- Bước 3: Kết thúc hoà giải tranh chấp môi trường
2. Giải quyết khiếu nại, tố cáo về môi trường của Ủy ban nhân dân cấp xã
2.1. Nghiệp vụ giải quyết khiếu nại về môi trường của Ủy ban nhân dân cấp xã
Để giải quyết khiếu nại, Ủy ban nhân dân cấp xã phải thực hiện rất nhiều công việc, từ thụ lý đơn, nghiên cứu đơn, lập kế hoạch giải quyết cho đến xác minh, thu thập chứng cứ, làm rõ các nội dung khiếu nại, ra quyết định giải quyết khiếu nại, hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu v.v. Tuy nhiên, có thể tóm lược việc giải quyết khiếu nại được chia làm 3 bước chính là: chuẩn bị giải quyết khiếu nại; xác minh, thu thập chứng cứ và ra quyết định giải quyết khiếu nại, hoàn chỉnh hồ sơ.
* Bước 1: Chuẩn bị giải quyết khiếu nại:
Khi nhận được khiếu nại, Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ vào các quy định của pháp luật về khiếu nại để xác định xem vụ việc có đủ điều kiện thụ lý hay không. Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ không thụ lý đối với các khiếu nại sau:
+ Quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại khơng liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của người khiếu nại;
+ Người khiếu nại khơng có năng lực hành vi đầy đủ mà khơng có người đại diện hợp pháp, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
+ Người đại diện khơng hợp pháp;
+ Thời hiệu khiếu nại, thời hiệu khiếu nại tiếp đã hết;
+ Việc khiếu nại đã được Toà án thụ lý để giải quyết hoặc đã có bản án, quyết định của tồ án.
Đối với những trường hợp khác khơng nằm trong các trường hợp nêu trên, Ủy ban nhân dân cấp xã phải có trách nhiệm thụ lý đơn khiếu nại và phân công cán bộ thụ lý để trực tiếp nghiên cứu, xác minh, kết luận, kiến nghị lên Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ra quyết định giải quyết khiếu nại.
Trên cơ sở đơn và các tài liệu mà người khiếu nại cung cấp, cán bộ thụ lý phải tiến hành nghiên cứu kỹ để xác định nội dung khiếu nại của người khiếu nại bao gồm những vấn đề gì, yêu cầu của người khiếu nại là như thế nào, những căn cứ mà người khiếu nại đưa ra để chứng minh cho yêu cầu của họ có đúng pháp luật khơng, đã đầy đủ chưa v.v. Đồng thời, có thể tiến hành việc tiếp xúc sơ bộ đối với người khiếu nại. Thông thường, đối với những vụ việc khiếu nại bức xúc, kéo dài thì người khiếu nại thường cho mình là người bị oan ức, quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm do vậy trong đơn của họ thường không phản ánh trung thực bản chất của vấn đề hoặc “thổi phồng” sự việc, thêm bớt tình tiết để có lợi cho mình, giấu giếm các chứng cứ để làm sai lệch thông tin, làm lạc hướng sự nhận định của người giải quyết khiếu nại. Do vậy, người giải quyết khiếu nại trong những trường hợp nhất định, để làm sáng tỏ những nội dung cơ bản của vụ việc mà mình chưa rõ, cần thiết phải tiếp xúc, đối thoại với đương sự nhằm khẳng định những nội dung khiếu nại và yêu cầu của họ, qua đó cũng có thể khai thác thêm phần nào những thông tin liên quan đến vụ việc bị khiếu nại.
Cán bộ thụ lý cần phải thu thập các văn bản pháp lý liên quan đến giải quyết vụ việc để làm căn cứ giải quyết khiếu nại. Đó có thể là các văn bản, tài liệu liên quan đến quyết định, hành vi bị khiếu nại hay những văn bản, tài liệu mà nội dung đơn thư khiếu nại đã đề cập đến như là những căn cứ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người khiếu nại hoặc những văn bản pháp luật điều chỉnh về lĩnh vực có liên quan đến vụ việc phát sinh v.v.
