1.1.2 .Tổng quan về vấn đề nghiên cứu ở Việt Nam
2.2. Thực trạng công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên của Khoa
Quốc tế, ĐHQGHN
2.2.1. Khái quát về hệ thống thông tin sinh viên Khoa Quốc tế
Hiện tại, Khoa Quốc tế, ĐHQGHN đang có 4500 sinh viên đang theo học các chuyên ngành đào tạo chính quy. Cụ thể bao gồm:
Bảng 2.1. Cơ cấu số lƣợng sinh viên Khoa Quốc tế, ĐHQGHN phân theo chuyên ngành
STT Chuyên ngành đào tạo Đặc điểm Số lƣợng
1 Cử nhân Kinh doanh Quốc tế
Chương trình do Đại học Quốc gia Hà Nội cấp bằng
1420
2 Cử nhân Kế toán, Phân tích và Kiểm tốn
Chương trình do Đại học Quốc gia Hà Nội cấp bằng
1050
3 Cử nhân Hệ thống Thông tin Quản lý
Chương trình do Đại học Quốc gia Hà Nội cấp bằng
832
4 Cử nhân Tin học và Kỹ thuật Máy tính
Chương trình do Đại học Quốc gia Hà Nội cấp bằng
590
5 Cử nhân Khoa học Quản Lý
Chương trình liên kết do ĐH Keuka (Hoa Kỳ) cấp bằng
258
6 Cử nhân Kế toán Chương trình liên kết do ĐH HELP (Malaysia) cấp bằng 240 7 Cử nhân Quản trị Thể thao, Khách sạn và Du lịch Chương trình liên kết do ĐH Troy (Hoa Kỳ) cấp bằng 110
(Nguồn: Báo cáo tổng kết năm học 2017-2018 của Khoa Quốc tế, ĐHQGHN)
Đặc thù của Sinh viên Khoa Quốc tế là các em được đào tạo 100% bằng tiếng Anh, môi trường học tập quốc tế với 50% giảng viên nước ngoài. Việc Quản lý thơng sinh viên cũng có đặc thù vì có hai hệ thống đào tạo tồn tại: Hệ thống Đào tạo do Đại học Quốc gia Hà Nội cấp bằng và Hệ thống Đào tạo do trường ĐH quốc tế liên kết với Khoa Quốc tế cấp bằng. Do vậy, trong Khoa Quốc tế, ĐHQGHN tồn tại hai hệ thống quản lý đào tạo riêng biệt cho hai đối tượng trên. Còn lại hệ thổng quản lý sinh viên, quản lý tài chính, quản lý cơ sở vật chất lớp học,... thì lại chung trên một hệ thống.
Hệ thống thơng tin sinh viên Khoa Quốc tế có thể được tìm hiểu dựa theo các phân hệ về hệ thống thông tin:
Phân hệ các dữ liệu thông tin về sinh viên: Thơng tin người học, trình
độ, phẩm chất, năng lực, hồn cảnh,…. của sinh viên Thơng tin sinh viên tại Khoa Quốc tế bao gồm:
- Thông tin nhập học (thông tin nguồn): Họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ liên hệ, thơng tin về gia đình, kết quả thi đầu vào, mã sinh viên, mã ngành, lớp, khóa học,…
- Thơng tin về điểm số, kết quả thi, thành tích học tập theo từng kì học, năm học
- Thơng tin về kế hoạch học tập (thời khóa biểu, lịch thi cử, mơn học, chương trình học, …)
- Thông tin về đánh giá chuyên cần, kỉ luật, thành tích nghiên cứu khoa học, tham gia hoạt động ngoại khóa, …
- Thơng tin thực tập, việc làm của sinh viên
- Thơng tin về tài chính: học phí, các khoản phí khác (đồn phí, bảo hiểm, …)
Phân hệ tổ chức và nhân lực quản lý thông tin sinh viên: Gồm tiểu
phân hệ tổ chức thông tin và nhân lực thông tin. Tiểu phân hệ tổ chức thông tin bao gồm:
Phòng Đào tạo: quản lý các thông tin về lớp học, lịch học, thời khóa biểu sinh viên, đánh giá chuyên cần, lịch thi, kết quả học tập, thi cử, thực tập, học lại, thi lại của sinh viên, đánh giá xét tốt nghiệp.
Phịng Cơng tác sinh viên: Phụ trách các thông tin về mã sinh viên, thẻ sinh viên, thông tin học bổng, đánh giá rèn luyện, thi đua khen thưởng, trao đổi sinh viên quốc tế, khảo sát việc làm sinh viên.
Phòng Kế hoạch – Tài Chính: Phụ trách các thơng tin về học phí, học bổng, các khoản phí khác
Phịng Khoa học Cơng nghệ và Hợp tác Phát triển: Phụ trách thông tin về nghiên cứu khoa học của sinh viên, trao đổi sinh viên quốc tế
Trung tâm Đảm bảo Chất lượng & Khảo thí: thơng tin về lịch thi, kết quả thi
Tiểu phân hệ nhân lực thông tin: Lãnh đạo & Cán bộ các đơn vị chức năng, Sinh viên, Giảng viên, …
Phân hệ thiết bị kỹ thuật thông tin của hệ thống thông tin sinh viên
gồm các thành tố: Mạng internet, intranet, mạng nội bộ (LAN), đường truyền của các mạng đó cùng với hệ thống máy chủ và máy tính trong nội bộ Khoa Quốc tế, ĐHQGHN được kết nối vào mạng chung và mạng LAN nhằm cung cấp thông tin về sinh viên; các phần mềm tin học: Phần mềm đánh giá rèn luyện, Phần mềm nhập học, Phần mềm đánh giá sự hài lòng về chất lượng đào tạo & dịch vụ sinh viên, Phần hệ thống các thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ & phòng ốc trong được sử dụng để lắp đặt các thiết bị nêu trên tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN.
2.2.2. Một số đặc trưng cơ bản của hệ thống thông tin sinh viên tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN Quốc tế, ĐHQGHN
Như đã phân tích ở trên, hệ thống thơng tin sinh viên tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN có thể được tìm hiểu dựa theo các phân hệ về hệ thống thông tin, cụ thể bao gồm: Phân hệ các dữ liệu thông tin về sinh viên, Phân hệ tổ chức và nhân lực quản lý thơng tin sinh viên (quy trình và nhân sự), Phân hệ thiết bị kỹ thuật thông tin của hệ thống thông tin sinh viên (cơ sở hạ tầng).
Trong nội dung này, tác giả sẽ đi sâu phân tích thực trạng một số đặc trưng cơ bản của hệ thống thông tin tại khoa thơng qua phân tích các nội dung trên.
Thứ nhất, về Phân hệ các dữ liệu thông tin về sinh viên và Cơ sở hạ tầng quản lý thông tin sinh viên: Khoa Quốc tế, ĐHQGHN chưa hề có một hệ thống quản lý thông tin sinh viên tích hợp và đồng bộ, chính vì vậy dữ liệu sinh viên đang quản lý cũng khơng hề đồng bộ, tương thích, gây ra nhiều khó khăn bất cập cho cán bộ làm công tác quản lý thông tin sinh viên. Cụ thể hơn, hiện nay Khoa đang quản lý sinh viên dưới nhiều phần mểm quản lý thông tin: Phần mềm quản lý thông tin nhập học, phần mềm quản lý điểm số, phần mềm thơng tin quản lý tài chính,.... Các phần mềm này làm tốt chức năng và
yêu cầu thông tin hỗ trợ cho việc quản lý sinh viên trong từng mảng thông tin và hỗ trợ cho công tác ra quyết định. Tuy nhiên và các phần mềm này chưa hệ được tích hợp, các trường thơng tin cịn khơng đồng bộ nhau nên vẫn cịn là một yếu tố chưa hồn thiện của hệ thống quản lý thơng tin sinh viên tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN.
Ví dụ cụ thể, Phần mềm quản lý điểm do Phịng Đào tạo quản lý chỉ bao gồm thơng tin về điểm số của các sinh viên: điểm môn học, điểm thành phần, điểm tổng kết,... Phần mềm quản lý tài chính cho phịng Kế hoạch – Tài chính quản lý chỉ bao gồm các thông tin về học phí, bảo hiểm,..... Phần mềm quản lý thành tích nghiên cứu khoa học, hoạt động ngồi giờ,... thì do Phịng Cơng tác học sinh sinh viên quản lý. Các phần mềm này cũng không hề liên kết, kết nối với nhau và được tích hợp vào một hệ thống, chỉ giải quyết được việc quản lý sinh viên theo chức năng nhiệm vụ của từng phịng ban. Khi có các yêu cầu cụ thể cao hơn, VD xét Đánh giá rèn luyện một sinh viên, cần có đủ các thơng tin về điểm số, học phí, nghiên cứu khoa học, sự tham gia các hoạt động phong trào,..... thì cần các thơng tin tích hợp từ các đơn vị chức năng, việc này vô cùng mất thời gian, dễ xảy ra nhầm lẫn, dữ liệu khơng tương thích do việc kê khai dữ liệu đầu vào là khác nhau.
