1.1.2 .Tổng quan về vấn đề nghiên cứu ở Việt Nam
3.2. Đề xuất những giải pháp nhằm đẩy mạnh công tác quản lý hệ thống
3.2.1. Xây dựng quy trình quản lý hệ thống thông tin về sinh viên và hệ
thống chỉ tiêu chất lượng cho từng hoạt động quản lý
3.2.1.1 Mục đích và ý nghĩa của biện pháp
Lựa chọn và đề xuất thống nhất quy trình chuẩn cơng tác quản lý hệ thống thông tin về sinh viên và hệ thống chỉ tiêu chất lượng cho từng hoạt động quản lý nhằm chính xác hố quy trình làm việc của hoạt động quản lý thông tin giữa chủ thể quản lý và khách thể của quản lý, thoả mãn nhu cầu tìm hiểu, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đồng thời, đánh giá được cụ thể kết quả của từng
hoạt động, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả cho hoạt động quản lý thông tin sinh viên và sự thống nhất chung về quản lý thơng tin nói chung của trường.
3.2.1.2. Nội dung và cách thức thực hiện
Trước hết, Khoa Quốc tế, ĐHQGHN cần tiến hành xây dựng các quy trình liên quan đến cơng tác quản lý hệ thống thông tin về sinh viên, song song với đó là xây dựng hệ thống chỉ tiêu chất lượng cho từng hoạt động quản lý hệ thống thông tin sinh viên. Lựa chọn và đề xuất thống nhất hệ thống chỉ tiêu chất lượng cho từng động quản lý hệ thống thông tin sinh viên nhằm chính xác hố các thơng tin, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả cho hoạt động quản lý thông tin sinh viên sau khi ra trường và sự thống nhất chung về quản lý thơng tin nói chung của trường, thoả mãn nhu cầu tìm hiểu, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Tác giả đề xuất vận dụng lý thuyết về quản lý hệ thống thông tin trong giáo dục (EMIS) và mơ hình quản lý chất lượng tổng thể TQM vào quản lý hệ thống thông tin sinh viên.
Khoa Quốc tế có thể ứng dụng nguyên tắc tiếp cận hệ thống trong việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý sinh viên
Trước tiên, cần xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý sinh viên
- Mục tiêu: Hệ thống hệ thống thông tin quản lý sinh viên được xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về thông tin khoa học và kỹ thuật, nhằm cung cấp tồn bộ thơng tin liên quan đến quản lý sinh viên của Khoa một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời để đạt mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo
- Chức năng: Thu thập thông tin; Xử lý thơng tin: xử lý hình thức và xử lý nội dung; Bảo quản thông tin; Cung cấp thông tin.
- Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
+ Xây dựng và thực hiện chính sách về thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cơ sở dữ liệu
+ Thu thập, xử lý thông tin các nguồn tin nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ quản lý hệ thống thông tin quản lý sinh viên khai thác và sử dụng
+ Đảm bảo việc tương tác, chia sẻ thông tin giữa các đơn vị trong hệ thống, hệ thống hệ thống thơng tin quản lý sinh viên hình thành các dịng tin ổn định từ trên xuống, từ dưới lên và giữa các bộ phận.
Sau đó, cần xác định nhu cầu thông tin của công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên
Nghiên cứu nhu cầu thơng tin của các nhóm: Cán bộ quản lý, giảng viên và sinh viên. Chúng ta phải hiểu được nhu cầu thơng tin của các nhóm thì mới xác định được những thơng tin quan trọng để nạp vào hệ thống quản lý thông tin sinh viên. Vì nhu cầu thơng tin là cơ sở để xây dựng nguồn lực thông tin.
Các hướng tiếp cận hệ thống: Thứ nhất: Tiếp cận phân tích
- Phân tích dịng tin và xây dựng nguồn lực thơng tin. + Nghiên cứu dòng tin vận động trong hệ thống.
+ Xác định những nguồn thông tin riêng biệt: Thông tin được phân thành các loại riêng biệt dành cho một đối tượng người dùng… .