Bước tiếp theo là lập kế hoạch giải quyết vụ việc. Kế hoạch giải quyết phải bao gồm một số nội dung cơng việc sau:
+ Mục đích, yêu cầu của việc giải quyết; những nội dung cần nghiên cứu, bổ sung;
+ Những nội dung khiếu nại cần phải thẩm tra, xác minh; + Những yêu cầu mà đối tượng bị khiếu nại phải giải trình; + Địa điểm, các đối tượng cần xác minh;
+ Dự kiến các tình huống phát sinh trong quá trình giải quyết; + Dự kiến lịch làm việc, tiến độ thời gian;
+ Các điều kiện bảo đảm cho việc giải quyết khiếu nại (nhân lực, phương tiện, kinh phí….).
Tuy nhiên, khơng phải mọi trường hợp đều cần phải lập kế hoạch giải quyết mà tuỳ tính chất, mức độ phức tạp của từng vụ việc khiếu nại cụ thể, Cán bộ thụ lý sẽ có hai hướng giải quyết khác nhau: nếu vụ việc đơn giản, chứng cứ, tài liệu đã rõ ràng (nội dung vụ việc đã được thể hiện đầy đủ qua các tài liệu mà người giải quyết khiếu nại có), có thể đưa ra ngay kết luận thì khơng cần phải lập kế hoạch giải quyết, không cần tiến hành xác minh, thu thập thêm chứng cứ. Những vụ việc có tính chất phức tạp, tài liệu, chứng cứ hiện có khơng đủ để kết luận chính xác và có căn cứ pháp lý về nội dung khiếu nại thì mới cần phải lập kế hoạch giải quyết và tiến hành bước xác minh tiếp.
* Bước 2: Tiến hành thẩm tra, xác minh:
Thẩm tra, xác minh là nhằm mục đích thu thập chứng cứ, tài liệu làm cơ sở cho cán bộ thụ lý nhận xét chính xác, khách quan, đúng pháp luật về vụ việc, từ đó mới ra quyết định giải quyết khiếu nại được chính xác, đủ căn cứ, bảo vệ được lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.
Đây là khâu rất quan trọng trong quá trình xem xét, giải quyết vụ việc khiếu nại. Khiếu nại có được giải quyết kịp thời, đúng chính sách pháp luật hay khơng phụ thuộc rất nhiều vào việc xác minh, thu thập chứng cứ.
Khi tiến hành xác minh, cần phải khách quan, trung thực, chú ý tìm hiểu bản chất của sự việc dẫn đến khiếu nại. Điều quan trọng là xác minh rõ nguồn gốc của chứng cứ, mức độ trung thực và chính xác của chứng cứ. Tuy nhiên, trong quá trình xác minh, cũng cần phải xem xét đến cả tính hợp pháp, tính hợp lý của vấn đề mà các bên nêu ra. Chú ý phải lập biên bản từng vụ việc, từng nội dung xác minh.
Để tiến hành xác minh đạt kết quả tốt, cần phải vận dụng khéo léo, linh hoạt các biện pháp nghiệp vụ nhằm thu thập thơng tin, chứng cứ. Cán bộ xác minh có thể thu thập thơng tin từ các nguồn sau:
+ Người khiếu nại: việc gặp gỡ, tiếp xúc với người khiếu nại là cơng việc mang tính bắt buộc đối với người giải quyết khiếu nại lần đầu. Luật khiếu nại, tố cáo hiện hành quy định: “Người giải quyết khiếu nại lần đầu phải gặp gỡ, đối
thoại trực tiếp với người khiếu nại, người bị khiếu nại để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại và hướng giải quyết khiếu nại”.
+ Người bị khiếu nại: Ủy ban nhân dân cấp xã có quyền triệu tập người bị khiếu nại đến để giải trình rõ sự việc, lời giải trình phải được thể hiện bằng văn bản chính thức do người có thẩm quyền ký.
+ Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan: Đây là những người biết được những thông tin liên quan đến vụ việc hoặc có mối quan hệ nào đó với nội dung của vụ việc mà cán bộ thụ lý cần thiết phải gặp gỡ, tiếp xúc nhằm làm rõ những thơng tin nhất định, từ đó mới có đủ cơ sở để kết luận một cách khách quan, tồn diện về vấn đề.
