Thứ nhất, việc dự báo nhu cầu nhân lực được thực hiện rất cẩn thận nhằm định hướng được nhu cầu nhân lực của công ty trong tương lai để có được sự bố trí một cách hợp lý nhân lực nhằm phát huy tối đa khả năng của người lao động.
Thứ hai, đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng công việc của đội ngũ nhân lực cơng ty đang có và việc so sánh giữa nhu cầu sắp tới và khả năng đáp ứng hiện nay là vô cùng quan trọng, mang yếu tố quyết định tới việc bố trí và sử dụng nhân lực của công ty sao cho hợp lý, đúng người đúng việc, đáp ứng được yêu cầu của cơng ty. Việc bố trí đúng người - đúng việc, đúng khả năng trình độ của họ sẽ khuyến khích người
Dự báo nhu cầu về nhân lực của công ty Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân lực cơng ty đang có So sánh giữa nhu cầu nhân lực sắp tới và khả năng đáp ứng hiện nay Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực Kiểm sốt nhân lực
47
lao động phát huy hết tiềm năng; nhờ đó mà hiệu quả sản xuất kinh doanh tăng lên mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Việc đánh giá có thể qua hai hình thức là cấp trên đánh giá và cá nhân NLĐ tự đánh giá. Thơng qua đánh giá mức độ hồn thành công việc của NLĐ sẽ mang lại lợi ích tối đa trong việc bố trí và sử dụng nhân lực của công ty.
Bảng 2.7. Tỷ lệ lao động làm việc theo đúng ngành nghề tại công ty CP 199
Đơn vị tính: % Tỷ lệ Lao động làm việc theo đúng ngành nghề Năm 2015 2016 2017 Đúng ngành nghề 58 62 71 Trái ngành 42 38 29 (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Trước đây, trong khâu tuyển dụng cơng ty chỉ chú trọng vào kinh nghiệm và khả năng làm việc, không quá chú trọng vào bằng cấp và ngành nghề nên có tới 64% nhân lực khơng làm đúng theo chuyên môn đươc đào tạo. Như việc tuyển dụng nhân lực vào cơng ty có bằng cử nhân kế tốn nhưng nhân lực đó lại được bố trí vào vị trí ở phịng tổ chức hành chính vì sau q trình thử việc, ban lãnh đạo cơng ty nhận thấy NLĐ đó có tiềm năng và khả năng làm việc ở phịng tổ chức hành chính hơn phịng kế tốn (khí đó thì phịng tổ chức hành chính đang thiếu người).
Theo như bảng 2.6, cụ thể là ở phịng tổ chức hành chính và phịng kế tốn thì tỉ lệ làm việc trái ngành ngày càng được thu hẹp lại như năm 2015 tỷ lệ này là 42%, giảm 4% so với năm 2016 và đến năm 2017 con số này chỉ còn 29%. Tỉ lệ lao động làm việc tại công ty CP 199 theo đúng chun mơn trước đây năm 2015 chỉ có 58% trên tổng số lao động; đến năm 2016, tỷ lệ này đã tăng tới 62% và đến năm 2017 tỷ lệ này lên tới 71% . Đây cũng là một trong những điểm điều chỉnh rất quan trọng
trong việc xây dựng chiến lược nhân lực của ban lãnh đạo công ty. Thứ ba, tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực. Cơng ty CP 199
có các hoạt động sau: Trong ngắn hạn, hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực nhằm giải quyết các vấn đề như: tính thời vụ trong kinh doanh, cao điểm sản xuất, giảm
48
sản lượng. Trong các lĩnh vực thời vụ có thể thuê thêm lao động thời vụ, dừng lao động thêm giờ, cho NLĐ nghỉ phép, nghỉ việc tạm thời...
