CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần Việt Pháp
3.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Việt Pháp
3.1.4.1. Mơ hình tổ chức và chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phịng ban cơng ty cổ phần Việt Pháp
(Nguồn: Phịng Hành chính-Nhân sự) Tổng Giám Đốc Tổng Giám Đốc GĐ Kinh doanh TP Sản
xuất TP Vật tư TP Kỹ thuật
TP Tài chính-Kế tốn GĐ Hành chính-Nhân sự TP Bảo trì TP Kho Trợ lý TGĐ Phó TGĐ
- Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị (HĐQT) về tổ chức điều hành toàn bộ hoạt động của hệ thống Công ty;
- Tổ chức thực hiện quyết định của HĐQT;
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty; Quyết định đầu tư, mua sắm các thiết bị máy móc nhà xưởng theo kế hoạch đã được phê duyệt từ HĐQT;
- Ký kết các hợp đồng vay, hợp đồng kinh tế của Công ty;
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty trừ các quy chế thuộc thẩm quyền của HĐQT;
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của HĐQT;
- Quyết định cử cán bộ của Công ty đi công tác, tham quan, khảo sát, đàm phán, ký kết hợp đồng ở nước ngồi và ban hành các chế độ có liên quan phù hợp với quy định của Công ty;
- Quyết định cơ cấu tổ chức, biên chế của các bộ phận Công ty sau khi được HĐQT chấp thuận;
- Tổ chức thực hiện phương án lợi nhuận sau thuế khi được Đại hội đồng cổ đông thông qua;
- Được quyết định áp dụng các biện pháp vượt thẩm quyền của mình trong trường hợp khẩn cấp (thiên tai, dịch họa, hỏa hoạn, sự cố) và chịu trách nhiệm về những quyết định đó, sau đó phải báo cáo ngay HĐQT và các cơ quan Nhà nước khác có thẩm quyền để giải quyết;
- Chịu sự quản trị, kiểm tra, giám sát của Đại hội đồng cổ đông, HĐQT, Ban Kiểm soát và các cơ quan Nhà nước khác có thẩm quyền đối với việc thực hiện nhiệm vụ điều hành của mình;
Phó Tổng Giám Đốc
- Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc (TGĐ) về tổ chức điều hành toàn bộ các hoạt động về vật tư - xuất nhập khẩu (XNK) trong Công ty;
- Tham mưu cho TGĐ công ty xây dựng và thực hiện chiến lược kinh doanh trong từng thời kỳ cũng như lâu dài;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo ủy quyền của TGĐ.
Bộ phận kinh doanh
- Trực tiếp giao dịch với khách hàng được giao phụ trách; - Trợ giúp khách hàng trong việc khai thác, mở rộng thị trường; - Báo cáo kết quả làm việc trong việc khai thác, mở rộng thị trường; - Nắm bắt tư tưởng về kế hoạch làm việc của khách hàng với công ty;
- Tổng hợp thông tin các đối thủ cạnh tranh, báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định;
- Chủ động đưa ra các phương án kinh doanh mới: yêu cầu 1 tháng/lần hoặc bất thường khi cần thiết theo quy định;
- Giám sát hệ thống đại lý trong việc:
Tiêu thụ sản phẩm của Công ty; Tiêu thụ sản phẩm của Công ty khác.
Sản lượng đăng ký với sản lượng thực tế theo quy định của Công ty.
Thực hiện các chế độ của Công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác từ Trưởng vùng, Phó Giám đốc kinh doanh, Giám đốc kinh doanh hoặc người được Giám đốc kinh doanh ủy quyền.
Bộ phận sản xuất
- Lập kế hoạch sản xuất, điều độ sản xuất;
- Đảm bảo đủ lượng hàng bán và hàng tồn kho theo quy định;
- Quản lý trang thiết bị sản xuất, và giám sát dụng cụ, thiết bị đo lường được trang bị theo quy định;
- Căn cứ vào kế hoạch bán hàng lập kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý. Tổ chức, sắp xếp, điều động nhân lực phù hợp để đáp ứng được yêu cầu của thực tế sản xuất và theo quy định của Công ty;
- Duy trì hoạt động sản xuất đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động và tiết kiệm;
- Tổ chức công tác quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn quy định, kiểm sốt q trình sản xuất và chất lượng sản phẩm khi xuất xưởng. Kết hợp với Phịng Bảo trì lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ trang thiết bị của công ty. Phát hiện
và đề xuất phương án xử lý kịp thời với Phịng Bảo trì, Cơng ty các hỏng hóc đột xuất trong q trình sản xuất.
