2.2. Thực trạng quản lý chi phí tại các công ty cổ phần Việt Nam
2.2.4. Thực trạng xử lý thông tin
a. Xử lý chung các thơng tin chi phí
Các vấn đề như:
- Theo dõi, xử lý, và ứng dụng các thơng tin của kế tốn quản trị chi phí trong việc ra quyết định.
- Nghiên cứu chọn lọc các thơng tin chi phí nói riêng và các thơng tin thích hợp khác nói chung và ứng dụng nó trong q trình ra quyết định ngắn hạn và dài hạn.
- Vấn đề hạch tốn chi phí trực tiếp theo tưng bộ phận để lập báo cáo chi phí theo từng bộ phận nhằm đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận trên.
Tất cả đều chưa được doanh nghiệp quan tâm một cách đầy đủ về nội dung, phương pháp xác định và xử lý thơng tin.
Các thơng tin về chi phí do bộ phận kế toán cung cấp cũng đã được xử lý, nhưng chưa được xử lý sâu. Tức là doanh nghiệp mới chỉ phân tích sự biến động chi phí qua các kỳ, sự tăng giảm nói chung của mỗi khoản mục chi phí và của tổng chi phí. Khi phân tích đánh giá sự biến động của chi phí, các doanh nghiệp cũng đã tính đến những ảnh hưởng từ mơi trường bên ngồi như giá cả của các yếu tố đầu vào, song với những nguyên nhân phát sinh chi phí từ bên trong doanh nghiệp như sự lãng phí thì doanh nghiệp khơng phát hiện được. Điều này do chính cách thức quản lý hiện tji của doanh nghiệp gây nên.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng thực hiện so sánh chi phí thực tế với dự tốn để phân tích song một phần do chính các dự tốn đơi khi lập ra đã khơng có độ chính xác cao, phần khác do hệ thống thơng tin doanh nghiệp cịn chồng chéo, chưa hồn thiện nên việc điều chỉnh giữa thực tế và dự toán cũng chưa thật hiệu quả.
b. Xử lý thơng tin chi phí để xác định giá thành
Đó là những vấn đề về xử lý thơng tin chi phí nói chung. Cụ thể với việc sử lý thông tin trong việc xác định giá thành sản phẩm cũng còn nhiều bất cập. Sau khi tập hợp chi phí trực tiếp cấu thành sản phẩm, doanh nghiệp chỉ lựa chọn một tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung duy nhất cho tất cả các đối tượng, ( theo kết quả điều tra trên tạp chí khoa học và đào tạo Ngân hàng, số 59 tháng 4 – 2007 ). Việc chỉ lựa chọn một tiêu thức duy nhất để phân bổ chi phí sản xuất chung, đặc biệt ở các doanh nghiệp sản xuất, sẽ làm cho giá thành khơng được chính xác. Vì chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều khoản mục chi phí phát sinh, chịu tác động ảnh hưởng của nhiều hoạt động khác nhau và trong chi phí sản xuất chung bao gồm cả yếu tố định phí và biến phí. Do vậy chỉ lấy một tiêu thức đại diện để phân bổ chi phí sản xuất chung sẽ khơng phản ánh chính xác chi phí sản xuất chung trong từng sản phẩm, dịch vụ hoặc từng đơn đặt hàng, và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.
Một trong những điểm đáng lưu ý nữa đó là, phương pháp tính giá chỉ dừng lại ở phương pháp truyền thống, chưa phù hợp với yêu cầu thông tin của các chỉ tiêu giá thành trong nền kinh tế hiện đại. Với hai phương pháp hiện đại: phương pháp
ABC và phương pháp chi phí mục tiêu thì hầu hết các doanh nghiệp lại chưa thực sự hiểu quy trình áp dụng.
Từ những tồn tại trên trong hệ thống quản lý chi phí của các cơng ty cổ phần Việt Nam có thể đưa ra một số nguyên nhân như sau:
Từ phía nhà nước:
- Tồn tại về khung pháp lý ban hành: Các văn bản pháp quy, các chế độ kế tốn và các thơng tin hướng dẫn do Bộ Tài chính ban hành nói chung cịn manh mún và tản mạn, chưa đảm bảo tính đồng bộ, tính rõ ràng và nhất quán cao.
