Mục đích Nội dung thơng tin thu thập
Bên trong DN Bên ngồi DN
Thơng tin phục vụ lập kế
hoạch
- Các bản dự toán về hàng tồn kho, lao động, chi phí sản xuất, thu-chi… của kỳ trước. - Kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Văn bản quy hoạch phát triển các DNSX có quy mơ nhỏ và vừa.
- Các chương trình, dự án liên quan đến các DNSX có quy mơ nhỏ và vừa.
- Bảng khảo sát điều tra nhu cầu thị trường tiêu dùng.
- Báo cáo khảo sát giá cả yếu tố đầu vào như nguyên liệu, lao động, máy móc thiết bị, giá cả xăng dầu, điện…
- Thông tin về công nghệ khai thác, chế biến sản phẩm hiện đại …
Thông tin thực hiện
-Chứng từ, sổ sách, báo cáo thực hiện về nguyên liệu, tiền lương, máy móc thiết bị, chi phí sản xuất, tiền vốn… ở các bộ phận sản xuất, phòng ban. - Hệ thống BCTC của kỳ trước. - Thơng tin về chi phí ở bộ phận ngồi sản xuất: Các DN nên thu thập và phân loại các chi phí thực hiện thành định phí và biến phí.
- Tài liệu phân tích của các bộ phận, phịng ban.
- Thơng tin chính sách Nhà nước có liên quan đến các DNSX có quy mơ nhỏ và vừa.
- Thơng tin từ cơ quan thuế; tổ chức tín dụng; khách hàng; nhà cung cấp.
- Thông tin về nguồn nguyên liệu, lao động, máy móc thiết bị. - Thông tin đối thủ cạnh tranh.
Thông tin phục vụ kiểm sốt
- Thơng tin về tình hình thực hiện trên cơ sở các báo cáo bộ phận, bảng tính giá thành… - Các tài liệu phản ảnh sự chênh lệch số thực hiện so với dự toán ở các bộ phận.
- Thơng tin về tình hình tăng, giảm, biến động về giá cả về các yếu tố đầu vào như nguyên liệu, tiền lương cơng nhân, chi phí xăng dầu…
Thơng tin phục vụ ra quyết
định
- Các thơng tin về tình hình thực hiện trên các tài liệu, chứng từ, báo cáo hiệu quả hoạt động kinh doanh ở các bộ phận.
- Thông tin về sản phẩm cùng loại trên thị trường.
- Báo cáo đánh giá về nhu cầu thị trường.
- Báo cáo giá của các yếu tố đầu vào.
3.2.3. Hồn thiện tổ chức phân tích, xử lý thơng tin kế tốn
3.2.3.1. Hồn thiện phân tích, xử lý thơng tin ban đầu sau thu nhận - Hoàn thiện hệ thống mã hóa các đối tượng chủ yếu
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, việc th ực hiện mã hóa dữ liệu kế tốn là cần thiết. Theo tác giả, các DN có thể sử dụng phương pháp mã hóa kết hợp, có thể thực hiện bắt đầu bằng các ch ữ hoặc các số để thể hiện đặc tính của đối tượng mã hóa như vật tư, T SCĐ, khách hàng, nhà cung cấp… T iếp theo là các số tuần tự để mã hóa những đối tượng có chung đặc điểm nhằm phân loại, nhận diện một số nhóm đối tượng của bộ mã. Ví dụ quy trình phân tích và mã hóa thơng tin chi phí hoạt động kinh doanh có thể thực hiện như sau:
Giai đoạn 1: Phân tích chi phí thành chi phí thực tế và chi phí tiềm ẩn để cung
cấp đầy đủ, tồn diện chi phí DN trong xã hội và trong s ự chuyển biến môi trường hoạt động kinh doanh. Với chi phí thực tế căn cứ vào số liệu thực tế thể hiện trên chứng từ kế toán để xác định và định lượng, với chi phí tiềm ẩn căn cứ vào phương pháp tính chi phí cơ hội, phương pháp dự báo chi phí trong tương lai để xác định và định lượng. Cụ thể, chi phí hoạt động kinh doanh được phân tích và mã hóa bước đầu thành hai loại là chi phí thực tế và chi phí tiềm ẩn, chi phí thực tế ký hiệu Cl, chi phí tiềm ẩn ký hiệu C0.
