- Khách mời: Đại diện UBND tỉnh và các Sở, ngành, doanh nghiệp, đạ
10. Kế hoạch phát huy hiệu quả chiến dịch (hành động sau ngày 5/6)
1.2. Cung cấp và công khai thông tin môi trường
1.2.1. Phương pháp cung cấp và công khai thông tin môi trường
Thu thập và xử lý thông tin là rất quan trọng, tuy nhiên việc phổ biến thông tin cũng là một việc làm quan trọng không kém. Những người thừa hành có nhận được những chỉ thị, mệnh lệnh, các quyết định v.v. của người lãnh đạo chính xác và kịp thời hay khơng? Những nhà quản trị có nhận được những thông tin cần thiết, kịp thời và đúng đắn hay không? Tất cả những vấn đề này phụ thuộc rất nhiều vào công tác phổ biến thông tin trong quản trị. Xét về mặt bản chất chúng ta thấy rằng, phổ biến thông tin là cách thức mà người ta đưa thông tin đến tay người sử dụng. Vấn đề quan trọng ở đây là phải nghiên cứu và tìm ra
được những phương pháp phổ biến thơng tin sao cho những người sử dụng nó đạt được hiệu quả cao nhất trong các cơng việc của mình.
Trên thực tế ngày nay người ta thường sử dụng các phương pháp phổ biến thông tin sau: bằng công văn, bằng báo cáo, bằng đề án, bằng truyền miệng, bằng cách thông báo, bằng các cuộc hội họp v.v. Vấn đề quan trọng ở đây là chọn những phương pháp phổ biến thơng tin nào để q trình phổ biến thơng tin là nhanh và có hiệu quả nhất. Để làm được việc này người ta thường phải đánh giá ưu nhược điểm của từng phương pháp, rồi trên cơ sở đó lựa chọn những phương pháp có nhiều ưu điểm và thích hợp nhất với đơn vị mình.
1.2.2. Cơng cụ trong cung cấp và công khai thông tin môi trường
Các thông tin môi trường và thơng tin khác có liên quan có thể được cơng khai thơng qua một số công cụ sau:
- Bảng tin tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nhà văn hóa khu phố - Hệ thống phát thanh của Ủy ban nhân dân cấp xã, thơn, xóm v.v. - Pano, áp phích, băng zơn tại các khu vực có nhiều người qua lại.
1.2.3. Kỹ năng nghiệp vụ
Hình 2.2. Các bước phổ biến thơng tin mơi trường
Trong đó:
Bước 1. Cơng tác chuẩn bị
Họp bàn về thơng tin mơi trường cần phổ biến. Lựa chọn hình thức phổ biến thơng tin mơi trường phù hợp với đối tượng tiếp nhận.
Chuẩn bị các tài liệu liên quan về thông tin môi trường cần phổ biến.
Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ cho việc phổ biến thông tin như: Loa, đài phát thanh, băng zôn, khẩu hiệu, tờ rơi v.v.
Chuẩn bị về nguồn nhân lực, nguồn lực tài chính phục vụ cho phổ biến thơng tin.
Bước 2. Tiến hành phổ biến thông tin
Đây là bước quan trọng nhằm cung cấp thông tin đến đối tượng tiếp nhận. Việc phổ biến thơng tin có thể một chiều, hai chiều.
Q trình phổ biến thơng tin một chiều có thể hiểu là q trình truyền tải thơng tin mơi trường và các vấn đề khác có liên quan đến đối tượng tiếp nhận. Trong trường hợp này đối tượng tiếp nhận không phản hồi trực tiếp ngay được với người cung cấp, phổ biến thông tin. Phương pháp này thường thực hiện thông qua các bảng tin, băng zôn, áp phích, đài phát thanh.
Q trình phổ biến thơng tin hai chiều là q trình truyền tải thơng tin từ người thực hiện đến người tiếp nhận thông tin. Người tiếp nhận thơng tin có thể
trao đổi trực tiếp với người phổ biến các vấn đề chưa rõ, các vấn đề khác có liên quan đến thơng tin môi trường được cung cấp.
Bước 3. Đánh giá, báo cáo kết quả
Sau khi tiến hành phổ biến, cung cấp các thông tin về môi trường và các vấn đề khác có liên quan. Cán bộ thực hiện cơng tác này cần đánh giá khách quan những vấn đề đạt được, những vấn đề còn tồn tại để khắc phục, sửa chữa. Trong một số vấn đề cần báo cáo kết quả, người thực hiện cần tổng hợp để viết báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.