6. Kết cấu của luận văn
1.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC
1.2.2. Nội dung tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị phục vụ cho việc ra
ra quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp
1.2.2.1. Tổ chức thu thập thơng tin kế tốn quản trị
Trong hệ thống thông tin kế tốn quản trị, thơng tin kế tốn quản trị có vai trị hết sức quan trọng và có thể nói thơng tin kế tốn quản trị đóng vai trị chủ đạo trong việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị, nhất là trong việc ra các quyết định kinh doanh.
Những thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ và thơng tin tương lai. Những thơng tin đó có thể có thơng tin được thu thập lần đầu cho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thơng tin đã có từ trước đó được sử dụng cho mục đích khác (thơng tin thứ cấp).
Tổ chức thu thập thông tin quá khứ.
Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) là thông tin về hiện tượng và sự kiện xảy ra, đã phát sinh.
Thông tin quá khứ được KTQT thu thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua. Điều đó giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong thời kỳ tiếp theo.
Thu thập thơng tin q khứ có thể thực hiện theo quy trình sau:
Sơ đồ 1.2: Quy trình thu thập thơng tin q khứ
Theo quy trình trên, tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngồi đều được kế tốn quản trị phân tích ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Trên cơ sở phân tích ảnh hưởng đó mà tổ chức hạch toán và ghi ảnh hưởng của các hiện tượng này sau đó sắp xếp và tổng hợp các thông tin đã được ghi rõ. Cuối cùng tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà cung cấp thông tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị cho việc ra quyết định.
+ Tổ chức hạch toán ban đầu
- Đây là khâu đầu tiên khi thu thập thông tin quá khứ. Hạch tốn ban đầu được thực hiện thơng qua việc lập các chứng từ kế tốn. Lập và ghi chép đầy đủ, chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh sẽ giúp cho các khâu tiếp theo tiến hành thuận lợi, đảm bảo cung cấp thơng tin được nhanh chóng, đáp ứng u cầu phù hợp, hữu ích và kịp thời.
- Phục vụ cho các tình huống ra quyết định KTQT khơng chỉ sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc mà cần sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn để thu nhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định. Doanh nghiệp cần cụ thể hoá hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc bổ sung, sửa đổi các chỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung của KTQT, thiết kế thêm các chứng từ kế toán cần sử dụng để phản ánh nội dung thơng tin thích hợp theo yêu cầu và mục đích của các quyết định quản trị doanh nghiệp .
+ Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán và sổ kế toán
- Dựa vào hệ thống tài khoản của kế toán tài chính, kế tốn quản trị sử dụng các tài khoản chi tiết đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết từng chỉ tiêu cụ thể để tập hợp số liệu thông tin thực hiện chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Kế toán
Sự kiện kinh tế Phân tích ảnh hưởng hạch tốn, ghi sổ Xếp loại và tổng hợp
Báo cáo theo yêu cầu quản
quản trị có thể mở thêm các tài khoản cấp 3,4,5,6... và chi tiết các tài khoản theo từng địa điểm phát sinh chi phí, từng loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ... Các tài khoản phải đủ để phản ánh các đối tượng kế tốn như tài sản, chi phí, doanh thu…
- Sổ kế tốn là hình thức đặc biệt quan trọng được sử dụng trong KTQT để theo dõi, thu thập thông tin cả trong quá khứ và tương lai. Hệ thống sổ kế toán đặc biệt là các s ổ chi tiết được sử dụng để phản ánh và thu nhận thơng tin hữu ích một cách chi tiết về từng đối tượng kế tốn. Từ đó có thể cung cấp các thơng tin hữu ích trên các Báo cáo quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau.
- Hệ thống sổ KTQT cần được thiết kế cụ thể mẫu sổ với số lượng các chỉ tiêu trên cụ thể được sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo nhu cầu quản lý cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp báo cáo sử dụng thông tin. Khi thiết kế mẫu sổ cần xem xét trình độ trang bị cơng nghệ xử lý thơng tin ở doanh nghiệp, quá trình vận động của từng đối tượng và khả năng xử lý thơng tin trong từng tình huống ra quyết định.
Tổ chức thu thập thông tin dự báo tương lai
Thông tin dự báo tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra. Để ra được quyết định nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau.
Nguồn thông tin dự báo tương lai kế tốn có thể tổ chức thu thập theo quy trình sau:
Sơ đồ 1.3: Quy trình thu thập thơng tin tương lai
Theo quy trình này, giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu: nhà quản trị muốn có thơng tin đem lại lợi ích thì thơng tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của doanh nghiệp và đòi hỏi phải giải quyết. Việc thu thập thông tin s ẽ rất tốn kém nếu hoạch định mục tiêu không rõ ràng hay sai lệch. Hoạch định mục tiêu T hu thập thông tin Lựa chọn nguồn thông tin Báo cáo và tư vấn quyết định Phân tích thơng tin
- Lựa chọn nguồn thông tin: đây là giai đoạn thứ hai KT QT thực hiện để thu thập thông tin tương lai. Trong giai đoạn này KTQT phải xác đ ịnh loại thông tin mà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất. Tuỳ theo đó là thơng tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế tốn thu thập, ghi chép và trình bày phù hợp.
