3.1.2. Một số giải pháp cho việc xây dựng kế toán quản trị trong doanh nghiệp
Để đảm bảo tính linh hoạt của kế toán quản trị trong các doanh nghiệp cổ phần hiện nay cần phải hợp đồng bộ những giải pháp cơ bản sau:
a. Về phía Nhà nước:
Khơng nên ràng buộc và can thiệp quá sâu vào nghiệp vụ và kỹ thuật kế toán quản trị ở các doanh nghiệp bằng chính sách kế tốn hay những quy định trong hệ thống kế toán doanh nghiệp mà chỉ nên dừng lại ở sự công bố khái niệm, lý luận tổng quát và cơng nhận kế tốn quản trị trong hệ thống kế toán ở doanh nghiệp. Đồng thời, Nhà nước cần hỗ trợ tốt hơn cho các doanh nghiệp trong đào tạo nhân lực, nghiên cứu, triển khai phát triển kế toán quản trị và về lâu dài Nhà nước cần tổ
chức các ngân hàng tư liệu thông tin kinh tế - tài chính có tính chất vĩ mơ để hỗ trợ tốt hơn trong cơng việc thực hiện nghiệp vụ kế tốn quản trị ở doanh nghiệp.
b. Về phía các doanh nghiệp
Để áp dụng kế toán quản trị cần giải quyết những vấn đề sau:
- Hệ thống kế toán quản trị khơng có một quy chuẩn pháp lý chung nào về hình thức lẫn nội dung báo cáo. Do đó, doanh nghiệp phải tự xây dựng một hệ thống chỉ tiêu kế toán quản trị cụ thể theo mục tiêu quản trị đặt ra. Các chỉ tiêu này phải đảm bảo so sánh được giữa các thời kỳ để đưa ra được các đánh giá chính xác về thực tế tình hình hoạt động doanh nghiệp.
- Tổ chức và hồn thiện quy trình cơng nghệ sản xuất kinh doanh, từng bước xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng sản xuất kinh doanh.
- Xác lập hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh và định hướng phát triển hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh để làm cơ sở xác lập, định hướng thiết kế, xây dựng mơ hình kế tốn quản trị.
- Xác lập và cải tiến nội dung, mối quan hệ trong công tác kế toán hiện nay (đa số nội dung cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp hiện nay chỉ tập trung vào công tác kế tốn tài chính), cải tiến mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý, bộ phận sản xuất.
- Nhanh chóng tuyển dụng và đào tạo lại nhân sự kế toán với định hướng đa dạng hóa nghiệp vụ và sử dụng thành thạo các công cụ xử lý thông tin hiện đại
- Nhanh chóng phát triển và kiện tồn hệ thống xử lý thông tin hoạt động sản xuất kinh doanh tự động hóa. Đây là điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật tiền đề để áp dụng kế toán quản trị và kế tốn quản trị chỉ có thể áp dụng, tác động tích cực, hiệu quả với điều kiện xử lý thơng tin hiện đại.
c. Về phía các tổ chức đào tạo, tư vấn về quản lý kinh tế, kế toán
- Sớm đổi mới, hồn thiện chương trình đào tạo kế tốn quản trị (đa số các tổ chức đào tạo, tư vấn hiện nay của Việt Nam chỉ dừng lại mơ hình kế tốn quản trị trong các doanh nghiệp có hệ thống quản lý theo hướng chun mơn hóa), kịp thời cập nhật chương trình quản lý, kế tốn quản trị trong mơ hình tổ chức quản lý theo “quá trình hoạt động” của các nước phát triển như Mỹ, Úc, Canada, Pháp.
- Gắn liền đào tạo chun viên kế tốn trên cơng cụ xử lý thơng tin hiện đại. - Phân tích rõ chương trình, cấp bậc đào tạo từ thấp tới cao để giúp các doanh nghiệp có một nhận thức đúng về trình độ kế toán của người học trong việc xây dựng chiến lược nhân sự.
- Thực hiện phương châm đào tạo gắn liền với thực tiễn và phục vụ cho việc phát triển thực tiễn thông qua tổ chức hội thảo kế toán, liên kết đào tạo theo nhu cầu thực tiễn của các doanh nghiệp.
