6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác xây dựng kế hoạch mua hàng của
2.2.2. Thực trạng công tác xác định căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của công
công ty ô tô Toyota Việt Nam
Qua các dữ liệu tổng hợp được, cho thấy công ty rất quan tâm đến các căn cứ như: Giá trị hàng mua, mức độ rủi ro trong mua hàng, tình hình thị trường, các căn cư khác (kế hoạch kinh doanh của cơng ty, khả năng tài chính của doanh nghiệp, đặc điểm sản phẩm và dịch vụ, khả năng lưu trữ của công ty, những điều kiện về pháp lý) để xây dựng kế hoạch mua hàng theo sát nhu cầu thực tế, đảm bảo đáp ứng nhu cầu đặt ra.
Hình 2.3. Mức độ quan trọng của các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của TMV
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp theo câu 4 – Phiếu điều tra – phụ lục 1
Căn cứ vào giá trị hàng mua: Sản phẩm mà TMV mua rất đa dạng bao gồm các sản phẩm phục vụ cho sản xuất (thép tấm, dầu, nước rửa kính, ác quy, sản phẩm
hàn dập, hóa chất sử lý bề mặt,...), phục vụ văn phịng (máy vi tính, giấy, văn phịng phẩm,...) mỗi sản phẩm hàng mua lại có một mức giá khác nhau. Tổng giá trị hàng mua của TMV được chia làm 3 loại:
- PA (tổng giá trị hàng mua) ≤ 50,000 USD kế hoạch mua hàng cần sự phê duyệt của phó tổng trưởng phịng .
- PA > 50,000 USD cần lập hội đông phê duyệt:
+ 50,000 USD ≤ PA < 100,000 USD hội đồng phê duyệt bao gồm: giám đốc phòng mua hàng (chủ tịch hội đồng); giám đốc phòng đưa ra yêu cầu (phó chủ tịch); nhân viên đại diện có liên quan tới kế hoạch mua hàng tại phòng mua hàng, phịng u cầu; nhân viên kiểm tốn nội bộ, kỹ sư, nhân viên an tồn mơi trường.
+ PA ≥ 100,000 USD hội đồng phê duyệt bao gồm: Chủ tịch công ty (chủ tịch hội đồng), phó chủ tịch cơng ty (phó chủ tịch hội đồng), nhân viên đại diện có liên quan tới kế hoạch mua hàng tại phòng mua hàng, phòng yêu cầu; nhân viên kiểm toán nội bộ, kỹ sư, nhân viên an tồn mơi trường.
- Với một số mặt hàng trong danh mục các mặt hàng đặc biệt đã được quy định có PA > 50,000 USD chỉ cần thơng qua người yêu cầu và người mua.
Mức độ rủi ro trong hàng mua: Rủi ro cho hàng mua: giao hàng chậm tiến độ, hàng hóa bị hư hỏng, hàng hóa giao khơng đủ số lượng,... được đánh giá ở các mức độ khác nhau. Tùy thuộc vào mức độ rủi ro của hàng hóa mà cơng ty đưa ra kế hoạch mua hàng cụ thể. Cơng ty thường có những mức bảo hiểm nhất định cho những hàng hóa hay gặp rủi ro hay hàng hóa nhập khẩu từ các nước khác.
Tình hình thị trường: Giá mua dự tính, nhà cung cấp dự tình trong kế hoạch mua hàng của cơng ty được căn cứ một phần vào tình hình thị trường. Trong trường hợp, thị trường ổn định, nhà cung cấp đưa ra chính sách hợp lý thì cơng ty sẽ dễ dàng hơn trong công tác lập kế hoạch và ngược lại, thị trường bất ổn thì cơng tác lập kế hoạch sẽ trở nên khó khăn. Vì vậy, TMV ln thu thập thơng tin thị trường cùng thông tin từ các nhà cung ứng để dự báo tình hình biến động thị trường làm căn cứ quan trọng xây dựng kế hoạch mua hàng.
Căn cứ khác:
- Khả năng tài chính của cơng ty: Để xây dựng kế hoạch cơng ty cần một nguồn ngân sách đảm bảo. Khả năng tài chính của cơng ty quyết định chất lượng, phẩm chất và khối lượng hàng hóa. Theo số liệu thống kê từ phịng kế tốn của cơng ty năm
2015, tổng nguồn vốn của cơng ty là 379,077 nghìn USD trong đó vốn chủ sở hữu là 226,947 nghìn USD chiếm 60% chứng tỏ cơng ty có thể chủ động về nguồn ngân sách dự kiến trong kế hoạch mua hàng. Căn cứ vào khả năng tài chính của mình cơng ty có thể quyết định nguồn ngân sách cho hoạt động mua hàng.
- Đặc điểm sản phẩm và dịch vụ: Mỗi sản phẩm và dịch vụ trong kế hoạch mua hàng của cơng ty lại có một đặc điểm khác nhau nên điều kiện vận chuyển và bảo quản cũng khác nhau. Dựa vào đặc điểm của sản phẩm và dịch vụ công ty sẽ yêu cầu bao bì bảo quản, tem mác cũng như chất lượng từ phía nhà cung cấp khác nhau để đảm bảo đúng yêu cầu chất lượng. Mặt khác với sản phẩm và dịch vụ có giá trị lớn hoặc được nhập khẩu thì cơng ty cịn chi trả tiền phí bảo hiểm cho sản phẩm và dịch vụ giảm thiểu rủi ro gặp phải.
2.2.3. Thực trạng công tác xác định nhu cầu mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam