Qua sơ đồ trên ta thấy sự liên tục của hoạt động quản lý từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện, kiểm tra, đánh giá rồi sau đó quay trở lại khâu lập kế hoạch cho kỳ sau, tất cả đều xoay quanh trục ra quyết định. Để làm tốt các chức năng này đòi hỏi nhà quản trị phải đề ra những quyết định đúng đắn nhất cho hoạt động của doanh nghiệp. Muốn có những quyết định có hiệu quả và hiệu lực, nhà quản trị có nhu cầu về thơng tin rất lớn. Kế hoạch kế toán quản trị là nguồn chủ yếu, dù không phải là duy nhất, cung cấp nhu cầu thơng tin đó.
1.1.2.2.1. Cung cấp thơng tin cho q trình xây dựng kế hoạch và dự tốn.
Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn. Kế hoạch mà nhà quản trị thường lập thường có dạng dự tốn. Dự tốn là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có để đạt các mục tiêu. Để chức năng lập kế hoạch có tính hiệu lực và khả thi cao thì chúng phải dựa trên những thơng tin kế tốn hợp lý và có cơ sở.
Ra quyết định Lập kế hoạch
Tổ chức thực hiện
Kiểm tra Đánh giá
1.1.2.2.2. Cung cấp thơng tin cho q trình tổ chức thực hiện.
Với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu tố giữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản lý cũng cần có nhu cầu rất lớn đối với thơng tin kế tốn, nhất là thơng tin KTQT. Nhờ có thơng tin do KTQT cung cấp mà nhà quản trị mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung.
1.1.2.2.3. Cung cấp thơng tin cho q trình kiểm tra đánh giá.
Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó. Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra. Để làm được điều này nhà quản trị cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý.
1.1.2.2.4. Cung cấp thơng tin cho q trình ra quyết định.
Ra quyết định khơng phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều địi hỏi phải có quyết định. Phần lớn những thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định.
Để có thơng tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý, KTQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chun mơn vì những thơng tin này thường khơng có sẵn. KTQT sẽ chọn lọc những thơng tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích q trình phân tích đó cho các nhà quản trị.
Kế tốn quản trị khơng chỉ giúp các nhà quản trị trong q trình ra quyết định khơng chỉ bằng cách cung cấp thơng tin thích hợp mà cịn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất.
1.1.2.2.5. Góp phần đổi mới cải tiến công tác quản lý của DN.
Nguồn lực của doanh nghiệp được kế toán đo lường, định lượng thành các chỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dưới hình thái giá trị nhằm cung cấp thơng tin có giá trị cho chức năng kiểm tra và đánh giá.
Quá trình kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là nhằm nhận biết tiến độ thực hiện và phát hiện những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạt được so với mục tiêu đặt ra. Ngồi ra q trình này cịn giúp doanh nghiệp phát hiện những thay đổi sẽ xảy ra. Nếu kết quả kiểm tra đánh giá đúng sẽ có tác dụng tốt cho doanh nghiệp trong việc điều chỉnh kế hoạch, là cơ sở để đề ra các giải pháp thực hiện trong tương lai.
Cũng thơng qua q trình kiểm tra đánh giá cịn giúp cho doanh nghiệp phát hiện những tiềm năng, thế mạnh cần được khai thác và khai thác bằng cách nào sẽ có hiệu quả nhất đồng thời phát hiện những yếu kém cần được điều chỉnh.
