5. Phương pháp nghiên cứu đề tài
2.2 Kết quả nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn Thái Bình Dương
2.2.4 Xây dựng chương trình kế hoạch
Hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch của khách sạn Thái Bình Dương diễn ra rất hạn chế. Kết quả đánh giá hoạt động xây dựng chương trình kế hoạch cho sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương được thể hiện qua bảng 2.3 ( Xem bảng 2.3 )
Bảng 2.3. Kết quả đánh giá về hoạt động xây dựng chương trình kế hoạch sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương
Câu trả lời Số phiếu Tỷ lệ (%)
Rất tốt 0 0
Tốt 4 14,81
Trung bình 21 77,78
Kém 2 7,4
Rất kém 0 0
(Nguồn: Điều tra thực tế của tác giả)
Qua khảo sát cho thấy, chỉ có 14,81% nhân viên cơng ty đánh giá hoạt động xây dựng chương trình kế hoạch tốt, có tới 85,18% đánh giá là trung bình và kém. Do Khách sạn Thái Bình Dương chủ yếu sử dụng các kế hoạch chương trình đã được sử dụng trước đó mà chưa điều chỉnh hoặc điều chỉnh nhưng chưa phù hợp với sự kiện mới. Việc đa dạng các loại hình dịch vụ trong sự kiện cũng không cao, phần lớn chỉ
2.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm
Mỗi sự kiện đều được khách sạn Thái Bình Dương lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm một cách hợp lý.
Với các sự kiện thường niên như Đại hội cổ đông, Đại hội Đảng, Hội nghị tổng kết hằng năm thường được tổ chức vào một thời gian nhất định trong năm (Đại hội Đảng thường được tổ chức vào đầu tháng 3 dương lịch, Hội nghị tổng kết hàng năm được tổ chức vào đầu tháng 1,…). Đây là các sự kiện quan trọng nên được Ban giám đốc lập thời gian biểu rất cẩn thận nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra xuyên suốt, tránh các sự cố xảy ra. Với các sự kiện không thường niên như sự kiện tri ân khách hàng, kỷ niệm các ngày lễ trong năm, Kỷ niệm ngày thành lập công ty thường được tổ chức vào đúng các ngày đặc biệt này. Việc lập thời gian biểu cho các sự kiện này cũng được thực hiện khá chi tiết.
Khách sạn Thái Bình Dương đã xây dựng và thiết kế sẵn 2 phòng đa chức năng (1 phòng tầng 1 sức chứa 200 khách, 1 phòng tầng 8 sức chức trên 300 khách) để phục vụ cho hoạt động tiệc, hội nghị, hội thảo, phần lớn các sự kiện đều được diễn ra tại 2 phịng này. Ngồi ra, Khách sạn Thái Bình Dương cịn có khu vực bể bơi để phục vụ các sự kiện diễn ra ngoài trời, khu vực nhà hàng phục vụ các buổi tiệc cưới, sinh nhật, … Sự kiện Đại hội cổ đông, Đại hội Đảng, Hội nghị tổng kết hằng năm thường được Khách sạn tổ chức tại phòng Hội nghị tầng 8, đây là địa điểm rất phù hợp với các sự kiện này, sức chứa trên 300 người với đầy đủ các tiện nghi, máy chiếu, màn chiếu, hệ thống âm thanh, ánh sáng,… Các sự kiện như kỷ niệm ngày thành lập, chương trình tri ân khách hàng, kỷ niệm các ngày lễ thường được tổ chức tại sân khấu ngoài trời hoặc khu vực bể bơi,…