1.5 .Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề nghiên cứu
1.5.2.2 .Phân quyền trong doanh nghiệp
2.3 Kết quả phân tích qua dữ liệu thu thập
2.3.2 Phân tích dựa trên số liệu thứ cấp
2.3.2.1 Phân tích cơ cấu lao động của Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng ALINE .
Tổng số cán bộ công nhân viên của Cơng ty tính đến cuối năm 2010 là 147 người , trong đó có hơn 69 nhân viên có trình độ đại học. Trong 3 năm gần đây, Công ty luôn tuyển dụng thêm nhân viên mới, nhưng số lượng còn hạn chế.
Bảng 2.6: Cán bộ quản lý, chuyên môn và kỹ thuật T
T
Cán bộ QL, chuyên môn và KT
Số lượng Số năm kinh nghiệm <5 năm ≥5 năm ≤10 năm >10 năm 1 Kỹ sư Xây dựng 20 7 8 5
2 Kỹ sư Cầu đường 8 3 3 2
3 Kỹ sư hạ tầng đô thị 5 2 3
4 Kiến trúc sư 5 2 3
5 Kỹ sư Kinh tế xây dựng 3 1 2
6 Kỹ sư Điện 3 1 2
7 Kỹ sư nước 3 1 2
8 Kỹ sư CNTT & VT 3 1 2
9 Kỹ sư Cơ điện 3 1 2
10 Kỹ sư tin học kinh tế 2 1 1
11 Cử nhân Kinh tế 2 1 1 12 Cử nhân Ngoại ngữ 1 1 13 Kỹ sư Trắc địa 3 1 2 14 Cao đẳng + Trung cấp các ngành 8 3 3 2 Tổng 69 25 35 9 ( Ng̀n: Phịng Tài chính- Kế tốn) Qua bảng trên ta nhận thấy về số năm kinh nghiệm công tác của cán bộ quản lý chuyên môn và kỹ thuật: dưới 5 năm chiếm 16,89 %, từ 5 đến 10 năm chiếm 23,65%, trên 10 năm chiếm 6,08 %. Do đó trong việc hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Cơng ty cần phải quan tâm về trình độ, độ tuổi, thâm niêm cơng tác của lao động để có thể sáp xếp, giao quyền hợp lý.
Bảng 2.7: Công nhân kỹ thuật đã ký hợp đồng lao động thời vụ TT Công nhân KT Số lượng Bậc 2/7 Bậc 3/7 Bậc 4/7 Bậc 5/7 Bậc 6/7 Bậc 7/7 1 Công nhân Nề 25 10 5 5 3 2 2 Công nhân Sắt 20 8 5 5 5 2
3 Công nhân Điện nước 15 5 5 2 2 1
4 Công nhân Hàn 3 1 2 2
5 Lái xe 2
6 Công nhân Trắc địa 3 2 1
7 Lao động phổ thông 10
Tổng cộng 78
( Ng̀n: Phịng Tài chính- Kế tốn)
Qua bảng trên ta thấy trình độ cơng nhân kỹ thuật đã ký hợp đồng lao động của Cơng ty có tay nghề cao, cụ thể: trình độ cơng nhân kỹ thuật bậc 3/7 là 26 người, chiếm 17.5 % tổng số cán bộ công nhân viên trong Công ty, bậc 4/7 là 18 người, chiếm 12,25 %, bậc 5/7 là 14 người, chiếm 9,5 %, bậc 6/7 là 10 người, chiếm 6,9 % và bâc 7/7 là 5 người, chiếm 3,4 % .
-Độ tuổi lao động và giới tính của cán bộ cơng nhân Cơng ty tính đến cuối năm 2010:
Bảng 2.8: Độ tuổi lao động và giới tính của cán bộ cơng nhân Công ty
Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ (%) 1. Giới tính Nam 140 95,24 Nữ 7 4,76 2. Độ tuổi Dưới 25 18 12,24 Từ 25 đến 35 103 70,1 Trên 35 26 17,66 ( Ng̀n: Phịng Tài chính- Kế tốn)
Về giới tính: do đặc thù của Công ty là xây dựng nên tỷ lệ nam và nữ chênh nhau rất
lớn. Tỷ lệ lao động nam chiếm 140 người, tương đương 95,24 % tổng số lao động. Lao động nữ chiếm 7 người, tương đương 4,76 % tổng số lao động. Lao động nữ chủ yếu
Về độ tuổi lao động: lao động trong công ty chủ yếu là lao động phổ thông từ 25-35 tuổi, chiếm tỷ lệ 103 người, tương đương 70,1 % tổng số lao động, lao động dưới 25 tuổi chiếm 18 người, tương đương 12,24 %, lao động từ trên 35 tuổi chiếm 26 người, tương đương 17,66 %.