Một điểm cần lưu ý nữa, Hệ thống thông tin sinh viên của Khoa Quốc tế, ĐHQGHN, đối với những ngành học do Giám đốc ĐHQGHN cấp bằng cũng được tích hợp vào hệ thống quản lý thông tin nói chung của Đại học Quốc gia Hà Nội (vì Khoa Quốc tế, ĐHQGHN) là một đơn vị thành viên. Tuy nhiên, thông tin được tích hợp mới chỉ là các thơng tin về đào tạo (bao gồm điểm số, kết quả học tập của sinh viên,..) chứ chưa bao gồm các thông tin khác (Thông tin nguồn, thông tin về nghiên cứu khoa học sinh viên, thông tin về tài chính, cơ sở dữ liệu các trường thơng tin khác có liên quan,....). Hiện nay trong ĐHQGHN, cũng chưa có một hệ thống quản lý thơng tin sinh viên tích hợp để quản lý thơng tin của toàn bộ các trường thành viên, các đơn vị đào tạo thành viên trong ĐHQGHN.
Lãnh đạo Khoa Quốc tế đã nhận định công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên là một trong những nhiệm vụ chiến lược và dành ưu tiên tối đa để triển khai công tác này. Nhiệm vụ này đã được đưa vào nội dung của chiến lược phát triển Khoa Quốc tế giai đoạn 2017-2022. Khoa đã thành lập ban chỉ đạo và ban điều hành triển khai hệ thống thông tin quản lý KQT gồm 48 lãnh đạo và cán bộ chuyên môn theo QĐ 791-KQT ban hành 7/9/2018. Công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên được thực hiện theo đúng quy chế. Tuy nhiên, hiện tại ở Khoa Quốc tế, việc xây dựng các nội dung cụ thể của QLHTTTSV chưa được hồn thiện, chưa có văn bản và quy trình chính thức, quy trình chưa giải quyết triệt để các vấn đề của quản lý thông tin sinh viên. Khoa Quốc tế, ĐHQGHN đã cụ thể hóa các văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của ĐHQGHN về công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên, tuy nhiên chưa xây dựng được các kế hoạch sát với tình hình thực tế đối với SV của Nhà trường, cơng tác tổ chức hành chính trong cơng tác quản lý thơng tin sinh viên còn nhiều bất cập, một số công việc còn giải quyết chậm trễ, chưa kịp thời gây khó khăn khi làm việc và ảnh hưởng đến kết quả của hoạt động. Nói tóm lại, chưa có một quy trình rõ ràng, cụ thể quy định chức năng nhiệm vụ, yêu cầu và quy trình với việc quản lý hệ thống thơng tin sinh viên cho từng đơn vị, phòng ban trong Khoa.
2.2.3. Nhận thức về quản lý hệ thống thơng tin sinh viên
Cơng tác QLSV nói chung và quản lý hệ thống thông tin sinh viên từ lâu đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ đạo bằng các văn bản mang tính chất pháp quy như: Quyết định số 1584/GD-ĐT ngày 27/7/1993 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục - Đào tạo về việc ban hành “Quy chế công tác HSSV trong các Trường đào tạo”; Quyết định số 39/2000/QĐ-BGDĐT ngày 30/8/2000 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục - Đào tạo về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm trong “Quy chế công tác HSSV trong các Trường đào tạo” và hiện nay là Quy chế SV các Trường ĐH, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy (ban hành kèm theo Quyết định số 42/2007/QĐ- BGDĐT ngày 13/8/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục - Đào tạo). Là một
đơn vị nằm trong hệ thống các Trường ĐH của cả nước, trong những năm qua Khoa Quốc tế, ĐHQGHN đã thực sự coi trọng công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên và đã có nhiều giải pháp để triển khai thực hiện cơng tác này.
Để đánh giá về thực trạng của công tác quản lý hệ thống thông tin tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN, tác giả đã tiến hành khảo sát các đối tượng; 80 cán bộ quản lý và trực tiếp thực hiện công tác quản lý thông tin sinh viên tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN, 80 cán bộ giảng viên, 200 sinh viên và 30 cán bộ tại cơ quan quản lý, đối tác của trường về công tác này. Bằng phương pháp sử dụng bảng hỏi và phỏng vấn ý kiến chuyên gia, tác giả đã rút ra những kết quả về thực trạng của công tác quản lý thông tin sinh viên tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN đồng thời phản ảnh nhận thức của các đối tượng tham gia và liên quan đến quá trình quản lý hệ thống thông tin sinh viên tại Khoa Quốc tế, ĐHQGHN.
