6. Kết cấu đề tài
3.2. Quan điểm giải quyết vấn đề hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua
mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam
3.2.1. Quan điểm của công ty
Để giữ vững và nâng cao vị thế của mình trong ngành ngành cơng nghiệp ơ tơ và ngành công nghiệp phụ trợ của Việt Nam, công ty không chỉ vạch rõ mục tiêu và phương hướng hoạt động nói chung mà cịn đưa ra phương hướng hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng nhằm thực hiện tốt công tác mua hàng phục vụ cho sản xuất. TMV tiếp tục xây dựng các quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng, và hồn
thiện hơn các chương trình phần mền hỗ trợ công tác này; mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp, ổn định hơn nguồn cung cấp, thu thập thông tin xu hường thị trường từ các nhà cung cấp. Khơng những vậy, cơng ty cịn rất quan tâm đến đào tạo đội ngũ nhân viên nhằm làm tốt hơn công tác dự báo nhu cầu thị trường và nhu cầu sản xuất của cơng ty, làm đơn giản hóa cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng.
3.2.2. Quan điểm của cá nhân tác giả
Để thực hiện tốt mục tiêu và phương hướng nói chung cũng như hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng nói riêng theo quan điểm cá nhân cơng ty cần:
Nhân viên là yếu tố quan trọng nhất trong việc hoàn thiện cơng tác mua hàng của cơng ty vì vậy cơng ty cần thường xun đào tạo nâng cao kỹ năng, tay nghề của nhân viên; tạo môi trường làm việc thoải mái với những chính sách phúc lợi và thưởng rõ ràng.
Tích cực và thường xuyên xác định nhu cầu mua hàng của công ty nhằm đáp ứng và không bỏ lỡ các cơ hội phát triển nâng cao vị thế trên thị trường.
Tăng cường cải tiến và đầu tư các phần mền, trang thiết bị hiện đại rút ngắn được thời gian công sức phục vụ cho công tác xây dựng kế hoạch mua hàng hoàn thiện hơn. Thường xuyên đánh giá hiệu quả của công tác xây dựng mua hàng để rút ra kinh nghiệm và kết quả phục vụ cho các kỳ sau.
Học hỏi các kinh nhiệm xây dựng kế hoạch mua hàng từ các công ty lớn, phát triển mạnh trong ngành ô tô Việt Nam và trên thế giới đặc biệt là Tập đồn Toyota Nhật Bản là cơng ty mẹ của TMV.
Tìm kiếm, thu hút các nhà cung cấp mới có chất lượng và uy tín cao; tăng cường liên kết và thu thập thông tin của các nhà cung cấp truyền thống tạo sự khác biệt về cung cấp với đối thủ cạnh tranh. Thơng tin có được từ các nhà cung cấp có thể sử dụng làm căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng.
3.3. Các đề xuất và kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam
3.3.1. Các đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng của cơng ty ơ tơ Toyota Việt Nam
3.3.1.1.Hồn thiện về căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng
Theo thực trạng đã nghiên cứu TMV chủ yếu sử dụng : Giá trị hàng mua, mức độ rủi ro trong mua hàng, tình hình thị trường, các căn cư khác (kế hoạch kinh doanh của
cơng ty, khả năng tài chính của doanh nghiệp, đặc điểm sản phẩm và dịch vụ, khả năng lưu trữ của công ty, những điều kiện về pháp lý) là những căn cứ chủ yếu để xây dựng kế hoạch mua hàng.
Trong điều kiện, thị trường ơ tơ Việt Nam đang có những chuyển mình mạnh mẽ, với sự gia nhập vào các tổ chức thương mại trong khu vực và trên thế giới làm cho thị trường có nhiều biến động. Chính vì vậy, căn cứ vào tình hình thị trường để xây dựng kế hoạch mua hàng của TMV là vơ cùng quan trọng nhưng cũng gặp khơng ít khó khăn. Để khắc phục khó khăn khi dự báo tình hình thị trường cơng ty cần tập trung nghiên cứu tốt nhu cầu thị trường về ô tô cũng như những biến động của thị trường thông theo từng cấp độ nhằm trả lời câu hỏi sản xuất cái gì? sản xuất như thế nào? sản xuất cho ai? tức là thị trường đang cần những dịng ơ tơ gì đặc điểm kinh tế kỹ thuật của nó ra sao? Dung lượng thị trường về những dịng ơ tơ đó như thế nào? Tập khách hàng của những dịng ơ tơ đó?...