Giai đoạn 2: Phân tích chi phí thực tế thành các yếu tố chi phí ban dầu nhằm
cung cấp thơng tin chi phí theo hình thái vật chất ban đầu liên quan đến chi phí phát sinh. Tình huống thực hành, chi phí thực tế được phân tích và mã hóa thành chi phí nhân cơng ký hiệu Cl.Nc; chi phí nguyên liệu, vật liệu ký hiệu C1.N1; chi phí cơng cụ, dụng cụ ký hiệu Cl.Cc; chi phí khấu hao tài sản cố định ký hiệu Cl.Kh; chi phí dịch vụ th ngồi ký hiệu Cl.Dv; chi phí khác bằng tiền ký hiệu Cl.Ti.
Giai đoạn 3: Phân tích các yếu tố chi phí thực tế thành chi phí kinh doanh, chi
phí tài chính, chi phí thuế nhằm cung cấp thơng tin chi phí theo từng chức năng hoạt động. Tình huống thực hành, Chi phí bằng tiền thực tế của kinh doanh ký hiệu
Cl.Ti.Kd, trả lãi vay bằng tiền ký hiệu Cl.Ti.Tc, chi phí thuế thu nhập doanh
Giai đoạn 4: T iếp tục phân tích và mã hóa chi phí kinh doanh, chi phí tài
chính, chi phí thuế thực tế phát sinh theo mối quan hệ với kỳ tính kết quả, theo cách ứng xử chi phí, theo tính hữu ích, theo tính hiệu quả để cung cấp thông tin về quan hệ, sự ứng xử, kết quả, hiệu quả chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh của DN. Cụ thể, Chi phí kinh doanh, chi phí tài chính, chi phí thuế thực tế được tiếp tục phân tích và mã hóa thành chi phí s ản phẩm, chi phí thời kỳ. Tình huống thực hành, chi phí ngun liệu, vật liệu thực tế dùng kinh doanh là chi phí s ản phẩm ký hiệu
Cl.Nl.Kd.S p; chi phí nguyên liệu, vật liệu thực tế dùng kinh doanh là chi phí thời
kỳ ký hiệu Cl.Nl.Kd.Tk,....
Hoặc chi phí kinh doanh, chi phí tài chính, chi phí thuế thực tế được tiếp tục phân tích và mã hóa thành biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp. T ình huống thực hành, chi phí nguyên liệu, vật liệu thực tế trong kinh doanh là biến phí ký hiệu
Cl.Nl.Kd.B p; chi phí nguyên liệu, vật liệu thực tế trong kỉnh doanh là định phí ký
hiệu Cl.Nl.Kd.Đp; chi phí chi phí nguyên liệu, vật liệu thực tế trong kinh doanh là chi phí hỗn hợp ký hiệu Cl.Nl.Kd.Hh,...
Giai đoạn 5: Phân tích chi phí theo phương thức quản trị để cung cấp thông
tin chi phí phục vụ cho việc thực hiện các phương thức quản trị. Cụ thể, sau khi thực hiện giai đoạn 4, chi phí tiếp tục phân tích và mã hóa theo cơng đoạn, theo chuỗi giá trị, hay kết hợp giữa cơng đoạn vối chuỗi giá trị. Tình huống thực hành, chi phí ngun liệu, vật liệu thực tế trong kinh doanh tạo thành giá vốn sản phẩm của công đoạn 1 ký hiệu Cl.Nl.Kd.Sp.Cđl; chi phí nguyên liệu, vật liệu thực tế
trong kinh doanh tạo thành giá vốn sản phẩm chuỗi giá trị 1 ký hiệu
C1.Nl.Kd.Sp.Cgl.
Giai đoạn 6: Giai đoạn này chỉ thực hiện khi cần thu thập thơng tin chi phí để
phân tích, so sánh các phương án kinh doanh và nó có thể vận dụng kết hợp với bất kỳ phân tích và mã hóa chi phí ở giai đoạn nào. Đó là việc phân tích và mã hóa chi phí thành chi phí chìm, chi phí chênh lệch.
- Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế tốn sử dụng
Các DNSX có quy mơ nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định nên xây dựng một hệ thống TKKT với nhiều chiều thông tin. Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích và quản lý tài chính với mọi quy mô. Trên cơ s ở mã hóa các đối tượng kế toán, để phục vụ nhu cầu cung cấp thông tin trong HTTTKT trong các DNSX có quy mơ nhỏ và vừa, hệ thống TKKT cần được xây dựng như sau:
TK cấp 1: gồm 3 chữ số theo hệ thống TKKT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
TK cấp 2: thể hiện ở chữ số thứ 4, chi tiết theo nội dung kinh tế
TK cấp 3, 4, 5…: mỗi cấp là một ch ữ số thể hiện các cấp độ quản lý về các đối tượng tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu… của từng DN.
Các DNSX có thể có nhiều loại sản phẩm được sản xuất trong cùng một công ty như Công ty cổ phần thuốc thú y Hưng Phát nên việc theo dõi chi tiết chi phí sản xuất cần được theo dõi chi tiết cho từng loại sản phẩm. Chính vì vậy, tổ chức kế tốn doanh thu cũng cần phải mở tài khoản chi tiết cho từng loại sản phẩm, và theo từng phương thức bán hàng từ đó phản ánh được chi tiết doanh thu theo sản phẩm, theo từng phương thức bán hàng ....
- TK 511 : “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
- Hệ thống tài khoản cấp 2 của các DNSX về doanh thu được chi tiết để theo dõi chi tiết doanh thu theo từng loại doanh thu như sau :
+ Tài khoản 5112 : “Doanh thu bán thành phẩm” + Tài khoản 5113: “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
- Hệ thống tài khoản cấp 3 theo dõi doanh thu theo từng sản phẩm như : + Tài khoản 51121- Doanh thu bán thuốc thú y.
+ Tài khoản 51122 – Doanh thu bán vắc xin phòng bệnh. + Tài khoản 51123 – Doanh thu bán chế phẩm sinh học. + Tài khoản 51124 – Doanh thu bán thức ăn chăn nuôi.
Khi phát sinh doanh thu kế toán có thể theo dõi chi tiết cho từng loại doanh thu, từng đối tượng sản phẩm để từ đó giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp tại các công ty đánh giá khả năng hiệu quả kinh doanh của từng đối tượng, của từng sản phẩm một cách chính xác để có những quyết định kịp thời.
Các cơng ty cũng nên phân loại chi tiết các tài khoản chi phí theo từng sản phẩm, việc này giúp cho các nhà quản lý có thể kiểm sốt được chi phí cho từng sản phẩm của cơng ty, có thể nhanh chóng có thơng tin về kết quả kinh doanh đối với từng loại sản phẩm một cách nhanh chóng thơng qua việc chi tiết các tài khoản 632- Giá vốn hàng bán; tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp như sau :
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. + Tài khoản 6321 – Giá vốn thuốc thú y. + Tài khoản 6322 – Giá vốn vắc xin phòng bệnh. + Tài khoản 6321 – Giá vốn chế phẩm sinh học. + Tài khoản 6322 – Giá vốn thức ăn chăn nuôi. - Tài khoản 642 – Chi phí QLDN
+ Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng + Tài khoản 6422 – Chi phí QLDN
- Hồn thiện hệ thống sổ kế tốn
Các DNSX có quy mơ nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định cần phải hoàn thiện hệ thống sổ kế tốn chi tiết để hệ thống hóa thơng tin cụ thể theo từng đối tượng quản lý, từng bộ phận, từng trung tâm theo yêu cầu quản trị. Các DNSX có quy mơ nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh cần mở hệ thống sổ chi tiết theo dõi cụ thể nguyên vật liệu đầu vào theo từng chủng loại nguyên vật liệu, theo chất lượng, theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp…
* Sổ kế tốn chi phí
Để thiết kế, xây dựng sổ kế tốn chi tiết chi phí trong DN cần căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp và đối tượng chi tiết mà DN đã xác định.
Yêu cầu: theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí, yếu tố chi phí kết hợp với việc nhận dạng chi phí biến đổi và chi phí cố định.
Nguyên tắc chung ghi sổ chi tiết chi phí là: những chi phí trực tiếp khi phát sinh sẽ được phản ánh trực tiếp vào sổ kế toán chi tiết tương ứng; những chi phí chung khi phát sinh được tập hợp chung, định kỳ phân bổ chi phí này cho các đối tượng chịu chi phí liên quan. Cụ thể như sau:
Sổ chi tiết chi phí sản xuất: Sổ chi tiết chi phí sản xuất dùng để theo dõi chi
phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung phải bỏ ra cho một loại sản phẩm cụ thể.