Trong q trình xác minh, tuỳ thuộc vào nội dung khiếu nại để cán bộ xác minh xác định cần gặp gỡ, làm việc, lấy lời khai của ai. Sau đây người nào được Cán bộ thụ lý chọn để làm việc, thu thập tài liệu chứng cứ được gọi là đối tượng xác minh.
Trong quá trình giải quyết khiếu nại nếu xét thấy việc thi hành quyết định hành chính bị khiếu nại sẽ gây hậu quả khó khắc phục thì Cán bộ thụ lý kiến nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ra quyết định tạm đình chỉ việc thi hành quyết định đó. Quyết định tạm đình chỉ phải được gửi cho người khiếu nại hoặc người có quyền, lợi ích liên quan. Quyết định tạm đình chỉ sẽ bị huỷ khi lý do của việc tạm đình chỉ khơng cịn.
Sau khi đã xác minh, thẩm tra hết các nội dung, đối tượng liên quan, Cán bộ thụ lý cần so sánh, đối chiếu với các văn bản pháp luật hiện hành, các quy định của cơ quan, đơn vị người bị khiếu nại; so sánh, đối chiếu giữa các chứng cứ thu thập được để phân tích, đi đến nhận định rõ việc khiếu nại đúng hay sai, từ đó kết luận từng vấn đề và đưa ra phương hướng giải quyết cụ thể.
Đặc biệt chú ý khi sử dụng những thông tin do đối tượng xác minh cung cấp thông qua việc cán bộ thụ lý đối thoại, lấy lời khai thì cán bộ thụ lý phải lập biên bản ghi lời khai theo yêu cầu sau:
- Biên bản phải chính xác, cụ thể trung thực.
Người lập biên bản khơng được trình bày vấn đề, nhận xét, đánh giá, kết luận theo chủ quan của mình trong quá trình xác minh.
- Biên bản phải được phản ánh có trọng tâm, trọng điểm. - Biên bản phải đảm bảo đầy đủ các thủ tục pháp lý.
Khi lập biên bản lấy lời khai đối tượng xác minh cần tránh lối ghi cẩu thả, ghi miên man, dài dòng, chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc, khơng tẩy xố, phải dùng từ phổ thông, dễ hiểu, trong sáng, rõ nghĩa. Nếu có từ ngữ nước ngồi phải ghi theo phiên âm tiếng Việt và giải thích rõ nghĩa.
Đặc biệt, để đảm bảo thu thập chứng cứ một cách khách quan, tồn diện thì khi đối thoại, lấy lời khai của người liên quan thì cán bộ thụ lý phải thận trọng kiểm tra, đánh giá xem những vấn đề mà họ cung cấp có đúng sự thật hay khơng
để sử dụng vào việc đấu tranh với đối tượng xác minh, xác định càng chính xác bao nhiêu thì giá trị chứng cứ càng vững chắc bấy nhiêu.
Người liên quan khai báo đến đâu, ta phải kiểm tra ngay những vấn đề cần thiết đó. Tránh tình trạng lấy khai của người liên quan liên miên đến cuối cùng mới kiểm tra, xác minh. Sau mỗi lần kiểm tra tài liệu họ cung cấp, ta lại có kế hoạch và biện pháp lấy lời khai thêm.
Ngoài việc kiểm tra nội dung, còn phải kiểm tra cả về phương pháp lấy lời
khai nữa. Vì nếu phương pháp lấy lời khai khơng khoa học, khơng khách quan
thì lời khai của ĐTXM cũng sẽ khơng chính xác, khơng đầy đủ.