Hình 3.1. Khái qt sơ đồ nghiên cứu thị trường theo hai cấp độ
Nguồn: Sinh viên tự nghiên cứu
Quá trình nghiên cứu gồm các giai đoạn: thu thập thơng tin, xử lý thị trường và ra quyết định. Tuỳ theo đặc điểm hàng hoá điều kiện về nhân lực, tài chính của doanh nghiệp mà chọn các phương pháp nghiên cứu khác (Nghiên cứu tại bàn, nghiên cứu tại hiện trường).
Thông qua nghiên cứu khái quát thị trường doanh nghiệp có thể xác định được tổng cung, tổng cầu, giá cả và sự vận động của các tham số đó theo thời gian từ đó
Nghiên cứu qui mơ cơ cấu và sự vận động của thị trường
Nghiên cứu qui mô cơ cấu và sự vận động của thị trường Nghiên cứu khái quát thị trường
Nghiên cứu khái quát thị trường Nghiên cứu giá cả thị trường
Nghiên cứu giá cả thị trường Nghiên cứu các trạng thái thị
trường
Nghiên cứu các trạng thái thị trường
Nghiên cứu các nhân tố tác động đến thị trường
Nghiên cứu các nhân tố tác động đến thị trường
Nghiên cứu chi tiết thị trường
Nghiên cứu chi tiết thị trường Nghiên cứu chi tiết nhà cung ứng
Nghiên cứu chi tiết nhà cung ứng
Nghiên cứu xác định được thị phần của mình, thị phần của các đối thủ cạnh tranh
Nghiên cứu xác định được thị phần của mình, thị phần của các đối thủ cạnh tranh
Nghiên cứu nhu cầu của khách hàng
Nghiên cứu nhu cầu của khách hàng
doanh nghiệp có những định hướng về việc xâm nhập và thị trường mới hoặc đánh giá các chiến lược, sách lược của mình trịng thời gian tới đối với thị trường hiện tại. Thông qua nghiên cứu chi tiết thị trường có thể nắm bắt được các thông tin cần thiết của những đối tượng mua,bán hàng hố mà cơng ty kinh doanh.
Nhờ quá trình nghiên cứu thị trường theo từng cấp độ công ty sẽ nắm bắt tốt sự biến động của thị trường nói chung và thị trường ơ tơ nói riêng, nắm bắt được các lợi thế về giá nguyên vật liệu giảm chi phí, tạo sự khác biệt làm hồn thiện hơn cơng tác xây dựng căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng
3.3.1.2.Nâng cao tinh thần trách nhiệm và sự nhiệt tình của đội ngũ nhân sự chịu chịu trách nhiệm công tác xây dựng kế mua hàng
Nhà quản trị
- Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cách chi tiết, chính xác để quá trình mua hàng được thực hiện dễ dàng, khơng bị nhầm lẫn. Xác định chính xác số lượng, chủng loại, giá cả hàng hoá và nhà cung cấp hàng hoá cần mua. Lên kế hoạch chi tiết cho việc dự trữ như: chuẩn bị kho tàng, chi phí và lượng hàng hố dự trữ.
- Nhà quản trị mua hàng phải ln đảm bảo cho q trình mua hàng diễn ra theo đúng kế hoạch, mục tiêu đã xác định một cách chủ động, đảm bảo nguồn hàng ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng hố phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó có thể thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
- Nhà quản trị phải ln tìm kiếm, tạo ra nguồn hàng tốt nhất để đảm bảo cung cấp cho quá trình kinh doanh được tiến hành một cách thường xuyên liên tục và khơng ngừng nâng cao chất lượng nguồn hàng.
- Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vận dụng một cách có khoa học các hình thức, phương thức mua hàng sao cho phù hợp với từng loại hàng, với nguồn lực của doanh nghiệp.
- Tăng cường cơng tác quản lí kho hàng, bảo quản tốt hàng hố tránh tình trạng hàng hoá bị thất thoát, giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá. Xây dựng những kho chuyên dùng cho từng loại hàng hoá.
- Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lượng mua hàng bằng cách thông qua đào tạo và đãi ngộ nhân sự. Cần phải đầu tư cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi một cách có khoa học sao cho phù hợp với ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh.
