2.1.3 .Chức năng, nhiệm vụ
2.3. Thực trạng các hoạt động nâng cao chất lượng nhân lực tại Công ty
2.3.1. Thông qua tuyển dụng nhân lực:
Hoạt động tuyển dụng nhân sự là một q trình phức tạp mà trước đó nhà quản trị phải phân tích cơng việc và hoạch định tài nguyên nhân sự một cách cụ thể.
44
Những năm gần đây, nhằm nâng cao chất lượng nhân lực, cơng ty đã có những yêu cầu tuyển dụng cao hơn đối với người lao động như: trình độ phải từ trung cấp và cơng nhân kỹ thuật trở lên, có khả năng nhận thức vấn đề, tiếp thu tốt những ứng dụng công nghệ hiện đại. Công ty CP 199 tuyển chọn nhân viên theo tiêu chuẩn và quy trình riêng như sau:
(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính)
Sơ đồ 2.2: Quy trình tuyển dụng tại cơng ty CP 199
Đối với công tác xác lập nhu cầu tuyển dụng, công ty luôn nghiên cứu kỹ trước khi đưa ra phương án tuyển dụng; tổng hợp kế hoạch sử dụng lao động chung của tồn cơng ty, sau đó lập kế hoạch tuyển dụng phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của cơng ty trình giám đốc duyệt.
Khi phương án chi tiết cho việc tuyển dụng đã được phê duyệt, công ty sẽ thông báo tuyển dụng một cách rộng rãi tiêu chuẩn, điều kiện, số lượng cần tuyển trên các phương tiện thông tin đại chúng như: Website của công ty, trên các báo giấy và báo điện tử mục tuyển dụng như: www.vietnamworks.com, www.mywork.com; www.vieclam24h.com.vn đồng thời dán thông báo tuyển dụng tại trụ sở công ty.
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ. Việc này có thể loại bớt được những ứng viên không đáp ứng đủ tiêu chuẩn đối với cơng việc, có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho cơng ty.
Tiến hành phỏng vấn ứng viên. Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài từ 5 - 10 phút được sử dụng nhằm loại bỏ một số ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi tiếp nhận hồ sơ chưa phát hiện được. Bước này sẽ do cán bộ nhân sự của công ty tiến hành dựa trên những yêu cầu của công việc cần tuyển.
Dựa vào kết quả phỏng vấn để đánh giá ứng viên và trình lên giám đốc nhân sự phê duyệt kết quả những ứng viên đạt chuẩn và tiến hành ra quyết định tuyển dụng nhân lực.
Cuối cùng, là bước tiếp nhận và thử việc. Các ứng viên đã có quyết định tuyển dụng sẽ được cho thời gian thử việc, mục đích của q trình này là để nhân viên mới có thể làm quen được với cơng việc một cách nhanh nhất, nhanh chóng đi vào công việc ổn định. Sau thời gian thử việc nếu ứng viên đạt kết quả như mong muốn
Xác lập nhu cầu tuyển dụng Trình cấp trên duyệt phương án tuyển dụng Thông báo
tuyển dụng sàng lọc hồ sơ Tiếp nhận và Tổ chức
phỏng vấn ứng viên
Đánh giá ứng
viên Quyết định
45
của ban giám đốc thì ứng viên sẽ được ký hợp đồng lao động và chính thức trở thành nhân viên của cơng ty.
Đánh giá quy trình tuyển dụng của cơng ty:
Nhìn chung, quy trình tuyển dụng của cơng ty CP 199 khá chặt chẽ và khoa học, tuân theo một trình tự nhất định, các phịng ban phối hợp với nhau rất đồng bộ và thống nhất; việc đánh giá và quyết định tuyển dụng được lãnh đạo công ty vô cùng quan tâm và theo dõi gắt gao nhằm chọn lựa được những nhân tài có năng lực tốt về làm ở công ty.
