6. Kết cấu của luận văn
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN
2.2.3. Thực trạng tổ chức phân tích, xử lý thơng tin kế toán quản trị cho việc ra
việc ra các quyết định ngắn hạn tại các doanh nghiệp
Thơng tin sau khi được thu thập từ phịng kế tốn và từ các phịng chức năng khác sẽ được kế toán xử lý, tổng hợp theo từng mục đích và yêu cầu quản trị cụ thể.
2.2.3.1. Thực trạng tổ chức xử lý, phân tích thơng tin ban đầu sau thu nhận Phân loại chi phí
Qua khảo sát cho thấy, 100% các cơng ty được khảo sát đều chưa thấy được tầm quan trọng của việc phân loại chi phí một cách khoa học.Vì vậy, trong q trình thực hiện phân loại chi phí thì tiêu thức phân loại chi phí theo chức năng hoạt động được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Đây là cách phân loại được sử dụng phổ biến trong kế tốn tài chính, cịn đối với cách phân loại chi phí theo u cầu của kế tốn quản trị như: phân loại theo cách ứng xử của chi phí, phân loại chi phí theo mức độ kiểm sốt hay phân loại chi phí thành chi phí cơ hội, chi phí chênh lệch, chi phí chìm,... thì khơng được thực hiện.
Các doanh nghiệp sản xuất có quy mơ nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định được khảo sát thường phân loại chi phí sản xuất theo chức năng hoạt động (theo khoản mục chi phí), chi phí được phân ra thành chi phí sản xuất và chi phí ngồi sản xuất:
- Chi phí sản xuất, bao gồm: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; + Chi phí nhân cơng trực tiếp; + Chi phí sản xuất chung. - Chi phí ngồi sản xuất, bao gồm: + Chi phí bán hàng;
+ Chi phí quản lý DN.
Thiết lập, đối chiếu chi phí với định mức.
Mặc dù có định mức các yếu tố chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung) tại Cơng ty cổ phần thuốc Thú y Hưng phát nhưng đơn vị chưa có sự đối chiếu cần thiết giữa chi phí thực tế phát sinh với định mức đã xây dựng.
Phân loại doanh thu, so sánh doanh thu thực tế với doanh thu kế hoạch
Doanh thu của các doanh nghiệp khảo sát là toàn bộ số tiền thu được do bán hàng và cung cấp dịch vụ sau khi đã trừ đi các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu
hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại và thuế. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của các doanh nghiệp khảo sát chủ yếu là doanh thu từ việc bán các sản phẩm hàng hóa từ q trình sản xuất, được tiêu thụ trên địa bàn tỉnh Nam Định và các tỉnh lân cận.
Các doanh nghiệp khảo sát phân loại doanh thu theo loại hình hoạt động (gồm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính, doanh thu khác). Cách phân loại này cũng chủ yếu để cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính. Việc so sánh doanh thu thực tế với doanh thu kế hoạch, xác định nhân tố ảnh hưởng, những tồn tại và nguyên nhân của nó để đưa ra giải pháp khắc phục, khai thác các khả năng tiềm tàng để sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp đều chưa được thực hiện ở các doanh nghiệp khảo sát.