- Phân tích thành phần hệ thống thơng tin: Có thể phân chia hệ thống thành các phân hệ nhỏ hơn để nghiên cứu chi tiết. Khi nghiên cứu về thành phần hệ thống thơng tin, có thể nhìn ở nhiều góc độ, khía cạnh khác nhau. Hệ thống thơng tin sẽ được tạo bởi các phân hệ thông tin. Mỗi một phân hệ sẽ có chức năng riêng nhưng lại có cùng một mục tiêu chung của hệ thống là đáp ứng nhu cầu tin của người dùng. Các phân hệ trong hệ thống quản lý hệ thống thơng tin sinh viên gồm có các phân hệ:
Phân hệ các dữ liệu thông tin về sinh viên: Thơng tin người học, trình
độ, phẩm chất, năng lực, hoàn cảnh, …. của sinh viên (Thông tin nhập học (thông tin nguồn), thông tin về điểm số, kết quả thi, thành tích học tập theo từng kì học, năm học, thơng tin về kế hoạch học tập (thời khóa biểu, lịch thi cử, mơn học, chương trình học, thông tin về đánh giá chuyên cần, kỉ luật, thành tích nghiên cứu khoa học, tham gia hoạt động ngoại khóa,…Thơng tin thực tập, việc làm của sinh viên
Phân hệ tổ chức và nhân lực quản lý thông tin sinh viên: Gồm tiểu phân
hệ tổ chức thông tin và nhân lực thông tin.
Phân hệ thiết bị kỹ thuật thông tin của hệ thống thông tin sinh viên gồm
các thành tố: Mạng internet, intranet, mạng nội bộ (LAN), đường truyền của các mạng đó cùng với hệ thống máy chủ và máy tính trong nội bộ Khoa; các phần mềm tin học có chủ quyền và các phần mềm mã nguồn mở được cài vào các máy chủ và các máy tính khác trong hệ thống mạng, hệ thống các thiết bị văn phòng phục vụ cho cơng tác văn thư, lưu trữ, trụ sở, phịng ốc
Chính vì vậy, trước hết phải hệ thống hóa lại cơng tác quản lý nhà trường, kể cả về cơng tác hành chính – tài chính – quản lý cán bộ - quản lý sinh viên,… Sau đó, ở mảng quản lý hệ thống thông tin sinh viên, phải cụ thể hóa: Tiến hành xây dựng các quy trình liên quan đến công tác quản lý hệ thống thơng tin về sinh viên.
Hình 3.1. Minh họa về giải pháp mơ hình quản lý nhà trường
(Nguồn: http://epmt.vn/pmt-pms.html)
Một hệ thống thông tin liên cấp được bắt nguồn từ cấp thấp nhất là cá nhân và liên thông lên các cơ quan quản lý cấp trên sẽ được hình thành.
liệu phù hợp với đặc tả dữ liệu của mình. Hệ thống thông tin sinh viên sẽ được quản lý thông qua nhiều cấp. Xây dựng một hệ thống cở sở dữ liệu (dạng quan hệ) liên thông các cấp, mà ở đó các phiên bản phần mềm ở các cấp đều có thể vận hành và khai thác dữ liệu sinh viên dùng chung phục vụ cho quy trình ra quyết định.
Khoa Quốc tế, ĐHQGHN cần xây dựng các quy trình liên quan đến cơng tác quản lý hệ thống thơng tin, từ việc chuẩn hóa thơng tin đầu vào, xây dựng hệ thống chỉ tiêu chất lượng cho từng hoạt động quản lý hệ thống thông tin cho đến lựa chọn cách thức tiến hành, triển khai cho phù hợp.
Cụ thể, tác giả đề xuất quy trình quản lý thơng tin sinh viên như sau:
Nhiệm vụ
- Tổ chức tiếp nhận thông tin sinh viên trúng tuyển vào trường.
- Thực hiện các văn bản về chế độ chính sách theo đúng quy định. Tổng hợp, đánh giá tình hình thơng tin về sinh viên theo từng kỳ và hàng năm
- Xem xét và giải quyết chế độ miễn, giảm học phí, trợ cấp xã hội, học bổng chính sách, học bổng khuyến khích học tập theo các quy định hiện hành. Tham mưu cho BGH về việc xét và cấp các chương trình học bổng tài trợ, học bổng đào tạo nước ngồi bằng kinh phí nhà nước và các tổ chức quốc tế.
- Phối hợp với Phòng Đào tạo tổ chức kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, chương trình học tập. Kiểm tra và thẩm định các văn bằng, chứng chỉ, xét lên lớp, lưu ban, thôi học cho sinh viên theo từng năm học.