1.2. TỔ CHỨC HỆ THỐ NG THƠ NG TIN KẾ TỐN Q UẢN TRỊ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.2.1. Quyết định ngắn hạn và nhu cầu thơng tin kế tốn quản trị
1.2.1.1. Quyết định ngắn hạn
1.2.1.1.1. Khái niệm quyết định ngắn hạn
“Quyết định ngắn hạn là những quyết định liên quan đến việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời gian ngắn, thường là một năm” (Giáo trình
kế tốn quản trị doanh nghiệp, Nguyễn Ngọc Quang, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, 2010. Ví dụ như có tham gia thị trường mới hay khơng, có nên thực hiện chiến
lược khuyến mại quảng cáo sản phẩm hay khơng, nên tự sản xuất hay mua ngồi một chi tiết máy. Hoặc xét về nguồn vốn đầu tư cho quyết định ngắn thường khơng địi hỏi nguồn vốn đầu tư lớn.
1.2.1.1.2. Đặc điểm của quyết định ngắn hạn
Quyết định ngắn hạn là loại quyết định ảnh hưởng chủ yếu đến thu nhập trong một thời gian ngắn. Cho nên phương án lựa chọn cho quyết định ngắn hạn là lợi
nhuận và doanh thu mà doanh nghiệp thu được trong năm nay hoặc năm tới là cao hơn các phương án khác.
Xét về vấn đề sử dụng năng lực sản xuất hiện thời của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn không cần thiết phải mua sắm hoặc trang bị thêm tài sản cố định để tăng thêm năng lực hoạt động.
1.2.1.1.3. Yêu cầu đối với quyết định ngắn hạn
Để quyết định ngắn hạn mang lại hiệu quả tốt phục vụ mục tiêu kế hoạch đặt ra của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn cần đảm bảo các yêu cầu sau:
(1) Đảm bảo tính khoa học: Tức là quyết định phải dựa trên căn cứ, cơ s ở
thông tin cụ thể đặc biệt là thơng tin về chi phí - giá cả - khối lượng do KTQT cung cấp đồng thời dựa trên nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc ra quyết định.
(2) Đảm bảo tính pháp lý: Đòi hỏi các quyết định đưa ra phải phù hợp với pháp
luật, luật kế toán và chuẩn mực kế tốn hiện hành, đồng thời nó phải được đưa ra đúng thẩm quyền của nhà quản trị cũng như thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định.
(3) Đảm bảo tính tối ưu: Muốn nói đến mối quan hệ giữa nguồn lực hiện có,
chi phí và lợi nhuận, nghĩa là các quyết định ngắn hạn cần phải dựa trên sự cân nhắc so sánh giữa các phương án khác nhau. Phương án được lựa chọn đối với quyết định ngắn hạn là phương án có sự kết hợp giữa ba yếu tố nguồn lực - chi phí - lợi nhuận một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
(4) Tính cụ thể của quyết định: Để quá trình thực hiện quyết định thuận lợi thì
các quyết định đưa ra phải được cụ thể hoá thành những kế hoạch, dự án và quy định thời gian thực hiện.
(5) Tính linh hoạt: Trong điều kiện cạnh tranh thị trường luôn chứa đựng
những yếu tố bất ngờ và rủi ro nên quyết định quản trị càng dễ điều chỉnh thì khi có biến động, thay đồi thì nó vẫn dễ dàng thực hiện được. Những quyết định quá cứng nhắc sẽ khó thực hiện khi xảy ra thay đổi điều chỉnh.
1.2.1.1.4. Các loại quyết định ngắn hạn
(1). Quyết định nên lựa chọn sự thay đổi nào khi xảy ra những biến đổi giữa biến phí, định phí, giá bán, doanh thu, cơ cấu sản phẩm tiêu thụ tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực tế trong kinh doanh luôn xảy ra những biến đổi giữa biến phí, định phí, giá bán, doanh thu, cơ cấu sản phẩm tiêu thụ tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, việc quyết định nên lựa chọn sự thay đổi nào phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của các doanh nghiệp và khi đó nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Một số trường hợp thường hay xảy ra ở các doanh nghiệp:
- Thay đổi định phí và sản lượng tiêu thụ - Thay đổi biến phí và sản lượng tiêu thụ - Thay đổi định phí, giá bán và sản lượng tiêu thụ - Thay đổi định phí, biến phí và sản lượng tiêu thụ - Thay đổi kết cấu bán hàng
Dựa vào việc phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận kế tốn có thể tư vấn cho nhà quản trị đưa ra được quyết định tốt nhất.