Mỗi doanh nghiệp có một cách thức quản lý chi phí khác nhau. Tuy phải nhận thức rằng hệ thống quản lý chi phí với việc thiết lập các biện pháp quản lý chi phí như trên là nội dung quan trọng nhất, trọng tâm nhất của kế toán quản trị. Song mặc dù kế tốn quản trị đã có quy định trong luật kế tốn ban hành tháng 6/2003 ( điều 10) là một bộ phận quan trọng và cần thiết trong hệ thống kế tốn Việt Nam, nhưng về phía Bộ Tài chính cho đến nay vẫn chưa có một văn bản chính thức nào hướng dẫn cụ thể về triển khai kế tốn quản trị tại các doanh nghiệp. Có thể nói Nhà nước, Bộ Tài chính chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức đến hệ thống kế tốn quản trị cho các doanh nghiệp nói chung, cơng ty cổ phần nói riêng, chưa đưa ra được các mơ hình kế tốn quản trị cho các doanh nghiệp lựa chọn và vận dụng, để từ đó các doanh nghiệp khơng ngừng cải thiện hệ thống quản lý chi phí của mình. Và do đó điều này hạn chế rất nhiều đến nhận thức đến vai trò quản lý chi phí, cũng như hiệu quả quản lý nói chung của doanh nghiệp.
- Tồn tại về công tác chỉ đạo thực hiện của nhà nước và bộ tài chính: xây dựng kế toán quản trị mà trọng tâm là để tăng cường hiệu quả hoạt động cho hệ thống quản lý chi phí, tuy nhiên nội dung này vẫn cịn thả nổi, chưa có hướng dẫn cụ thể từ phía Nhà nước, Bộ tài chính. Do vậy thực tế hiện nay nhiều cơng ty cổ phần còn rất lúng túng và mơ hồ về kế toán quản trị cũng như nội dung quan trọng của nó: quản lý chi phí.
Có lẽ những nguyên nhân trên là một phần lý do dẫn đến hệ thống quản lý chi phí ở các cơng ty cổ phần Việt Nam hiện nay chưa hoạt động hiệu quả, và chưa được quan tâm đúng mức.
Từ phía doanh nghiệp:
Trong xu thế hội nhập kinh tế và cạnh tranh gay gắt, bản thân mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình, khơng ngừng học hỏi, nâng cao trình độ và trau dồi kỹ năng quản lý để vận dụng một cách phù hợp nhất vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Song hầu như các cơng ty cổ phần chưa thật sự chủ động trong vấn đề này. Hầu hết cơng tác quản lý chi phí mới chỉ tập trung vào thu nhận xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn tài chính mà chưa quan tâm đến cơng tác quản lý chi phí với mục đích cung cấp thơng tin cho yêu cầu phân tích hoạt động kinh doanh ngày càng hiệu quả hơn. Chính vì vậy chưa xác định được mơ hình và nội dung của kế toán quản trị - nền tảng cơ sở cho việc thiết lập các biện pháp quản lý chi phí hiệu quả, nhất qn.