Nhân viên mua hàng: Để nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên mua hàng cơng ty cần có những biện pháp cụ thể, tạo sự cơng bằng cho nhân viên:
- Có quy trình đào tạo nhân viên cụ thể, thống nhất với những nhân viên mới hay với việc áp dụng đổi mới các quy trình thực hiện xây dựng kế hoạch mua hàng cho từng nhân viên mua hàng
Hình 3.2. Quy trình đào tạo nhân viên mua hàng
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp
- Cơng ty phải tích cực nghiên cứu các nhu cầu về vật chất tinh thần của nhân viên mua hàng để có những phương án tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc. Ngồi ra cơng ty cần phải có những chính sách thưởng phạt nhất định cụ thể, cơng bằng và minh bạch để khuyến khích nhân viên làm việc
3.3.1.3. Hồn thiện cơng tác xây dựng ngân sách mua hàng
Ngân sách mua hàng là bản kế hoạch chi tiết về tài chính của hoạt động mua hàng được xác định cho một khoảng thời gian kinh doanh hoặc cho từng thương vụ mua hàng. Xây dựng ngân sách mua hàng là một hoạt động rất quan trọng bởi tiềm lực tài chính của cơng ty, cần phải phân bố một cách hợp lý các nguồn tiền cho các hoạt động đảm bảo tiết kiệm chi phí. Ngân sách mua hàng có thể giúp nhà quản trị có thể kiểm sốt hoạt động mua hàng thơng qua các chỉ tiêu tài chính.
Nội dung của ngân sách mua hàng: công ty cần phải lên ngân sách mua hàng cụ thể chi tiết: Chi phí trả cho nhà cung ứng, chi phí vận chuyển hàng mua, chi phí bảo hiểm hàng mua, các loại thuế, chi phí lưu kho, lệ phí khác trong mua hàng, các chi phí cần thiết khác phục vụ cho cơng tác mua hàng…
Các căn cứ lập ngân sách: Để lập một ngân sách mua hàng cần phải có những căn cứ rõ ràng và chi tiết. Các căn cứ cần có dự báo nhu cầu mua hàng của cơng ty, dự trù các khoản chi tiết phát sinh đồng thời cần phải nắm sự thay đổi của các yếu tố liên quan đến nhà nước, pháp luật và các chính sách tác động đến xuất nhập khẩu. Ngân
Xác định nhu cầu đào tạo Xác định nhu cầu đào tạo Xây dựng kế hoạch đào tạo Xây dựng kế hoạch đào tạo
Triển khai đào tạo
Triển khai đào tạo Đánh giá kết quả đào tạo
Đánh giá kết quả đào tạo
Lưu hồ sơ đào tạo
sách mua hàng cần phải phát huy dựa trên những giới hạn về nguồn lực và mục tiêu của doanh nghiệp.
Quy trình lập ngân sách: Dựa vào những căn cứ mua hàng cơng ty xây dựng quy trình xây dựng ngân sách mua hàng sao cho có hiệu quả đồng thời phải có kế hoạch dự trù ngân sách.
Hình 3.3. Quy trình xác định ngân sách
Nguồn: Sinh viên tự nghiên cứu
Muốn có một ngân sách phục vụ tốt nhu cầu mua hàng trước hết công ty cần xem xét ngân sách cấp cho kỳ trước. Đánh giá mức độ hiệu quả của ngân sách kì trước. Dựa vào ngân sách kỳ trước và các nhu cầu, phương án, mục tiêu, phương án mua hàng đã được xác định đưa ra các khoản chi phí cần thiết và lập dự tốn cho chi phí đó. Sau khi có dự tốn chi phí cơng ty phải cân đối ngân sách sao cho phù hợp với khả năng tài chính của cơng ty. Khi xây dựng được ngân sách hồn chỉnh cơng ty cần thực hiện và kiểm soát các hoạt động sử dụng ngân sách để tránh lãng phí và sử dụng hiệu quả ngân sách.
Để có thể hồn thiện bản ngân sách trong kỳ kinh doanh tới. Việc lập ngân sách mua hàng là do bộ phận mua hàng kết hợp với bộ phận kế toán để lập nên. Bộ phận kinh doanh có vai trị dự báo nhu cầu về các khoản chi phí cịn bộ phận kế tốn sẽ căn cứ vào chi phí phát sinh của các kì trước để dự trù ngân sách mua hàng.
