5. Phương pháp nghiên cứu đề tài
2.3.2 Nhược điểm và nguyên nhân
2.3.2.1 Nhược điểm
Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn Thái Bình Dương tuy được đầu tư thường xuyên đổi mới nâng cấp nhưng vẫn chưa theo kịp các tiến bộ khoa học, kỹ thuật hiện đại trên Thế giới.
Ngân sách cho hoạt động tổ chức sự kiện cịn eo hẹp trong khi Khách sạn khơng huy động tài trợ cho sự kiện. Vì vậy để có thể giữ được chất lượng và hiệu quả của các sự kiện, khách sạn phải giảm số lượng sự kiện tổ chức trong một năm.
Số lượng sự kiện không nhiều, sự kiện nhỏ lẻ không tạo được tiếng vang, sức ảnh hưởng đến các đối tượng công chúng mục tiêu.
Hoạt động tổ chức sự kiện không được chú ý quan tâm nhiều như các hoạt động khác trong chính sách xúc tiến.
Việc xác định chủ đề, loại hình sự kiện chỉ được thực hiện qua loa, có tính chất dập khn, chưa có nhiều mới mẻ.
Đối tượng khách mời, đại biểu tham dự không được phân chia và chọn lọc rõ ràng, một số sự kiện xảy ra tình trạng khách khơng nằm trong các nhóm cơng chúng mà sự kiên đang hướng tới.
Các chương trình, kế hoạch cho sự kiện không được xây dựng mới thường xuyên mà được sử dụng nhiều lần cho nhiều sự kiện khác nhau chưa có sự điều chỉnh cho phù hợp nên đem lại kết quả khơng cao do các chương trình, kế hoạch cũ khơng phải cái nào cũng phù hợp với mục tiêu của sự kiện trong hiện tại.
2.2.2.2 Nguyên nhân
Việc tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương vẫn chưa được quan tâm coi trọng đúng mức, chưa có sự đổi mới học hỏi kinh nghiệm của các doanh nghiệp cùng lĩnh vực để áp dụng cho tổ chức sự kiện của khách sạn.
Tình hình kinh tế khó khăn trong những năm gần đây làm ảnh hưởng đến doanh thu của Khách sạn Thái Bình Dương. Do đó ngân sách cho hoạt động tổ chức sự kiện không tăng.
Bộ phận Marketing & Sale của Khách sạn Thái Bình Dương hoạt động chưa hiệu quả, thiếu các nhân viên chuyên trách cho hoạt động tổ chức sự kiện.
Nhân lực thực hiện cho cơng tác tổ chức sự kiện cịn thiếu nhiều, tuy nhân viên có trình độ chun mơn tốt, kỹ năng tốt nhưng do số lượng ít nên khơng gánh vác hết được khối lượng cơng việc. Vì vậy khơng có sự đổi mới, rập khn sử dụng các chương trình, kế hoạch từ trước.
CHƯƠNG 3:
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA KHÁCH SẠN THÁI BÌNH DƯƠNG, THANH HĨA 3.1 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa
3.1.1 Dự báo triển vọng hoạt động kinh doanh của Khách sạn Thái BìnhDương Dương
3.1.1.1 Xu hướng phát triển kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay ở ViệtNam Nam
Hiện nay, thị trường tổ chức sự kiện có quy mơ nhu cầu rất lớn, khơng những bao gồm các tổ chức xã hội, phi chính phủ, các doanh nghiệp mà cịn bao gồm nhu cầu của các gia đình, cá nhân. Kinh tế xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiện ngày càng cao. Để đáp ứng nhu cầu, các doanh nghiệp tổ chức sự kiện cũng không ngừng nâng cao chất lượng, hướng tới sự chuyên nghiệp hóa trong hoạt động tổ chức sự kiện. Khách hàng mong muốn được thưởng thức tận hưởng bầu khơng khí trang trọng, lịch sự với các trang thiết bị tiện nghi và hiện đại, có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, phục vụ khách hàng với những thao tác, kỹ năng phục vụ nhanh chóng, thành thạo, văn minh, lịch sự. Khách sạn chính là địa điểm mà khách hàng mong muốn tổ chức sự kiện như các hội nghị, hội thảo vì có các cuộc hội thảo mà khách tham dự sẽ ở lại luôn trong khách sạn, họ sẽ sử dụng các dịch vụ của khách sạn một cách tiện nghi như ăn uống, lưu trú,… Ngoài ra cũng thuận tiện cho việc di chuyển tới địa điểm tổ chức sự kiện.
Lĩnh vực kinh doanh tổ chức sự kiện hiện nay vẫn còn rất nhiều tiềm năng đối với các khách sạn cũng như công ty chuyên tổ chức sự kiện, hơn nữa đây là lĩnh vực kinh doanh mà mối quan hệ hợp tác giữa nhà cung cấp và các công ty tổ chức sự kiện là không thể thiếu. Việt Nam ngày càng hợp tác sâu rộng với các đối tác trên thế giới trên nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau, tạo điều kiện cho các hoạt động gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm được diễn ra thường xuyên hơn, đây chính là những tiềm năng lớn cho khách sạn Thái Bình Dương trong cơng tác hồn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của mình. Đa dạng hóa và nâng cao chất lượng phục vụ sẽ tạo nên lợi thế của sản phẩm. Từ đó làm gia tăng tính cạnh tranh của dịch vụ tổ chức sự kiện, nâng cao vị thế của khách sạn trên thị trường.
Việt Nam với hơn 90 triệu dân, 63 Tỉnh và Thành phố, có trên 500 quận huyện với hàng nghìn thơn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần khác nhau với hàng trăm nghìn doanh nghiệp với nhu cầu rất đa dạng về tổ chức sự kiện.
Là một đất nước có nền văn hóa lâu đời với hơn 60 dân tộc anh em ở các vùng miền khác nhau nên văn hóa Việt Nam rất đa dạng và phong phú. Việt Nam còn là nơi giao thoa giữa các nên văn hóa Trung, Ấn và các nước phương Tây càng làm cho nền văn hóa Việt Nam hiện đại, phong phú và đa dạng hơn. Những yếu tố này tác động đến nhu cầu tổ chức sự kiện, làm quy mô nhu cầu tăng cao. Mỗi năm có rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu tổ chức sự kiện lớn nhỏ và nhu cầu này sẽ còn tăng cao hơn nữa khi nước ta đang trong thời kỳ hội nhập và mở rộng thị trường tồn khu vực Đơng Nam Á với văn hóa đa sắc tộc. Đây là những cơ hội hấp dẫn với các nhà kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện nói chung và Khách sạn Thái Bình Dương nói riêng.
Năm 2015, sự kiện năm du lịch quốc gia được tổ chức tại Thanh Hóa với chủ đề “Kết nối các di sản thế giới” đã mang lại nhiều cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp du lịch nói riêng tại Thanh Hóa. Năm du lịch Quốc
gia 2015 tổ chức tại Thanh Hóa có 44 sự kiện được tổ chức, trong đó có 12 sự kiện do Bộ Văn hóa - Thể thao - du lịch chủ trì, 12 sự kiện do tỉnh Thanh Hóa tổ chức, 20 sự kiện hưởng ứng tại 15 tỉnh, thành phố có di sản thế giới như: Hà Nội, Quảng Ninh, Ninh Bình, Huế, Quảng Nam… Ngồi ra cịn có các sự kiện lớn nhỏ khác do các
doanh nghiệp trong tỉnh tổ chức để hưởng ứng năm du lịch quốc gia.
Năm 2016, cùng với sự phát triển trở lại của nền kinh tế, Tỉnh Thanh Hóa có nhiều đầu tư cho sự phát triển du lịch, trong đó đầu tư đổi mới Du lịch Sầm Sơn được chú trọng phát triển. Đây thực sự là một cơ hội rất tốt mà Khách sạn Thái Bình Dương nên nắm bắt để có thể phát triển hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động tổ chức sự kiện nói riêng.
