6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích thực trạng hoạt động logistics của cơng ty TNHH giải pháp kinh
kinh doanh Lộc Thủy.
2.2.1. Thực trạng dịch vụ khách hàng.
Sau khi đã ký kết hợp đồng cung cấp hàng hóa, khách hàng đã hồn tất thủ tục thanh toán theo qui định của cơng ty thì phịng kinh doanh sẽ xác nhận lại đơn đặt hàng, lập phiếu xuất kho và chuyển xuống bộ phận logistics. Từ đây bộ phận logistics thực hiện việc xuất hàng, giao hàng theo đúng số lượng, thời gian và địa điểm giao hàng theo yêu cầu của khách hàng
Quy trình thực hiên đơn đặt hàng với khách hàng mua bn của cơng ty:
Hình 2.2: Q trình Logistics bán hàng của cơng ty TNHH GPKD Lộc Thủy
- Thời gian giao hàng: Xét từ góc độ khách hàng, thời gian là yếu tố quan trọng cung cấp lợi ích mong đợi khi khách hàng đi mua nên Lộc Thủy đã rất chú trọng đến việc đảm bảo thời gian giao hàng cho bên đối tác
Thời gian đáp ứng một đơn hàng của Cơng ty TNHH giải pháp kinh doanh Lộc Thủy ( tính theo giá trị trung bình của các đơn hàng của công ty).
Bảng 2.6: Thời gian đáp ứng một đơn đặt hàng của công ty TNHH GPKD Lộc Thủy
STT Công việc Thời gian trung bình
1 Nhận đơn đặt hàng và giải quyết đơn 3-4h
2 Chuẩn bị hàng hóa 1 ngày
3 Thời gian vận chuyển 2-3h/1-2 ngày(tùy địa
điểm giao hàng)
4 Thời gian khách nhận hàng, bốc dỡ 1-2h
5 Tổng thời gian đáp ứng một đơn hàng 2 – 4 ngày Xây dựng lộ trình vận chuyển
Hàng hóa vận chuyển cũng cần có kế hoạch cho lộ trình vận chuyển hàng hóa từ kho hàng đến nơi khách hàng. Xác định con đường vận chuyển bắt đầu từ điểm nhận hàng, dựa vào điểm cuối để xác định điểm nhận hàng và từ đó xây dựng lộ trình vận chuyển. Ví dụ như trường hợp khách hàng ở trong nội thành thì sẽ lựa chọn nguồn
Sắp xếp hàng
hóa theo đơn giao hàngChuẩn bị Giao hàng
Tập hợp, xử lý đơn hàng
hàng ở kho gần khách hàng nhất. Tùy vào đơn đặt hàng và khoảng cách từ khách hàng đến các kho mà có được các lộ trình giao hàng khác nhau.
- Độ tin cậy của khách hàng:
Xuất phát từ mục tiêu chung của công ty cùng với nhu cầu thực tế cuả thị trường hiện tại, công ty đã xác định mục tiêu dịch vụ hậu cần bán hàng với các đại lý, cửa hàng, chuỗi siêu thị của mình là “ Hợp tác lâu dài đơi bên cùng có lợi”, cơng ty ln tạo được uy tín và sự tin tưởng của khách hàng.
Cơng ty nhìn chung đã đáp ứng tốt về thời gian giao hàng và chất lượng của lô hàng khi xuất sang cho đối tác. Tỷ lệ hàng bị thiếu hay chất lượng bị ảnh hưởng chiếm một phần nhỏ.
. - Xử lý và thực hiện đơn hàng:
Theo như kết quả tổng kết của phịng kinh doanh thì hiện nay mức độ xử lý và đáp ứng các đơn đặt hàng của công ty mới chỉ đạt 90% các đơn đặt hàng, vẫn cịn 10% các đơn cơng ty chưa đáp ứng đủ và đúng theo như nhu cầu của khách. Như vậy mức dự trữ của công ty chưa đáp ứng đủ yêu cầu thị trường đồng thời việc xử lý các đơn hàng của cơng ty cịn nhiều hạn chế do thiếu thơng tin có tính chất cập nhập
- Sửa chữa đơn hàng và giải quyết khiếu nại:
Việc sai sót trong q trình thực hiện đơn hàng và xuất hàng là việc không thể tránh khỏi. Nếu có thì cơng ty có các biện pháp giải quyết như sau: Nếu trong trường hợp sai số lượng kết cấu, công ty sẽ tiến hành nhận hàng thừa hoặc bổ sung phần thiếu. Nếu lơ hàng lớn, tỷ lệ hỏng hóc cao thì cơng ty sẽ giao hàng thay thế, hoặc áp dụng các chính sách bồi thường, chiết khấu cho khách hàng. Nếu số lượng khơng lớn thì cơng ty xin bồi thường thiệt hại căn cứ vào mức thiệt hại thực tế và thỏa thuận giữa hai bên
Như vậy, trong việc giải quyết các sai phạm trong hợp đồng cơng ty đã có những phương pháp giải quyết linh hoạt, khơng hồn tồn cứng rắn như quy định của hợp đồng, điều này đem lại thuận lợi cho việc giải quyết các đơn hàng và giúp cơng ty duy trì được các mối quan hệ làm ăn với khách hàng và hạn chế phần lớn thiệt hại.