+ Thu thập thông tin, số liệu thứ cấp: thông tin số liệu thứ cấp là thơng tin đã có ở đâu đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thơng tin này kế tốn có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thu thập từ bên ngoài (như ấn phẩm của cơ quan Nhà nước, sách, dịch vụ tư vấn...).
Thu thập thông tin thứ cấp có ưu điểm là chi phí thấp và dễ tìm kiếm song khơng phải lúc nào cũng có được các thơng tin mà nhà quản trị cần và cũng có khi thơng tin, số liệu không đầy đủ và lạc hậu không đáng tin cậy cho việc ra QĐ. Trong trường hợp đó KTQT sẽ phải phân bổ thêm chi phí và tốn thời gian để thu thập thông tin từ đầu, các số liệu gốc và điều đó sẽ cập nhật và chính xác hơn.
+ Thu thập thông tin số liệu sơ cấp: Rất nhiều thông tin tương lai được thu thập từ đầu mà chưa có ở bất cứ đâu. Để thu thập thơng tin sơ cấp phải có kế hoạch thu thập, nghiên cứu. Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể như: phương pháp thu thập, công cụ thu thập, mẫu thu thập, cách thức liên hệ...
Tuỳ theo nội dung cần thu thập, KTQT sử dụng các phương pháp thu thập và trình bày khác nhau. Các phương pháp thu thập thông tin ban đầu là: quan sát, thực nghiệm, thăm dò dư luận.... Các kỹ thuật được sử dụng khi thu thập là: phân tích, chọn mẫu, tổng hợp và ước tính.
1.2.2.2. Tổ chức xử lý thơng tin kế tốn quản trị đáp ứng nhu cầu ra quyết định
Trong hệ thống thơng tin kế tốn, đặc biệt là hệ thống thơng tin kế toán quản trị, mặc dù việc tổ chức thu thập thông tin là quan trọng nhưng các thông tin cần phải được xử lý vì người sử dụng cần các thông tin đã được tổng hợp, hay tổng kết thống kê, hay các thơng tin có tính dự báo quan trọng trong KTQT thể hiện ở dự tốn (dự tốn chi phí, khối lượng sản xuất, doanh thu, dịng tiền, …). Dự tốn của
doanh nghiệp được lập căn cứ vào định mức các yếu tố chi phí là cơ sở cho việc ra quyết định.
Sau khi thu thập thông tin KTQT tiến hành xử lý thơng tin đó thành những thơng tin kế tốn hữu ích cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị. Để xử lý các thông tin này KTQT áp dụng các phương pháp kế toán chung như: phương pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối đồng thời kết hợp với các phương pháp riêng của KTQT như: So sánh, đối chiếu thành các biểu đồ, đồ thị hay chương trình...
Việc xử lý thơng tin được thực hiện trong bản thân cơng tác tổ chức kế tốn tại doanh nghiệp theo các bước:
+ Phân loại chi phí: Kế tốn quản trị tiến hành phân loại chi phí theo các tiêu thức khác nhau như theo công dụng của chi phí (gồm chi phí sản xuất và ngồi sản xuất), theo mối quan hệ với mức độ hoạt động (gồm biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp), theo tính chất của chi phí (gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp), hay để phục vụ cho việc ra quyết định (gồm chi phí chìm, chi phí cơ hội và chi phí chênh lệch)…
+ Thiết lập, đối chiếu chi phí với định mức, xác định tiêu thức phân bổ chi phí. Định mức các yếu tố chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung) là tiêu chuẩn quan trọng để lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các khoản chi phí giúp nhà quản trị có được thơng tin phản ánh hiệu quả quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Xác định các tiêu thức phân bổ chi phí chung hợp lý, căn cứ phân bổ các chi phí gián tiếp, chi phí chung rất đa dạng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, tính chất và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
+ Phân loại doanh thu, so sánh doanh thu thực tế với doanh thu kế hoạch: Doanh thu của hoạt động kinh doanh có nhiều loại khác nhau. Vì vậy cần phải phân loại doanh thu theo các tiêu thức khác nhau để phục vụ cho nhà quản trị trong việc ra quyết định như phân loại doanh thu theo loại hình hoạt động (gồ m doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính, doanh thu khác), theo phương thức bán hàng (gồm doanh thu bán buôn, doanh thu bán lẻ, doanh thu bán
đại lý), theo quan hệ với điểm hòa vốn (gồm doanh thu hòa vốn, doanh thu an toàn), .…T rong các doanh nghiệp dự toán tiêu thụ là bộ phận dự toán quan trọng trong hệ thống dự tốn kinh doanh, nó được lập đầu tiên là cơ s ở để xây d ựng các dự toán khác. Qua dự tốn tiêu thụ có thể dự đốn được doanh thu tiêu thụ của doanh nghiệp cho kỳ tới. Là cơ sở để phân tích khả năng thỏa mãn nhu cầu thị trường về sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp. Thơng qua việc xác đ ịnh doanh thu dự kiến cho kỳ tới, các nhà quản trị có thể ước tính được các khoản doanh thu trả ngay và khoản doanh thu trả chậm với từng khách hàng. Trên cơ s ở dự toán và thực tế thực hiện, KTQT tiến hành so sánh, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, dự tốn, xác định nhân tố ảnh hưởng, những tồn tại và nguyên nhân của nó để đưa ra giải pháp khắc phục, khai thác các khả năng tiềm tàng để sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp đạt hiệu quả hơn. Bằng phương pháp phân tích chi phí nhà quản trị có thể đưa ra các dự báo về chi phí phát sinh trong tương lai, từ đó huy động các nguồn lực để thực hiện các mục tiệu và hoạt động đã đề ra.
