f. Khiếu nại và giải quyết khiếu nạ
3.3.4 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập nhập khẩu
Hoạt động giám sát và điều hành hợp đồng là cơng việc khá quan trọng bởi nó đảm bảo cho q trình thực hiện hợp đồng theo đúng kế hoạch thời gian, nội dung công việc đồng thời hạn chế tranh chấp có thể xảy ra. Việc giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng NK của công ty được thực hiện dựa vào kế hoạch thực hiện đã lập từ trước và được tiến hành đồng thời cùng với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng NK.
Giám sát hợp đồng:
Theo kết quả điều tra, việc giám sát hợp đồng của công ty chủ yếu là sử dụng hồ sơ theo dõi hợp đồng (sổ lưu hợp đồng) và sử dụng máy điện toán (telex, fax, email...), phiếu giám sát hợp đồng.
Nhìn chung cơng tác giám sát hợp đồng của công ty mới chỉ đơn thuần là gọi điện thoại, fax, gửi thư cho đối tác và thực hiện bằng giấy tờ, văn bản (sổ lưu hợp đồng), vẫn chưa có sự chun mơn hóa cao, đội ngũ nhân viên trong phòng kinh doanh XNK thường xuyên bị quá tải, chồng chất công việc. Do vậy, công tác giám sát thực hiện hợp đồng vẫn còn xảy ra sai sót.
Điều hành hợp đồng:
Trên cơ sở giám sát quá trình thực hiện hợp đồng, các nhân viên XNK có thể phát hiện và đề ra cách giải quyết các tình huống phát sinh dựa trên đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được để giải quyết vấn đề. Tuỳ theo mức độ tình huống phát sinh mà cơng ty sẽ ra quyết định ngay hoặc bàn bạc để đưa ra phương án giải quyết.
Theo phỏng vấn ban lãnh đạo công ty, các tình huống thường phát sinh nhiều nhất đó là thay đổi lịch giao hàng và tăng, giảm số lượng hàng hóa. Về phương án giải quyết các tình huống phát sinh, được biết như sau:
- Thay đổi lịch giao hàng: Trong q trình giao hàng có thể xảy ra các trường hợp giao hàng chậm hơn kế hoạch, thay đổi ngày đến cảng…Công ty căn cứ vào từng tình huống cụ thể mà có cách giải quyết khác nhau:
+ Nếu hàng giao chậm mà có lý do phù hợp có thể chấp nhận được thì cơng ty có thể bỏ qua lỗi này và có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại.
+ Nếu khơng có lý do chính đáng thì u cầu bồi thường thiệt hại do chậm giao hàng và có thể khiếu nại.
- Số lượng hàng hố thay đổi:
+ Khi khối lượng hàng hóa giảm so với hợp đồng (giao thiếu hàng): Công ty yêu cầu đối tác giao hàng tiếp và đòi bồi thường thiệt hại do giao hàng thiếu.
+ Khi khối lượng hàng hóa được giao tăng so với hợp đồng (trường hợp này ít xảy ra hơn): Cơng ty có thể mua lượng hàng hóa thừa đó và yêu cầu giảm giá bán hoặc cơng ty có thể khơng mua lượng hàng hóa thừa đó. Điều này tùy thuộc vào tình hình biến động của thị trường, khả năng tài chính và khả năng tiêu thụ của cơng ty.
Nhìn chung cơng tác giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng ở công ty đã được quan tâm nên đã giải quyết tương đối tốt những tình huống phát sinh. Tuy nhiên công ty chưa xây dựng được một mơ hình điều hành, giám sát hợp đồng hồn chỉnh và chưa áp dụng phần mềm chuyên dụng hỗ trợ trong công việc điều hành, giám sát nên việc điều hành, giám sát cịn nhiều hạn chế và thiếu sót.