1.1.2 .Tổng quan về vấn đề nghiên cứu ở Việt Nam
2.3. Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý hệ thống thông
2.3.1. Đánh giá thực trạng về quản lý hệ thống thông tin sinh viên Khoa
giữa các bộ phận, nhân lực thực hiện công tác quản lý thơng tin sinh viên cịn chưa có hiệu quả đóng vai trị quan trọng khơng kém.
Đối với GV và SV theo kết quả khảo sát họ đều cho rằng yếu tố về Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hệ thống thơng tin sinh viên cịn chưa cao (GV: 33,75%), (SV: 47,5%); tiếp theo là cơ chế ,chính sách quản lý chưa rõ ràng và bất cập, sau đó là năng lực của đội ngũ thực hiện công tác quản lý hệ thống thơng tin sinh viên cịn yếu và cơ sở vật chất kĩ thuật phục vụ cho công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên chưa được đầu tư.
Những yếu tố được đưa ra này phản ánh chân thật thực trạng của công tác quản lý thông tin sinh viên tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN đồng thời phản ảnh nhận thức của các đối tượng tham gia và liên quan đến q trình quản lý hệ thống thơng tin sinh viên tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN.
2.3. Thực trạng các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động quản lý hệ thống thông tin sinh viên khoa Quốc tế, ĐHQG Hà Nội
2.3.1. Đánh giá thực trạng về quản lý hệ thống thông tin sinh viên Khoa Quốc tế, ĐHQGHN Quốc tế, ĐHQGHN
2.3.1.1. Những ưu điểm và hạn chế Những ưu điểm:
- Lãnh đạo Nhà trường đã nhận định công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên là một trong những nhiệm vụ chiến lược và dành ưu tiên tối đa để triển khai công tác này. Nhiệm vụ này đã được đưa vào nội dung của chiến lược phát triển Khoa Quốc tế giai đoạn 2017-2022. Khoa đã thành lập ban chỉ đạo và ban điều hành triển khai hệ thống thông tin quản lý KQT gồm 48 lãnh đạo và cán bộ chuyên môn theo QĐ 791-KQT ban hành 7/9/2018.
- Công tác phổ biến, quán triệt những quy định chung về quản lý hệ thống thơng tin nói chung và quản lý hệ thống thông tin sinh viên nói riêng được tiến hành thường xuyên và liên tục, đến mọi cán bộ, giảng viên và SV của Trường. Nhờ vậy, cán bộ, giảng viên và sinh viên của Nhà trường đặc biệt là những cán bộ, giảng viên trực tiếp tham gia vào công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên thấy được tầm quan trọng của công tác này. Bên cạnh đó, SV được phổ biến và quán triệt những quy định trên nên có ý thức thực hiện tốt các quy định này.
- Công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên được thực hiện theo đúng quy chế. Đội ngũ cán bộ thực hiện công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên nhiều kinh nghiệm và tâm huyết. Đảng uỷ, Ban Giám hiệu Nhà trường rất quan tâm đến vấn đề nâng cao chất lượng đào tạo, rèn luyện, đến việc đổi mới hồn thiện cơ chế quản lý nói chung và cơng tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên nói riêng.
Những hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm trong công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên, vẫn cịn có những hạn chế nhất định trong cơng tác này như sau:
- Nhà trường đã cụ thể hóa các văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của ĐHQGHN về công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên, tuy nhiên chưa xây dựng được các kế hoạch sát với tình hình thực tế đối với SV của Nhà trường, cơng tác tổ chức hành chính trong cơng tác quản lý thơng tin sinh viên còn nhiều bất cập, một số cơng việc cịn giải quyết chậm trễ, chưa kịp thời gây khó khăn khi làm việc và ảnh hưởng đến kết quả của hoạt động.
