5. Phương pháp nghiên cứu đề tài
1.2 Nội dung hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn
1.2.6 Xác định ngân sách hoạt động tổ chức sự kiện
- Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể thực hiện hay khơng cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện.
- Ngân sách của sự kiên là một thành phần quan trọng của mọi sự kiện. Người tổ chức sự kiện có trách nhiệm cung cấp cho các sự kiện về thời gian và trong phạm vi ngân sách. Các tổ chức phải đưa ra những quyết định quan trọng về việc phân bổ kinh phí sự kiện thường xuyên cân bằng quỹ sẽ có tác động lớn nhất. Một tổ chức sự kiện cũng thương lượn tỷ lệ từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp đang được sử dụng cho sự kiện này.
- Yêu cầu của tiên lượng ngân sách:
+ Nhà TCSK cần khẳng định được là có ngân sách hay khơng có. Nhà TCSK cần thu xếp đủ ngân sách dù TCSK nhỏ hay lớn. Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để TCSK. Như vậy sẽ dẫn tới có tác dụng ngược chiều và hậu quả không lường hết được.
+ Nhà TCSK cũng cần xác định rõ quy mơ, vị trí, địa điểm TCSK chi phối ngân sách.
+ Cuối cùng, nhà TCSK cần xác định trước ngân sách cho TCSK và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép.
Trước hết nhà TCSK phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho TCSK về số lượng, chất lượng và chi phí. Cần cố gắng dự liệu hàng hóa, dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại danh mục hàng hóa bắt buộc phải có trong chương trình
- Dự tốn sơ bộ ngân sách: Nếu ngâ sách dự tốn cho phép có thể lựa chọn bổ sung cho các danh mục những hàng hóa và dịch vụ đã loại trừ ban đầu. Ngược lại, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, nhà tổ chức phải rà sốt lại danh mục hàng hóa, dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với TCSK, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán.
Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho TCSK thường có trong dự tốn:
Thư mời Chỗ ở Đi lại
Thuê địa điểm tổ chức Diễn tập Thức ăn Đồ uống Trang trí nội thất Trang trí khác Ánh sáng Sân khấu Phim ảnh Thiếp chỗ ngồi Thực đơn
Chi phí nhân cơng
Âm nhạc Giải trí Dẫn chương trình Nghe nhìn Q tặng Bảo hiểm An ninh Tiền điện Thực trạng thiết bị Vật liệu quảng cáo Thông tin liên lạc Dịch thuật
Vận chuyển Hải quan
Các chi phí khác