6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng của
2.2.1.1. Nội dung kế hoạch mua hàng của TMV
Theo những dữ liệu thứ cấp và sơ cấp ( câu 3 – Phiếu điều tra – phụ lục 1) thu thập được trong quá trình thực tập thì một bản kế hoạch mua hàng của công ty bao cũng bao gồm nội dung chính của một kế hoạch mua hàng nói chung: mặt hàng cần mua, số lượng cần mua, hình thức mua, giá mua dự tính, thời điểm mua, nhà cung cấp dự tính, ngân sách mua hàng.
Mặt hàng cần mua: Phần lớn chủng loại mặt hàng cần mua và số lượng mua hàng trong kế hoạch mua hàng của công ty đều tương tự như nhu cầu của bộ phận sản xuất. Các mặt hàng cần mua của công ty rất đa dạng. Chỉ riêng mặt hàng sơn có khoảng 105 mã hàng, mặt hàng thép có hơn 20 mã hàng khác nhau. các mã hàng với những đặc điểm và công dụng khác nhau phục vụ cho từng cơng đoạn riêng của q trình sản xuất. Hàng tháng cơng ty sẽ dự theo yêu cầu của sản xuất lên danh sách các mặt hàng cần mua để đảm bảo sản xuất không ngắt đoạn. Danh sách các mặt hàng cần mua sẽ được người mua hàng phân loại và gửi đến các nhà cung cấp có thể.
Bảng 2.2. Danh sách và bản giá cụ thể cho mặt hàng sơn và thép phục vụ sản xuất tháng 3/2016 của công ty ô tô Toyota Việt Nam
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp từ kế hoạch mua hàng của công ty Đơn vị: USD
Các loại sơn Các loại thép
Mã sản phẩm Giá thành Mã sản phẩm Giá thàn h Mã sản phẩm Giá thành Mã sản phẩm Giá thàn h Mã sản phẩm Giá thàn h Mã sản phẩm Giá thành
YV951-00045 14.03 YV836-00254 15.52 YV821-00014 14.2 YV836-00215 6.69 YV888-00041 8.81 58311-270F 17.71 YV951-00046 25 YV836-00124 2.59 YV881-00008 1.99 YV836-00193 12.87 YV888-00031 11.9 58211-270F 6.74 YV836-00194 28.24 YV836-00228 1.89 YV836-00195 2.38 YV836-00240 13.28 YV836-00304 2.58 58111-270F 9.03 YV836-00121 34.09 YV836-00242 26.66 YV836-00119 21.3 YV836-00158 13.79 YV836-00302 12.59 61345-6 1.62 YV836-00038 27.49 YV836-00156 34.07 YV836-00054 2.1 YV836-00205 13.36 YV836-00309 19.16 61343-4 3.73 YV836-00196 33.03 YV836-00201 26.45 YV836-00058 2.28 YV811-00019 7.73 YV836-00308 9.58 61112-070 61.12 YV811-00018 25.03 YV836-00220 35.27 YV836-00041 2.55 YV836-00083 1.31 YV836-00311 4.79 61111-070 61.14 YV836-00251 24.56 YV836-00216 27.7 YV836-00164 7.87 YV888-00031 11.9 YV836-00083 1.31 58311-270D 17.34 YV836-00250 19.68 YV836-00122 19.35 YV836-00034 3.32 YV836-00303 2.58 YV888-00041 8.81 58211-270D 6.74 YV836-00182 15.42 YV836-00114 13.63 YV821-00024 12.54 YV836-00304 2.58 YV888-00031 11.9 58111-270D 9.02 YV836-00189 13.84 YV836-00036 2.1 YV836-00174 5.49 YV836-00302 12.59 YV836-00313 2.59 61112-310A 31.59 YV836-00200 14.27 YV836-00057 2.63 YV821-00021 5.6 YV836-00311 4.79 YV836-00304 2.58 61111-310A 31.62 YV836-00219 14.03 YV836-00037 2.21 YV821-00022 3.77 YV836-00083 1.31 YV836-00304 2.58 58311-310A 9.36 YV836-00258 25 YV836-00256 41.12 YV836-00120 22.19 YV888-00041 8.81 YV836-00302 12.59 58211-310A 6.45 YV836-00190 28.24 YV836-00262 33.96 YV826-00002 1.39 YV888-00031 11.9 YV836-00312 4.27 58111-310A 10.69 YV836-00241 34.09 YV836-00206 23.63 YV836-00180 4.49 YV836-00303 2.58 YV836-00306 1.66 61112-381A 34.16 YV836-00214 27.49 YV836-00264 27.99 YV836-00192 2.8 YV836-00303 2.58 75561-52010 0.38 61111-381A 36.09 YV836-00218 33.03 YV836-00255 30.2 YV836-00181 2.57 YV836-00304 2.58 YV836-00083 1.31 58311-381A 7.29 YV836-00261 25.03 YV836-00260 30.43 YV836-00252 2.7 YV836-00306 1.66 YV888-00031 11.9 58211-381A 4.35 YV836-00263 24.56 YV836-00125 2.65 YV836-00055 2.1 75561-52010 0.38 YV836-00145 2.33 58113-381A 12.63
No
Số lượng cần mua: của công ty phụ thuộc vào yêu cầu sản xuất. Sau khi có yêu cầu, người mua hàng sẽ xác nhân lượng mua hàng cần thiết đáp ứng nhu cầu sản xuất và tận dụng phần hàng hóa tương tự cịn dự trữ được sau một chu kỳ sản xuất.