Đánh giá về mức độ cần thiết đối với công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên trên cơ sở lấy ý kiến của cán bộ, giảng viên của trường tác giả thu được kết quả tại bảng 2.2.
Bảng 2.2. Đánh giá của cán bộ, giảng viên Khoa Quốc tế, ĐHQGHN về mức độ cần thiết của công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên
STT
Mức độ cần thiết của công tác quản lý hệ thống thông
tin sinh viên
Số lƣợng (Giảng viên) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (Cán bộ quản lý) Tỷ lệ (%) 1 Rất cần thiết 32 40,0 45 56.5 2 Cần thiết 26 32,5 24 30 3 Bình thường 17 21, 25 11 13.5 4 ít cần thiết 5 6,25 0 0 5 Hồn tồn khơng cần thiết 0 0 0 0
Bảng 2.2. phản ánh thực trạng là cán bộ quản lý, giảng viên trong trường có đánh giá khá cao về mức độ cần thiết của công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên: Đối với cán bộ quản lý và thực hiện công tác quản lý thông tin sinh viên, 56,5% cho là rất cần thiết, 30% cho là cần thiết, 13.5% cho là bình thường và khơng có ý kiến nào cho rằng cơng tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên là ít cần thiết và hồn tồn khơng cần thiết. Đối với cán bộ giảng viên 40,0 % cho là rất cần thiết, 32,5% cho là cần thiết, 21,25% cho là bình thường và khơng có ý kiến nào cho rằng cơng tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên hồn tồn khơng cần thiết. Tuy nhiên vẫn còn 6,25% số người được hỏi cho là công tác quản lý hệ thống thơng tin sinh viên là ít cần thiết. Kết quả này cho thấy, đa số cán bộ, giảng viên trong trường nhận thức được tầm quan trọng và vai trị của cơng tác quản lý hệ thống thơng tin sinh viên nhưng vẫn cịn một bộ phận nhỏ cán bộ giảng viên băn khoăn về sự cần thiết của công tác này. Đối với những cán bộ quản lý và trực tiếp thực hiện công tác quản lý thông tin sinh viên, họ đánh giá mức độ cần thiết của công tác này cao hơn hẳn sự đánh giá của giảng viên, điều này cho thấy thực tế rằng những người có ảnh hưởng nhiều và trực tiếp liên quan tới công tác này nhận thức và hiểu mức độ quan trọng, cấp thiết của công tác này hơn hết.
Tìm hiểu trực tiếp từ đối tượng được quản lý là SV về mức độ cần thiết của công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên thu được kết quả thể hiện ở bảng 2.3.
Bảng 2.3. Đánh giá của SV Nhà trƣờng về mức độ cần thiết của công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên
STT Mức độ cần thiết của công tác quản
lý hệ thống thông tin sinh viên Số lƣợng
Tỷ lệ (%) 1. Rất cần thiết 87 43,5 2. Cần thiết 64 32 3. Bình thường 39 19,5 4. Ít cần thiết 8 4,0 5. Hồn tồn khơng cần thiết 2 1,0
Nhìn chung, SV của trường cũng đánh giá cao về mức độ cần thiết của công tác quản lý hệ thống thơng tin sinh viên. Có 87 phiếu trả lời là rất cần thiết đạt tỷ lệ 43,5%; 64 phiếu trả lời là cần thiết, đạt tỷ lệ 32% và 39 phiếu cho là bình thường, đạt tỷ lệ 19,5%. Tuy nhiên, cũng giống như đối tượng khảo sát là cán bộ giảng viên, cũng vẫn cịn 8 SV thấy rằng cơng tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên là ít cần thiết, chiếm tỷ lệ 4 % và 2 ý kiến cho rằng hồn tồn khơng cần thiết, chiếm tỷ lệ 1 %.
Chúng ta biết, tham gia vào công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên khơng chỉ có lực lượng trong nhà trường mà cần phải có sự phối hợp của các lực lượng ngồi nhà trường. Vì vậy, tác giả tiến hành lấy ý kiến của 30 cán bộ tại cơ quan quản lý, đối tác của trường về mức độ cần thiết của công tác quản lý hệ thống thông tin sinh viên và thu được kết quả thể hiện ở bảng 2.4.
Bảng 2.4. Đánh giá của cơ quan quản lý, đối tác của trƣờng về mức độ