Số liệu từ tháng 9 đến tháng 11/2017, các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực được tổng hợp vào bảng sau:
Bảng 2.8: Các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực từ tháng 9 đến tháng 11/2017 Đơn vị tính: Người Phòng ban Chỉ tiêu Phịng kế tốn Tỷ trọng (%) Phịng tổ chức hành chính Tỷ trọng (%) Phịng kinh doanh Tỷ trọng (%) Phòng kỹ thuật Tỷ trọng (%)
Nghỉ việc luân phiên 7 28,0 3 12,5 10 31,25 32 21,48
Cử cán bộ đi đào tạo 3 8,0 6 25,0 4 12,5 17 11,41
Giảm thuê lao động
thời vụ - - - - - - 18 12,08 Nghỉ việc tạm thời (nghỉ sinh, nghỉ ốm đau) 2 8,0 1 4,17 3 9,38 - - Tổng số nhân viên 25 - 24 - 32 - 149 - (Nguồn: Phịng tổ chức hành chính)
Qua bảng 2.8, ta thấy được trong vòng 3 tháng (từ tháng 9 đến tháng 11/2017), do nhu cầu của thị trường cuối năm giảm mạnh, công ty CP 199 cần giảm sản lượng sản phẩm nên đã có một số phương án bố trí và sử dụng nhân lực như sau:
Khi NLĐ nghỉ việc luân phiên: Do nhu cầu sản xuất giảm nên phòng kỹ thuật sẽ là đơn vị phải điều chỉnh lượng lao động nhiều nhất. Số lượng lao động phải nghỉ việc luân phiên là 32 người (chiếm tỷ trọng 21,48% so với tổng số lao động của phịng); tiếp đến là phịng kinh doanh cũng có 10 người phải thay nhau nghỉ làm việc luân phiên (chiếm tỷ trọng 31,25%/ tổng NLĐ phòng kinh doanh). Cịn các phịng ban khác cũng có một số nhân viên phải nghỉ luân phiên nhưng không đáng kể. Cách thức nghỉ luân phiên của cơng ty là một nửa số lao động đó nghỉ vào các ngày chẵn, đi làm vào các ngày lẻ và ngược lại.
Về việc cử cán bộ đi đào tạo: Với hình thức này, cơng ty cho NLĐ đi đào tạo ngắn hạn ở các trung tâm nhằm nâng cao thêm kiến thức chuyên môn và kỹ năng cho nhân viên và giảm số lượng nhân lực ở công ty, đồng thời, khi nhân viên tham
49
gia đi học chỉ được nhận 40% lương. Phịng tổ chức hành chính có 6 người được cử đi học (tương ứng với tỷ trọng 50% trên tổng số NLĐ phịng); phịng kinh doanh có 4 người được cử đi học (chiếm tỷ trọng 12,5%).
Thứ tư, kiểm soát nhân lực. Cơng ty CP 199 dựa vào tình hình cơng việc sau khi đã thực hiện hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực để đánh giá xem hoạt động đó có hợp lý hay khơng, năng lực của NLĐ có phù hợp với vị trí đó hay khơng và giúp đỡ nhân lực được bố trí sử dụng làm tốt cơng việc của mình.
Theo phiếu điều tra của tác giả, mức độ hài lịng của người lao động đối với cơng tác bố trí và sử dụng nhân lực được thể hiện ở biểu đồ sau:
(Nguồn: Theo điều tra của tác giả)
Biểu đồ 2.2: Mức độ hài lịng của NLĐ đối với cơng tác bố trí và sử dụng nhân lực tại công ty CP 199
Thực trạng hiện nay cho thấy, cơng tác bố trí và sử dụng nhân lực của cơng ty CP 199 tương đối hiệu quả và mang đến sự hài lòng cho nhân viên, phần lớn các nhân viên được bố trí vào đúng ngành nghề tuyển dụng. Nhưng bên cạnh đó, cơng ty vẫn chưa có nhiều sự thun chuyển vị trí cơng việc theo thời gian. Chính vì vậy, năng suất lao động thực tế còn thấp so với tiềm lực sẵn có, nhân viên khơng được thay đổi vị trí làm việc nên chưa phát huy hết được tiềm năng sẵn có của mình một cách hiệu quả nhất, đơi khi gây khó khăn, thụ động cho người lao động khi có sự biến động về nhân sự lớn, họ sẽ không thế đảm nhận các cơng việc trong phịng khi có đồng nghiệp rời bỏ cơng ty.
2.3.3 Thơng qua đào tạo nhân lực
Nhân lực và đào tạo nhân lực được coi là biện pháp chủ yếu để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong mơi trường cạnh tranh.Đây là khâu mà công ty
49% 43% 8% Rất hài lòng Hài lòng Khơng hài lịng
50
CP 199 luôn chú trọng hàng đầu. Công ty đã cố gắng xây dựng và thực hiện các khóa đào tạo một cách khoa học để đem lại hiệu quả cao nhất.