Phân tích thơng tin
Qua việc khảo sát các doanh nghiệp sản xuất có quy mơ nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định cho thấy, việc ứng dụng mố i quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận (CVP) và mơ hình phân tích thơng tin thích h ợp trong quá trình ra quyết định tại các doanh nghiệp đều chưa được th ực hiện. Các doanh nghiệp khảo sát đã có nh ững tình huống cần cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định nhưng việc phân tích này cịn được thực hiện nhanh chóng, thủ cơng, thơng qua những ghi chép tính tốn đơn giản của kế toán phụ trách và được báo cáo trực tiếp với các nhà quản trị. Ví dụ một số tình huống cụ thể tại doanh nghiệp như sau:
Ví dụ tại Cơng ty TNHH Hải Âu:
Tháng 11/2019 (tính đến ngày 20/11/2019), Cơng ty có tài liệu về việc tiêu thụ mặt hàng quần bò nam như sau:
Bảng 2.7: Báo cáo k ết quả sản xuất kinh doanh của mặt hàng quần bò nam Chỉ tiêu Tổng số Chỉ tiêu Tổng số (Đvt: đồng) Tính cho đơn vị sản phẩm (Đvt: đồng) Doanh thu (200 chiếc x 450.000đ/chiếc) 90.000.000 450.000 Giá vốn 64.000.000 320.000 Chi phí bán hàng và quản lý phân bổ 17.860.000 Lợi nhuận 8.140.000
(Nguồn: Phịng kế tốn Công ty TNHH Hải Âu)
Ngày 22/11/2019, cơng ty có 1 đơn đặt hàng mua 100 chiếc quần bò nam (khách hàng Cửa hàng thời trang MEN’S PLAZA), Giá yêu cầu là 400.000đ/chiếc. Ngồi ra, cơng ty phải chi cho việc ký hợp đồng là 3.000.000đ. Kế tốn cơng ty đã tính tốn để cung cấp thơng tin cho nhà quản trị lựa chọn phương án như sau:
- Tập hợp thông tin về hai phương án cần xem xét: + Giá vốn: 320.000 đ/sp
+ Chi phí ký hợp đồng: 15.000 đ/sp Giá bán hòa vốn: 335.000 đ/sp
Như vậy, giá bán sản phẩm hòa vốn của đơn hàng là: 335.000 đ/sp Trong khi giá bán yêu cầu của khách hàng là: 400.000 đ
Như vậy, qua quá trình thu thập thơng tin, phân tích và cung cấp báo cáo cho nhà quản trị, Công ty TNHH Hải Âu đã quyết định thực hiện đơn hàng đó. Các chứng từ, sổ sách minh họa kèm theo được thể hiện trong phần phụ lục
Ví dụ tại Cơng ty cổ phần nội thất Mạnh Trường:
Quý III/2019, có tài liệu về tình hình tiêu thụ mặt hàng Tủ gỗ xoan đào 3 cánh tại Công ty trong 2 tháng đầu quý III (tháng 07, 08) như sau:
Bảng 2.8: Báo cáo k ết quả sản xuất k inh doanh của mặt hàng Tủ gỗ xoan đào 3 cánh tại Công ty trong 2 tháng đầu quý III/2019
Chỉ tiêu Tổng số (Đvt: đồng) Tính cho đơn vị sản phẩm (Đvt: đồng) Doanh thu (42 cái x 11.690.000đ/cái) 490.980.000 11.690.000 Giá vốn 329.700.000 7.850.000 Chi phí bán hàng và quản lý 120.050.000 815.000 Lợi nhuận 41.230.000
(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty cổ phần nội thất Mạnh Trường)
Đầu tháng 09/2019, Cơng ty có 1 đơn đặt hàng mua cùng một lúc 12 chiếc Tủ gỗ xoan đào 3 cánh (khách hàng Công ty cổ phần đầu tư và phát triển Yên Bình). Do đặt hàng số lượng lớn nên khách hàng đưa ra mức giá u cầu là 10.890.000đ/chiếc. Ngồi ra, Cơng ty phải chi hoa hồng cho việc ký hợp đồng là 9.600.000đ, Chi phí vận chuyển là 3.600.000đ. Kế tốn cơng ty đã tính tốn như sau:
- Phân tích thơng tin của hai phương án cần xem xét: + Giá vốn hàng bán : 7.850.000đ/cái + Chi phí vận chuyển:3.600.000 đ/12 cái 300.000 đ/cái + Chi phí ký hợp đồng là: 9.600.000 đ/12 cái 800.000đ/cái Giá thành đơn vị: 8.950.000 đ/cái Như vậy, giá bán tối thiểu của đơn hàng là: 8.950.000 đ/sp Trong khi giá bán yêu cầu của khách hàng là: 10.890.000 đ
Như vậy, theo đơn đặt hàng mới, tuy giá yêu cầu của khách hàng là thấp hơn so với giá bán thông thường của công ty, nhưng do việc tiêu thụ 42 sản phẩm đã có lợi nhuận 41.230.000đ, khi thực hiện hợp đồng mới này lại mang về mức lợi nhuận là 23.280.000đ do vậy Công ty đã thực hiện đơn hàng này.
