1. Mua và bán hàng hóa
Đây là hai chức năng chính của hệ thống phân phối hàng hóa: chức năng mua có nghĩa là tìm kiếm và đánh giá giá trị của các hàng hóa và dịch vụ rồi mua hàng hóa
từ các nhà sản xuất; chức năng bán liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, đƣa sản phẩm đến tay ngƣời tiêu dùng, nó bao gồm việc sử dụng lực lƣợng bán hàng, quảng cáo và các công cụ marketing khác.
Chức năng này làm cho vai trò của hệ thống phân phối trở nên quan trọng, vì nếu khơng có chức năng này, sản phẩm sẽ không thể lƣu thông trên thị trƣờng
đƣợc, đồng nghĩa với việc không thể phân phối sản phẩm đến tay ngƣời tiêu dùng cuối cùng đƣợc. Nếu thực hiện tốt chức năng cơ bản này, hệ thống phân phối hàng hóa sẽ có nền tảng vững chắc để phát triển lên tiếp, theo chiều hƣớng hiện đại hơn.
2. Tiêu chuẩn hóa và phân loại
Chức năng này liên quan đến việc sắp xếp hàng hóa theo chủng loại và số lƣợng mà khách hàng mong muốn, việc này tạo điều kiện cho mua bán đƣợc dễ dàng vì giảm đƣợc nhu cầu kiểm tra và lựa chọn. Tiêu chuẩn hóa là cơng việc tìm kiếm các sản phẩm đồng nhất từ các nhà sản xuất có thể thay thế cho nhau. Sau đó, sản phẩm đƣợc tập trung thành khối lƣợng lớn ở những địa điểm nhất định. Để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, sản phẩm đƣợc phân chia theo các nhóm hàng mà có ngƣời sử dụng giống nhau hoặc liên quan. Đây chính là giai đoạn bán bn nói chung của hệ thống phân phối hàng hóa. Cuối cùng, các hàng hóa đƣợc tập hợp thành các hỗn hợp đáp ứng nhu cầu của những nhóm khách hàng cụ thể. Phân loại đã giúp giải quyết vấn đề khác biệt sản phẩm giữa sản xuất và tiêu dùng. Sự khác biệt giữa một nền kinh tế phát triển và chậm phát triển thể hiện ở cấu trúc hạ tầng của hệ thống phân phối hàng hóa cho phép thực hiện mức độ phân loại tinh vi nhƣ thế nào.
3. Vận tải và lƣu kho
Chức năng vận tải nghĩa là hàng hóa qua hệ thống phân phối hàng hóa đƣợc chuyển từ địa điểm này đến địa điểm khác. Nhờ đó, giải quyết đƣợc mâu thuẫn về khơng gian giữa sản xuất và tiêu dùng.
Chức năng lƣu kho liên quan đến việc dự trữ hàng hóa của các nhà kinh doanh cho đến khi những ngƣời tiêu dùng có nhu cầu, nhằm đảm bảo sự ăn khớp giữa sản xuất và tiêu dùng và thỏa mãn nhu cầu khách hàng đúng thời gian. Thƣớc đo khả năng đảm bảo sự ăn khớp về thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng là tốc độ quay vòng hàng tồn kho. Trong hệ thống phân phối hàng hóa nhiều cấp độ trung gian,
dịng chảy của hàng hóa có thể đƣợc kế hoạch hóa để thỏa mãn nhu cầu với lƣợng dự trữ tối thiểu.
4. Cung cấp thông tin thị trƣờng
Chức năng này liên quan đến thu thập, phân tích và phân phối tất cả các thông tin cần thiết cho việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra các hoạt động phân phối. Trong thực tế, các doanh nghiệp sản xuất khơng thể đảm bảo chắc chắn rằng mình sẽ có khách hàng, vì vậy việc có đƣợc các thơng tin thị trƣờng là hết sức cần thiết, để có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và giúp giảm thiểu đƣợc sự khơng chắc chắn trong q trình phân phối sản phẩm trên thị trƣờng.
Chức năng này cịn có vai trị chia sẻ rủi ro với các nhà sản xuất cũng nhƣ các cấp phân phối khác, nhờ có sự trao đổi thơng tin thị trƣờng giữa các cấp, các nhà sản xuất sẽ hiểu đƣợc nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, để làm những sản phẩm phù hợp với đại đa số khách hàng, nhƣ vậy, các nhà phân phối sẽ bán đƣợc nhiều sản phẩm hơn, thu đƣợc nhiều lợi nhuận hơn. Ngƣợc lại, nếu sản phẩm làm ra khơng đƣợc khách hàng ƣa chuộng, thì cả nhà sản xuất lẫn các nhà bán buôn, bán lẻ đều phải chịu thiệt hại, đồng thời mất uy tín trên thị trƣờng.
Ngồi những chức năng trên, hệ thống phân phối hàng hóa cịn một số chức năng khác nhƣ hồn thiện hàng hóa theo u cầu của ngƣời mua, nghĩa là thực hiện một phần công việc của nhà sản xuất, tạo dựng và duy trì mối liên hệ với những ngƣời mua tiềm năng…