f. Khiếu nại và giải quyết khiếu nạ
4.2.3 Hồn thiện cơng tác nhận và kiểm tra hàng hóa
Trong khâu nhận hàng cơng ty cịn có những sai sót chủ yếu là do chứng từ về muộn, khâu chuẩn bị hồ sơ nhận hàng chưa tốt hay những sai sót do hang tàu hay bên đối tác gây ra. Để đảm bảo hiệu quả cơng tác nhận hàng hóa, cần:
- Trước hết, công ty cần cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin về chuyến hàng cho cơ quan vận tải tại cảng bao gồm: tên hàng, ngày cập cảng, tên, số hiệu con tàu, số lượng, quy cách bao bì…để tránh nhầm lẫn xảy ra. Vì một ngày có rất nhiều tàu cập cảng, trong một con tàu lại chở nhiều loại hàng hố khác nhau. Do đó, việc cung cấp chính xác thông tin về chuyến tàu là rất cần thiết.
- Thứ hai, cán bộ đi nhận hàng phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thủ tục cần thiết để không bị mất thời gian, chi phí đi lại làm chậm quá trình giao nhận hàng hố tại cảng. Ngồi ra, khi chứng từ của bên bán được chuyển về cần đối chiếu kỹ càng để
đảm bảo sự thống nhất, phù hợp giữa chứng từ của hai bên, hạn chế những sai sót khơng đáng có
Khi kiểm tra hàng hóa cần biết mặt hàng sơn sàn Epoxy cần kiểm tra trong thành phần của sơn có thành phần nào gây hại cho sức khỏe người tiêu dùng hay khơng. Do vậy ngồi việc xem xét hàng hố có phù hợp về số lượng, bao gói, chức năng…thì cơng ty cần cử cán bộ có trình độ kinh nghiệm về mặt hàng này, hoặc thuê các cơ quan chuyên nghiệp (Vinacontrol) để kiểm tra. Có như vậy thì mới phát hiện kịp thời các sai sót nhanh chóng tiến hành khiếu nại với các bên liên quan nếu cần thiết. Đồng thời cũng giữ được uy tín của cơng ty về việc cung cấp hàng hóa.