3.2.1. Xây dựng dự tốn ngân sách cho các cơng ty cổ phần Việt Nam có quy mô nhỏ và vừa mô nhỏ và vừa
Song song với việc xây dựng kế toán quản trị phù hợp với đặc điểm quy mơ của doanh nghiệp đó là dần hồn thiện từng nội dung trong hệ thống kế tốn quản trị đó. Đặc biệt với các cơng ty cổ phần có quy mơ nhỏ và vừa chiếm tỷ lệ lớn như ở nước ta hiện nay, thì việc hồn thiện được hệ thống quản lý chi phí mà khơng q tốn kém và khó thực hiện là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây xin đề xuất giải pháp để lập dự toán ngân sách, một trong những nội dung quan trọng của quản lý chi phí nói riêng và kế tốn quản trị nói chung, cho các cơng ty cổ phần nhỏ và vừa Việt Nam.
Như chương I đã trình bày, lập dự tốn mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như dự báo các khó khăn về tài chính trong một thời gian nhất định, phân bổ và điều phối các nguồn lực còn hạn chế trong doanh nghiệp, là thước đo chuẩn trong việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động kinh doanh trong từng bộ phận của doanh nghiệp… Tuy nhiên qua đánh giá thực trạng, việc lập dự tốn ngâ sách chính xác để phản ánh đúng tiềm năng thực tế là công việc không đơn giản với các cơng ty cổ phần có quy mơ chủ yếu từ 1 – 5 tỷ Việt Nam đồng.
Sau đây là một quy trình dự tốn ngân sách gồm ba giai đoạn mà các nhà quản lý doanh nghiệp có thể tham khảo.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán
Bƣớc 1 : Xác định rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp thông qua các cuộc
họp với cán bộ quản lý của các phòng ban. Mục tiêu cụ thể, rõ ràng sẽ là cơ sở quan trọng để lập dự tốn chính xác.
Bƣớc 2 : Chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán ngân sách. Tiến hành thành
lập một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách để thực hiện tốt hơn các mục tiêu đã đề ra ở bước 1. Việc thành lập bộ phận chuyên trách sẽ làm tăng độ chính xác và tính khả thi của các báo cáo dự toán ngân sách.
Bƣớc 3 : Các nhân viên chuyên trách được thành lập ở bước 2 tiến hành soạn
thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác dự toán. Các biểu mẫu này phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc quản lý, hoạch định của doanh nghiệp và phải phù hợp với từng doanh nghiệp.
Bƣớc 4 : Bộ phận lập dự toán tiến hành kiểm tra và đánh giá lại toàn bộ hệ
thơng dự tốn ngân sách trước khi tiến hành soạn thảo để đảm bảo các dự toán mang lại cho doanh nghiệp thơng tin chính xác và hữu ích.
Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Bƣớc 1 : Bộ phận lập dự toán tiến hành thu thập thơng tin cần thiết cho việc
dự tốn ngân sách, bao gồm những thơng tin bên trong và bên ngồi doanh nghiệp, có ảnh hưởng đến hoạt động dự toán ngân sách của doanh nghiệp.
+ Những thơng tin bên ngồi doanh nghiệp như: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lạm phát, lãi suất, mức thuế và tỷ giá hối đoái. Hiện nay Việt Nam đã gia nhập WTO và đang tuân theo lộ trình cát giảm thuế, nhiều chính sách kinh tế thương mại có thể bị điều chỉnh, vì vậy các doanh nghiệp phải chú ý đến vấn đề này khi lập dự toán.
Trong dự toán ngân sách, dự toán tiêu thụ là quan trọng nhất. Vì vậy nếu doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh ở nhiều địa phương khác nhau cần chú ý đến các quy định về môi trường, sự khác nhau về văn hóa ở từng địa phương, xu hướng văn hóa xã hội ở địa phương để lập dự tốn tiêu thụ chính xác.
Ngồi ra, những thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh cần được xem xét cẩn thận để dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất cũng như dự tốn thu chi tiền mặt chính xác.
+ Những thông tin bên trong bao gồm: Nắm vững mục tiêu và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Xem xét và đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của các bộ phận.