Trên đây là một số giải pháp hi vọng sẽ đóng góp phần định hướng và xây dựng kế toán quản trị để nâng cao chất lượng hệ thống quản lý chi phí nói riêng và hệ thống quản lý cơng ty cổ phần nói riêng ở Việt Nam. Kế toán quản trị sẽ là khung cơ sở cho việc áp dụng các biện pháp quản lý chi phí tốt hơn, đặc biệt là các biện pháp quản lý hiện đại.
3.2. Giải pháp từ phía các cơng ty cổ phần Việt Nam
3.2.1. Xây dựng dự tốn ngân sách cho các cơng ty cổ phần Việt Nam có quy mơ nhỏ và vừa mô nhỏ và vừa
Song song với việc xây dựng kế toán quản trị phù hợp với đặc điểm quy mơ của doanh nghiệp đó là dần hồn thiện từng nội dung trong hệ thống kế tốn quản trị đó. Đặc biệt với các cơng ty cổ phần có quy mô nhỏ và vừa chiếm tỷ lệ lớn như ở nước ta hiện nay, thì việc hồn thiện được hệ thống quản lý chi phí mà khơng q tốn kém và khó thực hiện là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây xin đề xuất giải pháp để lập dự toán ngân sách, một trong những nội dung quan trọng của quản lý chi phí nói riêng và kế tốn quản trị nói chung, cho các cơng ty cổ phần nhỏ và vừa Việt Nam.
Như chương I đã trình bày, lập dự toán mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như dự báo các khó khăn về tài chính trong một thời gian nhất định, phân bổ và điều phối các nguồn lực còn hạn chế trong doanh nghiệp, là thước đo chuẩn trong việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động kinh doanh trong từng bộ phận của doanh nghiệp… Tuy nhiên qua đánh giá thực trạng, việc lập dự tốn ngâ sách chính xác để phản ánh đúng tiềm năng thực tế là công việc không đơn giản với các cơng ty cổ phần có quy mơ chủ yếu từ 1 – 5 tỷ Việt Nam đồng.
Sau đây là một quy trình dự tốn ngân sách gồm ba giai đoạn mà các nhà quản lý doanh nghiệp có thể tham khảo.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán
Bƣớc 1 : Xác định rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp thông qua các cuộc
họp với cán bộ quản lý của các phòng ban. Mục tiêu cụ thể, rõ ràng sẽ là cơ sở quan trọng để lập dự tốn chính xác.
Bƣớc 2 : Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán ngân sách. Tiến hành thành
lập một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã đề ra ở bước 1. Việc thành lập bộ phận chuyên trách sẽ làm tăng độ chính xác và tính khả thi của các báo cáo dự toán ngân sách.
Bƣớc 3 : Các nhân viên chuyên trách được thành lập ở bước 2 tiến hành soạn
thảo các biểu mẫu cần thiết cho cơng tác dự tốn. Các biểu mẫu này phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc quản lý, hoạch định của doanh nghiệp và phải phù hợp với từng doanh nghiệp.
Bƣớc 4 : Bộ phận lập dự tốn tiến hành kiểm tra và đánh giá lại tồn bộ hệ
thơng dự tốn ngân sách trước khi tiến hành soạn thảo để đảm bảo các dự toán mang lại cho doanh nghiệp thơng tin chính xác và hữu ích.
Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Bƣớc 1 : Bộ phận lập dự tốn tiến hành thu thập thơng tin cần thiết cho việc
dự toán ngân sách, bao gồm những thơng tin bên trong và bên ngồi doanh nghiệp, có ảnh hưởng đến hoạt động dự toán ngân sách của doanh nghiệp.
+ Những thơng tin bên ngồi doanh nghiệp như: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế và tỷ giá hối đoái. Hiện nay Việt Nam đã gia nhập WTO và đang tuân theo lộ trình cát giảm thuế, nhiều chính sách kinh tế thương mại có thể bị điều chỉnh, vì vậy các doanh nghiệp phải chú ý đến vấn đề này khi lập dự toán.