Như vậy, trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền, Công ty cổ phần đầu tư xây dựng ALINE cần phải quan tâm về trình độ, độ tuổi, giới tính và thâm niên cơng tác của cán bộ công nhân viên trong Công ty, để từ đó có kế hoạch sắp xếp và phân quyền cho hợp lý và hiệu quả nhất.
2.3.2.2 Phân tích cơ cấu tổ chức của Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng ALINE .
Cơ cấu tổ chức của Cơng ty theo mơ hình trực tuyến - chức năng. Trong đó: *Chủ tịch hội đồng quản trị-Giám đốc Công ty:
Có nhiệm vụ tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật, cơ quan chủ quản và tồn bộ cán bộ cơng nhân viên trong công ty. *Phòng kế hoạch và kỹ thuật:
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phịng 1 Kỹ sư xây dựng
2 Phó phịng 1 Kỹ sư xây dựng
3 Nhân viên 4 Trung cấp
+ Chức năng: Hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch sản xuất dài hạn, ngắn hạn, tổng hợp cân đối trìn Giám đốc Cơng ty phê duyệt, hướng dẫn các đội kế hoạch và kỹ thu ật của Cơng ty về nghiệp vụ của mình.
+ Nhiệm vụ:
-Hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch sản xuất, tham mưu đề xuất với Giám đốc Công ty sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.
-Báo cáo định kỳ việc thực hiện kế hoạch hóa sản xuất tuần, tháng, năm, quý theo quy định.
-Lập kế hoạch mua bán vật tư: quản lý các phương án đại tu sửa chữa trong kế hoạch sản xuất đã được Giám đốc phê duyệt.
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Ths QTKD
2 Phó phịng 1 Cử nhân QTKD
3 Nhân viên 5 Trung cấp
+ Chức năng:
-Giúp cho Giám đốc về tiếp thị việc làm.
-Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong các vấn đề quản lý đầu tư, phát triển dự án.
+ Nhiệm vụ:
-Trực tiếp thực hiện đấu thầu các cơng trình của Cơng ty, chọn đối tác liên doanh, liên kết đấu thầu.
- Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các dự án đầu tư, dự án liên doanh được phân cơng.
*Phịng tài chính và kế tốn:
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phịng-KTT 1 Ths.Kinh tế
2 Kế toán viên 3 Cử nhân kinh tế
+Chức năng:
-Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo thực hiện toàn bộ cơng tác kế tốn thống kê, thông tin kinh tế và hoạch toán kinh tế trong doanh nghiệp.
+Nhiệm vụ:
-Tổ chức bộ máy kế toán, thống kê, ghi chép, tính tốn kịp thời tồn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh.
-Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị kịp thời, đầy đủ thủ tục và tài liệu cho việc xử lý các khoản mất mát, hư hỏng, đồng thời đề xuất các biện pháp xử lý.
-Thông qua hợp đồng theo dõi chặt chẽ việc mua bán vật tư trong và ngoài nước, theo dõi việc cấp vật tư cho các đơn vị thi cơng.
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phòng 1 KS viễn thơng
2 Phó phịng 1 KS viễn thông
3 Trợ lý 2 Trung cấp
+Chức năng:
- Phối hợp cùng phòng kỹ thuật để xử lý các sự cố trong quá trình xây dựng.
- Phối hợp cùng các phịng ban chức năng hướng dẫn, chỉ đạo cơng tác đầu tư, mua sắm thiết bị và một số vật tư chủ yếu có yêu cầu kỹ thuật cao và khối lượng tập trung lớn.
+Nhiệm vụ:
-Giám sát và kiểm tra tình trạng hoạt động của các thiết bị. . -Chỉ đạo đơn vị thực hiện công tác an tồn giao thơng.
-Chỉ đạo công tác khai thác sử dụng, hướng dẫn đơn vị thực hiện các chế độ đảm bảo kỹ thuật như bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ, thường xuyên…
*Phòng thiết kế:
+ Chức năng:
- Thu nhận thơng tin từ phịng kế hoạch về đặc điểm, yêu cầu của khách hàng để phục vụ công tác thiết kế.