Mặt khác cũng cần chú ý đến đặc tính liên quan đến sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh : Loại, lượng, phương pháp sản xuất, phương pháp tính giá, nhân tố con người, và các số liệu trong quá khứ của doanh nghiệp như doanh thu, chi phí, lợi nhuận… để lập dự tốn ngân sách một cách chính xác nhất.
- Bƣớc 2 : Sau khi đã thu thập đầy đủ các thông tin liên quan, bộ phận
chuyên trách tiến hành soạn thảo dự toán ngân sách. Các báo cáo dự toán ngân sách như dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu… giống hệ thống dự tốn như đã trình bày ở chương I.
Trong q trình soạn thảo dự tốn ngân sách, cần phải có sự phối hợp và kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận chuyên trách và các bộ phận có liên quan khác trong doanh nghiệp.
- Bƣớc 3 : Sau khi hồn thiện các báo cáo dự tốn, bộ phận chuyên trách dự
toán ngân sách sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo doanh nghiệp xem xét tính hợp lý của dự tốn ngân sách với sự tham gia đầy đủ của các phòng ban. Việc xét duyệt này giúp doanh nghiệp hạn chế việc lập dự tốn ngân sách thiếu tính khả thi và không phản ánh năng lực thực tế của doanh nghiệp. Khi bản thảo dự tốn ngân sách được duyệt nó sẽ trở thành dự tốn ngân sách chính thức, được gửi cho các bộ phận trong doanh nghiệp theo đó tổ chức thực hiện.
* Giai đoạn 3 : Theo dõi dự tốn ngân sách
Trong q trình hoạt động, bộ phận chuyên trách dự toán cần phải theo dõi và phân tích thường xuyên các sai số giữa dự toán với thực tế và kiểm tra những yếu tố bất thường để xem xét, điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo cho phù hợp hơn.
Để thực hiện tốt quy trình dự tốn ngân sách này, các cơng ty cổ phần Việt Nam có quy mơ nhỏ và vừa cần thực hiện thêm một số giải pháp hỗ trợ sau:
Trong bộ phận kế tốn quản trị nên có bộ phận chun trách về cơng tác dự toán ngân sách.
Trang bị các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho cơng tác dự tốn ngân sách:
+ Tất cả các thông tin, số liệu liên quan đến cơng tác dự tốn ngân sách phải được kết nối với tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp bằng hệ thống mạng nội bộ.
+ Lập dự toán là cơng việc phức tạp liên quan đến nhiều phịng ban, bộ phận trong doanh nghiệp, vi vậy để giảm sai sót và tốn thời gian, công sức các doanh nghiệp nên nghiên cứu dự án mua phần mềm dự toán ngân sách phù hợp với doanh nghiệp mình.
+ Tổ chức tốt hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp để các mục tiêu chính sách của doanh nghiệp được truyền tải đầy đủ đến từng bộ phận phịng ban nhanh chóng kịp thời, cũng như thu thập được mọi thơng tin từ các bộ phận, phịng ban hiệu quả nhất.
+ Nhà quản lý các cấp động viên, khuyến khích, tạo động lực cho mọi nhân viên, mọi bộ phận trong doanh nghiệp tham gia ý kiến vào việc lập kế hoạch và dự toán ngân sách.
+ Cần nâng cao ý thức của tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp về tầm quan trọng và lợi ích của dự tốn ngân sách đối với doanh nghiệp, từ đó tất cả mọi người trong doanh nghiệp sẽ ý thức hỗ trợ, phối hợp và tạo điều kiện cho nhau trong việc cung cấp thông tin cần thiết nhằm phục vụ cơng tác dự tốn ngân sách được tốt nhất.
