- Khách mời: Đại diện UBND tỉnh và các Sở, ngành, doanh nghiệp, đạ
2. Báo cáo môi trường cấp xã
2.4. Kỹ năng lập báo cáo môi trường
2.4.1. Kỹ năng lập báo cáo
Hình 2.3. Trình tự các bước lập mơi trường
Trong đó:
Bước 1. Cơng tác chuẩn bị
- Xác định mục đích của bản báo cáo môi trường theo cấu trúc tại Phụ lục I Thông tư số: 19/2016/TT-BTNMT về báo cáo công tác bảo vệ môi trường, theo yêu cầu của UBND cấp huyện, HĐND cấp xã;
- Thực hiện thu thập các thông tin, số liệu, dữ liệu cần báo cáo. Các thông tin phục vụ báo cáo môi trường cấp xã cần thể hiện được các vấn đề sau:
+ Hiện trạng, diễn biến các thành phần môi trường. + Quy mơ, tính chất và tác động của các nguồn phát thải.
+ Tình hình thực hiện pháp luật về bảo vệ môi trường; kết quả thanh tra, kiểm tra.
+ Danh mục cơ sở gây ô nhiễm mơi trường nghiêm trọng và tình hình xử lý. + Nguồn lực về bảo vệ môi trường.
+ Đánh giá công tác quản lý và hoạt động bảo vệ môi trường. + Phương hướng và giải pháp bảo vệ môi trường.
- Việc tiến hành thu thập thông tin phục vụ báo cáo môi trường cấp xã được thực hiện tại mục 2.3.
- Đối chiếu và phân tích các thơng tin đã thu nhận được để có được thơng tin chính xác đưa vào trong báo cáo;
- Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báo cáo.
Bước 2. Xây dựng đề cương chi tiết báo cáo môi trường cấp xã
Trên cơ sở cấu trúc báo cáo môi trường cấp xã được quy định được quy định tại Phụ lục I Thông tư số: 19/2016/TT-BTNMT Về báo cáo công tác bảo vệ môi trường (Đề cương tổng quát). Tiến hành xây dựng đề cương chi tiết, bằng cách chi tiết hóa từng nội dung để xác định hướng đi. Mặt khác, kết hợp với những thông tin thu thập được từ bước 1 để xây dựng đề cương sát với thực tế từ các số liệu liên quan.
Bước 3. Viết báo cáo
Trên cơ sở đề cương báo cáo đã được lãnh đạo phê duyệt và dựa vào các thông tin, tư liệu đã sưu tầm được để tiến hành viết báo.
Bước 4: Hồn thiện báo cáo và trình lãnh đạo duyệt
Kết thúc giai đoạn viết báo cáo trên đây văn bản có thể được hồn thành để trình lãnh đạo duyệt. Đối với những báo cáo quan trọng (báo cáo tổng kết
năm hoặc 5 năm, 10 năm trở lên), người soạn báo cáo cần dựa vào dàn ý và cấu sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh rồi trình lãnh đạo phê duyệt.
Báo cáo cơng tác bảo vệ mơi trường được trình bày theo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Báo cáo là một loại văn bản dùng để trình bày một sự việc hoặc các kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức trong một thời gian nhất định, qua đó cơ quan, tổ chức có thể đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh đạo định hướng những chủ trương mới phù hợp.
Báo cáo môi trường cấp xã được viết dưới dạng văn xuôi kèm theo các bảng số liệu, biểu đồ, hình. Ngơn ngữ sử dụng trong báo cáo phải phổ thông, không sử dụng từ địa phương để người đọc dễ hiểu. Cấu trúc báo cáo logic, khoa học thể hiện được các yêu cầu nội dung của Báo cáo môi trường.
2.4.2. Một số kỹ năng của người lập báo cáo
a. Kỹ năng nghe: Hiểu và đánh giá đúng mục đích, yêu cầu của vấn đề cần báo cáo theo sự chỉ đạo của lãnh đạo
b. Kỹ năng thu thập thông tin: Viết, ghi âm, thu thập tài liệu,… để có được nhiều thơng tin liên quan đến vụ việc, nhất là các thông tin trái chiều nhau để làm cơ sở cho q trình phân tích thơng tin.
c. Kỹ năng phân tích và đánh giá thơng tin: Người viết báo cáo nhận định vấn đề, đánh giá các thơng tin thơng qua việc phân tích mối quan hệ giữa các thông tin, tư liệu được cung cấp, đánh giá những mâu thuẫn giữa các thông tin, tư liệu thu thập được. Trong quá trình thu thập chứng cứ, thơng tin, tư liệu có thể đến từ những chủ thể khác nhau nhưng có chung lợi ích hay đối kháng lợi ích. Từ những phân tích đó, người viết báo cáo có thể đưa ra những nhận định khách quan, chính xác.
d. Kỹ năng diễn đạt: Rèn luyện, học tập kinh nghiệm của các bản báo cáo đã đã phát hành có nội dung tương tự hoặc gần với nội dung báo cáo định viết. Hành văn trong báo cáo phải mạch lạc. Sử dụng văn phong hành chính thơng dụng, khơng dùng các từ cầu kỳ, khoa trương. Trong khi viết báo cáo, cần rèn luyện tư duy khách quan và tránh dùng các từ mang tính chủ quan, một chiều.
e. Kỹ năng trình bày: Nghiên cứu, rút kinh nghiệm về các lỗi trình bày thường gặp. Sau khi viết xong báo cáo có thể nhờ người có kinh nghiệm đọc lại và chỉ ra các lỗi. Người viết báo cáo cũng cần đọc lại nhiều lần để biên tập lại nội dung và kiểm tra các lỗi về hình thức trước khi trình lãnh đạo.