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phịng 1 Kiến trúc sư
2 Phó phịng 1 Kiến trúc sư
3 Nhân viên 2 Trung cấp
+Nhiệm vụ:
-Thiết kế các dự án xây dựng theo yêu cầu của nhà đầu tư, khách hàng. *Phòng tư vấn giám sát:
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phịng 1 Kỹ sư xây dựng
2 Phó phòng 1 Trung cấp
- Phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong quá trình lao đ ộng. - Báo cáo Giám đốc về các vấn đề liên quan tiến độ và chất lượng hợp đồng, nhằm đảm bảo hợp đồng được triển khai đúng kế hoạch.
+ Nhiệm vụ:
- Có nhiệm vụ tư vấn giám sát các cơng trình xây dựng.
*Đội thi công:
- Đội thi cơng có chức năng thực thi nhiệm vụ ở các cơng trình xây dựng theo sự chỉ đạo của phòng kế hoạch và kỹ thuật, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng cao khi thi cơng tại các cơng trình.
*Các xưởng kiến trúc, kết cấu: thực thi nhiệm vụ tại xưởng theo sự chỉ đạo của phòng thiết kế.
Như vậy, qua q trình phân tích nhiệm vụ, chức năng của các phịng ban trong Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng ALINE, nhận thấy sự phân công, giao nhiệm vụ trong các phòng ban đã cụ thể, rõ ràng, nhưng vẫn tồn tại vấn đề, đó là sự phân chia số lượng phòng ban, nhân viên trong các phòng ban còn chưa hợp lý. Chẳng hạn, trong phịng tư vấn, giám sát, có nhiệm vụ tư vấn, giám sát các cơng trình xây dựng, nhưng số lượng nhân viên ít, trong phịng chỉ gồm 1 trưởng phịng, 1 phó phịng và 2 nhân viên, sẽ không đáp ứng được nhu cầu cho các cơng trình. Hay trong Cơng ty chưa có phịng nhân sự - nơi trực tiếp tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân sự cho Cơng ty hợp lý nhất.
2.3.2.3 Phân tích tình hình phân quyền trong cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng ALINE tư xây dựng ALINE
Công ty cổ phần đầu tư xây dựng ALINE là doanh nghiệp xây dựng, có lãnh đạo cao nhất là Hội đồng quản trị, ban giám đốc Công ty. Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật, cơ quan chủ quản và toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty.
Các phịng ban trong Cơng ty có trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc hồn thành trách nhiệm của mình. Tuy nhiên, sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng chưa được phối hợp hài hịa. Việc xử lý các thơng tin đơi khi chậm, thiếu sự thống nhất trong hướng dẫn và chỉ đạo nghiệp vụ với cấp dưới.
Sự phân quyền chưa rõ ràng, chưa hợp lý, quyền hạn tập trung lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế, chưa xác định rõ quan hệ quyền lợi và trách nhiệm.
Bên cạnh đó, do mỗi phịng ban có trách nhiệm và quyền hạn riêng, nên đôi khi trong việc chỉ đạo còn thiếu sự thống nhất trong hướng dẫn và chỉ đạo nghiệp v ụ cho mỗi phòng ban. Trong tổng hợp báo cáo đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh cũng còn nhiều điểm chưa thống nhất về số liệu và cách đánh giá do chưa có sự phối hợp trong xử lý thơng tin báo cáo giữa các phịng ban với nhau. Đây chính là vấn đề cịn bất cập do thiếu sự thống nhất trong quy định chế độ báo cáo, nội dung báo cáo, mẫu biểu báo cáo. Các phịng ban chưa có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau để nắm bát tình thơng tin thị trường, các chế độ chính sách mới của Đảng và Nhà nước để tham mưu cho ban Giams đốc Công ty đảm bảo nhiệm vụ xây dựng, sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả.
CHƯƠNG 3 : CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU NGHIÊN CỨU
3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu.
3.1.1 Những thành tựu đạt được của công ty trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức .
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng ALINE đã đáp
ứng được yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đạt kết quả, ổn định và có tăng trưởng.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức năng phù hợp mơ hình hoạt động sản xuất của Cơng ty. Các phòng ban xác định rõ được nhiệm vụ của mình. Do đó, ban lãnh đạo Cơng ty có thể quan sát tình hình diễn biến của Cơng ty, từ đó có những điều chỉnh kịp thời. Việc bố trí các phịng ban và số lượng cán bộ cơng nhân viên là tương đối hợp lý. Mỗi phịng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng nên khơng có hiện tượng chồng chéo khi thực hiện nhiệm vụ giữa các phòng ban với nhau, giữa các nhân viên trong các phịng ban cũng được phân cơng nhiệm vụ rõ ràng nên khơng có sự chồng chéo trong cơng việc.
Điều kiện cơ sở vật chất làm việc của nhân viên khá hiện đại, hệ thống trang thiết bị máy tính văn phịng đáp ứng được nhu cầu làm việc của nhân viên. Trang thiết bị phục vụ xây dựng khá tốt, tiên tiến, hiện đại.
Tóm lại, thành tựu của tổ chức bộ máy quản trị ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng ALINE là đã tổ chức được một cơ cấu tổ chức phù hợp, chặt chẽ, thống nhất từ ban lãnh đạo đến các bộ phận, phòng ban, phát huy được sức mạnh của tổ chức và tính chủ động, sáng tạo của các cán bộ công nhân viên trong Công ty, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, xây dựng Cơng ty vững mạnh, tồn diện.
3.1.2 Những vấn đề còn tồn tại trong cơ cấu tổ chức của công ty.
Trong công tác phân chia quyền hạn trong Cơng ty cịn chưa hợp lý. Ban lãnh đạo
cấp trên chưa thực sự tin tưởng để giao nhiệm vụ cho cấp dưới. Giám đốc phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, dẫn đến cơng việc nặng nề, chồng chéo, khó giải quyết nhanh, triệt để, kịp thời.
Trình độ một số ít nhân viên Cơng ty chưa đáp ứng được nhiệm vụ yêu cầu. Trong quá trình thực hiện cơng việc của các phịng ban cịn nhiều tình trạng ách tắc như
Cán bộ, nhân viên trong công ty đôi khi phải cùng lúc làm nhiều công việc. Nhân viên phịng kế tốn thường xun phải ra ngồi gặp gỡ khách hàng, trao đổi công việc của Công ty. Như vậy, cán bộ, nhân viên trong Cơng ty cịn phải ơm đồm nhiều cơng việc, do đó họ chưa phát huy hết được năng lực của cá nhân cũng như toàn hệ thống.
Các phịng ban trong Cơng ty chưa thực sự là người tham mưu tin cậy cho cấp trên, chưa thực hiện hết chức năng của mình. Phịng kế hoạch và kỹ thuật chịu trách nhiệm về các hoạt động của đội thi công và ban vật tư, máy thi cơng nhưng cán bộ của phịng chỉ giao nhiệm vụ mà không thường xun kiểm tra, đơn đốc, giám sát tình hình hoạt động của các đội thi cơng ở các cơng trình.
Công nhân viên trong công ty thường phải việc cả ngày nghỉ do đặc thù công việc xây dựng. Nhưng ban lãnh đạo Cơng ty chưa có chính sách, chế độ khen thưởng, đãi ngộ hợp lý nhằm khuyến khích, động viên họ phát huy hết khả năng của mình.
Máy móc, trang thiết bị văn phịng của Cơng ty được trang bị khá hiện đại, song trình độ một số cán bộ, nhân viên chưa đáp ứng được trình độ ngày càng phát triển của khoa học công nghệ. Không phải tất cả mọ người đều biết sử dụng, chẳng hạn như nhân viên phòng kế tốn thì những hiểu biết về phần mềm thiết kế cho xây dựng dường như khơng có, nên khi nhân viên kế toán sử dụng, cần sự giúp đỡ của nhân viên phòng kế hoạch và xây dựng. Điều này không những làm chậm tiến độ làm việc của nhân viên phịng kế tốn mà cơng việc của nhân viên phòng kế hoạch cũng bị chậm lại.
Do đặc thù cơng việc mỗi phịng ban là khác nhau, nên khi đánh giá nh ận xét chung tình hình mỗi phịng ban sẽ có sự sai sót của ban lãnh đạo, tạo sự khơng hài lịng của cán bộ, nhân viên đối với những nhận xét đó, từ đó sẽ có sự đãi ngộ khơng hợp lý từ cấp trên đối với các phịng ban, dễ gây mất đồn kết trong nội bộ Công ty.
Sự phân quyền chưa rõ ràng, chưa hợp lý, quyền hạn tập trung lớn vào cấp trên,