Khách sạn Thái Bình Dương là một khách sạn 3 sao có tiếng tại Sầm Sơn, Thanh Hóa, với vị trí rất thuận tiện để lựa chọn làm địa điểm tổ chức chương trình sự kiện, với trang thiết bị hiện đại, nhân viên phục vụ chu đáo, vững nghiệp vụ, trong thời gian tới đây, khách sạn đang nổ lực nâng cao chất lượng dịch vụ, đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, áp dụng khoa học – công nghệ mới, nếu làm được điều này, đây sẽ trở thành một lợi thế lớn của Khách sạn Thái Bình Dương so với đối thủ cạnh tranh để có thể quảng bá hình ảnh, giữ vững vị thế và uy tín trên thị trường.
3.1.2 Quan điểm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn TháiBình Dương Bình Dương
Tổ chức sự kiện là một bộ phận góp phần quảng bá hình ảnh, giữ chân các khách hàng,… cho Khách sạn Thái Bình Dương. Hồn thiện hoạt động tổ chức sự kiện đóng vai trị quan trọng trong việc nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả phục vụ sự kiện. Qua quá trình nghiên cứu thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn, triển vọng hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện của khách sạn, em thấy rằng việc hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện là một việc làm cần thiết, làm tăng hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Để góp phần giải quyết một số vấn đề cịn tồn tại của Khách sạn Thái Bình Dương em xin đưa ra một số quan điểm như sau:
- Khách sạn Thái Bình Dương cần xác định rõ được tầm quan trọng của việc hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện là nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Vì vậy khách sạn cần quan tâm và đầu tư hơn nữa công tác xác định mục tiêu, xác định chủ đề, loại hình sự kiện, quy trình lập kế hoạch và xác định ngân sách cho mỗi sự kiện. Từ đó các chiến lược mà khách sạn đưa ra sẽ hiệu hơn.
- Sự phát triển của hoạt động tổ chức sự kiện phải phù hợp với xu hướng phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện nói chung và phù hợp với điều kiện kinh doanh của khách sạn như điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân viên, ngân sách,… cho hoạt động tổ chức sự kiện
- Phát triển hoạt động tổ chức sự kiện phải gắn liền với việc phát triển các hoạt động khác trong kinh doanh khách sạn nhằm đảm bảo sự phát triển đồng bộ, phù hợp. Ngồi ra, phải chú ý đẩy mạnh cơng tác nghiên cứu thị trường, sáng tạo đưa ra các ý tưởng mới, không ngừng nâng cao chất lượng sự kiện.
- Các giải pháp đưa ra giúp hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương phải căn cứa vào mục tiêu, phương hướng phát triển của khách sạn. Các giải pháp cần phải phù hợp với thị trường mục tiêu, nguồn lực và tài chính của khách sạn, phải có tính khả thi và tận dụng hiệu quả nhất ngân sách cho hoạt động tổ chức sự kiện.
- Để hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện phải chú ý đến các gải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ, chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện và đa dạng hóa các loại hình dịch vụ trong sự kiện. Cần có sự đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ cho tổ chức sự kiện đạt kết quả tốt hơn.
- Cần quan tâm đến việc xây dựng đội ngũ nhân viên có trình độ, tay nghề cao, vững nghiệp vụ. Cần tạo điều kiện phát triển cho các nhân viên có khả năng làm việc tốt, chất lượng và hiệu quả làm việc cao. Tạo điều kiện cho nhân viên được tự do sáng tạo, đề bạt ý tưởng, học hỏi kinh nghiệm để có thể đưa ra ý tưởng độc đáo, sáng tạo
cho sự kiện của khách sạn tạo nét hấp dẫn, đặc trưng riêng cho hoạt động tổ chức sự kiện.
3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạnThái Bình Dương Thái Bình Dương
3.2.1 Xác định chủ đề sự kiện
Đối với mỗi sự kiện thì chủ đề sự kiện vô cùng quan trọng. Chủ đề sự kiện thường bị ràng buộc và chi phối bởi những vấn đề như văn hóa riêng, khu vực tổ chức, nguồn lực,… Để có được những chủ đề sự kiện phong phú, đa dạng, có sự sáng tạo, khác biệt trong chủ đề sự kiện tạo được ấn tượng, Khách sạn Thái Bình Dương nên thực hiện những giải pháp như sau:
- Đối với mỗi chương trình sự kiện nên xác định rõ đối tượng khách mời và công chúng nhận tin là ai để hình thành chủ đề đúng và phù hợp, tránh tình trạng chủ đề và nội dung khơng ăn khớp với nhau.