3.2.2.Áp dụng phƣơng pháp ABC cho các doanh nghiệp nhỏ
Theo đánh giá về thực trạng áp dụng phương pháp ABC, hay phương pháp chi phí mục tiêu, hầu như các doanh nghiệp nhỏ đều e ngại khi áp dụng các phương pháp hiện đại như trên vì những lý do như tốn nhiều thời gian và tiền bạc. Nhưng nếu trong môi trường cạnh tranh như hiện nay, các doanh nghiệp nhỏ không thay đổi phương pháp quản lý chi phí cũ, tìm ra cho mình một giải pháp để vận dụng linh hoạt các phương pháp hiện đại trên mà không quá tốn kém, để phù hợp với xu thế
phát triển chung thì khó có khả năng tồn tại và tăng trưởng. Trên nền tảng đã xây dựng hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp, dưới đây xin đề xuất phương pháp để áp dụng một trong hai phương pháp hiện đại ở trên, phương pháp ABC, cho các doanh nghiệp nhỏ nói chung và các cơng ty cổ phần có quy mơ nhỏ nói riêng. Với phương pháp này các doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện phương pháp ABC một cách hiệu quả và ít tốn kém. Nó trang bị những thơng tin chi phí chính xác một cách hệ thống để giúp các nhà quản trị có thể đề ra được những chiến lược cho doanh nghiệp, xác định chi phí sản phẩm và cải thiện cấu trúc chi phí.
Như đã biết, trong mơ hình ABC, nhóm các chi phí chung như chi phí hành chính, chi phí thuê mướn, chi phí vận chuyển và chi phí bảo hiểm phải được xác định. Những thơng tin chi phí này có thể xác định được dễ dàng từ bộ phận kế tốn. Sau đó xác định những hoạt động chính mà có thể dễ dàng theo dõi được thơng tin về chi phí. Việc này có thể thực hiện được bằng cách nhóm những hành động có liên quan thành các hoạt động và nhóm các hoạt động thành trung tâm hoạt động theo cách tiếp cận ABC. Ví dụ như trong một doanh nghiệp nhỏ thì có thể có các hoạt động: nhận yêu cầu của khách hàng, báo giá cho khách hàng, giám sát sản xuất, vận chuyển hàng hóa. Chi phí sẽ được phân cho những hoạt động vừa được xác định thông qua những tiêu thức phân bổ chi phí ( giai đoạn 1 ). Tiếp theo đó, chi phí từ các hoạt động sẽ lại được phân bổ đến từng sản phẩm dựa vào mức độ sử dụng các hoạt động đối với sản phẩm đó ( giai đoạn 2 ). Hai giai đoạn của phương pháp ABC có thể thấy rõ qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 7. Hai giai đoạn của phƣơng pháp ABC Các bƣớc cụ thể để áp dụng phƣơng pháp ABC:
- Bƣớc 1 : Phân loại tồn bộ chi phí chung ra từng nhóm cụ thể, có tính chất
đồng nhất.
- Bƣớc 2 : Xác định các hoạt động: tồn bộ q trình kinh doanh được chia
ra làm nhiều nhóm các hoạt động. Người ta thường vẽ ra lưu đồ của quá trình để xác định được những hoạt động chính này. Để có thể thiết lập được những hoạt động cần thiết cho ABC, những quy trình đồng nhất phải được nhóm lại với nhau và các nhóm phải có liên quan đến việc sử dụng chi phí với mục đích cung cấp dịch vụ cho các sản phẩm.
- Bƣớc 3 : Hoạt động và các tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đoạn một:
Khi những hoạt động chính đã được xác định, thì tổng chi phí của từng hoạt động phải được ghi nhận. Ví dụ, chi phí hoạt động cho việc “ lập báo giá “ bao gồm chi phí từ những nhóm khác nhau như lương, chi phí th mướn, văn phịng phẩm. Để tính được chính xác các chi phí này vào từng hoạt động, thì những tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đoạn này phải được ấn định cho từng nhóm chi phí. Ví dụ
chi phí th mướn liên quan đến hoạt động lập báo giá có thể được tác động bởi số mét vng sử dụng, trong khi đó, chi phí lương có thể được tác động bởi thời gian mà nhân viên sử dụng chi hoạt động này. Việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị nói chung và kế tốn quản trị chi phí nói riêng là cơ sở để xác định hệ thống tiêu thức phân bổ chi phí hợp lý.
