4. Phương pháp nghiên cứu đề tài
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị khoản phải thu tại công ty
3.2.4. Tăng cường quản lý công nợ và giảm thiểu nợ quá hạn
a. Công ty cần sát sao và quyết liệt hơn trong việc thu nợ
Các các bộ phịng kế tốn cần phối hợp với phịng kinh doanh trong q trình thu hồi nợ. Vì phịng kinh doanh trực tiếp tham gia quá trình thỏa thuận, xác định giá thanh tốn đối với khách hàng. Các cán bộ ở phòng này cũng tiếp xúc với chủ đầu tư nhiều hơn so với các bộ phịng kế tốn. Tâm lý của khách hàng là nói chuyện thanh tốn nợ với người quen dễ hơn nhiều sso với người mới quen biết lần đầu. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cơng ty cần quyết liệt hơn trong vấn đề thu các khoản nợ của các chủ đầu tư, tránh thái độ cả nể, tạo điều kiện cho khách hàng lâu thanh tốn hơn. Tuy nhiên quyết liệt khơng phải là đe dọa sẽ sử dụng công cụ pháp lý hoặc khởi kiện. Các cán bộ thu nợ phải gián tiếp hay trực tiếp cho khách nợ biết rằng: trên cơ sở những thông tin mà cơng ty thu thập được từ phía doanh nghiệp khách nợ, nếu chúng ta áp dụng những biện pháp thu nợ cần thiết khác hoặc để thông tin này cho bạn hàng đối tác của khách nợ biết; chắc chắn uy tín, thương hiệu và gây thiệt hại trực tiếp đến kinh tế của khách nợ. Khi đó, cơ hội khách nợ thanh tốn cơng nợ cao hơn rất nhiều so với việc đe dọa khởi kiện hoặc khởi kiện thông thường.
b. Khi khách hàng khơng trả nợ đúng hạn thì đánh giá lại khả năng trả nợ của khách hàng. Trước hết, cần lên danh sách các khách hàng nợ quá hạn và phân loại khách hàng nào là quá hạn và khó địi
Với khách hàng nợ q hạn: Các bộ phịng kế tốn cần tìm hiểu tình hình thị trường cũng như tài chính hiện tại của khách hàng thơng qua nhân viên phụ trách trực tiếp khách hàng, cũng như các nhà cung cấp khác cung cấp cho khách hàng này để biết và có hướng xử lý thích hợp.
+ Nếu là khách hàng thường xun, thanh tốn tốt, nhưng đang tạm thời chưa xoay vịng vốn kịp trong một thời gian ngắn nhất định. Thì có thể gia hạn nợ thêm cho khách hàng và khách hàng phải làm cam kết thanh toán
trong thời hạn bao nhiêu ngày. Biện pháp gia hạn nợ để tạo điều kiện cho khách nợ có thêm thời gian kinh doanh, tạo nguồn thu để hồn trả hoặc để chủ đầu tư có thời gian thu xếp nguồn vốn đầu tư để hoàn trả; bàn bạc với khách nợ, xây dựng phướng án kinh doanh mới để sản xuất kinh doanh của khách nợ sớm hồi phục…
+ Còn đối với khách hàng nợ quá hạn nhiều lần, chưa trả tiền mặc dù đã nghiệm thu tài sản thế chấp thì cần yêu cầu ban lãnh đạo gửi văn bản giải trình ngun nhân. Cơng ty cử người đại diện gặp lại khách nợ và làm việc với họ một buổi cuối cùng, yêu cầu họ đưa ra kế hoạch và thời điểm thanh toán nợ. Việc đưa ra kế hoạch thanh toán phải được thể hiện bằng biên bản làm việc hoặc yêu cầu khách nợ trả lời bằng văn bản. Sau đó, cơng ty thơng báo cho khách nợ biết rằng, nếu khách nợ tiếp tục vi phạm cam kết thì sẽ chuyển vụ việc cho đơn vị địi nợ thuê hoặc cơ quan pháp luật giải quyết. Đồng thời, giải thích cho họ biết được những ảnh hưởng, thiệt thại sẽ xảy ra cho khách nợ và cho cả hai bên nếu vụ việc phải nhờ đến đơn vị thứ ba giải quyết. Hết thời hạn cam kết, khách nợ vẫn khơng thực hiện thanh tốn, Cơng ty buộc phải sử dụng dịch vụ địi nợ các cơng ty thu nợ chun nghiệp hoặc chuyển vụ việc ra Tòa án giải quyết.