Bộ phận vật tư
- Lập kế hoạch mua vật tư, thiết bị theo yêu cầu sản xuất, kinh doanh của Công ty và phiếu yêu cầu vật tư của các bộ phận;
- Soạn thảo hợp đồng, đơn đặt hàng;
- Thực hiện việc mua vật tư, thiết bị theo khách hàng và yêu cầu của các bộ phận;
- Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, công nợ; - Làm các công việc khác khi ban lãnh đạo yêu cầu; - Quản lý hồ sơ các lô hàng nhập khẩu;
- Mở L/C, mua bảo hiểm hàng hóa, làm các sửa đổi bổ xung, bồi thường (nếu có);
- Soạn hồ sơ làm thủ tục hải quan;
- Lên kế hoạch và theo dõi quá trình vận tải hàng hóa; - Đối chiếu, quyết tốn các lơ hàng nhập khẩu;
- Làm các công việc khác khi BLĐ yêu cầu.
Bộ phận kỹ thuật
- Hiểu biết, tuyên truyền và phân tích giá trị sản phẩm của Công ty; - Hướng dẫn kỹ thuật sử dụng sản phẩm của Công ty;
- Nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu các sản phẩm của đối thủ; - Tư vấn cho khách hàng và trại lên dùng sản phẩm của Công ty;
- Xác minh, kiểm chứng các thông tin phản hồi của Phòng Kinh doanh, khách hàng về sản phẩm;
- Giám sát kiểm tra trưởng vùng về việc theo dõi các mơ hình; - Hướng dẫn hộ chăn ni về việc sử dụng sản phẩm đúng kỹ thuật;
- Hội thảo, tư vấn, hướng dẫn cho khách hàng về kỹ thuật chăn ni và phịng trừ dịch bệnh;
- Bảo quản các trang thiết bị do mình quản lý và sử dụng.
- Tổ chức cơng tác kế tốn, thống kê và bộ máy kế tốn phù hợp với cơng tác tổ chức sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu tồn tại và phát triển của Cơng ty;
- Ghi chép tính tốn và phản ảnh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tồn bộ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Cơng ty;
- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ, kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ. Đề xuất xử lý các khoản hao hụt, mất mát, hư hỏng (nếu có);
- Xét duyệt các báo cáo kế tốn, thống kê và báo cáo tài chính của đơn vị trực thuộc. Lập, tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn báo cáo kế toán, thống kê và quyết tốn tài chính của Cơng ty theo chế độ qui định;
- Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Cơng ty và các đơn vị trực thuộc (nếu có);
- Nghiên cứu các chế độ chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê, luật doanh nghiệp… của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty nhằm đưa ra cách thực hiện phù hợp;
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế tốn, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan;
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế tốn, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế tốn của Cơng ty;
- Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo tài chính kế tốn trước Hội đồng thành viên, Tổng Giám Đốc và các Cơ quan hữu trách.
Bộ phận hành chính- nhân sự
- Triển khai lập kế hoạch, tham gia tổ chức, thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự cho các đơn vị theo đề xuất đã được ban lãnh đạo duyệt, thực hiện công tác tổng hợp báo cáo sau các đợt tuyển dụng nhân sự;
- Triển khai tiếp nhận, bàn giao nhân sự, theo dõi quá trình thử việc, tập sự của người lao động;
- Tổng hợp biến động nhân sự, số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công nhân viên (CBCNV) tồn cơng ty báo cáo định kỳ và đột xuất;
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CBCNV tồn Cơng ty. Chịu trách nhiệm cập nhật hồ sơ, lý lịch lên hệ thống phần mềm và bản cứng;
CBCNV;
- Tham gia xây dựng và triển khai các chương trình thúc đẩy sáng kiến, cải tiến các phương pháp làm việc nhằm đạt hiệu quả cao;
- Thực hiện thủ tục, chế độ nhân sự như: Điều động; Bổ nhiệm; Kiêm nhiệm; Bãi nhiệm; Khen thưởng; Kỷ luật...
- Làm các công việc khác khi ban lãnh đạo yêu cầu.
Bộ phận bảo trì
- Thực hiện cơng tác gia cơng chế tạo, các thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu nâng cấp, cải tiến thiết bị trong công ty;
- Khắc phục các sự cố thiết bị, đưa về đúng quy chuẩn kỹ thuật thiết bị. Khi được sự nhất trí về mặt kỹ thuật cũng như thời gian thực hiện (trong trường hợp trực ca sản xuất mới khắc phục sự cố mang tính chất tình thế);
- Thực hiện cơng việc bảo trì, bảo dưỡng thiết bị theo đúng kế hoạch của phịng;
- Thực hiện các cơng việc khác khi được phân công.
Bộ phận kho
- Thực hiện Nhập - Xuất vi lượng, luân chuyển chứng từ hàng ngày; - Lập thẻ kho theo dõi hàng ngày;
- Theo dõi, sắp xếp bảo quản nguyên liệu trong kho; - Kiểm kê định kỳ;
- Báo cáo lượng Xuất-Nhập kho hàng ngày cho các bộ phận phòng ban liên quan; - Thực hiện các công việc khác được ban lãnh đạo giao.
Trợ lý Tổng Giám Đốc
- Cụ thể hóa các ý tưởng của Tổng Giám Đốc thành các văn bản, giấy tờ để các đơn vị, cá nhân thực hiện;
- Kiểm tra, giám sát, xử lý theo chế tài các đơn vị thực hiện sai các quy trình, quy định và các văn bản khác do Tổng Giám Đốc ban hành đảm bảo được thông báo và thực hiện nghiêm túc;
- Đôn đốc, hỗ trợ các đơn vị hồn thành các cơng việc đúng thời gian, chất lượng Tổng Giám Đốc yêu cầu;
chuyển đến trước khi trình Tổng Giám Đốc phê duyệt (Theo quy định chi tiết các loại văn bản, giấy tờ);
- Chuẩn bị thư ký hoặc tham gia các cuộc họp khi Tổng Giám Đốc yêu cầu; - Giúp việc cho Tổng Giám Đốc trong các quan hệ đối nội, đối ngoại;
- Phân tích và quản trị được số liệu của Phịng Sản xuất + Phịng Vật tư thơng qua các báo cáo;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác từ Tổng Giám Đốc.
3.1.5. Tình hình nhân lực của cơng ty
Bảng 3.1: Số lượng và chất lượng lao động của Công ty Cổ phần Việt Pháp
(Đơn vị: người)
Stt Nội dung Số
lượng
Chất lượng nhân sự theo trình độ chuyên môn
Lao động phổ thông Nghề TC CĐ ĐH Trên ĐH Nhân sự hiện có 181 39 17 29 35 60 1 I Quản lý 14 0 0 1 2 10 1 II Nhân viên 135 9 16 28 32 50 0 III Công nhân 32 30 1 0 1 0 0
Trong đó: 181 39 17 29 35 60 1
(Nguồn: Phịng Hành chính-Nhân sự)
Với đặc thù là doanh nghiệp hoạt động trên hai mảng: sản xuất và bán hàng, công ty Cổ phần Việt Pháp luôn tuyển chọn được đội ngũ cơng – nhân viên, cán bộ có tay nghề, trình độ chun mơn cao, được đào tạo chun nghiệp, chính quy, đồng thời có các kỹ năng phù hợp với môi trường kinh doanh khắc nghiệt như đặc điểm của ngành. Đội ngũ công nhân viên tại cơng ty cổ phần Việt Pháp có đa số là ở độ tuổi dưới 30 tuổi (chiếm hơn 80%), có trình độ chun mơn lành nghề, đồng đều với hơn 80% quản lý và nhân viên đạt trình độ Trung cấp, Cao đẳng, Đại học. Cịn cơng nhân đa số là lao động phổ thơng. Với đội ngũ cán bộ trẻ đầy nhiệt tình và đội ngũ cán bộ thuộc nhóm tuổi 30-50 có nhiều năm kinh nghiệm, trình độ cao, đó là nguồn nhân lực giúp cho hoạt động của Công ty luôn đạt được hiệu quả và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi Voi Vàng sở hữu hơn 30 đầu máy các loại, nhập từ Úc, Pháp, Nhật Bản. Có thể nói, đây là dây chuyền sản xuất thức ăn chăn nuôi hiện đại và tương đối lớn so với khu vực. Bao gồm các loại máy như máy nghiền, máy trộn, máy ép viên. Tất cả các máy đều vận hành bán tự động để đảm bảo năng suất và chất lượng cao.