- Bƣớc 4: Tiêu thức phân bổ chi phí trong giai đoạn hai:
Trong giai đoạn này, các hoạt động được tính cho các sản phẩm bằng việc sử dụng các tiêu thức phân bổ chi phí giai đoạn 2. Tuy nhiên trong giai đoạn này thông tin cần thiết cho việc thiết lập các tiêu thức phân bổ chi phí có thể khơng dễ dàng có sẵn để thể hiện tỷ lệ tương ứng cho từng sản phẩm. Ví dụ, việc ấn định chi phí chuyên chở cho từng sản phẩm tương đối phức tạp. Khi thiếu thông tin dữ liệu, số liệu thực tế thì việc ước lượng gần đúng chi phí hoạt động sử dụng bởi từng sản phẩm là điều cần thiết.
Các phương pháp thu thập các thông tin để lập các tiêu thức phân bổ
Thu thập thơng tin là việc rất cần thiết để có thể đạt được sự chính xác của chi phí sản phẩm cuối cùng, nói một cách đơn giản là để đạt được những tỷ lệ phân chia chi phí trong mõi giai đoạn của hệ thống ABC một cách hợp lý. Mỗi hoạt động sử dụng một phần của từng nhóm chi phí, và mỗi sản phẩm sẽ sử dụng một phần của mỗi hoạt động. Có nhiều cách để thu thập được các tỷ lệ phân chia này và mỗi phương pháp cụ thể sẽ tác động đến độ chính xác mong muốn. Doanh nghiệp có thể sử dụng ba phương pháp : ước đốn, đánh giá hệ thống, thu thập thơng tin thực tế để sử dụng việc ước lượng những tỷ lệ này.
( Ước đốn: khi khơng có số liệu thực tế hoặc việc thu thập số liệu khá tốn kém, có thể ước đốn để tính ra các tỷ lệ. Việc ước đốn có thể được hợp tác thực hiện bởi bộ phận quản lý, bộ phận tài chính và những nhân viên có liên hệ trực tiếp đến trung tâm tính chi phí. Độ chính xác của những ước đốn về tỷ lệ chi phí phân bổ trong cả hai giai đoạn có thể được đưa ra bởi nhóm này phụ thuộc vào sự hợp tác của những người trong nhóm, và kiến thức của họ về trung tâm chi phí.
Đánh giá hệ thống : Theo một số chuyên gia, một phương pháp khoa học
áp dụng q trình phân tích thứ bậc AHP ( Analytic Hierarchical Process ). AHP là lmootj cơng cụ thích hợp nhằm đưa những ý kiến cá nhân chủ quan thành những thông tin thể hiện khách quan về các tỷ lệ. Ví dụ như doanh nghiệp cần phân bổ chi phí xăng dầu giữa ba hoạt động chạy máy, giao hàng, và bảo trì. Các bộ phận tiêu thụ nguồn lực này sẽ được đặt câu hỏi và đánh giá về tỷ lệ phần trăm chi phí xăng dầu trong một thời gian nhất định, AHP có thể đưa ra được phần trăm của chi phí này và phân bổ chúng đến từng hoạt động thích hợp.
AHP cũng có thể được sử dụng trong giai đoạn 2 tức là xác định chi phí từ các hoạt động cho từng sản phẩm. Giả sử doanh nghiệp muốn ấn định chi phí bán hàng đến từng sản phẩm, và doanh nghiệp hiện đang sản xuất 4 mặt hàng A, B, C, D. Phương pháp ước đốn như trên cũng có thể được sử dụng. Tuy nhiên với những thơng tin như sản phẩm A là sản phẩm đã có thương hiệu vì vậy những nỗ lực về hoạt động bán hàng là tương đối thấp, trong khi sản phẩm B và C đang ở giai đoạn bão hòa trong vòng đời sản phẩm, còn sản phẩm D là sản phẩm mới nên cần nhiều thời gian và tiền của để xâm nhập thị trường. Thay vì việc phân bổ đồng đều, nhờ sử dụng AHP doanh nghiệp có thể đưa ra được một ước lượng cho phép cơng ty tính chi phí đến từng sản phẩm một cách chính xác hơn.
Bước tiếp theo là doanh nghiệp cần phải xác định những tiêu thức thể hiện mối quan hệ về chi phí giữa các hoạt động và sản phẩm. Trong ví dụ trên, khu vực bán hàng và thời gian sử dụng để thương thảo với khách hàng về từng sản phẩm có