2.4.3. Một số lỗi cần chú ý khi lập báo cáo môi trường
- Lỗi nội dung
Đây là vấn đề quan trọng nhất khi trình bày một báo cáo nói chung hay báo cáo mơi trường nói riêng. Báo cáo mơi trường đã khơng nêu bật được những
công việc đã làm mà viết những vấn đề rất xa, khơng trọng tâm, rất ít liên quan đến tiêu đề của báo cáo.
Do đó, trước khi viết báo cáo cần lập dàn ý chi tiết, sau đó dựa vào dàn ý đó để viết.
- Lỗi về cấu trúc báo cáo: Không đúng theo quy định đặt ra theo văn bản hướng dẫn quy định tại Thông tư số: 19/2016/TT - BTNMT về báo cáo công tác bảo vệ môi trường. Báo cáo môi trường hàng năm của cấp xã được quy định tại Phụ lục I Thông tư số: 19/2016/TT-BTNMT phải đảm bảo gồm 4 phần chính:
+ Giới thiệu chung
+ Báo cáo công tác bảo vệ môi trường + Đề xuất, kiến nghị
+ Số liệu báo cáo về môi trường - Cách đánh số thứ tự mục
Đánh số thứ tự trong một bản báo cáo có vai trị quan trọng trong việc giúp người đọc nắm được cấu trúc của bài viết. Cách đánh số trong một bản báo cáo phải thống nhất theo một trình tự lớn, nhỏ nhất quán. Các lỗi thường gặp có thể là đánh số theo hình thức phân cấp (ví dụ: 2.1; 2.1.1.; 2.1.1.1, v.v. nhưng cũng chính trong báo cáo lại có mục 3.1, a., v.v.); Hoặc đánh số không theo thứ tự (số La Mã, số nguyên, chữ cái hoa v.v.). Trong một số trường hợp tại chương đầu viết theo số La Mã, chương sau lại đánh số theo chữ in hoa.
- Hình ảnh, bảng biểu và cơng thức trong báo cáo
Hình ảnh, bảng biểu là những bằng chứng số liệu hoặc các hình ảnh minh họa cho những nhận định của báo cáo trở nên rõ ràng, minh bạch và thuyết phục người đọc. Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu và công thức cũng hay gặp các lỗi như không liên quan đến nội dung, không rõ ràng, khơng được giải thích, v.v. Trong nhiều báo cáo, các bảng biểu, hình ảnh khơng đánh số dễ gây ra sự nhầm lẫn. Trong nhiều bản báo cáo kỹ thuật và khoa học đã khơng đặt tên cho các hình ảnh, bảng biểu và cơng thức, tạo ra những khó khăn cho việc tham khảo đến các tài liệu khác.
- Lỗi sử dụng dấu câu và khoảng trắng
Có nhiều báo cáo đã viết đoạn quá dài mà khơng có dấu chấm câu. Trong nhiều báo cáo đã sử dụng tùy tiện hoặc thiếu khoảng trắng trong khi viết. Lưu ý khi sử dụng khoảng trắng là: Đối với các dấu câu, sau dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm, v.v. không được đặt khoảng trắng ở trước và sau dấu câu mà nên có dấu cách bình thường như đang viết một từ bất kỳ; Đối với dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép thì phía ngồi dấu ngoặc là một khoảng trắng, phía trong dấu ngoặc khơng có khoảng trắng.
Các lỗi thường gặp: sai lỗi chính tả, dùng từ khơng thích hợp trong các báo cáo khoa học kỹ thuật như dùng đại từ ngôi thứ nhất: tôi, ta, chúng tôi v.v., các từ cảm thán, từ địa phương, văn nói, v.v. vào báo cáo. Cũng có trường hợp dùng từ lủng củng, ý không rõ ràng, ý trước mâu thuẫn với ý sau. Để khắc phục lối diễn đạt lan man, không rõ ý, người viết báo cáo nên nêu ra câu chủ đề. Các câu tiếp theo sẽ triển khai ý của câu chủ đề.
3. Một số tình huống trao đổi và thảo luận
Tình huống 1. Xây dựng phiếu điều tra gồm 5 đến 7 câu hỏi, khi tiến hành khảo sát hiểu biết của người dân về tác động của mơi trường khơng khí từ hoạt động cơng nghiệp đến cộng đồng dân cư
Trả lời
Phiếu điều tra có cấu trúc như sau:
TÊN CƠ QUAN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc