4. Phương pháp nghiên cứu đề tài
2.3. Phân tích dữ liệu và đánh giá thực trạng công tác quản trị khoản
2.3.1. Phân tích dữ liệu sơ cấp
– Số phiếu điều tra phát ra và thu về: + Số phiếu phát ra: 4
MẪU PHIẾU ĐIỀU TRA VỀ TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ PHẢI THU TẠI CƠNG TY TNHH IMB VIỆT NAM
Thưa các vị lãnh đạo!
Dưới đây là mẫu phiếu điều tra tìm hiểu về thực trạng cơng tác quản trị khoản phải thu tại doanh nghiệp ta. Để em có thể hồn thành được bài khóa luận tốt nghiệp, rất mong các vị lãnh đạo trả lời các câu hỏi dưới đây. Những ý kiến của các vị lãnh đạo rất quý báu trong việc phục vụ công tác nghiên cứu của em. Em xin cam đoan những thông tin này chỉ phục vụ cho mục đích nghiên cứu khơng vì mục đích khác.
Họ và tên: ....................................................................................................... Chức danh:.................................................................................................... Câu 1: Anh/chị hãy cho biết khoản phải thu chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty mình ở hiện tại là khoản phải thu nào?
Câu 2: Anh/chị cho biết những khó khăn, thuận lợi của cơng ty hiện nay trong công tác quản trị khoản phải thu?
Câu 3: Trong q trình cơng tác quản lý các khoản phải thu của cơng ty anh/chị cịn nhận thấy những hạn chế nào mà công ty cần phải khắc phục và thay đổi?
Câu 4: Để cho công tác quản trị khoản phải thu có hiệu quả trong thời gian tới Anh/chị có những mong muốn, đề xuất gì dành cho cơng ty nói riêng, cho các cơ quan nhà nước nói chung?
Tổng hợp phiếu điều tra
Các khoản phải thu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Thiết bị điện Thái Sơn chủ yếu là phải thu của khách hàng. Cơng ty đã gặp một số những khó khăn trong cơng tác quản trị khoản phải thu như: Tình hình thu hồi cơng nợ chậm chễ, nhiều hợp đồng đã hoàn thành chuyển giao nhưng chỉ thanh toán 40 – 60% khối lượng, cạnh tranh trên thị trường đối với ngành nghề của đơn vị ngày càng gay gắt. Công ty chưa xây dựng kế hoạch về công tác quản trị khoản phải thu hàng năm, lập kế hoạch cho các nguyên vật liệu cung cấp cho khách hàng… để có thể thu hồi nhanh chóng các khoản phải thu.
Qua các phiếu điều tra thu về, tình hình nợ phải thu của doanh nghiệp tăng cao, bởi một số nguyên nhân:
- Do doanh nghiệp khi kí kết hợp đồng mua bán với các khách hàng quen thuộc đã khơng dự tính được những thiệt hại có thể xảy ra để có biện pháp phịng ngừa cũng như khắc phục.
- Do khách hàng chưa chứng minh được khả năng thanh tốn, năng lực tài chính để xin cấp tín dụng thương mại. Nhiều khách hàng giấu thông tin thật, dung khoản nợ tín dụng của cơng ty để thanh tốn cho nơi khác gây nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.
Khi phát sinh các khoản thu khó địi sẽ gây ảnh hưởng đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Qua kết quả cuộc điều tra, khi phát sinh các khoản thu khó địi, các ý kiến đều cho rằng vốn bị chiếm dụng. Bên cạnh đó cũng gây cho doanh nghiệp tốn kém chi phí để theo dõi khoản nợ đó. Điều này ảnh hưởng khơng tốt đến một doanh nghiệp sản xuất có nhu cầu vốn lớn.