(2). Quyết định nên thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mới
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp ngồi việc có được một mức doanh thu ổn định từ việc tiêu thụ sản phẩm hàng hóa thường ngày thì trường hợp đặc biệt có thể phát sinh những đơn hàng mới, với những yêu cầu riêng biệt. Khi đó, doanh nghiệp sẽ đối mặt với lựa chọn có nên hay khơng nên thực hiện đơn hàng đó
(3). Quyết định loại bỏ hoặc tiếp tục sản xuất kinh doanh một bộ phận Đây là một dạng quyết định thường gặp trong quá trình quản lý đối với các doanh nghiệp tổ chức sản xuất kinh doanh ở nhiều bộ phận, nhiều ngành hàng khác nhau, nhằm xem xét việc có nên tiếp tục sản xuất kinh doanh một bộ phận nào đó khi hoạt động của nó được xem là khơng có hiệu quả.
Tuy nhiên, việc xem xét loại bỏ hay tiếp tục sản xuất kinh doanh một bộ phận cũng cần chú ý đến các phương án có thể tận dụng đối với các cơ sở vật chất của bộ
phận bị loại bỏ. Nói chung, chi phí cơ hội là một yếu tố luôn cần được chú ý tới trong quyết định này cũng như trong tất cả các dạng quyết định ngắn hạn khác.
(4). Quyết định nên làm hay nên mua
Đa số các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có kết cấu phức tạp: sản phẩm được hoàn thành từ việc lắp ráp các chi tiết khác nhau; hoặc sản phẩm được hoàn thành do trải qua một qui trình liên tục gồm nhiều giai đoạn chế biến khác nhau. Với các doanh nghiệp này, quyết định nên tổ chức sản xuất hay mua ngoài các chi tiết hoặc các bán thành phẩm để chế tạo sản phẩm là dạng quyết định thường được đặt ra.
Có rất nhiều vấn đề tác động đến dạng quyết định này. Trước hết, các chi tiết hoặc bán thành phẩm đó, dù tự sản xuất hay mua ngồi, đều phải đảm bảo về mặt chất lượng theo yêu cầu của sản phẩm sản xuất. Sẽ dễ dàng kiểm soát về mặt chất lượng trong trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức sản xuất, tuy nhiên cần đặc biệt chú ý trong các quyết định mua ngoài. Tương tự như vậy là tiến độ cung cấp các chi tiết hay bán thành phẩm để đảm bảo được sự cân đối của q trình sản xuất chung. Một khía cạnh khác cũng cần được chú ý đến là quyết định tự sản xuất hay mua ngoài một mặt phải bảo đảm được tính chủ động trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, mặt khác phải duy trì được các quan hệ liên kết đã được xây dựng và duy trì vững chắc giữa doanh nghiệp với hệ thống các nhà cung cấp.
(5). Quyết định nên bán ngay bán thành phẩm hay tiếp tục sản xuất ra thành phẩm rồi mới bán.
Trong các doanh nghiệp sản xuất có qui trình chế biến kiểu liên tục, khi các bán thành phẩm hoàn thành ở các bước chế biến trung gian cũng có thể bán ra bên ngồi, người quản lý đơi khi cũng phải xem xét quyết định nên tiếp tục chế biến các bán thành phẩm thành thành phẩm rồi mới bán hay bán ngay các bán thành phẩm thì có lợi hơn. Quyết định này sẽ được đưa ra trên cơ sở so sánh hai chỉ tiêu: chi phí tăng thêm để chế biến các bán thành phẩm thành thành phẩm và doanh thu tăng thêm nếu tiêu thụ thành phẩm thay cho bán thành phẩm.