Ví dụ tạiCơng ty cổ phần vật tư kim khí Tùng Nam:
Tháng 06/2019, có tài liệu về tình hình tiêu thụ mặt hàng Máy cắt sắt Keyang NHC- 14D tại Công ty như sau:
Bảng 2.9: Báo cáo k ết quả sản xuất kinh doanh của mặt hàng Máy cắt sắt tại Công ty trong tháng 06/2019 Chỉ tiêu Tổng số (Đvt: Nghìn đồng) Tính cho đơn vị sản phẩm (Đvt:Nghìn đồng) Doanh thu (25 cái x 3.225.000đ/cái) 80.625 3.225 Giá vốn 65.375 2.615 Chi phí bán hàng và quản lý 5.418 Lợi nhuận 9.832
(Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty cổ phần vật tư kim khí Tùng Nam)
Đầu tháng 07/2019, Cơng ty có 1 đơn đặt hàng mua cùng một lúc 8 Máy cắt sắt Keyang NHC-14D (khách hàng Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Tuyên Quang). Hiện khách hàng đang đưa ra mức giá giảm 2% so với mức giá hiện tại. Ngồi ra, Cơng ty phải chi cho việc ký hợp đồng là 2.000.000đ. Kế tốn cơng ty đã vận dụng mơ hình phân tích thơng tin thích hợp để lựa chọn phương án như sau:
- Phân tích thơng tin thích hợp của hai phương án cần xem xét: + Giá vốn hàng bán : 2.615.000đ/cái
+ Chi phí ký hợp đồng: 250.000đ/cái Giá bán hòa vốn: 2.765.000đ/cái
Như vậy, giá bán tối thiểu của đơn hàng là: 2.765.000đ/sp Trong khi giá bán yêu cầu của khách hàng là: 3.160.500đ/sp
Như vậy, theo đơn đặt hàng mới, tuy giá yêu cầu của khách hàng là thấp hơn so với giá bán thông thường của Công ty, nhưng do việc tiêu thụ 25 sản phẩm đã đủ để bù đắp các chi phí và đã đạt lợi nhuận 9.832.000đ, nên khi thực hiện hợp đồng mới này lại mang về thêm mức lợi nhuận là 3.164.000đ do vậy Công ty nên thực hiện đơn hàng này.
2.2.4. Thực trạng tổ chức cung cấp thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn tại các doanh nghiệp
Đối tượng sử dụng thông tin và nội dung thông tin được cung cấp
- Nhà quản trị cấp cao: tại 100% doanh nghiệp khảo sát, thông tin cung cấp cho nhà quản trị cấp cao là ban giám đốc gồm những thơng tin tài chính tổng hợp từ các bộ phận phòng ban, các cửa hàng.
- Nhà quản trị cấp trung gian: bao gồm các nhà quản lý ở các phòng ban chức năng trong DN thuộc đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới. Kết quả khảo sát tại các doanh nghiệp cho thấy, thông tin sử dụng cho các đối tượng này bao gồm những thơng tin phản ánh trên các báo cáo tình hình thực hiện của các bộ phận như: Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh ở dạng dự tốn, có thể chi tiết theo từng sản phẩm, từng ngành hàng, từng bộ phận, hoặc từng địa điểm… để tiện cho việc theo dõi, so sánh giữa các phương án.
- Nhà quản trị cấp cơ sở: bao gồm các nhà quản lý ở các phân xưởng, tổ đội SX… Thông tin cung cấp là những thơng tin liên quan đến tình hình sản xuất kinh doanh hàng ngày như: thông tin về nhu cầu sử dụng vật tư, thơng tin về tình hình biến động ngun vật liệu, thơng tin về tình hình sử dụng nhân cơng, sử dụng máy móc thiết bị sản xuất…
Phương tiện cung cấp thơng tin kế tốn
Thực tế khảo sát về tình hình lập và sử dụng các báo cáo KTQT tại các doanh nghiệp, tác giả thu được kết quả là 20% các DN có lập báo cáo KTQT. Tuy nhiên, khi nghiên cứu sâu kết quả cho thấy, báo cáo KTQT tại các DN thực chất là các báo cáo chi tiết của BCTC. Những báo cáo này được lập chủ yếu là chi tiết một số chỉ tiêu mà trên BCTC chưa thể hiện được. Việc lập hệ thống báo cáo KTQT tại các DN mới chỉ dừng lại ở việc lập các báo cáo về chi phí theo khoản mục, cịn các báo cáo phục vụ cho chức năng lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá kết quả hoạt động đều chưa được thiết lập và sử dụng. Tùy theo yêu cầu của mỗi cơng ty mà kế tốn quản trị có thể có những sổ sách, báo cáo chi tiết để phản ánh các thơng tin thu thập được trong q trình phân tích, xử lý. Một số các loại sổ được thiết kế đặc biệt như: Sổ
chi tiết chi phí, Sổ chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng, ngành hàng, Sổ chi tiết doanh thu theo địa điểm; Các báo cáo này có thể là Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh ở dạng dự tốn, có thể chi tiết theo từng sản phẩm, từng ngành hàng, từng bộ phận, hoặc từng địa điểm… để tiện cho việc theo dõi, so sánh giữa các phương án.