3.3.1.4. Hồn thiện cơng tác xây dựng phương án mua hàng
Phương án mua hàng là cụ thể của kế hoạch mua hàng, phương án chi tiết được xây dựng trong từng thương vụ mua hàng theo yêu cầu của kế hoạch kinh doanh. Phương án mua hàng là một tài liệu rất cần thiết đảm bảo sự thành công cho hoạt động mua hàng của cơng ty.
Xem lại ngân sách kì trước
Xác định nhu cầu, mục
tiêu, phương án mua hàng Xác định các chỉ tiêu chi phí cần thiết
Kiểm sốt hoạt động sử dụng ngân sách
Cân đối ngân sách
Lập dự tốn phù hợp với từng chí phí
Để khắc phục thiếu sót trong phương án mua hàng và giúp phương án mua hàng thiết thực ít bị cứng nhắc và phù hợp với công tác xây dựng kế hoạch mua hàng cơng ty nên xây dựng quy trình xây dựng phương án mua hàng cụ thể.
Hình 3.4. Quy trình xây dựng phương án mua hàng
Nguồn: Sinh viên tự nghiên cứu
Muốn xây dựng phương án mua hàng hiệu quả trước hết công ty cần xác định nhu cầu xây dựng phương án mua hàng. Tức là, đội ngũ nhân viên mua hàng sẽ phải xác định rõ nhu cầu về hàng hóa dịch cụ cần mua để lên phương án mua hàng. Sau khi có nhu cầu mua hàng cơng ty xác định các tiêu chí cần thiết để xây dựng phương án mua hàng (Mục tiêu mua hàng; Tên, loại sản phẩm và dịch vụ cần mua; Quy cách, tiêu chuẩn sản phẩm và dịch vụ; Các điều kiện về bảo hành; Số lượng từng loại sản phẩm và dịch vụ; Một số địa chỉ và năng lực nhà cung ứng có thể;...). Các tiêu chí bán hàng cần phụ thuộc vào các khả năng tài chính, nhân lực và vật lực của công ty. Dựa vào nhu cầu xây dựng phương án mua hàng cơng ty kiểm tra đánh giá các tiêu chí của phương án mua hàng và tính hiệu quả của phương án mua hàng.
Thực hiện xây dựng phương án mua hàng theo quy trình (Hình 3.3) sẽ giúp TMV quản lý tốt công tác xây dựng phương án mua hàng, tránh những thiếu xót trong phương án mua hàng và bổ sung đầy đủ các tài liệu cần thiết trong phương án, đơn giản hóa được q trình, tăng tình hiệu quả của phương án mua hàng.
3.3.2. Các kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam
3.3.2.1. Các kiến nghị đối với nhà nước:
Việt Nam đang trong thời kỳ cơng nhiệp hóa hiện đại hóa và hội nhập quốc tế nên cũng có các chính sách khuyến khích phát triển ngành, đem lại cơ hội cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự can thiệp quá lớn của nhà nước và quản lý chồng chéo của nhiều ban ngành cũng gây khó khăn cho hoạt động của cơng ty. Cùng với đó là lãi suất ngân hàng tăng, lạm phát… tất cả đề gây ảnh hưởng tới tình hình sản xuất kinh doanh chung của cơng ty. Vì vây, vai trị của nhà nước là vơ cùng lớn tới sự phát triển của doanh
Xác định nhu cầu xây dựng phương án mua hàng
Xác định nhu cầu xây dựng phương án mua hàng
Xây dựng các tiêu chí của phương án mua hàng
Xây dựng các tiêu chí của phương án mua hàng Kiểm tra lại phương án
mua hàng
Kiểm tra lại phương án mua hàng
nghiệp. Do đó cần có một số kiến nghị với nhà nước để từng bước phát triển ngành công nghiệp ô tô.
Nhà nước cần giảm bớt các thủ tục rườm rà, chú trọng và có nhiều chính sách phát triển ngành. Nhà nước đưa ra những quy chuẩn chung rõ ràng làm cơ sở để các doanh nghiệp thực hiện đúng tránh những sai phạm, lãng phí. Đơn giản hóa thủ tục xuất nhập khẩu và vận chuyển linh kiện, phụ tùng từ các nhà cung cấp chế xuất để