- Kiến nghị, biểu dương khen thưởng tập thể và cá nhân đạt thành tích cao trong học tập, rèn luyện. Xem xét và đề nghị hội đồng kỷ luật cấp trường ra quyết định kỷ luật đối với các trường hợp sinh viên vi phạm nội quy, quy chế.
- Phối hợp với các phòng ban chức năng giải quyết thủ tục hành chính cho sinh viên.
- Giải quyết việc chuyển trường, chuyển ngành học, quản lý và tổ chức cấp bằng tốt nghiệp đại học, bằng cao đẳng, chứng chỉ giáo dục thể chất và các giấy tờ cần thiết cho sinh viên.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các dịch vụ tư vấn cho sinh viên. Tổ chức các đợt tiếp xúc giữa BGH với sinh viên, thu nhận các ý kiến phản ánh, đóng góp của sinh viên, liên hệ các bộ phận liên quan giải quyết và hồi đáp lại cho sinh viên.
- Tiếp nhận và quản lý người nước ngoài đến học tập tại trường theo quy chế tiếp nhận và quản lý lưu học sinh nước ngồi đến học tập tại Việt Nam.
Cơng tác tiếp nhận thông tin sinh viên
Chuẩn bị tiếp nhận sinh viên hệ chính quy
Hàng năm, chun viên Phịng CTCT-QL SV căn cứ vào số lượng sinh viên trúng tuyển để đặt in bộ Hồ sơ nhập học của sinh viên .
Qui trình tiếp nhận hồ sơ
Lấy danh sách trúng tuyển từ phòng Đào tạo (danh sách trúng tuyển được phân theo từng khoa và được sắp xếp theo mã số)
- Chuyên viên làm nhiệm vụ tiếp nhận sinh viên nhập học phải kiểm tra hồ sơ nhập học của sinh viên. Nếu hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu thì nhận hồ sơ và viết biên nhận giao cho sinh viên. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, yêu cầu sinh viên bổ sung và nộp trong thời gian 1 tháng kể từ ngày nhập học.
- Đánh dấu sinh viên đến nhập học vào danh sách trúng tuyển. Hồ sơ được tiếp nhận phải được phân loại theo từng Khoa, cập nhật số lượng vào cuối ngày tiếp nhận.
Chú ý: Hồ sơ phải có cơng chứng và đóng dấu giáp lai vào ảnh. Tất cả các nội dung trên hồ sơ phải được ghi đầy đủ, rõ ràng.
Xử lý hồ sơ
- Phân loại hồ sơ theo Khoa và sắp xếp hồ sơ theo mã số sinh viên. - Nhập dữ liệu vào máy để quản lý
Làm thẻ sinh viên đa năng
- Cung cấp dữ liệu cho ngân hàng BIDV để ngân hàng in thẻ sinh viên. - Nhận thẻ sinh viên từ ngân hàng và phối hợp với các Khoa phát cho sinh viên - Thời gian sinh viên được nhận thẻ: 1 tháng sau khi nhập học
Mơ tả một số quy trình cụ thể của cơng tác quản lý thông tin sinh viên tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN
Thời gian
Nội dung cơng việc
Mơ tả quy trình Ghi chú Đầu năm học Tiếp nhận Hồ sơ sinh viên trúng tuyển
- Trong ngày nhận hồ sơ nhập học, có mặt tại địa điểm tiếp nhận để nắm bắt tình hình sinh viên nhập học, giải đáp những thắc mắc của sinh viên về ngành học (nếu có), thơng báo lịch họp mặt và làm việc của sinh viên với bộ môn sau khi nộp hồ sơ nhập học.
- Cuối ngày nhận hồ sơ nhập học, tổng hợp số lượng, tình hình nhập học và báo về cho Ban chủ nhiệm Khoa.
Trong năm học
Quản lý hồ sơ sinh viên
- Sau khi sinh viên nộp hồ sơ nhập học, liên hệ phòng CTHSSV
- Cập nhật và lưu hồ sơ sinh viên. Trực tiếp sinh
viên
- Theo lịch phân công của Khoa, định kỳ trực tại cả hai cơ sở để giải quyết những sự vụ liên quan đến công tác quản lý sinh viên.
- Gặp gỡ và giải đáp những thắc mắc của sinh viên…
- Cập nhật thông tin báo cáo theo dõi sinh viên
Sinh hoạt, trao đổi với SV
- Phối hợp với giáo viên chủ nhiệm, thường xuyên tổ chức cácbuổi sinh hoạt, trao đổi với sinh viên các khoá để quán triệt những chỉ đạo của nhà trường và giải quyết những vấn đề nảy sinh.
- Tiếp nhận các ý kiến đóng góp và phản hồi của sinh viên về tất cả các mặt: quản lý, đào tạo, rèn luyện…
- Tổng hợp và báo cáo các thông tin liên quan đến việc giải quyết các khiếu nại, góp ý, chỉnh sửa , đề xuất và định hướng giải pháp
Đề xuất học bổng
- Liên hệ với các cá nhân, tổ chức, tìm kiếm các nguồn hỗ trợ học bổng cho sinh viên.
- Thông báo và định hướng tuyển chọn sinh viên nhận học bổng.
- Hướng dẫn sinh viên làm hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ.
- Tổng hợp các thông tin về học bổng của sinh viên
Các công tác khác - Thực hiện và tổ chức thực hiện theo chỉ đạo, hướng dẫn và thơng báo của Ban Giám hiệu, Phịng CTCT-QLSV và các phòng ban trong trường tổ
chức các hoạt động, tập họp lực lượng.
- Thực hiện các báo cáo…
- Tổng hợp, lưu các cơng văn, giấy tờ có liên quan. Cuối năm học Đánh giá rèn luyện
- Triển khai công tác đánh giá hoạt động rèn luyện của sinh viên trong quá trình học tập theo mẫu của trường.
- Hướng dẫn và đôn đốc các lớp sinh viên thực hiện việc tự đánh giá và đánh giá lại.
- Tổng hợp điểm rèn luyện của sinh viên sau khi giáo viên chủ nhiệm đã đánh giá, nộp cho phòng CTCT- QLSV.
Về việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu chất lượng cho từng hoạt động:
Hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí cần thống nhất trong thông tin về sinh viên, đó là các chỉ số cụ thể về thông tin sinh viên nhằm đảm bảo sự hiểu đúng và thống nhất, vận dụng chính xác trong quá trình thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin trên cơ sở áp dụng CNTT vào công tác thống kê, kế hoạch. Việc lựa chọn hệ thống chỉ số thơng tin có liên quan đến tồn bộ q trình quản lý hệ thống thơng tin sinh viên.
Về sinh viên: bao gồm số lượng đang học, số lượng, chuyên ngành, các kết quả học tập và rèn luyện của sinh viên.
Giảng viên và cán bộ công nhân viên: bao gồm số lượng, trình độ, học vị, cấp bậc học, ngành đào tạo, mức lương, thâm niên cơng tác.
Tài chính: Bao gồm số lượng ngân sách được phân bổ, các nguồn vốn, các khoản chi.
Trong phạm vi đề tài này, tác giả lựa chọn mơ hình TQM để áp dụng nhằm nâng cao hiểu quản lý hệ thống thông tin của các sinh viên. Trên cơ sở các yếu tố đầu vào, cần tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác thông tin quản lý giáo dục và cung ứng kịp thời nguồn tài chính.
Cơ sở dữ liệu thơng tin: Cần Chuẩn hóa thơng tin đầu v thơng qua việc đổi mới phương pháp thu thập thông tin: xây dựng biểu mẫu khai báo thông tin cụ thể .., Đổi mới phương pháp lưu trữ và cập nhật dữ liệu
Nhân sự quản lý thơng tin: Cần có một văn bản quy định rõ ràng về
chức năng – nhiệm vụ - quyền hạn của nhân sự tại các phòng ban phối hợp quản lý hệ thống thông tin sinh viên
Kết quả cần đạt được là Một quy trình chuẩn về quản lý hệ thống thơng tin sinh viên tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN và hệ thống đánh giá chỉ tiêu chất lượng của từng hoạt động quản lý này để đảm bảo đạt được mục tiêu của hoạt động quản lý được thể hiện qua các quyết định, văn bản hành chính rõ ràng.
3.2.2. Hiện đại hóa, ứng dụng CNTT vào cơng tác quản lý hệ thống thơng tin nhà trường nói chung và quản lý hệ thống thơng tin sinh viên nói riêng
3.2.2.1 Mục đích và ý nghĩa của biện pháp
Trong nhiều năm qua, các trường cũng đã áp dụng Công nghệ Thông tin vào trong công tác quản lý và điều hành trong công việc nhưng hiệu quả mang lại thực sự chưa cao. Ở đây áp dụng nhưng không hiệu quả là do sự ứng