3.1.7. Tài chính của đơn vị
Cơng ty Cổ phần Việt Pháp được thành lập tại Việt Nam ngày 13/10/2010, thay đổi lần thứ 13 ngày 08/01/2014. Hình thức sở hữu vốn của Cơng ty là vốn cổ phần được góp bởi ba cổ đơng với tổng vốn điều lệ hiện nay là 100.000.000.000 VNĐ.
Trong đó: Ơng Khổng Văn Khoa góp 80%; Ơng Khổng Văn Học góp 1%; Bà Nguyễn Thị Thêu góp 19% tổng số vốn cổ phần.
3.2. Thực trạng công tác lựa chọn thị trường nhập khẩu của Công ty cổphần Việt Pháp phần Việt Pháp
3.2.1. Khái quát thị trường nhập khẩu của Cơng ty
Trong những năm qua, tình hình kinh tế thế giới nói chung và ở Việt Nam có nhiều diễn biến phức tạp và khó dự báo. Vì vậy, Việt Pháp cũng dựa vào những thông tin từ thị trường để từ đó có những điều chỉnh hợp lý trong hoạt động nhập khẩu của mình nhằm cân bằng giữa cung và cầu một cách kịp thời. Hiện tại thì cơng ty đang nhập khẩu nguyên liệu từ hơn 20 nhà cung cấp khác nhau đến từ hầu hết 5 quốc gia là Singapore, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Brazil và Đức.
Bảng 3.2: Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường giai đoạn 2014-2016
Đơn vị: Triệu USD
St
t Thị trường
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Giá trị (Triệu USD) Tỉ trọng (%) Giá trị (Triệu USD) Tỉ trọng (%) Giá trị (Triệu USD) Tỉ trọng (%) 1 Singapore 4,83 52,9 6,12 52,9 8,66 47,1 2 Hoa Kỳ 2,19 24,0 3,04 26,3 5,21 28,3 3 Trung Quốc 0,81 8,9 0,91 7,9 0,80 4,4 4 Brazil 0,42 4,6 0,54 4,7 1,72 9,4 5 Đức 0,88 9,6 0,96 8,2 2,00 10,8 Tổng cộng 9,13 100 11,57 100 18,39 100
(Nguồn: Phịng vật tư của Cơng ty – năm 2014-2016)
Công ty ngày càng gia tăng quy mô sản xuất, mở rộng thị trường cho nên có thể dễ hiểu khi nhu cầu nhập nguyên liệu từ nước ngoài ngày càng gia tăng. Từ bảng trên, ta có thể thấy kim ngạch nhập khẩu đối với từng thị trường riêng là khơng ổn định qua các năm.Tuy nhiên, vẫn có thể rõ ràng thấy được, thị trường nhập nguyên liệu chính của Việt Pháp là Singapore (47% - 53%) và Hoa Kỳ ( 24% - 28%).
Năm 2014, giá trị nguyên vật liệu nhập từ Trung Quốc và Đức là xấp xỉ nhau ( từ Trung Quốc là 0,81 triệu USD, từ Đức là 0,88 triệu USD), Brazil ở mức thấp nhất với giá trị là 0,42 triệu USD. Tuy nhiên, trong năm 2015 và 2016, Việt Pháp đã có một sự thay đổi trong cơ cấu nhập khẩu của mình.
Cụ thể, cơng ty đã tăng cường nhập khẩu ngô sấy tại thị trường Brazil với tỷ trọng từ năm 2014 là 4,6%, đến năm 2015 là 4,7% và đến năm 2016 thì tỷ trọng nhập khẩu từ thị trường Brazil đã đạt 9,4%. Cùng trong thời gian đó, tỷ trọng nhập khẩu từ Trung Quốc cũng giảm đi hơn một nửa (giá trị nhập khẩu chiếm 8,9% vào năm 2014 và giảm xuống cịn 4,4 tính đến năm 2016). Tỷ trọng nhập khẩu từ Đức