Bảng 2.6: Kết quả tuyển dụng của công ty giai đoạn 2015 - 2017
Đơn vị tính: Người Chỉ tiêu 2015 2016 2017 2016/2015 (%) 2017/2016 (%) 1. Theo độ tuổi: - Dưới 30 tuổi 32 38 47 +2,7 +23,7 - Từ 30 – 45 tuổi 12 13 16 +8,3 +23,1 - Trên 45 tuổi 0 0 0 0 0 2. Theo giới tính: - Nữ 36 41 56 +13,9 +36,6 - Nam 8 10 7 +25 -30 3. Theo trình độ:
- Đại học và trên đại học 7 11 16 +57,1 +45,5
- Cao đẳng 13 15 18 +15,4 +20
- Trung cấp và công nhân kỹ thuật 16 13 20 -18,7 +53,8
- Lao động phổ thông 8 12 9 +50 -25
Tổng cộng 44 51 63 +15,9 +23,5
(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính cơng ty)
• Theo độ tuổi:
Nhìn chung, trong tổng số lao động được tuyển dụng của công ty ở độ tuổi dưới 30 tuổi chiếm tỷ trọng lớn nhất và tăng mạnh qua các năm. Năm 2015, con số này là 32 người . Năm 2017, tỷ lệ này là tăng 23,7% so với năm 2016 (47 người). Còn về độ tuổi từ 30-45 tuổi, việc tuyển dụng có tăng nhưng rất ít và chiếm tỷ trọng nhỏ hơn. Cịn nhóm độ tuổi trên 45 tuổi hầu như công ty không tuyển dụng. Qua bảng trên ta có thể thấy, cơng ty có xu hướng tuyển dụng những lao động có độ tuổi trẻ, phù hợp với cơng việc của cơng ty.
• Theo giới tính:
Trong 3 năm (2015-2017), số lượng lao động nữ được tuyển dụng tăng mạnh qua các năm. Năm 2016 so với năm 2015 (tương ứng tỷ lệ tăng 13,9%). Đến năm 2017, số lao động nữ mà công ty tuyển dụng là 56 người chiếm 88,9% (tăng 15 người so với năm 2016 – tăng 36,6%). Số lao động nam thì giảm dần theo các năm.
46
Việc tuyển dụng đa phần là lao động nữ cho thấy với đặc thù công việc của công ty nên số lượng lao động nữ mà công ty cần chiếm tỷ trọng lớn trong tuyển dụng.
• Theo trình độ:
Theo số liệu của bảng 2.5, số lượng lao động mà công ty tuyển dụng từ năm 2015-2017 ngày càng tăng lên. Trong đó, lượng lao động có trình độ cao (đại học và trên đại học) ngày càng tăng; năm 2015 số lượng này là 7 người, năm 2016 số lượng này tăng lên là 11 người. Đến năm 2017 con số lao động có trình độ đại học và trên đại học được tuyển dụng tăng lên 16 người (tương ứng tỷ lệ tăng 45,5 % so với năm 2016). Cịn đối với nhân lực trình độ cao đẳng, nhu cầu của công ty cũng ngày càng tăng qua các năm; cụ thể đến năm 2017 con số này tăng lên là 18 người (tương ứng tỷ lệ tăng 20% so với năm 2016).
Bên cạnh đó, số lượng nhân lực có trình độ trung cấp và cơng nhân kỹ thuật cũng tăng dần. Năm 2015 số lao động này là 16 người và năm 2016 con số này đã giảm còn 13 người (giảm 18,7% so với năm 2015). Còn về lao động phổ thông ngày càng giảm qua mỗi năm. Điều này chứng tỏ, nhu cầu về nhân lực trình độ cao của cơng ty ngày càng tăng lên.
2.3.2 Thơng qua bố trí - sử dụng nhân lực
Việc sắp xếp, bố trí sử dụng lao động có ý nghĩa quan trọng, góp phần khai thác, phát huy tối đa khả năng, tiềm lực người lao động, đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức. Công ty CP 199 cũng đã nghiên cứu và đưa ra cho mình một quy trình bố trí và sử dụng nhân lực như sau:
(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính)
Sơ đồ 2.3: Quy trình bố trí và sử dụng nhân lực công ty CP 199
Thứ nhất, việc dự báo nhu cầu nhân lực được thực hiện rất cẩn thận nhằm định hướng được nhu cầu nhân lực của cơng ty trong tương lai để có được sự bố trí một cách hợp lý nhân lực nhằm phát huy tối đa khả năng của người lao động.
Thứ hai, đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng công việc của đội ngũ nhân lực cơng ty đang có và việc so sánh giữa nhu cầu sắp tới và khả năng đáp ứng hiện nay là vô cùng quan trọng, mang yếu tố quyết định tới việc bố trí và sử dụng nhân lực của công ty sao cho hợp lý, đúng người đúng việc, đáp ứng được yêu cầu của công ty. Việc bố trí đúng người - đúng việc, đúng khả năng trình độ của họ sẽ khuyến khích người
Dự báo nhu cầu về nhân lực của công ty Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân lực cơng ty đang có So sánh giữa nhu cầu nhân lực sắp tới và khả năng đáp ứng hiện nay Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực Kiểm soát nhân lực
47
lao động phát huy hết tiềm năng; nhờ đó mà hiệu quả sản xuất kinh doanh tăng lên mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Việc đánh giá có thể qua hai hình thức là cấp trên đánh giá và cá nhân NLĐ tự đánh giá. Thơng qua đánh giá mức độ hồn thành công việc của NLĐ sẽ mang lại lợi ích tối đa trong việc bố trí và sử dụng nhân lực của công ty.
Bảng 2.7. Tỷ lệ lao động làm việc theo đúng ngành nghề tại cơng ty CP 199
Đơn vị tính: % Tỷ lệ Lao động làm việc theo đúng ngành nghề Năm 2015 2016 2017 Đúng ngành nghề 58 62 71 Trái ngành 42 38 29 (Nguồn: Phịng tổ chức hành chính)
Trước đây, trong khâu tuyển dụng công ty chỉ chú trọng vào kinh nghiệm và khả năng làm việc, không quá chú trọng vào bằng cấp và ngành nghề nên có tới 64% nhân lực không làm đúng theo chuyên môn đươc đào tạo. Như việc tuyển dụng nhân lực vào cơng ty có bằng cử nhân kế tốn nhưng nhân lực đó lại được bố trí vào vị trí ở phịng tổ chức hành chính vì sau q trình thử việc, ban lãnh đạo cơng ty nhận thấy NLĐ đó có tiềm năng và khả năng làm việc ở phịng tổ chức hành chính hơn phịng kế tốn (khí đó thì phịng tổ chức hành chính đang thiếu người).
Theo như bảng 2.6, cụ thể là ở phịng tổ chức hành chính và phịng kế tốn thì tỉ lệ làm việc trái ngành ngày càng được thu hẹp lại như năm 2015 tỷ lệ này là 42%, giảm 4% so với năm 2016 và đến năm 2017 con số này chỉ còn 29%. Tỉ lệ lao động làm việc tại công ty CP 199 theo đúng chuyên môn trước đây năm 2015 chỉ có 58% trên tổng số lao động; đến năm 2016, tỷ lệ này đã tăng tới 62% và đến năm 2017 tỷ lệ này lên tới 71% . Đây cũng là một trong những điểm điều chỉnh rất quan trọng
trong việc xây dựng chiến lược nhân lực của ban lãnh đạo công ty. Thứ ba, tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực. Cơng ty CP 199
có các hoạt động sau: Trong ngắn hạn, hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực nhằm giải quyết các vấn đề như: tính thời vụ trong kinh doanh, cao điểm sản xuất, giảm
48
sản lượng. Trong các lĩnh vực thời vụ có thể thuê thêm lao động thời vụ, dừng lao động thêm giờ, cho NLĐ nghỉ phép, nghỉ việc tạm thời...
Số liệu từ tháng 9 đến tháng 11/2017, các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực được tổng hợp vào bảng sau:
Bảng 2.8: Các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực từ tháng 9 đến tháng 11/2017 Đơn vị tính: Người Phòng ban Chỉ tiêu Phòng kế tốn Tỷ trọng (%) Phịng tổ chức hành chính Tỷ trọng (%) Phòng kinh doanh Tỷ trọng (%) Phòng kỹ thuật Tỷ trọng (%)
Nghỉ việc luân phiên 7 28,0 3 12,5 10 31,25 32 21,48
Cử cán bộ đi đào tạo 3 8,0 6 25,0 4 12,5 17 11,41
Giảm thuê lao động
thời vụ - - - - - - 18 12,08 Nghỉ việc tạm thời (nghỉ sinh, nghỉ ốm đau) 2 8,0 1 4,17 3 9,38 - - Tổng số nhân viên 25 - 24 - 32 - 149 - (Nguồn: Phịng tổ chức hành chính)
Qua bảng 2.8, ta thấy được trong vịng 3 tháng (từ tháng 9 đến tháng 11/2017), do nhu cầu của thị trường cuối năm giảm mạnh, công ty CP 199 cần giảm sản lượng sản phẩm nên đã có một số phương án bố trí và sử dụng nhân lực như sau:
Khi NLĐ nghỉ việc luân phiên: Do nhu cầu sản xuất giảm nên phòng kỹ thuật sẽ là đơn vị phải điều chỉnh lượng lao động nhiều nhất. Số lượng lao động phải nghỉ việc luân phiên là 32 người (chiếm tỷ trọng 21,48% so với tổng số lao động của phịng); tiếp đến là phịng kinh doanh cũng có 10 người phải thay nhau nghỉ làm việc luân phiên (chiếm tỷ trọng 31,25%/ tổng NLĐ phòng kinh doanh). Còn các phịng ban khác cũng có một số nhân viên phải nghỉ luân phiên nhưng không đáng kể. Cách thức nghỉ luân phiên của cơng ty là một nửa số lao động đó nghỉ vào các ngày chẵn, đi làm vào các ngày lẻ và ngược lại.