Nhìn chung các cơng ty cổ phần đang đóng góp ngày càng nhiều giá trị cho nền kinh tế Việt Nam, thúc đẩy thị trường chứng khoán Việt Nam phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên với đại đa số các cơng ty cổ phần nhỏ và vừa thì hệ thống quản lý chi phí với các biện pháp quản lý chi phí chưa thực sự được quan tâm và áp dụng thích hợp. Hay nói cách khác hệ thống quản lý chi phí chưa được xây dựng một cách hồn thiện. Hầu hết hệ thống quản lý chi phí mới chỉ dừng lại ở mức cung cấp các con số phản ánh chi phí mà chưa phân tích đánh giá được những con số đó do hệ thống này được thực hiện kiêm nhiệm bởi chính các nhân viên kế tốn tài chính. Việc thu thập thơng tin chi phí thì gặp nhiều khó khăn. Vì vậy việc xây dựng hệ thống quản lý chi phí hoạt động hiệu quả phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp là rất cần thiết. Cũng cần phải khẳng định lại rằng các biện pháp quản lý chi phí trên chính là một trong những nội dung của hệ thống kế toán quản trị. Mà trong đó kế tốn quản trị chi phí chính là nội dung quan trọng nhất của kế tốn quản trị. Tuy nhiên khái niệm kế toán quản trị thật sự mới ở Việt Nam, và vì vậy nhiều công ty chưa nhận thức hết được việc xây dựng kê toán quản trị mà trọng tâm là để quản lý chi phí có vai trị quan trọng như thế nào đối với sự phát triển của cơng ty mình. Cũng vì những thuật ngữ này cịn mới nên nhiều cơng ty cũng chưa phân việt chính xác được kê tốn quản trị và kê tốn tài chính, kết quả là hệ thống kế toán nội bộ với mục đích cung cấp thơng tin cho nhà quản trị không hiệu quả. Từ phía Nhà
nước cũng chưa có văn bản cũng chưa đưa ra những hướng dẫn cụ thể nào về kế tốn quản trị trên cơ sở đó các cơng ty cổ phần vận dụng và thực hiện. Và vì những lý do như vậy dẫn đến việc quản lý chi phí ở nhiều cơng ty cổ phẩn chưa thực sự tốt.
Tóm lại, chương này đã trình bày tổng quan về công ty cổ phần Việt Nam: những khái niệm cơ bản về công ty cổ phần trong nền kinh tế. Từ đó nhận định cơng ty cổ phần là loại hình cơng ty rất phù hợp trong thời kỳ hội nhập như hiện nay. Việc tăng cường hiệu quả quản lý chi phí là hết sức cần thiết không chỉ với công ty cổ phần mà nói chung với tất cả doanh nghiệp Việt Nam khi muốn cạnh tranh trên thị trường. Và vì vậy chương này cũng đã đánh giá thực trạng quản lý chi phí tại các cơng ty cổ phần Việt Nam, để từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm quản lý chi phí hiệu quả hơn sẽ được trình bày ở chương ba ngay sau đây
CHƢƠNG III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÁC CƠNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM
Như đã trình bày ở chương II, đặc điểm nổi bật của công ty cổ phần Việt Nam trong giai đoạn hiện nay là các cơng ty cổ phần có quy mơ vừa và nhỏ, tổng quy mơ vẫn chủ yếu là 1 – 5 tỷ VND. Vì vậy theo nhận định của nhiều chuyên giâ kinh tế khai thác hệ thống kế tốn quản trị chi phí để đạt được u cầu quản lý hiệu quả hơn là bước đà cho sự tồn tại của một công ty khi cạnh tranh trên thị trường toàn cầu. Đặc biệt khi thị trường Việt Nam đã có nhiều đổi khác: cạnh tranh hơn, bình đẳng hơn, khơng cịn sự hỗ trợ từ Nhà nước để phù hợp với xu thế chung của thế giới thì việc quản lý chi phí hiệu quả càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Ông Nguyễn Thế Lộc, giảng viên của trường Business Edge cho biết, hiện nay, giải pháp thông thường mà các doanh nghiệp áp dụng là cắt giảm các khoản chi phí, duyệt gắt gao từng khoản chi phí và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm sốt chi phí vẫn khơng đạt được như mong đợi của doanh nghiệp và nhân viên cho là Giám đốc “ keo kiệt”. Đặc biệt vấn đề doanh nghiệp, nhất là những cơng ty có quy mơ nhỏ, thường hay gặp phải hiện nay là sự nhầm lẫn giữa việc kiểm soát và quản lý chi phí với cắt giảm chi phí và sự lúng túng trong xây dựng ý thức tiết kiệm ở nhân viên. Điều này dẫn đến một hệ quả không hay là, doanh nghiệp thường phải loay hoay tốn nhiều thời gian giải quyết phát sinh chi phí ngồi ý muốn. Từ đó khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng xa.
Vì vậy dưới đây là một số đề xuất nhằm hồn thiện hệ thống quản lý chi phí cho các cơng ty cổ phần Việt Nam nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung, đặc biệt là các cơng ty có quy mơ nhỏ.