Nhìn chung ta có thế khái quát hoạt động dịch vụ khách hàng của công ty như sau: - Tổng thời gian đáp ứng một đơn hàng từ 2-4 ngày
- Tỉ lệ các đơn hàng hoàn hảo (đúng về số lượng, cơ cấu, thời gian) : 90% - Số lần khách hàng trả lại hàng : 15-20 lần/năm
- Số lần làm sai về chứng từ, hóa đơn, vận đơn 1-2 lần/40 lần thực hiện đơn hàng
2.2.2. Thực trạng hoạt động vận chuyển.
Mặc dù công ty đã rất cố gắng đáp ứng các yêu cầu về thời gian và địa điểm giao hàng của khách hàng. Tuy nhiên do quy mơ đang cịn nhỏ, chi phí cho khâu vận chuyển vẫn chưa đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng, công ty đã phải xử lý tới rất lần khiếu nại, phàn nàn của khách do sự chuyển hàng chậm trễ không đúng yêu cầu, đã phải hủy gần 10 đơn đặt hàng do quá trình vận chuyển gặp sự cố trên đường.Vì vậy,khi có nhiều đơn đặt hàng đến nhưng vận chuyển của công ty không đáp ứng được hết các đơn hàng thì cơng ty phải đi th xe của các doanh nghiệp khác.
Hiện tại, công ty đã mở rộng thị trường ra khu vực phía Bắc. Vì vậy, việc ln chuyển hàng giữa kho chính tại Tp. Hồ Chí Minh và kho miền Bắc tại Hà Nội, cơng ty thuê ngoài hoàn tồn. Đối tác chính cơng ty thực hiện dịch vụ th xe là công ty cổ phần Vận Tải Viết Nam.
Chi phí vận chuyển tại cơng ty
Bảng 2.7: Chi phí vận chuyển Đơn vị: 1000đ Năm Số tiền 2013 118.465 2014 178.673 2015 238.567 2.2.3. Thực trạng hoạt động kho.
Bộ phận kho của công ty bao gồm có 14 người: - Trưởng bộ phận kho
- Nhân viên kế toán tại kho - Nhân viên lái xe
- Nhân viên giao hàng - Nhân viên bốc xếp
Nhân sự làm việc ở kho được quản lý và sắp xếp công việc theo qui định của trưởng bộ phận kho.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ phịng kinh doanh, kế tốn: Nhân viên kế toán sẽ ra phiếu xuất kho chuyển cho trưởng kho để điều xe hàng. Nhân viên kế toán quản lý hàng tồn kho kiểm tra hàng xuất nhập tồn tại kho. Trưởng kho điều xe, sắp xếp lịch giao hàng cho khách hàng. Nhân viên bốc xếp có nhiệm vụ bốc dỡ hàng hóa trong kho theo hướng chỉ đạo của trưởng kho. Nhân viên lái xe, nhân viên giao hàng, nhân viên bốc xếp sẽ giao hàng theo lệnh của trưởng kho.
Theo báo cáo chi phí dịch vụ mua ngồi và chi phí khác bằng tiền các năm 2008, 2009, 2010 ( Nguồn phịng kế tốn) có thể thấy một số khoản chi phí cho cơng tác kho và vận chuyển hàng hóa như sau:
Bảng 2.8: Một số khoản chi phí dịch vụ mua ngồi liên quan đến hoạt động kho
Đơn vị: 1000đồng
Nội dung Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Chi phí thuê kho bãi 120.000 144.000 180.000
Kho hàng chính của cơng ty được chia thành 2 gian hàng phân biệt, bao gồm gian của hàng hóa mỹ phẩm, gian của hàng bánh kẹo. Trong mỗi gian chứa hàng sẽ được phân chia nơi để các mặt hàng theo đặc điểm tính chất khác nhau để thuận lợi cho cơng tác bảo quản hàng hóa và bốc dỡ hàng hóa.
Hàng hóa của cơng ty là các thiết bị có đặc tính bị hao hụt, mất mát, hư hỏng do các yếu tố khách quan như thời tiết (mưa, nắng, nóng …) làm cho chất lượng sản phẩm bị kém đi hoặc hư hỏng. Hiện tại để duy trì điều kiện bảo quản tốt nhất cơng ty mới chỉ sử dụng quạt thơng gió. Trong khi đó, sàn nhà của kho có độ ẩm cao nếu khơng làm cơng tác vệ sinh cẩn thận thì cơng tác bảo quản cũng gặp nhiều khó khăn do chuột, gián…