- Việc xây dựng các nội dung chưa cụ thể. Cơ chế hoạt động công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên cho đội ngũ cán bộ, giảng viên chưa được rõ ràng; trang thiết bị, kinh phí cho cơng tác này cịn thiếu thốn, chưa được quan tâm đúng mức
- Việc tổ chức thực hiện kế hoạch công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên của Khoa chưa triệt để, công tác kiểm tra trong quy trình quản lý
cịn chưa thường xun, thiếu kịp thời. Chính vì vậy, chưa có được sự kế thừa trong cơng tác này trong khi số lượng SV trong Khoa ngày một tăng theo quy mơ đào tạo. Vì vậy, cơng tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên đôi khi gặp nhiều phức tạp. Mặc dù các đơn vị, phòng ban chức năng trong Khoa đã có phối hợp nhưng sự phối hợp đó cịn chưa nhịp nhàng bởi điều kiện cơ sở vật chất, kinh phí, yếu tố nhân sự,...
- Các phòng ban chức năng trong Khoa (Phòng Đào tạo, Phòng CTHSSV, Phịng Kế hoạch Tài chính,...) cịn thiếu nhân sự, năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý hệ thống thơng tin cịn hạn chế nên giải quyết cơng việc hành chính chưa kịp.
- Chưa ứng dụng được một số phần mềm căn bản để quản lý thông tin sinh viên, ví dụ như cổng thơng tin dành riêng cho sinh viên Khoa Quốc tế, tích hợp các phần mềm quản lý đào tạo, quản lý thông tin, ....
- Mặc dù, Khoa trang bị máy tính để phục vụ riêng cho cơng tác quản lý thông tin, đã đưa vào triển khai thực hiện các thống kê, tổng hợp trên các phần mềm quản lý tin học về về quản lý tài chính, quản lý cán bộ, giáo viên, sinh viên. Tuy nhiên hiệu quả hoạt động của hệ thống này chưa cao, về thực chất mới chuyển được từ trạng thái các báo cáo viết tay thành các báo cáo được đánh máy và lưu giữ trong máy vi tính mà chưa hình thành được hệ thống mở trong chia sẻ thông tin. Hệ thống mạng máy tính của trường thường bị hư hỏng, bị nhiễm vi rút, chỉ cần một máy nhiễm vi rút, khiến bị sập toàn bộ hệ thống mạng. Phần cứng và phần mềm khác nhau giữa các máy được trang bị ở các thời gian khác nhau dẫn đến khơng tương thích trong tồn bộ hệ thống. Do đó, gây khó khăn cho hoạt động quản lý giáo dục của nhà trường nói chung và quản lý hệ thống thơng tin sinh viên nói riêng.
2.3.1.2. Nguyên nhân
Thực trạng và những hạn chế trong quản lý công tác SV của Khoa Quốc tế, ĐHQGHN là do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan.
Nguyên nhân trước hết là quy mơ SV của Khoa cịn nhỏ, hoàn tồn tự chủ về tài chính, một cán bộ đơi khi phải kiêm nhiệm nhiều vị trí nên sự đầu tư cho đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý thông tin sinh viên lại thiếu, năng lực còn hạn chế, chưa được bồi dưỡng, tập huấn, trao đổi học tập kinh nghiệm trong công tác này các trường ĐH, cao đẳng khác trên cả nước.
Việc Quản lý thơng sinh viên cũng có đặc thù vì có hai hệ thống đào tạo tồn tại: Hệ thống Đào tạo do Đại học Quốc gia Hà Nội cấp bằng và Hệ thống Đào tạo do trường ĐH quốc tế liên kết với Khoa Quốc tế cấp bằng. Do vậy, trong Khoa Quốc tế, ĐHQGHN tồn tại hai hệ thống quản lý đào tạo riêng biệt cho hai đối tượng trên. Còn lại hệ thổng quản lý sinh viên, quản lý tài chính, quản lý cơ sở vật chất lớp học,... thì lại chung trên một hệ thống. Điều này dẫn đến việc tổ chức thực hiện kế hoạch công tác quản lý hệ thống thơng tin sinh viên của Khoa cịn lộn xộn, chưa đồng bộ, gây mất thời gian cho cán bộ thực hiện công tác này và hiệu quả đôi khi không đạt được tối ưu.
Một nguyên nhân nữa làm cho quản lý công tác công tác quản lý hệ thống thơng tin sinh viên của Khoa cịn nhiều bất cập, mặc dù lãnh đạo Khoa đã có sự quan tâm, cán bộ, giảng viên trong Khoa thấy được tầm quan trọng trong công tác quản lý hệ thống thơng tin sinh viên của Khoa nhưng vẫn cịn một bộ phận nhỏ có nhận thức cho rằng công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên của Khoa là không phải là cơng việc chính nên chưa dành đủ tâm sức, thời gian cho công tác này.
Một nguyên nhân quan trọng khác đó là việc ứng dụng CNTT vào cơng tác công tác quản lý hệ thống thơng tin sinh viên của Khoa cịn chưa triệt để, gây ra hạn chế trong hiệu quả của công tác này cũng như hao tổn về tài chính và nhân sự. Chưa có một hệ thống quản trị thơng tin đồng bộ trong Khoa, các bộ phận/công tác chuyên trách còn đang sử dụng các hệ thống phần mềm công nghệ thông tin riêng lẻ, của các nhà cung cấp công nghệ khác nhau dẫn đến việc không đồng bộ trong quản trị hệ thống thông tin chung tại qua.
Một nguyên nhân không thể không nhắc đến là nguồn ngân sách tài chính đầu tư cho việc phát triển nâng cấp hệ thống thông tin sinh viên nói riêng và công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên Khoa Quốc tế, ĐHQGHN nói chung. Vì là một đơn vị giáo dục đại học tự chủ hồn tồn về tài chính, Khoa cần cân đối thu chi rất sát sao và nguồn ngân sách cũng có thể nói là eo hẹp. Việc đầu tư cho phát triển hệ thống thơng tin nói chung bên cạnh nhiều yêu cầu đầu tư cấp thiết khát để phát triển nhà trường cũng là một bài toán mà cán bộ quản lý cần phải xem xét và hoạch định kĩ lưỡng.
Nguyên nhân của những hạn chế trên bao gồm cả những yếu tố khách quan và chủ quan, trong đó nguyên nhân chủ quan từ Khoa, các cán bộ giảng viên thực hiện công tác quản lý. Những nguyên nhân cơ bản này dẫn đến công tác quản lý hệ thống thơng tin sinh viên của Khoa cịn những hạn chế, địi hỏi phải có những biện pháp mang tính đột phá để công tác quản lý hệ thống thơng tin sinh viên của Khoa có những chuyển biến tích cực theo hướng đáp ứng mục tiêu và yêu cầu của trong giai đoạn hiện nay.
Kết luận chƣơng 2
Qua khảo sát, tìm hiểu thực trạng quản lý hệ thống thông tin sinh viên của Khoa Quốc tế, ĐHQGHN, tác giả nhận thấy sự cần thiết phải quản lý hệ thống thông tin sinh viên là vơ cùng cần thiết, đây chính là hướng đi đúng đắn giúp giúp đạt được hiệu quả quản lý sinh viên nói riêng và hiệu quả hoạt động nhà trường nói chung.
Ban giám hiệu nhà trường cũng như các cán bộ quản lý, giảng viên, sinh viên của trường đã nhận thức được vai trị của sinh viên cũng như cơng tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên. Nhà trường đã triển khai một số công tác nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thông tin sinh viên. Tuy nhiên, hệ thống thông tin về sinh viên của trường vẫn chưa thực sự đầy đủ, hồn chỉnh, địi hỏi cần tiếp túc được quan tâm đầu tư bài bản, khoa học hơn.
Trong chương này, tác giả đã giới thiệu khái quát về Khoa Quốc tế, cơ cấu tổ chức, đặc điểm nổi bật và những thành tựu của Khoa Quốc tế, ĐHQGHN, đồng thời, đi sâu phân tích, làm rõ thực trạng quản lý hệ thống thông tin về sinh viên của nhà trường.
Kết quả nghiên cứu thực trạng quản lý hệ thống thông tin về sinh viên của trường đã làm sáng tỏ thêm các vấn đề lý luận và là căn cứ thực tế để tác giả xây dựng các biện pháp quản lý hệ thống thông tin về sinh viên được đề cập ở chương 3.
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN SINH VIÊN KHOA QUỐC TẾ, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
3.1. Một số nguyên tắc đề xuất biện pháp nghiên cứu