Tiếp theo, kế tốn quản trị phân tích thơng tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn. Hai phương pháp có thể áp dụng là:
(1) Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận (CVP)
Với mối quan hệ CVP thì chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp được phân chia thành hai loại là biến phí và định phí. T rên cơ s ở đó kế tốn sẽ xác định được điểm hồ vốn, tính được các chỉ tiêu mang tính dự báo trong tương lai. Trong phương pháp này, KTQT nghiên cứu các trường hợp khi khối lượng sản phẩm sản xuất thay đổi sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến chi phí, lợi nhuận của đơn vị. Từ đó có cơ sở tư vấn cho nhà quản trị ra quyết định.
(2) Phân tích thơng tin thích hợp
Phân tích thơng tin đã thu thập để lựa chọn thơng tin thích hợp nhằm mục đích ra quyết định kinh doanh ngắn hạn thường tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Tập hợp tất cả các thông tin liên quan đến nguồn thu nhập và chi phí
Bước 2: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí khơng thể
tránh được ở mọi phương án đầu tư đang xem xét.
Bước 3: Loại bỏ các khoản thu nhập và chi phí như nhau ở các phương án kinh
doanh đang xem xét.
Bước 4: Những khoản thu nhập và chi phí cịn lại chính là thơng tin thích hợp
cho việc chọn lựa quyết định đầu tư ngắn hạn.
Ở đây cần ghi nhận một điều quan trọng là những thông tin thích hợp trong một tình huống quyết định này khơng nhất thiết sẽ thích hợp trong tình huống khác. Nhận định này xuất phát từ quan điểm: những mục đích khác nhau cần các thơng tin khác nhau. Đối với một mục đích thì nhóm thơng tin này thích hợp, nhưng đối với mục đích kia lại cần những thông tin khác.
1.2.2.3. Tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn quản trị đáp ứng nhu cầu ra quyết định
Hệ thống thơng tin KTQT do kế tốn xử lý và cung cấp cho nhiều đối tượng sử dụng với các mục tiêu khác nhau. Cần xây dựng các kênh thông tin khoa học, đảm bảo tăng tốc độ truyền tin, đáp ứng nhu cầu thông tin cho từng cấp quản trị. Đối với hệ thống thông tin kế tốn quản trị thì các đối tượng sử dụng thơng tin là các nhà quản trị bên trong DN: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở. Trên cơ sở tồn bộ thơng tin đã tập hợp, KTQT thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm: các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất, .... Hình thức kết cấu của báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tuỳ thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể. Báo cáo cần được thiết kế dưới dạng so sánh được, phù hợp với những tình huống khác nhau.
Sau khi xử lý kế toán tiến hành lập báo cáo quản trị dưới nhiều hình thức khác nhau và đưa ra những lời tư vấn cho quyết định theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp. Tùy thuộc từng loại quyết định ngắn hạn mà kế tốn thiết kế báo cáo trình bày thơng tin cho phù hợp. Ví dụ một số báo cáo:
(1) Báo cáo cung cấp thông tin cho quyết định loại bỏ hay tiếp tục kinh doanh một bộ phận
BÁO CÁO PHÂN TÍCH CÁC PHƯƠNG ÁN KINH DOANH: TIẾP TỤC HAY LOẠI BỎ KINH DOANH MỘT BỘ PHẬN
Chỉ tiêu Phương án tiếp tục kinh doanh Phương án loại bỏ k inh doanh Thơng tin thích hợp (1) (2) (2)-(1) 1. Doanh thu …. x x x 2. Chi phí 2.1. Biến phí … x x x 2.2. Định phí … x x x
3. Chi phí cơ hội
…. x x x
(2) Báo cáo cung cấp thông tin cho quyết định tự sản xuất hay mua ngồi
BÁO CÁO PHÂN TÍCH CÁC PHƯƠNG ÁN KINH DOANH: TỰ SẢN XUẤT HAY MUA NGOÀI
Chỉ tiêu Phương án tự sản xuất Phương án mua ngồi Thơng tin thích hợp (1) (2) (2)-(1)
1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp x x x
2. Chi phí nhân cơng trực tiếp x x x