Qua cuộc điều tra, hầu hết mọi người đều cho rằng chính sách tín dụng của cơng ty là tương đối tốt. Cơng ty ln áp dụng chính sách tín dụng nới lỏng đối với các khách hàng quen thuộc hoặc dựa trên việc xác minh được
phẩm chất tín dụng của khách hàng, trên cơ sở đó đưa ra các tiêu chuẩn tín dụng hợp lý. Từ việc đánh giá vị thế tín dụng của từng khách hàng mà cơng ty áp dụng một chính sách tín dụng hợp lý đối với từng khách hàng. Các hình thức bán chịu hàng có tỷ lệ chiết khấu mà công ty thường áp dụng như 2/10 net 30, 2/10 net 60, 3/10 net 45…Khách hàng được hưởng 2% (hay 3%) chiết khấu trong thời gian 10 ngày kể từ khi giao hàng, hoặc phải trả 100% số tiền trong thời hạn 30, 45 hay 60 ngày…Đây là hình thức bán hàng phổ biến được doanh nghiệp áp dụng cho các khách hàng của mình. Ngồi ra doanh nghiệp cũng áp dụng hình thức thanh tốn theo tháng, theo mùa vụ hoặc theo ngày ghi trên hợp đồng…Thông thường tỷ lệ chiết khấu tăng, doanh số bán tăng, cơng ty nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán ra nhưng giảm được chi phí thu tiền và nợ khó địi. Cơng ty đang dần hồn thiện chính sách tín dụng bằng cách xây dựng hợp lý các điều kiện bán hàng như tỷ lệ chiết khấu và thời hạn thanh toán đối với từng khách hàng.
Đối với những khoản phải thu khó địi, chính sách đơn đốc, thu hồi nợ của cơng ty cịn chưa hiệu quả do cịn những bất cập trong cơng tác quản lý, cũng như trình độ nhân sự của doanh nghiệp.
Tồng hợp các ý kiến của các cán bộ tại công ty
Kết quả cuộc điều tra cho thấy, các nhà quản trị công ty đều áp dụng chủ yếu một số biện pháp:
- Tìm hiểu thơng tin về khách hàng bằng nhiều kênh thông tin khác nhau như thông qua các hệ thống ngân hàng, các kênh tín dụng…để nắm rõ tình hình tài chính của khách hàng để đánh giá chính xác vị thế tín dụng của khách hàng, từ đó đưa ra các chính sách tín dụng hợp lí cho khách hàng.
- Thường xuyên kiểm tra, kiểm sốt các khoản nợ. Nếu có nợ khó địi phải trích quỹ lập dự phịng.
- Nhờ đến các cơ quan pháp luật can thiệp đối với các khách hàng cố tình khơng thanh tốn tiền hàng.
Một số vấn đề cấp thiết cần giải quyết liên quan đến quản trị khoản phải thu tại công ty sau cuộc phỏng vấn
- Tăng cường giám sát, đơn đốc q trình thanh tốn của khách hàng đối với các hợp đồng đã triển khai trong năm tiếp theo.
- Phải để cho tồn thể cơng ty từ ban lãnh đạo đến các bộ phận có liên quan biết tầm quan trọng của cơng tác thu hồi nợ. Đây là trách nhiệm của cả tập thể chứ khơng phải chỉ riêng bộ phận kế tốn.
- Nghiên cứu và hợp tác chặt chẽ với các ngân hàng Việt nam để có được những chính sách tín dụng hợp lý cho khách hàng.
2.3.2. Phân tích dữ liệu thứ cấp
- Phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp: Số liệu thứ cấp được thu thập qua các nguồn dữ liệu nội bộ của Công ty, qua các bản báo cáo tài chính của Cơng ty từ năm 2014 đến năm 2016. Bao gồm các bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2014, 2015, 2016.
Với nguồn thông tin về dữ liệu thứ cấp, để thấy rõ được vấn đề em đã sử dụng các phương pháp phân tích sau:
+ Phương pháp so sánh: sử dụng phương pháp này để đánh giá sự biến động giữa năm 2016 so với năm 2015 và năm 2015 so với năm 2014 của các chỉ tiêu liên quan đến tình hình hoạt động, cơ cấu nguồn vốn, cơ cấu nguồn tài sản, các chỉ tiêu liên quan đến công tác quản trị khoản phải thu của Cơng ty. Từ đó rút ra những vấn đề còn hạn chế và đưa ra giải pháp để khắc phục những mặt còn hạn chế.
+ Phương pháp tổng hợp và phân loại: sử dụng phương pháp này để tổng hợp, phân loại các số liệu có tác động tới hiệu quả sử dụng vốn để tiến hành phân tích, đưa ra kết luận thơng qua các số liệu đã được xử lý.
+ Phương pháp biểu mẫu: Phương pháp này sử dụng để ghi chép các số liệu thu thập vào các dịng và các cột để tính tốn, phân tích. Các bảng phân tích phản ánh mối quan hệ so sánh giữa các chỉ tiêu kinh tế có liên quan đến nhau.
2.3.2.1. Tình hình quản trị khoản phải thu của cơng ty TNHH IMB Việt Nam
a.Hoạch định khoản phải thu ngắn hạn và các khoản phải thu khác ngắn hạn
Về tiêu chuẩn tín dụng
Nhận biết được tầm quan trọng của việc quản lý nợ phải thu đối với kết quả hoạt động kinh doanh mà cụ thể là doanh thu và lợi nhuận Công ty đã xây dựng và liên tục cải thiện cơ chế quản lý nợ phải thu và chính sách bán chịu của mình nhằm đạt hiệu quả tối đa trong mọi hồn cảnh. Hiện tại chiến lược của cơng ty là: Giữ vững và mở rộng thị trường kết hợp tái cấu trúc cơng ty. Mục đích của việc lựa chọn chiến lược này là: Công ty sẽ tập trung mọi nỗ lực và cơ hội để phát triển các sản phẩm xây lắp hiện có trên những thị trường hiện có bằng cách tăng cường chun mơn hóa, phát triển thị phần và gia tăng doanh số, lợi nhuận. Do vậy, Cơng ty có xu hướng thiết lập các chính sách bán chịu mở rộng với những u cầu:
- Có tình hình tài chính kinh doanh lành mạnh. Cơng ty sẽ xem xét báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế tốn của cơng ty khách hàng để phân tích và ra quyết định bán chịu.
- Là khách hàng thân thiết, có uy tín đối với cơng ty.
- Nếu khơng phải là khách hàng thân thiết, uy tín lớn mà vẫn muốn được bán chịu khách hàng cần có tài sản thế chấp và phải kí giấy nhận nợ.
Về điều khoản tín dụng - Thời hạn tín dụng
Bên cạnh việc tạo điều kiện cho khách hàng, hiện tại cơng ty đang có thời hạn bán chịu theo hợp đồng mua bán cho tất cả khách hàng có giao dịch với doanh nghiệp. Thời hạn bán chịu thay đổi theo từng chu kỳ kinh doanh để phù hợp nhất với tình hình tài chính của cơng ty trong từng giai đoạn. Nhưng trong giai đoạn này, công ty đang từng bước lên đà phát triển sau khi thành lập nên tích cực đưa ra chính sách hấp dẫn nhằm thu hút khách hàng cho nên thời hạn tín dụng kéo dài. Khách hàng sau khi nhận hóa đơn có 7 ngày để thanh toán và sau 2 tháng khi sử dụng máy móc, các sản phẩm nếu khơng thanh tốn cơng ty sẽ thực hiện các chính sách cưỡng chế thu hồi tài sản thế chấp. Tuy nhiên, công ty vẫn chủ yếu khuyến khích khách hàng thanh tốn trực tiếp ngay sau khi nhận hóa đơn.
- Chính sách chiết khấu
Là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, hàng hóa nên việc áp dụng chính sách chiết khấu là một lợi thế để doanh nghiệp có thể xây dựng chính sách chiết khấu hợp lý cho khách hàng.
Các hình thức bán chịu hàng có tỷ lệ chiết khấu mà cơng ty thường áp dụng như 2/10 net 30, 2/10 net 60, 3/10 net 45…Khách hàng được hưởng 2% (hay 3%) chiết khấu trong thời gian 10 ngày kể từ khi giao hàng, hoặc phải trả 100% số tiền trong thời hạn 30, 45 hay 60 ngày… Ngoài ra doanh nghiệp cũng áp dụng hình thức thanh tốn theo tháng, theo mùa vụ hoặc theo ngày ghi trên hợp đồng. Công ty đang dần hồn thiện chính sách tín dụng bằng cách xây dựng hợp lý các điều kiện kí kết họp đồng như tỷ lệ chiết khấu và thời hạn thanh toán đối với từng khách hàng, nhà đầu tư.
Cơng ty đã xây dựng quy trình thu nợ đối với các khách hàng có giao dịch mua bán với công ty theo chu kỳ khác nhau.
Bảng 2.3. Quy trình thu tiền tại cơng ty TNHH IMB Việt Nam giai đoạn 2014 -2016
Bước hoạt động
Thời gian kể từ ngày viết hóa đơn mua bán
Hoạt động
1 7 ngày Viết hóa đơn, gửi hóa đơn, liên lạc với khách hàng đến thanh toán tiền trực tiếp.
2 60 ngày Thực hiện các biện pháp nhắc nhở, thúc giục khách hàng hoàn thành việc thanh toán như gửi thư, gọi điện, cử nhân viên đến tận nơi nhắc nhở, thu tiền…
3 Sau 60 ngày Thực hiện biện pháp cưỡng chế thu hồi nợ như: thu hồi và giao bán tài sản thế chấp của khách hàng để bù vào số tiền khách hàng nợ; nhờ sự can thiệp của pháp luật.
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Bảng 2.4. Khoản phải thu của công ty trong 3 năm 2014 - 2016 Đơn vị: tỷ VNĐ Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 So sánh 2015/2014 So sánh 2016/2015 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) 1.Phải thu khách hàng 6.3 4 99.4 2 7.9 5 99. 9 8.7 4 97.5 7 1.6 1 25.3 3 0.7 8 9.83 2.Phải trả trước người bán 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 3.Phải thu nội bộ ngắn hạn 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 4.Phải thu ngắn hạn khác 0.0 4 0.58 0.0 1 0.1 0.2 2 2.43 - 0.0 3 - 79.3 7 0.2 1 2755. 2 5.Dự phòng phải thu ngắn hạn khó địi 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 0.0 0 TỔNG CỘNG 6.3 8 100 7.9 6 100 8.9 6 100 1.5 8 0.9 9 (Trích số liệu: phịng kế tốn)
Từ bảng phân tích, ta thấy tình hình các khoản phải thu của cơng ty có sự tăng lên qua năm 2014-2016. Cụ thể:
Khoản phải thu khách hàng ngắn hạn
kỳ, khoản phải thu có những biến động do tác động của sự điều chỉnh chính sách tín dụng của cơng ty.
Từ năm 2014 – 2016 khoản phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong khoản phải thu. Năm 2014, mức khoản phải thu của khách hàng đạt 6.34 tỷ đồng tương đương 99.42% gần như chiếm một mức tuyệt đối trong khoản phải thu. Năm 2015 mức khoản phải thu của khách hàng đạt 7.95 tỷ VNĐ, tăng 1.61 tỷ VNĐ (tương ứng 25.33%) so với năm 2014. Sang đến năm 2016, khoản phải thu tiếp tục tăng nhẹ, tăng 0.78 tỷ VNĐ tương đương tăng 9.83%. Khoản phải thu tiếp tục tăng. Do giai đoạn 2014- 2016, công ty từng bước phát triển hoạt động kinh doanh sau khi thành lập nên đã có nhiều chính sách hấp dẫn hơn để thu hút khách hàng. Nhằm tăng sự cạnh tranh của công ty với các đối thủ cùng ngành, công ty đã nới lỏng chính sách thu tiền, cấp tín dụng thương mại cho khách hàng dẫn đến khoản phải thu tăng lên. Việc nới lỏng chính sách tín dụng giúp cơng ty gia tăng được số lượng dịch vụ cung cấp ra, tăng doanh thu, từng bước hồi phục hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, điều này giúp khẳng định uy tín, tạo danh tiếng cho cơng ty trên thị trường.
- Phân tích các yêu cầu tín dụng
Việc phân tích tín dụng rất được công ty coi trọng bởi nếu làm tốt công tác này sẽ giảm thiểu tối đa những khoản nợ thanh tốn chậm, q hạn, khó địi hoặc khơng thể địi được.
Đối với khách hàng là các doanh nghiệp: cơng ty ưu tiên cấp tín dụng cho các khách hàng gắn bó lâu năm, có uy tín với cơng ty. Nếu háo đơn khơng vượt q 100.00.000 đồng cơng ty có thể cấp tín dụng cho tổ chức, doanh nghiệp đó bằng tín chấp. Đối với các tổ chức, doanh nghiệp khác, công ty cần xem kỹ lưỡng tình hình tài chính của doanh nghiệp thơng qua các thơng số tài chính.
- Theo dõi các khoản phải thu khách hàng
Mơ hình quản lý khoản phải thu mà công ty áp dụng
Giai đoạn này, cơng ty áp dụng mơ hình nới lỏng tín dụng cho việc hoạt động kinh doanh của mình, mơ hình doanh nghiệp áp dụng có sơ đồ như sau:
Mơ hình 2.1. Mơ hình quản trị khoản phải thu của cơng ty TNHH IMB Việt Nam giai đoạn 2014 – 2016
Khi nới lỏng chính sách bán chịu, khách hàng sau khi nhận được hóa đơn có 7 ngày để thanh tốn và sau 2 tháng khi sử dụng máy móc, các sản phẩm nếu khơng thanh tốn cơng ty sẽ thực hiện các chính sách cưỡng chế thu hồi tài sản thế chấp. Trên cơ sở lý thuyết là như vậy, nhưng thực tế khi thực hiện chính sách thu hồi nợ, cơng ty cịn nhượng bộ cho khách hàng rất