Về việc cử cán bộ đi đào tạo: Với hình thức này, cơng ty cho NLĐ đi đào tạo ngắn hạn ở các trung tâm nhằm nâng cao thêm kiến thức chuyên môn và kỹ năng cho nhân viên và giảm số lượng nhân lực ở công ty, đồng thời, khi nhân viên tham
49
gia đi học chỉ được nhận 40% lương. Phịng tổ chức hành chính có 6 người được cử đi học (tương ứng với tỷ trọng 50% trên tổng số NLĐ phịng); phịng kinh doanh có 4 người được cử đi học (chiếm tỷ trọng 12,5%).
Thứ tư, kiểm soát nhân lực. Cơng ty CP 199 dựa vào tình hình cơng việc sau khi đã thực hiện hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực để đánh giá xem hoạt động đó có hợp lý hay khơng, năng lực của NLĐ có phù hợp với vị trí đó hay khơng và giúp đỡ nhân lực được bố trí sử dụng làm tốt cơng việc của mình.
Theo phiếu điều tra của tác giả, mức độ hài lòng của người lao động đối với cơng tác bố trí và sử dụng nhân lực được thể hiện ở biểu đồ sau:
(Nguồn: Theo điều tra của tác giả)
Biểu đồ 2.2: Mức độ hài lịng của NLĐ đối với cơng tác bố trí và sử dụng nhân lực tại cơng ty CP 199
Thực trạng hiện nay cho thấy, công tác bố trí và sử dụng nhân lực của cơng ty CP 199 tương đối hiệu quả và mang đến sự hài lòng cho nhân viên, phần lớn các nhân viên được bố trí vào đúng ngành nghề tuyển dụng. Nhưng bên cạnh đó, cơng ty vẫn chưa có nhiều sự thun chuyển vị trí cơng việc theo thời gian. Chính vì vậy, năng suất lao động thực tế cịn thấp so với tiềm lực sẵn có, nhân viên khơng được thay đổi vị trí làm việc nên chưa phát huy hết được tiềm năng sẵn có của mình một cách hiệu quả nhất, đơi khi gây khó khăn, thụ động cho người lao động khi có sự biến động về nhân sự lớn, họ sẽ không thế đảm nhận các cơng việc trong phịng khi có đồng nghiệp rời bỏ cơng ty.
2.3.3 Thông qua đào tạo nhân lực
Nhân lực và đào tạo nhân lực được coi là biện pháp chủ yếu để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh.Đây là khâu mà cơng ty
49% 43% 8% Rất hài lịng Hài lịng Khơng hài lịng
50
CP 199 ln chú trọng hàng đầu. Công ty đã cố gắng xây dựng và thực hiện các khóa đào tạo một cách khoa học để đem lại hiệu quả cao nhất.
Hiện nay, công ty CP 199 cũng đã xây dựng được cho mình một quy trình đào tạo riêng phù hợp với quy mô sản xuất của công ty như sau:
(Nguồn: Phịng Tổ chức hành chính)
Sơ đồ 2.4: Quy trình đào tạo nhân lực của cơng ty CP 199
Bước 1: Xác định và tổng hợp nhu cầu đào tạo nhân lực
Tại phòng tổ chức hành chính tổng hợp rà sốt một cách kỹ lưỡng nhu cầu đào tạo nhân lực mới, đào tạo lại nhân lực của công ty cả về số lượng và chất lượng. Công ty đã căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, yêu cầu trình độ của nhân lực nhằm phù hợp với tính chất của cơng việc để xác định nhu cầu đào tạo, việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty đã theo một trình tự và quy tắc chặt chẽ, dựa trên báo cáo về nhân lực của các phòng ban gửi lên đồng thời gửi phiếu yêu cầu xuống cho NLĐ tự nhận thấy cơng ty cần có chương trình đào tạo nào. Nhưng việc xác định nhu cầu đào tạo của cơng ty vẫn cịn một số hạn chế như sau: phịng tổ chức hành chính xác định nhu cầu đào tạo dựa vào các phòng ban gửi nhu cầu và danh sách cần đào tạo lên. Công ty chưa thực sự quan tâm đến việc xác định nhu cầu đào tạo dựa trên cơ sở kế hoạch hóa nhân lực và phân tích đánh giá cơng việc.
Xác định và tổng hợp nhu cầu đào tạo nhân lực
Xây dựng chương trình đào tạo