2.2.4. Thực trạng hoạt động mua.
Là một doanh nghiệp bán bn, quản trị mua là một q trình có vai trị hết sức quan trọng trong hệ thống logistics của cơng ty. Mua đảm bảo bổ sung kịp thời hàng hóa, đáp ứng yêu cầu đầy đủ số lượng, chất lượng cho từng đơn hàng của khách hàng mua buôn. Đối với một doanh nghiệp bán buôn, việc lựa chọn nhà cung ứng là một việc hết sức quan trọng. Vì khơng thể thay đổi thường xuyên nguồn hàng, nên ngay từ giai đoạn đầu, cơng ty đã có quyết định và đi đến kí kết hợp đồng phân phối độc quyền với nhà sản xuất mỹ phẩm Bảo Ngọc. Với hợp đồng phân phối độc quyền này công ty
không phải lo đến việc nguồn hàng bị hạn chế hay bị chậm trễ do phải chia hàng cho những đối tác khác của nhà sản xuất Bảo Ngọc. Đảm bảo việc cung ứng hàng luôn luôn sẵn sàng. Sau một thời gian, với những bước đi vững chắc của mình Lộc Thủy đa mở rộng sang nhiều ngành kình doanh khác. Điều đó đồng nghĩa với việc lựa chọn những nhà cung ứng phù hợp với các yêu cầu của công ty. Hiện tại Lộc Thủy mở rộng kinh doanh thêm mặt hàng bánh kẹo với nhiều đối tác.
Hiện tại cơng ty đang kinh doanh hai ngành hàng chính: Hóa mỹ phẩm và ngành hàng ngọt. Các nhà cung cấp chính của công ty được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 2.9: Nhà cung cấp của công ty TNHH GPKD Lộc Thủy
STT Tên nhà cung cấp Ngành hàng Sản phẩm
1 Công ty sản xuất mỹ phẩm Bảo Ngọc
Hóa mỹ phẩm Nước hoa Lamcosme, nước rửa tay khô, nước hoa hồng,….
2 Công ty nhập khẩu Mai Giang Hàng ngọt Kẹo trứng đồ chơi Nga 3 Công ty TNHH Libra Việt Nam Hàng ngọt Bánh khoai tây Potato’s,
bánh ngô….
4 Lanka food Hàng ngọt Bánh mè Lamosa
Trong quá trình nghiệp vụ mua, giai đoạn đầu tiên là quyết định mua. Tại công ty Lộc Thủy, các quyết định mua được thực hiện bởi ban giám đốc sau khi xem các đề xuất đến từ phòng logistics và phòng kinh doanh. Mua được tiến hàng khi lượng hàng dự trữ không đáp ứng được nhu cầu luân chuyển hàng trong công ty. Các quyết định mua hàng của công ty thường kịp thời và nhanh chóng. Vì vậy, lượng hàng dự trữ trong kho thường đảm bảo đầy đủ số lượng và chất lượng cho các đơn hàng từ nhỏ đến lớn của khách hàng.
Tuy nhiên, cũng có những đơn hàng khơng được đáp ứng kịp thời do thiếu hàng dự trữ. Do quết định mua bị chậm trễ. Bộ phận logistics không kịp thời nắm vững lượng hàng hóa để từ đó đưa ra đề xuất mua hàng.
2.2.5. Thực trạng hoạt động dự trữ
Đối với một doanh nghiệp bán buôn như Lộc Thủy, cần thiết phải tập trung một lượng hàng nhất định để cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm chi phí trong kinh doanh, như: cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng đầy đủ, nhanh, do đó duy
trì và phát triển doanh số. Dự trữ một lượng lớn sản phẩm nhằm giảm chi phí, duy trì việc kịp thời cung cấp hàng cho khách hàng để đảm bảo uy tín doanh nghiệp. Cũng nhờ việc dự trữ mà cơng ty có thể tránh được những biến động không thể lường trước.
Tại Lộc Thủy, hoạt động dự trữ chủ yếu được tiến hành tại các cơ sở logistics, cụ thể là tại hai kho của công ty. Lượng dự trữ luôn đảm bảo cho các đơn hàng được tiến hành liên tục.
Việc phân loại sản phẩm dự trữ tại công ty Lộc Thủy được tiến hành theo các bước như sau: Lập bảng phân loại sản phẩm; sắp xếp theo thứ tự doanh số từ cao đến thấp thể hiện luôn trên bảng; dựa trên bảng phân loại để quyết định dự trữ mặt hàng nào nhiều nhất đến ít nhất tại kho dự trữ.
Bảng 2.10: Bảng phân loại sản phẩm dự trữ tại công ty TNHH GPKD Lộc Thủy
STT Mặt hàng Tỷ trọng doanh số
1 Hóa mỹ phẩm 60%
2 Kẹo trứng 20%
3 Bánh Lamosa, bánh Potato’s 20%
Dựa vào bảng trên có thể thấy, tại Lộc Thủy ưu tiên dự trữ hàng hóa mỹ phẩm của cơng ty sản xuất Bảo Ngọc do đây là mặt hàng chủ lực của công ty, chiếm tỷ trọng doanh số cao nhất. Tiếp đến là hàng kẹo trứng,, và sau cùng hàng bánh Lamosa và bánh Potato’s được chia đều tỷ lệ.