Nếu doanh thu tăng thêm lớn hơn chi phí tăng thêm, doanh nghiệp nên tiếp tục chế biến thành thành phẩm rồi mới bán. Vì như vậy sẽ đưa lại cho doanh nghiệp một
khoản lợi nhuận tăng thêm chính bằng khoản chênh lệch giữa doanh thu tăng thêm và chi phí tăng thêm. Ngược lại, doanh nghiệp nên bán ra bên ngoài ở mức độ các bán thành phẩm.
(6). Quyết định trong điều kiện năng lực sản xuất có giới hạn
Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường phụ thuộc vào các nguồn lực sẵn có, do vậy các quyết định của người quản lý trong tất cả các tình huống đều phải được đặt trong khung cảnh có giới hạn về năng lực sản xuất kinh doanh. Một dạng năng lực được xem là có giới hạn khi khả năng tối đa của nó khơng đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng theo mong muốn của người quản lý. Chẳng hạn, các doanh nghiệp sản xuất thường đối diện với tình trạng giới hạn về cơng suất máy móc thiết bị, về thời gian lao động mà cơng nhân có thể phục vụ, tình trạng khan hiếm các loại nguyên liệu, v.v.. Tương tự, giới hạn về mặt bằng kinh doanh là tình trạng thường thấy trong các doanh nghiệp thương mại.
(7) Quyết định giá bán sản phẩm
Trong thực tế doanh nghiệp có thể hoạt động trong những trường hợp như nhận được đơn đặt hàng với một khối lượng lớn hoặc mở ra được một thị trường mới hoặc sản xuất trong trường hợp năng lực còn nhàn rỗi hoặc hoạt động trong điều kiện cạnh tranh gay gắt…
Trong trường hợp này, người quản lý cần phải xem xét, đến khi định giá sản phẩm, để đi đến các quyết định về giá.
1.2.1.2. Nhu cầu thơng tin kế tốn quản trị
Khi xác định nhu cầu thông tin, cần xác định các đối tượng sử dụng thông tin kế toán là đối tượng bên trong hay ngoài DN. Đối với hệ thống thơng tin kế tốn quản trị thì các đối tượng sử dụng thông tin là các nhà quản trị bên trong DN:
- Đối với nhà quản trị cấp cao: Thông tin để phục vụ cho việc lập kế hoạch, ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài DN, thường là các thông tin phức tạp, phụ thuộc vào năng lực quản lý và tầm nhìn của các nhà lãnh đạo. Chính vì vậy, những thơng tin chiến lược cung cấp cho các nhà quản trị cấp cao thường có độ khái qt cao và khơng có khn mẫu cụ thể.
- Đối với nhà quản trị cấp trung gian: Thông tin ở cấp độ này căn cứ vào nhiệm vụ chính của người quản lý, thường bao gồm thơng tin dùng cho hoạt động kiểm sốt, ra quyết định và thơng tin dùng làm báo cáo lên các nhà quản lý cấp cao.
- Đối với nhà quản trị cấp cơ sở: Thông tin cần thiết ở cấp độ này là thông tin rất chi tiết, cụ thể, có cấu trúc, dễ dàng đáp ứng thơng qua các báo cáo, bảng, biểu có sẵn, chỉ tiêu yêu cầu. Ngoài ra, tùy theo nhiệm vụ cụ thể, nhà quản lý cấp cơ sở có thể cịn phải kiểm sốt hoạt động tại bộ phận quản lý bằng cách sử dụng các số liệu định mức, dự toán nhằm đối chiếu, so sánh với kết quả thực hiện từ đó đưa ra phương hướng điều chuyển chung cho hoạt động tại bộ phận cơ sở.
1.2.2. Nội dung tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp ra quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp
1.2.2.1. Tổ chức thu thập thơng tin kế tốn quản trị
Trong hệ thống thông tin kế tốn quản trị, thơng tin kế tốn quản trị có vai trị