Hiện nay, công ty CP 199 cũng đã xây dựng được cho mình một quy trình đào tạo riêng phù hợp với quy mô sản xuất của công ty như sau:
(Nguồn: Phịng Tổ chức hành chính)
Sơ đồ 2.4: Quy trình đào tạo nhân lực của cơng ty CP 199
Bước 1: Xác định và tổng hợp nhu cầu đào tạo nhân lực
Tại phịng tổ chức hành chính tổng hợp rà sốt một cách kỹ lưỡng nhu cầu đào tạo nhân lực mới, đào tạo lại nhân lực của công ty cả về số lượng và chất lượng. Công ty đã căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, yêu cầu trình độ của nhân lực nhằm phù hợp với tính chất của cơng việc để xác định nhu cầu đào tạo, việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty đã theo một trình tự và quy tắc chặt chẽ, dựa trên báo cáo về nhân lực của các phòng ban gửi lên đồng thời gửi phiếu yêu cầu xuống cho NLĐ tự nhận thấy cơng ty cần có chương trình đào tạo nào. Nhưng việc xác định nhu cầu đào tạo của cơng ty vẫn cịn một số hạn chế như sau: phịng tổ chức hành chính xác định nhu cầu đào tạo dựa vào các phòng ban gửi nhu cầu và danh sách cần đào tạo lên. Công ty chưa thực sự quan tâm đến việc xác định nhu cầu đào tạo dựa trên cơ sở kế hoạch hóa nhân lực và phân tích đánh giá cơng việc.
Xác định và tổng hợp nhu cầu đào tạo nhân lực
Xây dựng chương trình đào tạo nhân lực
Triển khai và thực hiện đào tạo nhân lực
51
Kế hoạch kinh doanh của công ty năm 2017 là: tăng sản lượng lên 15% so với cùng kỳ năm 2016. Muốn tăng sản lượng thì cần tăng năng suất lao động của NLĐ, vì vậy NLĐ cần nắm được kỹ năng chuyên môn để mang lại hiệu quả công việc ở mức cao nhất. Dưới đây là kế hoạch đào tạo kỹ năng chuyên môn của công ty CP 199 năm 2017.
Bảng 2.9: Kế hoạch đào tạo kỹ năng chuyên môn cho nhân lực của công ty CP 199 năm 2017
TT Lĩnh vực
đào tạo Bộ phận đào tạo
Số lượng người được đào tạo Thời lượng dự kiến đào tạo Thời gian dự kiến bắt đầu Dự trù ngân sách (triệu đồng) 1 Kỹ năng chuyên môn Phịng kế tốn 5 5 ngày 10/3/2017 3,6 2 Phòng tổ chức hành chính 6 4,7 3 Phòng kinh doanh 9 3/4/2017 7,8 4 Phòng kỹ thuật 58 10 ngày 20/3/2017 và 15/4/2017 102 Tổng cộng - 78 - - 118,1 (Nguồn: Phịng tổ chức hành chính)
Theo bảng 2.9, kế hoạch đào tạo kỹ năng chuyên môn của công ty CP 199: Kế hoạch đào tạo này do chính cơng ty tổ chức ra và thực hiện tại công ty do ban lãnh đạo cơng ty và những NLĐ có chun mơn, tay nghề cao trực tiếp giảng dạy.
Có 6 lớp được tổ chức, trong đó khóa đào tạo kỹ năng chun mơn cho phịng kỹ thuật gồm 2 lớp. Dự trù tổng kinh phí là 118.100.000 VNĐ.
Địa điểm giảng dạy: Hội trường A2 và B1 của công ty CP 199. Trong đó, lớp đào tạo cho phịng kỹ thuật ở hội trường A2, còn lại là ở hội trường B1.
Trong đó, có tới 86 ý kiến cần nâng cao trình độ chun mơn là của phịng kỹ thuật. Công ty tập trung vào đào tạo lại nhân viên kỹ thuật nhằm đáp ứng được những yêu cầu về kỹ thuật của hệ thống dây chuyền dệt khép kín mà cơng ty mới nhập về đầu năm 2017.
Bước 2: Xây dựng chương trình đào tạo nhân lực
52
Với mục tiêu đào tạo của công ty: là nâng cao chất lượng nhân lực của CBCNV của công ty, nâng cao hiệu quả quản lý, tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành. Từ những mục tiêu trên, ta có thể thấy rằng mục tiêu đào tạo mang lại ý nghĩa thực tiễn cho công ty và đối tượng được đào tạo. Nhưng bên cạnh đó, cơng ty vẫn chưa xác định được mục tiêu đào tạo cụ thể cho từng chương trình đào tạo mà mới đưa ra được mục tiêu chung tổng thể.
Đào tạo những đối tượng: là tất cả CBCNV đang làm việc trong công ty. Công ty đưa ra những yêu cầu riêng cho từng loại đối tượng như: cán bộ quản lý và nhân viên. Tuy nhiên, việc lựa chọn đối tượng đào tạo chỉ dựa trên yêu cầu của các phòng ban gửi lên chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu thực tế của người lao động cũng như nhu cầu nhân lực trong tương lai của công ty.