- Tạo điều kiện để những nhân viên trong bộ phận trao đổi với nhau nhiều hơn trong môi trường thoải mái, thân thiện. Đảm bảo cho các nhân viên được thể hiện sự sáng tạo, tự do đóng góp ý kiến. Bên cạnh đó ban lãnh đạo cũng chú ý lắng nghe, tạo nhiều cơ hội để tán thưởng, động viên những người có nhiều ý tưởng sáng tạo.
- Tổ chức cuộc thi sáng tạo ý tưởng cho tồn bộ cơng nhân viên khách sạn và cho quần chúng. Việc này vừa góp phần tạo nên tiếng vang, vừa giúp khách sạn có thể tìm ra được nhiều chủ đề sự kiện sáng tạo và độc đáo.
- Học hỏi kinh nghiệm, thu thập thông tin về hoạt động tổ chức sự kiện của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, từ các đối thủ cạnh tranh là các khách sạn.
3.2.2 Xác định đối tượng đại biểu tham dự
Để có thể xác định đối tượng đại biểu tham dự sự kiện một cách chính xác, tránh tình trạng mời nhiều đối tượng khác nhau với số lượng khách lớn mà không đạt được hiệu quả truyền thơng như mong đợi, Khách sạn Thái Bình Dương nên xem xét áp dụng các giải pháp sau vào thực tiễn hoạt động:
- Xác định rõ ràng mục tiêu mà sự kiện cần đạt được, từ các mục tiêu lớn đến các mục tiêu nhỏ hơn, lựa chọn nhóm đối tượng phù hợp với mục tiêu. Ví dụ đối với các sự kiện có mục tiêu là tri ân khách hàng thì các đối tượng được mời đến cần lựa chọn đối tượng có thể tạo tầm ảnh hưởng lớn như các khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng, các nhà báo, phóng viên. Có thể mời các diễn viên, ca sĩ, người nổi tiếng tới để tăng sự thu hút cho sự kiện từ đó tăng hiệu quả truyền thơng,…
- Xem xét nơi dung sự kiện từ đó quyết định đối tượng khách mời phù hợp với các hoạt động sự kiện. Ví dụ, đối với các sự kiện giải trí có tổ chức những trị chơi vận động trong sự kiện thì các đối tượng khách mời sự kiện nên là các đối tượng trẻ có sức
khỏe để có thể tham gia, khơng nên chọn các khách mời đã có tuổi khơng thể tham gia các hoạt động trong chương trình.
- Cần lập danh sách khách mời một cách rõ ràng, chia các khách mời thành các nhóm đối tượng khác nhau, tính tốn hiệu quả truyền thơng từ sự kết hợp mời các nhóm khách này. Danh sách khách mời cần được xem xét thông qua các cuộc họp, cần tham khảo ý kiến của các nhà quản trị cũng như tất cả mọi người trong ban tổ chức, khi danh sách được thông qua mới thực hiện hoạt động thơng báo thơng tin, gửi thiệp mời.
- Tìm hiểu thơng tin của các khách mời đến dự sự kiện, lựa chọn cách thức thông báo về sự kiện đến các đối tượng này sao cho hiệu quả và phù hợp như: gửi thiệp mời trực tiếp, gửi thư mời điện tử, thơng qua các phương tiện truyền thơng như truyền hình, radio,… thơng báo qua internet, mạng xã hội.
3.2.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch cho sự kiện
Xây dựng chương trình và lên kế hoạch cho sự kiện là một việc rất quan trọng trong hoạt động tổ chức sự kiện, đây là bước thể hiện rõ nhất sự sáng tạo, khả năng tổ chức của doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Đây là bước cần phải thực hiện một cách tốt nhất, phải có sự hồn thiện trong cơng tác thực hiện vì vậy, khách sạn cần có sự quan tâm hồn thiện hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch cho sự kiện thông qua các giải pháp như sau:
- Để lập kế hoạch cho sự kiện phải tìm hiểu kỹ về mục tiêu sự kiện mà khách sạn muốn đạt được và ngân sách dành cho sự kiên, đó là cách thức để đưa ra một