+ Trường hợp, nếu khách nợ khó khăn về tài chính, cơng ty phải nắm bắt, kiểm tra thông tin liệu việc họ có gặp khó khăn thực sự hay khơng, phải giám sát, theo dõi thơng tin về tình hình sản xuất, cơng việc kinh doanh, việc thực hiện dự án của khách nợ như thế nào…những thơng tin này địi hỏi ban lãnh đạo phải trực tiếp kiểm tra giám sát. Nếu khách nợ gặp khó khăn thực sự thì buộc cho khách nợ một thời gian để họ ổn định sản xuất kinh doanh, phục hồi doanh nghiệp. Hết thời gian đó, nếu nhận thấy tình hình của khách nợ đã ổn định, cơng việc kinh doanh của họ tiến triển tốt hơn thì khách nợ tiếp tục thu hồi nợ thậm chí phải áp dụng biện pháp mạnh để thu hồi nhanh. Ngược lại
khách nợ vẫn chưa hết khó khăn thì chủ nợ sẽ phải kiên nhẫn chờ đợi khi nào khách nợ có điều kiện thì áp dụng biện pháp thu hồi tiếp.
+ Nếu khách hàng vẫn chây ỳ khơng chịu thanh tốn, thì chuyển sang nợ khó địi để xử lý từng trường hợp.
Đối với nợ khó địi của những khách hàng cịn đang hoạt động
Trước hết cần phải xem lại thời hạn nợ là bao lâu. Có ký xác nhận cơng nợ thường xun khơng, xác nhận nợ có q 2 năm khơng.
Bước 1: Nếu mọi giấy tờ pháp lý đầy đủ doanh nghiệp nên gửi cho con nợ 3 lá thư nhắc nợ và mức độ răn đe tăng lên dần.
Bước 2: Nếu 3 lá thư nhắc nợ gửi cho con nợ vẫn khơng có tác dụng thì làm đơn khởi kiện và thơng báo cho đối tác.
Bước 3: Khi nhận được đơn khởi kiện mà vẫn khơng phản ứng thì gửi đơn kiện ra tịa để xử lý.
Thơng thường tới bước thứ 2 thì khả năng thu hồi nợ thành cơng khoảng 70% đến 80% bởi tâm lý các Công ty hay khách hàng đang họat động là rất ngại bị kiện tụng ra tịa, vì vậy khi nhận được đơn khởi kiện các Công ty này thường gọi điện và thương lượng lại để thanh toán. Ngược lại nếu khách hàng vẫn khơng chịu thanh tốn thì doanh nghiệp có thể xem xét đến bán nợ cho bên thứ 3. Nếu con nợ khơng có khả năng hồn trả hoặc chây ỳ nhằm chiếm dụng vốn, doanh nghiệp phải tìm đến cách giải quyết thơng qua bán nợ cho công ty mua nợ.
- Chiết khấu nợ khó địi: Nếu khách hàng thực sự gặp khó khăn trong khâu thanh tốn, chiết khấu nợ là giải pháp cần thiết. Đây là hình thức giảm giá trị khoản nợ cho khách hàng, tạo điều kiện để khách hàng có thể thanh tốn nợ dứt điểm. Giá trị chiết khấu tùy thỏa thuận giữa hai bên. Có thể doanh nghiệp sẽ mất đi một khoản chi phí nhưng doanh nghiệp sẽ nhanh chóng giải quyết được món nợ dai dẳng.
- Tìm kiếm dịch vụ hỗ trợ: Khi có khoản phải thu lớn, có những khách hàng khơng chịu thanh tốn nợ, hoặc cố tình trì hỗn, sử dụng dịch vụ thu hộ sẽ giúp Công ty thu nợ nhanh, hiệu quả. Cơng ty có thể nhờ cậy đến cơng ty thu nợ hoặc luật sư chuyên giải quyết công nợ. Những người này sẽ cố gắng thu hồi những khoản phải thu cho doanh nghiệp thông qua đàm phán, thương lượng hoặc kiện tụng. Nhờ đó, có thể giảm bớt nhân viên thu nợ, hưởng lợi ích từ dịch vụ thu hộ chuyên nghiệp, tuy nhiên Cơng ty phải trả chi phí sử dụng dịch vụ.
Đối với khoản nợ khơng có khả năng thu hồi
Nếu khách hàng mất tích, phá sản, trốn nợ thì buộc phải xử lý theo quy định của pháp luật đó là xóa khoản nợ khó địi ra khỏi bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp khách nợ tuyên bố phá sản, doanh nghiệp phải chờ vào phán quyết của tòa án để xác định số tiền còn được thu hồi và việc thu hồi thông qua cơ quan pháp luật.