Cơng ty theo dõi các khoản nợ quá hạn bằng cách lập ra một bản kê thời gian quá hạn của các khoản phải thu.
Khi một khách hàng chậm thanh tốn, cơng ty gửi một bảng sao kê tài sản (hồ sơ quyết tốn). Tiếp theo đó là sử dụng thư tín hoặc điện thoại nhắc nợ ngày càng thúc bách hơn. Điều này địi hỏi sự tế nhị và óc phán đốn. Cơng ty phải cứng rắn với những khách hàng thực sự không muốn trả nợ, nhưng không nên làm mất lòng một khách hàng tốt bằng các bức thư thúc giục trả tiền vì một tấm sộc bị trì hỗn. Giải quyết mâu thuẫn này bằng cách xây dựng thời gian các khoản phải thu hợp lý.
Đánh giá theo dõi tín nhiệm tín dụng của các khách hàng là một giải pháp cho các vướng mắc trên.
Nếu các biện pháp địi nợ “dõn sự” khơng có hiệu quả, cơng ty có thể nhờ đến pháp luật can thiệp. Tuy nhiên, biện pháp này thường ít khi sử dụng, bởi nếu khách hàng thực sự khơng có khả năng trả nợ, có kiện ra tịa thì họ cũng không cũn gỡ để trả, mà bản thân công ty lại mất thêm khoản án phí. Do đó , cơng tác thẩm định dự án, và uy tín của khách hàng là khâu quan trọng nhất, giúp công ty tránh được những rủi ro.
3.2.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả hàng tồn kho
Các giải pháp chính bao gồm giảm chi phí ngun liệu trong dự trữ và q trình sản xuất ( dự trữ hợp lý nguyên vật liệu, sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu vào sản xuất, quản trị chặt chẽ chi phí ở tất cả các lĩnh vực hoạt động) và khai thác triệt để cơng suất hiện có của các máy móc thiết bị cũ. Hiện tại máy móc thiết bị của cơng ty hầu hết sử dụng công nghệ lạc hậu và đã đi vào giai đoạn xuống cấp cần phải sửa chữa, nâng cấp. Máy móc cũ như vậy sẽ ảnh hưởng tới năng suất lao động và chi phí cấu thành sản phẩm. Vì thế, trước mắt, cơng ty nên tận dụng tối đa công suất của cỏc mỏy hiện có , và có kế hoạch sắp xếp, chủ động thay mới.
Đổi mới công nghệ cũng sẽ tạo ra bước ngoặt trong quản trị hang tồn kho. Công nghệ hiện đại, cơ giới hóa thay thế cho cơng nghệ thâm dụng nhân lực sẽ giảm bớt sức ép về nguồn nhân lực mùa vụ không đảm bảo vốn là yếu điểm của ngành xây dựng. Nó sẽ nâng cao chất lượng cơng trình, tiết kiệm, giảm chi phí ngun vật liệu, rút ngắn thời gian thi cơng, vì thế tác động tích cực tới hiệu quả sử dụng hàng tồn kho nói riêng và hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của cơng ty nói chung.
Trong doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là công ty hoạt động trong ngành xây dựng, thì hàng tồn kho ln chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu
động, tài sản lưu động lại chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tổng tài sản. Do đó, hiệu quả sử dụng hàng tồn kho có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả sử dụng tài sản lưu động và hiệu quả sử dụng tổng tài sản. Các biện pháp để quản trị để nâng cao hiệu quả sử dụng hàng tồn kho của cơng ty bao gồm:
3.2.4.1. Phân loại hàng tồn kho
Có nhiều loại hàng tồn kho. Mỗi loại có đặc điểm và tính chất riêng. Phân loại hàng tồn kho, nắm bắt được quy mô và tỷ trọng từng lọai trong hàng tồn kho, là cơ sở để có biện pháp khắc phục hạn chế, nâng cao hiệu quả sử dụng hàng tồn kho.
- Tồn kho nguyên vật liệu: bao gồm các chủng loại hàng mà công ty mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình.
- Tồn kho sản phẩm dở dang: Tất cả các dự án xây dựng dở dang ở trong giai đoạn thực hiện, thi công là sản phẩm dở dang.
3.2.4.2. Dự trữ nguyên vật liệu
Định mức dự trữ nguyên vật liệu bao gồm:
- Dự trữ thường xuyên đảm bảo cho sản xuất được liên tục giữa hai kỳ cung cấp.
Dtx = V x T Trong đó:
V : lượng tiêu dùng bình quân của loại vật liệu đang xét trong một ngày đêm ( tính thành tiền)
T : Số ngày giữa hai kỳ cung cấp, được xác định theo kinh nghiệm hoặc theo công thức sau :
T =
Trong đó Ti – thời gian giữa hai lần cung cấp vật liệu i ;
Trong thực tế, việc cung cấp các loại vật liệu có chủng loại khác nhau không được tiến hành đồng thời cùng một lúc. Do đó, đự trữ của của một loại vật liệu nào đó có thể là cực đại (ở ngày chở đến) và có thể là cực tiểu (ở ngày cuối của chu kỳ cung cấp). Trong trường hợp các loại vật liệu phải dự trữ khá lớn, tình hình trên có thể giúp cơng ty giảm nhu cầu dự trữ, vỡ cỏc phương tiện, tiền bạc còn chưa dùng để mua loại vật liệu này có thể tạm dùng để mua một loại nguyên vật liệu khác. Vì vậy, dự trữ thường xuyên có thể lấy bằng 50% dự trữ thường xuyên đó tớnh theo cách trên.
- Dự trữ số ngày nhập kho, xuất kho: Dk = T x V
Trong đó: T – số ngày nhập kho, xuất kho thống kê theo kinh nghiệm. - Dự trữ bảo hiểm đề phòng khi cung cấp bị gián đoạn
Db = T x V
Trong đó: T là số ngày dự trữ bảo hiểm do cung cấp chậm so với kế hoạch xác định theo thống kê kinh nghiệm.
- Dự trữ thời vụ có tính đến nhân tố thời vụ của việc khai thác, sản xuất và cung cấp vật tư: Cỏch tớnh tương tự như trên.
- Định mức dự trữ vật liệu phụ thuộc được xác định dựa trên kinh nghiệm và được tính theo phần trăm giá trị cơng tác xây lắp đã thực hiện.