5. Phương pháp nghiên cứu đề tài
2.2 Kết quả nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn Thái Bình Dương
2.2.3 Xác định đối tượng đại biểu
Thực tế cho thấy hoạt động xác định đối tượng, đại biểu tham dự sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương khơng được quan tâm thực hiện một cách sát sao và kỹ lưỡng. Các đối tượng khách mời được xác định trong các sự kiện có ít sự chọn lọc, hầu hết đều dập khuôn theo một công thức chung cho các sự kiện được tổ chức mà quên mất rằng việc xác định các đối tượng, đại biểu tham dự sự kiện phải phù hợp với mục tiêu đã đặt ra. Với việc xác định các đối tượng, đại biểu tham dự không phù hợp với mục tiêu sự kiện như vậy làm cho hiệu quả của các sự kiện mà Khách sạn Thái Bình Dương tổ chức thường khơng được như mong đợi.
Từ hình 2.3 kết quả điều tra về đối tượng khách mời được mời đến các sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương cho thấy các đối tượng được mời tham dự sự kiện của Khách sạn rất đa dạng, trong đó đại diện chính quyền địa phương, khách hàng, phóng viên, nhà báo và nhân viên là những đối tượng được mời nhiều nhất trong các sự kiện mà Khách sạn Thái Bình Dương tổ chức. Điều này cho thấy rằng các nhóm đối tượng trên là những nhóm đối tượng được khách sạn chú ý, quan tâm, được xác định là có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của Khách sạn Thái Bình Dương.
0 20 40 60 80 100 120 77.78% 48.15% 14.81% 100% 59.26% 74.1% 11.1%
Khách hàng Những đối tác Nhóm chun gia Đại diện chính quyền địa phươn Phóng viên, nhà báo Nhân viên cơng ty Các đối tượng khác
Hình 2.3. Kết quả phỏng vấn về những đối tượng, khách mời được mời đến dự sự kiện mà khách sạn Thái Bình Dương tổ chức
(Nguồn: Điều tra thực tế của tác giả)
Để quảng bá thông tin về sự kiện đến với công chúng mục tiêu, Khách sạn Thái Bình Dương sử dụng chủ yếu là hình thức gửi thư mời, thiệp mời. Hình thức này có ưu điểm là tiếp cận chính xác đối tượng mục tiêu mà khách sạn hướng tới. Tuy nhiên, nó cũng có nhược điểm là tốn khá nhiều thời gian và công sức để thực hiện, không thể thu hút được sự chú ý của nhiều đối tượng, chỉ nên thực hiện với các khách mời quan trọng. Hình thức được sử dụng nhiều thứ 2 là sử dụng phương tiện truyền thơng, vừa có thể tiết kiệm thời gian, vừa có thể thơng tin đến đơng đảo quần chúng tạo được ấn tượng cho khách sạn. Đây là hình thức quảng bá thơng tin có hiệu quả cao nên thường được Khách sạn Thái Bình Dương sử dụng trong các sự kiện mà khách sạn tổ chức.
( Xem hình 2.4 ) 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 92.59% 37.04% 74.07% 11.11% Gửi thư, thiệp mời Sử dụng tờ rơi Sử dụng phương tiện truyền thơng Hình thức khác
Hình 2.4. Kết quả phỏng vấn về các hình thức quảng bá thơng tin sự kiện thu hút sự chú ý của công chúng trong hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn
Thái Bình Dương
Có rất nhiều cách thức để truyền thơng tin đến các khách mời khi tổ chức sự kiện nhưng khách sạn cần phải lựa chon các hình thức truyền tin sao cho phù hợp nhất với các thông điệp mà khách sạn muốn truyền tải với công chúng mục tiêu. Bảng 2.2 cho biết kết quả điều tra thực tế về các phương tiện truyền thông tin được sử dụng trong các sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương tổ chức. ( Xem bảng 2.2 )
Bảng 2.2. Kết quả phỏng vấn về các phương tiện truyền thông tin trong các sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương tổ chức
Câu trả lời Số phiếu Tỷ lệ (%)
Tài liệu 22 81,48
Thuyết diễn (diễn giả, video,…) 19 70,37 Sử dụng hình ảnh, âm thanh, trang trí 10 37,04
Hình thức khác 2 7,4
(Nguồn: Điều tra thực tế của tác giả)
Trong hoạt động tổ chức sự kiện của mình, khách sạn Thái Bình Dương thường sử dụng kết hợp nhiều phương tiện truyền thông tin trong hoạt động tổ chức sự kiện của mình. Điều này giúp đảm bảo thơng tin được truyền đến công chúng một cách trọn vẹn và tạo được dấu ấn.