Làm thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo pháp luật của Nhà nước, nhằm ngăn chặn bn lậu, kiểm tra sai sót giấy tờ, thống kê số liệu hàng XNK. Theo kết quả điều tra, 100% ý kiến cho rằng việc làm thủ tục Hải quan ở Việt Nam là phức tạp. Ý thức được điều này, công ty luôn cố gắng thực hiện việc khai báo hải quan một cách đầy đủ và cẩn thận nhất. Việc chuẩn bị hồ sơ hải quan đóng vai trị rất quan trọng trong việc làm thủ tục thông quan hàng hoá.
Biểu đồ 3.3.2c: Số lượng hồ sơ được thông quan của mặt hàng sản phẩm chống thấm của công ty TNHH Đầu tư xây dựng và Dịch vụ Thương mại
Trường Sơn (2015- 2017)
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 0 50 100 150 200 250
Chuẩn bị hồ sơ hải quan 5 ngày
Hoàn tất thủ tục hải quan trong 8 ngày
( Nguồn: Phịng XNK xủa Cơng ty giai đoạn 2015-2017)
Qua biểu đồ trên, ta có thể thấy việc hồn tất thủ tục hải quan của công ty cũng chỉ đạt ở mức tương đối, việc chuẩn bị hồ sơ hải quan xảy ra tình trạng sai sót chủ yếu do sự thiếu trách nhiệm và tỉ mỉ của cán bộ phòng XNK khi thực hiện, nhất là với các chứng từ như Bản kê chi tiết hàng hoá, tờ khai giá trị hàng nhập khẩu … Trong một số trường hợp, do các đối tác nhập khẩu chậm gửi các tài liệu như giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, vận đơn, các tài liệu đi kèm với hàng hố, nên cơng ty khơng thể nhanh chóng thực hiện thủ tục thơng quan cho hàng hố.
Ngồi ra, vướng mắc mà cơng ty vẫn gặp phải khi khai hải quan đó là việc áp biểu thuế cho mặt hàng nhập khẩu. Dù là những mặt hàng nhập khẩu thường xuyên và việc tính sai thuế phải nộp cũng ít khi xảy ra nhưng trong một số trường hợp
các mặt hàng nhập khẩu của công ty rất đa dạng. Do đó, địi hỏi cán bộ XNK phải thường xuyên cập nhật chính xác mẫu biểu thuế của cơ quan hải quan, cẩn thận, tỉ mỉ trong việc tính thuế phải nộp.
b.Nhận và kiểm tra hàng hóa
* Nhận hàng nhập khẩu
Khi nhận được thông báo hàng đã về cảng (chủ yếu cảng nhận là cảng Hải Phòng), nhân viên XNK của công ty sẽ chuẩn bị các công tác cần thiết để có thể nhận hàng. Bao gồm các nội dung chuẩn bị chứng từ đi nhận hàng, ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan vận tải ở cảng, tiến hành nhận hàng. Hàng hóa sau đó được đưa về hệ thống kho bãi tại trụ sở của công ty.
Khâu nhận hàng đơi khi cịn gặp nhiều sơ suất mà ngun nhân dẫn đến những sai sót chủ yếu là do nhân viên nhận hàng của công ty thiếu kinh nghiệm hoặc sơ suất, số chứng từ cần chuẩn bị để đi nhận hàng lại tương đối nhiều nên khó tránh khỏi nhầm lẫn, ngồi ra cịn bắt nguồn từ bên XK, bên XK giao hàng không đúng thời hạn giao hàng như trong hợp đồng, bên bán chậm giao chứng từ để cho công ty thực hiện nhận hàng do bộ chứng từ nhận hàng mà đối tác lập cịn có sai sót như về lỗi chính tả, tên người nhận hàng, ký mã hiệu hàng hố chưa đúng do đó làm chậm tiến độ nhận hàng của công ty. Một số nguyên nhân khác như: Ngân hàng chưa kiểm tra xong chứng từ khi hàng về đến cảng, vận đơn nên chưa thể nhận được hàng. Điều đó dẫn đến cơng ty tốn thêm chi phí lưu kho, lưu bãi để chờ đến khi giấy tờ đã xong mới tiến hành nhận hàng và thanh tốn chi phí giao nhận, bảo quản cho cơ quan vận tải.
*Kiểm tra hàng nhập khẩu:
Đây là nội dung quan trọng đối với người mua nhằm bảo vệ quyền lợi, đồng thời để có thể khiếu nại kịp thời đảm bảo lợi ích của cơng ty. Do vậy cơng ty rất chú
trọng đến cơng tác này. Chính vì vậy, cơng ty thực hiện cơng tác này tốt, thậm chí là trên cả mức tốt.
Thơng thường cơng ty có các chuyên gia về sản phẩm, tự kiểm tra chất lượng hàng hố, tuy nhiên cũng có ít trường hợp cơng ty th các cơ quan giám định kiểm tra chất lượng sản phẩm nhập về. Các nhân viên và chuyên viên của công ty căn cứ vào hợp đồng đã ký kết (Các tiêu chuẩn áp dụng, các tài liệu kỹ thuật, catalogue… đã ghi trong hợp đồng) cùng với kinh nghiệm, hiểu biết về mặt hàng của công ty để kiểm tra hàng hóa. Đối với những lơ hàng có độ phức tạp cao hoặc nghi ngờ có sai sót cơng ty sẽ th các tổ chức giám định chuyên nghiệp. Các sai sót có thể xảy ra đó là sai số lượng, quy cách phẩm chất và chất lượng hàng.