Trong dự toán ngân sách, dự toán tiêu thụ là quan trọng nhất. Vì vậy nếu doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh ở nhiều địa phương khác nhau cần chú ý đến các quy định về mơi trường, sự khác nhau về văn hóa ở từng địa phương, xu hướng văn hóa xã hội ở địa phương để lập dự tốn tiêu thụ chính xác.
Ngồi ra, những thơng tin về khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh cần được xem xét cẩn thận để dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất cũng như dự tốn thu chi tiền mặt chính xác.
+ Những thơng tin bên trong bao gồm: Nắm vững mục tiêu và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Xem xét và đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của các bộ phận.
Mặt khác cũng cần chú ý đến đặc tính liên quan đến sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh : Loại, lượng, phương pháp sản xuất, phương pháp tính giá, nhân tố con người, và các số liệu trong quá khứ của doanh nghiệp như doanh thu, chi phí, lợi nhuận… để lập dự tốn ngân sách một cách chính xác nhất.
- Bƣớc 2 : Sau khi đã thu thập đầy đủ các thông tin liên quan, bộ phận
chuyên trách tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách. Các báo cáo dự toán ngân sách như dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu… giống hệ thống dự tốn như đã trình bày ở chương I.
Trong q trình soạn thảo dự tốn ngân sách, cần phải có sự phối hợp và kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên trách và các bộ phận có liên quan khác trong doanh nghiệp.
- Bƣớc 3 : Sau khi hồn thiện các báo cáo dự tốn, bộ phận chuyên trách dự
toán ngân sách sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo doanh nghiệp xem xét tính hợp lý của dự toán ngân sách với sự tham gia đầy đủ của các phòng ban. Việc xét duyệt này giúp doanh nghiệp hạn chế việc lập dự tốn ngân sách thiếu tính khả thi và khơng phản ánh năng lực thực tế của doanh nghiệp. Khi bản thảo dự toán ngân sách được duyệt nó sẽ trở thành dự tốn ngân sách chính thức, được gửi cho các bộ phận trong doanh nghiệp theo đó tổ chức thực hiện.
* Giai đoạn 3 : Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách dự tốn cần phải theo dõi và phân tích thường xun các sai số giữa dự toán với thực tế và kiểm tra những yếu tố bất thường để xem xét, điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo cho phù hợp hơn.
Để thực hiện tốt quy trình dự tốn ngân sách này, các cơng ty cổ phần Việt Nam có quy mơ nhỏ và vừa cần thực hiện thêm một số giải pháp hỗ trợ sau:
Trong bộ phận kế tốn quản trị nên có bộ phận chun trách về cơng tác dự tốn ngân sách.
Trang bị các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho cơng tác dự tốn ngân sách:
+ Tất cả các thông tin, số liệu liên quan đến cơng tác dự tốn ngân sách phải được kết nối với tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp bằng hệ thống mạng nội bộ.
+ Lập dự toán là cơng việc phức tạp liên quan đến nhiều phịng ban, bộ phận trong doanh nghiệp, vi vậy để giảm sai sót và tốn thời gian, công sức các doanh nghiệp nên nghiên cứu dự án mua phần mềm dự toán ngân sách phù hợp với doanh nghiệp mình.
+ Tổ chức tốt hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp để các mục tiêu chính sách của doanh nghiệp được truyền tải đầy đủ đến từng bộ phận phịng ban nhanh chóng kịp thời, cũng như thu thập được mọi thông tin từ các bộ phận, phòng ban hiệu quả nhất.
+ Nhà quản lý các cấp động viên, khuyến khích, tạo động lực cho mọi nhân viên, mọi bộ phận trong doanh nghiệp tham gia ý kiến vào việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách.
+ Cần nâng cao ý thức của tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp về tầm quan trọng và lợi ích của dự tốn ngân sách đối với doanh nghiệp, từ đó tất cả mọi người trong doanh nghiệp sẽ ý thức hỗ trợ, phối hợp và tạo điều kiện cho nhau trong việc cung cấp thông tin cần thiết nhằm phục vụ cơng tác dự tốn ngân sách được tốt nhất.
3.2.2.Áp dụng phƣơng pháp ABC cho các doanh nghiệp nhỏ
Theo đánh giá về thực trạng áp dụng phương pháp ABC, hay phương pháp chi phí mục tiêu, hầu như các doanh nghiệp nhỏ đều e ngại khi áp dụng các phương pháp hiện đại như trên vì những lý do như tốn nhiều thời gian và tiền bạc. Nhưng nếu trong môi trường cạnh tranh như hiện nay, các doanh nghiệp nhỏ khơng thay đổi phương pháp quản lý chi phí cũ, tìm ra cho mình một giải pháp để vận dụng linh hoạt các phương pháp hiện đại trên mà không quá tốn kém, để phù hợp với xu thế
phát triển chung thì khó có khả năng tồn tại và tăng trưởng. Trên nền tảng đã xây dựng hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp, dưới đây xin đề xuất phương pháp để áp dụng một trong hai phương pháp hiện đại ở trên, phương pháp ABC, cho các doanh nghiệp nhỏ nói chung và các cơng ty cổ phần có quy mơ nhỏ nói riêng. Với phương pháp này các doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện phương pháp ABC một cách hiệu quả và ít tốn kém. Nó trang bị những thơng tin chi phí chính xác một cách hệ thống để giúp các nhà quản trị có thể đề ra được những chiến lược cho doanh nghiệp, xác định chi phí sản phẩm và cải thiện cấu trúc chi phí.
Như đã biết, trong mơ hình ABC, nhóm các chi phí chung như chi phí hành chính, chi phí thuê mướn, chi phí vận chuyển và chi phí bảo hiểm phải được xác định. Những thơng tin chi phí này có thể xác định được dễ dàng từ bộ phận kế tốn. Sau đó xác định những hoạt động chính mà có thể dễ dàng theo dõi được thơng tin về chi phí. Việc này có thể thực hiện được bằng cách nhóm những hành động có liên quan thành các hoạt động và nhóm các hoạt động thành trung tâm hoạt động theo cách tiếp cận ABC. Ví dụ như trong một doanh nghiệp nhỏ thì có thể có các hoạt động: nhận yêu cầu của khách hàng, báo giá cho khách hàng, giám sát sản xuất, vận chuyển hàng hóa. Chi phí sẽ được phân cho những hoạt động vừa được xác định thông qua những tiêu thức phân bổ chi phí ( giai đoạn 1 ). Tiếp theo đó, chi phí từ các hoạt động sẽ lại được phân bổ đến từng sản phẩm dựa vào mức độ sử dụng các hoạt động đối với sản phẩm đó ( giai đoạn 2 ). Hai giai đoạn của phương pháp ABC có thể thấy rõ qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 7. Hai giai đoạn của phƣơng pháp ABC Các bƣớc cụ thể để áp dụng phƣơng pháp ABC:
- Bƣớc 1 : Phân loại tồn bộ chi phí chung ra từng nhóm cụ thể, có tính chất
đồng nhất.
- Bƣớc 2 : Xác định các hoạt động: tồn bộ q trình kinh doanh được chia
ra làm nhiều nhóm các hoạt động. Người ta thường vẽ ra lưu đồ của quá trình để xác định được những hoạt động chính này. Để có thể thiết lập được những hoạt động cần thiết cho ABC, những quy trình đồng nhất phải được nhóm lại với nhau và các nhóm phải có liên quan đến việc sử dụng chi phí với mục đích cung cấp dịch vụ cho các sản phẩm.
- Bƣớc 3 : Hoạt động và các tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đoạn một:
Khi những hoạt động chính đã được xác định, thì tổng chi phí của từng hoạt động phải được ghi nhận. Ví dụ, chi phí hoạt động cho việc “ lập báo giá “ bao gồm chi phí từ những nhóm khác nhau như lương, chi phí th mướn, văn phịng phẩm. Để tính được chính xác các chi phí này vào từng hoạt động, thì những tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đoạn này phải được ấn định cho từng nhóm chi phí. Ví dụ
chi phí thuê mướn liên quan đến hoạt động lập báo giá có thể được tác động bởi số