pháp trên bởi chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Xây dựng định mức là một trong những cơ sở để lập dự tốn. Cùng với đó xây dựng trung tâm quản lý chi phí sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc tìm ra các nguyên nhân phát sinh chi phí đẻ kịp thời khác phục mà vẫn duy trì hiệu quả. Khi hệ thống quản lý chi phí được thiếp lập và hoạt động có hiệu quả, nó khơng chỉ giúp doanh nghiệp cắt giảm được chi phí mà vẫn nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh, nhờ đó giá trị doanh nghiệp không ngừng tăng lên. Cùng với những phương pháp quản lý chi phí hiện đại đã được áp dụng thành công ở nhiều nước để tham khảo và áp dụng một cách hợp lý vào doanh nghiệp mình, bởi các phương pháp này tuy có nhiều ưu điểm nhưng khá phức tạp.
CHƢƠNG II
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI CÁC CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM
2.1. Tổng quan về các công ty cổ phần Việt Nam
2.1.1. Khái niệm và những đặc trƣng cơ bản của công ty Cổ phần