- Xác định nội dung đào tạo:
Trong năm 2017, công ty CP 199 đã thực hiện 4 chương trình đào tạo chủ yếu cho phòng kỹ thuật (gồm 149 nhân viên) là:
Bảng 2.10: Bảng tổng hợp về chương trình đào tạo cho phịng kỹ thuật năm 2017
Chương
trình đào tạo Mục đích Thời gian đào tạo Giảng viên
Kỹ năng chuyên môn
Nhằm phổ biến các kiến thức mới, nâng cao trình độ chun mơn cũng như năng lực làm việc cho cán bộ nhân viên 6 tháng/ lần Chu Tuấn Thành – trưởng phòng kỹ thuật Người giám sát, quản lý
Nâng cao trình độ trong việc lập kế hoạch giám sát mục tiêu cho các cán bộ quản lý
1 năm/ lần
Chuyên gia Phạm Xuân Trường –
trường doanh nhân PTI Hà Nội An tồn lao
động và phịng cháy chữa cháy
Ngăn chặn những nguy cơ tai nạn lao động, đảm bảo an toàn lao động trong sản xuất.
Theo từng quý, vào tháng thứ 2 trong quý
Trần Đức Mạnh - Kỹ thuật viên
công ty
Kỹ năng mềm
Nhằm cải thiện những kỹ năng mềm cần thiết cho nhân viên như: kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm... phục vụ cho mục đích làm việc 6 tháng/ lần Nguyễn Thị Mai - chuyên viên phòng kinh doanh (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
53
Mức độ hài lịng của CBCNV phịng kỹ thuật thơng qua phiếu điều tra được thể hiện ở biểu đồ sau:
Biểu đồ 2.3: Mức độ hài lòng của CBCNV phòng kỹ thuật về chương trình đào tạo năm 2017 của cơng ty CP 199
- Các hình thức đào tạo
Cơng ty CP 199 đang áp dụng ba hình thức đào tạo chủ yếu đó là:
Hình thức đào tạo trực tiếp tại cơng ty: đây là hình thức đào tạo được áp dụng chủ yếu ở công ty CP 199. Đây là hình thức đào tạo mà NLĐ được học những kỹ năng, kiến thức tại ngay bộ phận làm việc qua thực tế do chính nhân viên có trình độ cao và giàu kinh nghiệm của cơng ty hướng dẫn. Hình thức đào tạo này được nhân viên cơng ty rất hưởng ứng (chiếm 57,39% theo điều tra của tác giả) và chi phí của hình thức đào tạo này khá thấp, không gây tốn kém quá nhiều cho công ty, tận dụng được cơ sở vật chất kỹ thuật sẵn có.
Hình thức đào tạo dưới hình thức hội thảo, hội nghị, tham gia cơng tác: hình thức đào tạo này tương đối hiệu quả trong việc nâng cao kỹ năng thuyết trình, làm việc nhóm của NLĐ. Qua những buổi hội thảo, hội nghị CBCNV có thể thăm quan, học hỏi kinh nghiệm của các đơn vị khác, từ đó rút ra kinh nghiệm hoặc hợp tác kinh doanh.
Hình thức đào tạo bằng hình thức gửi đi học ở các trường đại học, các trung tâm đào tạo, dạy nghề. Hiện nay, có khá nhiều CBCNV đang đi học cao học hay đại học ở một số trường trong địa bàn thành phố Hà Nội. Những người đi ở đây chủ yếu là do nhu cầu cá nhân có nguyện vọng đi hoặc do cơng ty có nhu cầu nâng cao chất
14,100% 20,100% 65,800% Khơng hài lịng Rất hài lịng Hài lịng
54
lượng, trình độ cho CBCNV. Đối với những người tự bỏ tiền đi học, công ty sẽ tạo điều kiện về mặt thời gian và hỗ trợ kinh phí để khuyến khích họ học tập thật tốt.
- Lựa chọn phương pháp đào tạo nhân lực
Đối với cán bộ quản lý: Đây là lực lượng ảnh hưởng đến sự tồn vong của công ty. Trong nhiều năm qua, cơng ty vẫn chưa có một chương trình đào tạo cụ thể nào cho cán bộ quản lý. Các cán bộ quản lý chủ yếu vẫn tự tìm tịi, học hỏi. Đây là một hạn chế trong công tác đào tạo nhân lực của công ty.
Đối với nhân viên: Công ty sử dụng hình thức đào tạo tại chỗ là chủ yếu vì phù hợp với loại hình kinh doanh và tiết kiệm được chi phí đào tạo.