* Ba biện pháp để kiểm tra lời khai của đối tượng xác minh:
- Đối chiếu lời khai trước với lời khai sau, lời khai của đối tượng xác minh này với lời khai của đối tượng xác minh khác;
- Đối chiếu lời khai của người liên quan với các tài liệu, chứng cứ đã có trong hồ sơ giải quyết khiếu nại với tình hình thực tế của vụ việc đã xảy ra mà ta đã biết qua các nguồn khác (vật chứng, giám định chuyên môn v.v.);
- Dùng các biện pháp kỹ thuật hỗ trợ (như lấy ý kiến của các cơ quan chuyên môn, trưng cầu giám định…) để nhận định đúng sai. Ngồi ra ta có thể áp dụng phương pháp kiểm tra lời khai tại chỗ; phương pháp khẳng định sự có mặt của người liên quan trong thời gian xảy ra sự kiện; xác minh về nhân thân người liên quan, dùng điện thoại, áp dụng công nghệ tin học v.v. để kiểm tra lời khai của người liên quan.
Các biện pháp trên đây bổ sung, hỗ trợ cho nhau. Tuỳ từng trường hợp cụ thể mà kiểm tra bằng biện pháp này hay biện pháp khác. Không phải lúc nào cũng sử dụng tất cả các biện pháp để kiểm tra. Cán bộ thụ lý phải lấy sự kiện thực tế làm cơ sở để xác định đúng, sai, tránh vội tin ngay vào lời khai của đối tượng xác minh hay kiểm tra một cách qua loa, đại khái.
Kết thúc bước thẩm tra, xác minh, cán bộ thụ lý sẽ phải soạn thảo văn bản "Báo cáo kết quả xác minh". Báo cáo này phải tổng hợp tồn bộ phần cơng việc đã thực hiện để đưa ra kết luận, kiến nghị, làm cơ sở cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ra quyết định giải quyết khiếu nại. Báo cáo kết quả xác minh bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
+ Kết luận cụ thể về từng nội dung đã tiến hành xác minh;
+ Xác định rõ tính chất, mức độ vi phạm, nguyên nhân, trách nhiệm của hộ gia đình, cá nhân có hành vi vi phạm (nếu có);
+ Ý kiến khác nhau giữa các thành viên trong tổ xác minh về nội dung báo cáo kết quả xác minh (nếu có);
+ Các biện pháp xử lý theo thẩm quyền đã được áp dụng; kiến nghị các biện pháp xử lý.
Báo cáo kết quả xác minh được gửi cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
* Bước 3: Ra quyết định giải quyết khiếu nại và hoàn chỉnh hồ sơ:
- Căn cứ vào báo cáo kết quả xác minh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải ban hành Quyết định giải quyết khiếu nại (quyết định này được gửi cho người khiếu nại; người có quyền và lợi ích liên quan. Khi cần thiết, có thể cơng
bố cơng khai quyết định giải quyết khiếu nại đối với người khiếu nại và người bị khiếu nại).
- Hoàn chỉnh hồ sơ giải quyết khiếu nại:
Trong hoạt động giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo, hồ sơ xác minh, hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo có ý nghĩa rất quan trọng. Đó là những căn cứ, chứng cứ để đưa ra kết luận xác minh, quyết định giải quyết khiếu nại, quyết định xử lý tố cáo đồng thời đó cũng là sự thể hiện kết quả của quá trình xác minh, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo. Cụ thể, hồ sơ giải quyết khiếu nại phải gồm những loại tài liệu sau:
+ Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại; + Văn bản trả lời của người bị khiếu nại;
+ Biên bản thẩm tra, xác minh, kết luận, kết quả giám định (nếu có); + Báo cáo kết quả xác minh;
+ Quyết định giải quyết khiếu nại; + Các tài liệu khác có liên quan.
Hồ sơ giải quyết khiếu nại phải được đánh số trang theo thứ tự tài liệu và được lưu giữ theo quy định của pháp luật. Trường hợp người khiếu nại khởi kiện vụ án hành chính tại Tịa án thì hồ sơ đó phải được chuyển cho Tịa án có thẩm quyền giải quyết khi có yêu cầu.
Nếu người khiếu nại tiếp tục khiếu nại hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại cơ quan tồ án thì hồ sơ đó phải được chuyển cho cơ quan hoặc tồ án có thẩm quyền khi có yêu cầu.
Đó là các bước mà Ủy ban nhân dân cấp xã cần tiến hành để giải quyết một vụ việc khiếu nại.