Hình thức mua hàng (câu 2 – Phiếu điều tra – phụ lục 1: 48% trong tổng số phiếu điều tra là hình thức mua theo đơn đặt hàng, 44% là mua theo hợp đồng, cịn 8% mua hàng theo các hình thức khác: chọn mua, kinh doanh liên kết tạo nguồn hàng và tự sản xuất). Thời gian cần thiết để xác nhận đơn hàng là 2 ngày làm việc và một hợp đồng là 16 ngày làm việc.
Giá mua dự tính: Trong một kế hoạch mua hàng của TMV bao giờ cũng có tổng giá trị của hàng hóa cần mua và giá mua dự tính cho từng đơn vị hàng hóa phục vụ cho sản xuất (Bảng 2.2). Theo định kì mỗi năm 2 lần vào tháng 4 và tháng 8 cơng ty sẽ dự tính giá mua theo đúng giá thị trường.
Hình 2.2. Quy trình xác định giá mua dự tính
Nguồn: Phịng mua hàng, TMV
Khi cần xác định giá mua dự tình thì giám đốc phịng mua hàng xem lại kế hoạch và ngân sách hàng năm, các hoạt động giảm chi phí cơ bản trên phần mền của cơng ty và mục tiêu phòng. Nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng gửi thư chứa các nội dung này đến nhà cung cấp và yêu cầu gửi báo giá trong vòng 6 tháng bằng fax hoặc email. Sau đó, nhân viên này sẽ thu thập, kiểm tra và họp thương lượng giá vơi các nhà cung cấp hiện tại và các nhà cung cấp mới. Khi thương lượng giá thành công, nhân viên chịu trách nhiệm mua hàng làm đề xuất giá mới trong vòng 6 tháng xin phê duyệt của giám đốc phòng mua bán. Nếu thương lượng giá không thành công, người mua hàng
Lên kế hoạch, đặt mục tiêu cho giảm giá
Gửi đến nhà cung cấp
Thu thập bảng báo giá từ các nhà cung cấp hiện tại và mới
Thương lượng giá lượng giá Thương lượng giá luongj giá Giá dự tính Phê duyệt Phê duyệt Cập nhập danh sách tổng thể và thông báo cho bộ phận liên quan Lập khung hợp đồng và các
phụ lục đính kèm mới
No Yes
phải thu thập lại báo giá từ nhà cung cấp. Sau khi bản đề xuất giá mới được phê duyệt, nhân viên mua hàng chuẩn bị những phụ lục đính kèm và khung hợp đồng. Cuối cùng, người mua hàng và kỹ sư công nghệ thông tin chịu trách nhiệm cập nhập lên hệ thống các thông tin liên kết với phòng ban.
Thời điểm mua hàng: TMV là một trong những công ty thành công trong việc vận dụng quy trình sản xuất Just in Time "Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết". Công ty mua hàng đúng thời điểm, chia nhỏ khối lượng giảm thiểu được sự tồn kho không cần thiết.Trong bản kế hoạch mua hàng của cơng ty bao giờ cũng có thời điểm mua hàng cụ thể
Nhà cung cấp dự tính: Khi xác định giá mua dự tính, cơng ty đã tìm kiếm và lập danh sách các nhà cung cấp dự tính có đầy đủ điều kiện đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào tổng giá trị hàng mua và mức độ thân thiết mà công ty đưa ra các điều kiện phù hợp với các nhà cung cấp dự tính.
Bảng 2.3. Một số nhà cung cấp truyền thống của TMV ST
T Nhà cung cấp Cung cấp chủ yếu Địa chỉ
1 Công ty TNHH HI-LEX Việt Nam Cáp điều kiển KCN Hải Phịng
2 Cơng ty Summit Auto Allicance Hà Nội Tấm chắn che, sàn KCN Nội Bài,
3 Công ty TNHH INIAC Việt Nam Cao su KCN Quang Minh
4 Công ty TNHH Nagata Nhựa Tân Thuận Đông, HCM
5 Công ty Hà Nội Steel Center Thép tấm KCN Thăng Long,
6 Cơng ty TNHH Chính Xác Việt Nam Tấm dập KCN Khai Quang
7 Công ty TNHH Harada Industries Việt Nam Ăng ten KCN Long Bình
8 Cơng ty TNHH Ắc quy GS Việt Nam Ắc quy KCN Việt Nam Singapore
9 Công ty TNHH Nippon Pain Việt Nam Vật liệu sơn KCN Quang Minh
10 Công ty TNHH Toyota Boshoku Hà Nội Bộ ghế, thảm sàn Phúc Yên, Vĩnh Phúc
11 Cơng ty TNHH Yazaki Hải Phịng Bộ dây dẫn điện KCN Nomura
12 Công ty TNHH hệ thống Suml-Hanel Bộ dây dẫn điện KCN Sài Đồng B
13 Công ty TNHH DENSO Việt Nam
Thiết bị điều khiểm hệ
thống KCN Thăng Long
14 Cơng ty TNHH Parkerizing Việt Nam Hóa chất xử lí bề mặt KCN Tiên Sơn
15 Công ty TNHH Enkei Việt Nam Vành nhôm KCN Thăng Long
16 Công ty Cổ phần dụng cụ cơ khí xuất khẩu bộ dụng cụ KCN Quang Minh
17 Công ty TNHH Kyoei Việt Nam Sản phẩm hàn dập KCN Nội Bài
18 Công ty Cổ phần nhựa Hà Nội Nhựa Long Biên, Hà Nội
Ngân sách mua hàng: Dựa vào các tình hình tài chính của cơng ty và nhu cầu mua hàng, ngân sách mua hàng sẽ được bộ phận mua hàng dự kiến và phê duyệt của phịng kế tốn tài chính.