2.2.5. Thực trạng tổ chức cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp nghiệp
Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì việc áp dụng cơng nghệ thơng tin là điều cần thiết và quan trọng. Một hệ thống thông tin kế tốn quản trị có cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ thông tin và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định của doanh nghiệp.
Tại các công ty khảo sát, 100% đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Bản thân các công ty đều ý thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc. Các công ty đều đã nối mạng Internet và sử dụng mạng nội bộ LA N. Các phần mềm kế toán máy đều được các công ty sử dụng. Cụ thể, Công ty cổ phần nội thất Mạnh Trường, Công ty cổ phần giấy bao bì Nam A n s ử dụng phần mềm kế toán máy MISA , Công ty TNHH Hải  u và Công ty TNHH thuốc thú y Hưng Phát sử dụng phần mềm kế toán BRA VO cịn Cơng ty cổ phần vật tư Kim Khí Tùng Nam sử dụng phần mềm W eekend A ccounting.
2.2.6. Thực trạng tổ chức nguồn nhân lực tại các doanh nghiệp
Qua khảo sát các doanh nghiệp sản xuất có quy mơ nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định cho thấy, nhìn chung, các nhà quản trị cũng như đội ngũ kế toán viên được tổ chức khá đầy đủ cả về số lượng và chất lượng. Các nhà quản trị chịu trách nhiệm theo đúng chức năng, nhiệm vụ quản lý điều hành của mình. Các kế toán được tuyển dụng đầy đủ để đáp ứng nhu cầu về công việc, đảm bảo hồn thành các cơng việc được giao, tuy nhiên vẫn có sự chồng chéo trong cơng việc. Trong những năm gần đây, trình độ học vấn của các nhà quản trị doanh nghiệp cũng như nhân viên kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định cũng đã được nâng cao. 100% doanh nghiệp khảo sát có đội ngũ nhân viên kế tốn đạt trình độ học vấn
từ cao đẳng trở lên. Điều này cũng có ảnh hưởng không nhỏ tới việc xử lý và cung cấp các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định, mang lại hiệu quả công việc, giúp cho việc kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, ở các cơng ty, nguồn nhân lực có chất lượng, có kinh nghiệm làm việc lại khơng đồng đều. Hơn nữa việc gắn bó lâu dài với cơng ty cịn hạn chế nên ảnh hưởng rất lớn đến cơng tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị trong doanh nghiệp.
Bảng 3.0: Bảng thống kê nhân lực kế tốn tại các cơng ty k hảo sát
Công ty Tổng số Phân theo trình độ Trung cấp Cao đẳng Đại học Sau đại học Công ty TNHH Hải  u 4 0 2 2 0 Công ty cổ phần nội thất Mạnh Trường 4 0 1 3 0
Công ty cổ phần vật tư kim
khí Tùng Nam 5 0 2 3 0
Công ty TNHH thuốc thú y
Hưng Phát 5 0 1 4 0
Công ty cổ phần giấy bao bì
Nam A n 4 0 1 3 0
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN QUẢN TRỊ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÁC TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH
2.3.1. Ưu điểm
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định, có thể thấy rằng việc tổ chức hệ thống kế tốn nói chung và việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn nói riêng tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên đ ịa bàn tỉnh Nam Định có nhiều ưu điểm song cũng còn tồn tại một số hạn chế nhất định.
- Về q trình thu thập thơng tin:
Trong tình hình thực tế hiện nay, các doanh nghiệp đều đã có nhận thức cũng như hiểu biết về kế tốn quản trị tuy cịn đang giới hạn ở một mức độ nhất định. Các công ty khảo sát đã tiến hành thu thập thơng tin trong đó chủ yếu là các thơng tin quá khứ được thực hiện từ cơng tác kế tốn tài chính trong DN tương đối nhanh chóng và kịp thời, đem lại những hiệu quả nhất định cho việc ra quyết định của các nhà quản trị của cơng ty.
- Về q trình phân tích, xử lý thơng tin:
Hiện nay, các doanh nghiệp được khảo sát đều sử dụng phần mềm kế toán, trên phần mềm đều thực hiện mã hóa các đối tượng kế toán để theo dõi quản lý.